додати матеріал

приховати рекламу

Організація документообігу

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

ФКС-1Я

Федорова О. О.

Національний інститут

ім. Катерини Великої

Факультет:

Економіки та менеджменту

Контрольна робота

За бухгалтерським обліком

«1. Організація документообігу.

2. Документи як джерело фінансової інформації. »

Організація документообігу

На сучасному підприємстві формується значний масив облікової інформації. Технологія його формування починається з моменту оформлення, перевірки, приймання, обробки і реєстрації первинних документів у відповідних книгах, відомостях, журналах і т.п. Процес руху цих документів, починаючи від їх складання, приймання та обробки на всіх стадіях і закінчуючи здачею їх на зберігання в архів, прийнято називати документообігом. Він регулюється Положенням про документи і документообіг в бухгалтерському обліку.

Кожна з процедур, що включається в систему документообігу, повинна містити набір певних операцій, дотримання яких забезпечує чітку організацію документообігу. Так, на стадії приймання документів у бухгалтерії, вони підлягають обов'язковій перевірці як за формою (повноті та правильності оформлення документів, заповнення реквізитів), так і

змістом (відповідність законності зафіксованих у документі економічних подій, логічна ув'язка окремих показників). З метою виключення повторного використання всі первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, форма якої залежить від способу обробки документів: при ручному способі - дату запису в обліковий регістр, а в умовах автоматизованого обліку - відтиск штампа особи, відповідального за їх обробку.

Документи, які послужили підставою для нарахування заробітної плати, так само як і документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, повинні бути погашені штампом або написом від руки «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням числа, місяця та року.

Документальний потік може бути входять (документи надходять з боку від інших організацій), що виходить (складені документи призначені для зовнішніх користувачів) і внутрішнього призначення (підготовлені працівниками цієї організації для власних потреб).

Організацією документообігу займається головний бухгалтер фірми. У його функції входить розробка правил документообігу і технології обробки облікової інформації, представлених у вигляді графіка документообігу. Призначення графіка - здійснення систематичного контролю за складанням і строками проходження первинних зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачею їх до бухгалтерії. Тут вони підлягають формальній перевірці та счетному контролю у вигляді арифметичної перевірки, встановлюються законність і доцільність зафіксованих у них господарських операцій, відбувається відповідна угруповання їх у процесі обробки в облікових регістрах і складаються необхідні форми звітності.

Дотримання цих умов сприяє більш чіткої організації виробництва і продажу продукції, а отже, і отримання більшого прибутку.

Якщо в процесі проведення зазначених дій виявляються неточності, відсутність повноти заповнення окремих реквізитів, навмисні і ненавмисні помилки, факти зловживання та шахрайства, подальші дії в роботі з документами повинні бути призупинені. Залежно від характеру і ступеня допущених порушень вони повертаються на доопрацювання виконавцям. Повністю відповідні вимогам, що пред'являються документи приймаються бухгалтерією. Залежно від характеру цих документів працівник бухгалтерії приймає їх до виконання з розпискою в копії реєстру або зазначенням переліку документів, що здаються. Наприклад, при прийомі від касира за черговий робочий день звіту по касі у вигляді доданих до неї прибуткових і видаткових касових ордерів разом з виправдувальними документами бухгалтер розписується в їх прийомі в касовій книзі.

Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців документів включає три етапи: таксування, угруповання і контирування.

Таксування, або розцінка, передбачає переведення натуральних і трудових вимірників у узагальнюючий грошовий вимірник. Як правило, ця процедура здійснюється в самому первинному документі шляхом множення відповідної кількості в натурі (м, кг тощо) на ціну за одиницю. Якщо в документі вказано трудової вимірник, виражений в одиницях часу - робочих днях, годинах, хвилинах, то його величина множиться на вартість одиниці даного часу.

Угруповання являє собою наступний етап облікової обробки документів. Останні підбираються в пачки, однорідні за економічним змістом зафіксованих у них господарських операцій. Характер угруповання обумовлений переліком представлених протаксірованних документів. Так, документи по приходу матеріалів групуються в розрізі складів, найменувань джерел надходження і т. д.; по витраті - у розрізі найменувань і напрямів у використанні:

на виробничі потреби;

на невиробничі цілі (непромислові виробництвам і господарствам та ін);

продажу на сторону і т. п.

Мета угруповання - підготувати зведені дані щодо руху окремих видів майна та зобов'язань за звітний період. Тим самим спрощується ведення первинного обліку.

Контирування - вказівка ​​в первинному документі бухгалтерського запису, тобто кореспонденції рахунків по конкретної господарської операції, яка витікає зі змісту документа. Цей етап представляє більш високий рівень роботи з документами. Тому дана процедура виконується, як правило, бухгалтером, зайнятим на самостійному окремій ділянці облікового процесу. Для представлення бухгалтерського запису в документі передбачено певне місце. Якщо має місце зведений документ, то зазначений запис фіксується в кінці документа.

Автоматизація облікового процесу визначила свої вимоги до організації документообігу. З'явилися програмні засоби, що забезпечують введення, зберігання, пошук і перегляд документів в електронному вигляді. У 80-х рр.. минулого століття була реалізована ідея переведення паперових документів в електронний вигляд. Вона втілилася в системах управління електронними документами (Document Management Systems).

Складовими сучасної корпоративної системи автоматизації документообігу є:

- Системи управління базами даних. Їхня основна перевага - забезпечення доступу до структурованої інформації. На російському ринку це системи Oracle, Informix, Sybase;

- Системи класу Document Management, що забезпечують переклад паперових документів в електронний вигляд і здійснюють доступ до неструктурованої інформації.

Для реалізації цієї ідеї і доступу до управління документами, представленими великими масивами з метою забезпечення чіткого пошуку інформації з усього змісту, розроблена і функціонує система Excalibur EFS.

Для управління невеликими масивами інформації функціонує система PC досвіт - системи класу Workflow, що забезпечують в автоматичному режимі транспортні потоки переміщення документів в електронному вигляді між виконавцями, структурними підрозділами і керівництвом.

Таким чином, управління документообігом в значній мірі досягається шляхом впровадження комп'ютерних технологій за допомогою програмних засобів, а також локальних обчислювальних мереж. За допомогою останніх вирішується проблема

передачі інформації. Це абсолютно новий рівень організації документообігу, який більш правильним було б називати системою електронного документообігу (СЕД).

У даному електронному архіві первинні документи розміщені не у файлах і директоріях, а за аналогією зі звичайними документами в електронних папках, полицях, шафах і секціях. З метою швидкого знаходження таких документів СЕД володіє спеціальною системою їх пошуку. Контрольними точками пошуку є дата створення документа, адресат, найменування організації, ключові слова та інші параметри.

Система електронного документообігу дозволяє впорядкувати формування масиву облікової інформації, створює основу для виключення втрати документів, підвищує контроль за виконанням доручень, пов'язаних з підготовкою і обробкою документів, їх зберіганням. На кожному з етапів формування документообігу забезпечується попередній, поточний і наступний контроль.

Після закінчення року всі документи з бухгалтерії передаються в загальний архів організації. Час перебування їх в архіві визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання (затвердженим Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15 серпня 1988 р. в редакції Державної податкової служби Російської Федерації та Федеральної архівної служби Росії від 27 червня 1996 р.), а також ст. 17 Закону Російської Федерації «Про бухгалтерський облік». Відповідно до цього організації повинні забезпечити зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності протягом термінів, встановлених згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років.

Процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) організація також зобов'язана зберігати не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися в останній раз для складання бухгалтерської звітності. Граничний термін зберігання документів визначений для розрахунків з оплати праці як спискового, так і неспісочного складу (особові рахунки, розрахункові відомості).

Здачі в архів документів передують певні підготовчі процедури. Документи слід підібрати в папки по однорідності здійснених господарських операцій у хронологічному порядку. Документи постійного і тимчасового зберігання поміщаються в різні папки. Однак загальним для них є те, що вони групуються по кожному звітному періоду (місяць, квартал, півріччя, 9 місяців, рік). У папках документи повинні бути переплетені. При передачі документів до архіву складається довідка.

Вилучення документів в організації може мати місце тільки на підставі постанов відповідно до чинного законодавства органів дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими інспекціями та податковою поліцією.

Вилучення документів проводиться у присутності посадових осіб організації.

Представник органу, за розпорядженням якого вилучаються документи, зобов'язаний після закінчення вилучення скласти опис вилучених документів. Вилучення оформляється протоколом. Копія його під розписку передається працівникові організації, у якої проводилося вилучення відповідних документів.

Головний бухгалтер або інша посадова особа в даній ситуації має право з дозволу представників зазначених органів зняти копії з документів, що вилучаються з зазначенням підстави і дати вилучення.

Не допускається вилучення документів, що становлять державну таємницю.

Персональна відповідальність за дотримання умов і порядку зберігання бухгалтерських документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності лежить на керівнику організації.

Документи як джерело фінансової інформації

Первинне спостереження - перше, початкова ланка в ланцюжку функціонування господарського обліку. Від того, як воно буде виконано, залежать повнота і достовірність облікової інформації, яку її користувачам підготує бухгалтерія. Тому змістом і підготовці первинного спостереження приділяється велика увага.

Процедура первинного спостереження може бути схематично представлена ​​наступним чином:

За результатами первинного спостереження складається документ.

Серед характерних ознак бухгалтерського обліку найбільш суттєвим є його документальність. Тільки йому властиве суцільне і документальне оформлення здійснюються господарських операцій.

Документ є основою і підтвердженням облікових записів. Всі господарські операції оформляються документами. Вони служать первинними обліковими документами (пуд). На їх підставі ведеться бухгалтерський облік. Без документа немає бухгалтерського запису.

Первинний обліковий документ повинен складатися у момент скоєння економічного події. Якщо на даному етапі зазначена процедура не представляється можливим, то така умова має бути виконане відразу ж після закінчення такої події.

Первинні облікові документи є основою для складання зведених облікових документів.

Документація - оформлення економічного події (господарської операції) документом. У широкому розумінні бухгалтерська документація являє собою первинні бухгалтерські документи, облікові регістри і бухгалтерську звітність.

Документ (лат. docuraentum - повчальний приклад, свідоцтво, доказ) - письмове свідоцтво із заповненням необхідних реквізитів, які надають йому доказову юридичну силу. Саме документ - основа інформаційної системи підприємства. Його значення не тільки не знизилася у зв'язку з широкою автоматизацією обліково-обчислювальних робіт останнім часом, але ще більше зросла. Сучасна інформаційна система - це складний апаратно-програмний комплекс, біля витоків якого знаходиться первинний обліковий документ, що відображає бізнес-процеси економічного суб'єкта. За деякими закордонними оцінками, за два тижні простою інформаційних систем у 75% компаній втрата функціонування стає критичною або повною. Втрата баз даних у 80% компаній призводить до їхнього банкрутства. Тому роль документів важлива в процесі оперативного управління господарською діяльністю, здійснення контрольно-аналітичних функцій. З їх допомогою проводиться оцінка рівня майстерності керуючих, формування фінансових результатів організації.

Стає можливим дати правове обгрунтування фактів господарського життя. Вони є одним з головних джерел, що використовуються в процесі аналізу господарської діяльності, що дозволяє виявити відхилення від бізнес-плану.

З допомогою документів здійснюється постійне спостереження за рухом матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Підписуючи документ, особа, наділена правомочием, контролює таким шляхом законність і доцільність операції. Це сприяє режиму економії, покладає на кожного працівника, який підписав документ, персональну відповідальність за здійснювані ним дії. Таким шляхом здійснюється контроль за збереженням майна, діями матеріально відповідальних осіб, виявляються факти недобросовісності чи прямих зловживань.

Якщо документ підготовлений на машинному носії, то організація зобов'язана виготовити його копію на паперовому носії для інших учасників господарських операцій, включаючи контролюючі органи.

В окремих випадках, частіше за все для внутрішнього користування, бухгалтерський документ складається у довільній формі.

Обліковий бланк представляє собою розграфлений лист паперу у вигляді рядків, граф (колонок, клітин), куди заносяться відомості про господарські операції із заздалегідь віддрукованими в них реквізитами. Реквізит (лат. requisitum - потрібне, необхідне) - єдина, неподільна, суворо визначена сума документа. Це по суті своїй інформаційний елемент, що несе самостійну змістовне навантаження. Наприклад, одиниця виміру, код матеріалу і т. п.

Реквізити поділяються па визнані та змістовні.

Визнані реквізити відображають об'єкти обліку (найменування основних засобів та ін.)

Змістовні реквізити розкривають характеристику об'єкта обліку (сорт, типорозмір та ін.)

Для зручності читання документа реквізити розміщуються в ньому компактно, в одному місці. Нерідко вони обводяться жирними лініями.

Реквізити, яким притаманний постійний ознака (найменування організації, підпис і т. п.), друкуються друкарським способом.

Як факт підтвердження досконалої господарської операції, первинний обліковий документ повинен бути складений і прийнятий до обліку за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації міжгалузевого значення, розроблених Держкомстатом Російської Федерації. Перелік таких форм первинних облікових документів розробляється стосовно до окремих ділянок бухгалтерського обліку. Наприклад, по обліку основних засобів розроблена наступна первинна облікова документація, що включає 14 найменувань:

- Акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель і споруд) (ф. № ОЗ-1);

- Акт про прийом-передачу будівлі (споруди) (ф. № ОЗ-1а);

- Акт про прийом-передачу груп об'єктів основних засобів (крім будівель і споруд) (ф. № ОЗ-1 б);

- Накладна на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів (ф. № ОЗ-2);

- Акт про прийом-передачу відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (ф. № ОЗ-3);

- Акт про списання об'єкта основних засобів (крім автотранспортних засобів) (ф. № ОЗ-4);

- Акт про списання автотранспортних засобів (ф. № ОЗ-4 а);

- Акт про списання груп об'єктів основних засобів (крім автотранспортних засобів) (ф. № ОЗ-4 б);

- Інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів (ф. № ОЗ-6);

- Інвентарна картка групового обліку об'єктів основних засобів (ф. № ОЗ-6 а);

- Інвентарна книга обліку об'єктів основних засобів (ф. № ОЗ-6 б);

- Акт про прийом (надходженні) устаткування (ф. № ОЗ-14);

- Акт про прийом-передачу обладнання в монтаж (ф. № ОЗ-15);

- Акт про виявлені дефекти устаткування (ф. № ОЗ-16). У всіх інших випадках, як документи, форма яких не представлена ​​в цих альбомах, вони здобувають правову юридично доказову силу нарівні з уніфікованими документами при наявності наступних обов'язкових реквізитів:

найменування документа (доручення, картка складського обліку матеріалів тощо);

дата складання (дата, місяць, рік);

найменування організації, від імені якої складено документ;

зміст господарської операції та підстава для її здійснення (наприклад, особовий рахунок ф. Т-54 застосовується для запису всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати на підставі первинних документів з обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу, а також документів на різні види оплат);

одиниця виміру (у натуральному, кількісному і вартісному вираженні);

найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особисті підписи зазначених осіб.

Ці вимоги закріплені в п. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік».

Визнання останнього реквізиту в розширювальному тлумаченні, а саме з розшифровкою підпису посадових осіб, включаючи випадки створення документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки підвищує юридичну доказовість конкретних фактів господарського життя, що у відповідному документі.

Якщо підприємство порушує дані вимоги законодавства щодо оформлення первинних документів, його керівництво може бути притягнуто до адміністративної відповідальності. Сама інформація, що міститься в таких документах, визнається недостовірною.

Незалежно від того, яким способом підготовлений документ - вручну або машинним способом, з метою контролю за правильністю і законністю реєстрації економічних подій в документі мають бути вказані не тільки особисті підписи посадових осіб, як того вимагає Закон «Про бухгалтерський облік», але і їх розшифровки . Остання умова чітко обумовлено в п. 13 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації (затв. Наказом МФ РФ від 29.07.98 р. № 34н). Хоча ці документи різного рівня, дотримання останньої умови є обов'язковим. Справа в тому, що якщо звернутися до змісту п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «Про бухгалтерський облік, то в ньому прямо вказується на те, що« перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером ». Отже, в документі поряд з особистим підписом особи, що оформила документ, повинна бути вказана його розшифровка.

Підписи осіб, визначених за статусом за складання машинозчитуваних первинних документів, можуть бути замінені паролем або іншим способом авторизації, що дає право однозначно ідентифікувати підпис відповідної особи.

Правомочності посадової особи на підпис у первинному обліковому документі підтверджуються наказом керівника економічного суб'єкта за погодженням з головним бухгалтером і не повинні розходитися з переліком осіб, схвалених їм на право підтвердження обгрунтованості здійснення відповідних господарських операцій.

Виходячи зі специфіки окремих документів наведені вище реквізити можуть бути розширені. Наприклад, відповідно до Положення про безготівкові розрахунки в Російській Федерації розрахункові документи повинні відповідати вимогам встановлених стандартів і містити:

найменування розрахункового документа і код форми по ОКУД ОК 011-93;

номер розрахункового документа, число, місяць, рік його виписки. Число вказується цифрами, місяць - прописом, рік - цифрами. На розрахункових документах, які заповнюються засобами обчислювальної техніки, допускається позначення місяця цифрами;

вид платежу;

найменування платника, номер його рахунку, ідентифікаційний номер платника податків (ІПН);

найменування і місцезнаходження банку платника, його банківський ідентифікаційний код (БІК), номер кореспондентського рахунку або субрахунку;

найменування одержувача коштів, номер його рахунку, ідентифікаційний номер платника податків (ІПН);

найменування і місцезнаходження банку одержувача, його банківський ідентифікаційний код (БІК), номер кореспондентського рахунку або субрахунку;

призначення платежу. Податок, що підлягає сплаті, виділяється в розрахунковому документі окремим рядком (в іншому випадку має бути вказівка ​​на те, що податок не сплачується;

суму платежу, позначену цифрами і прописом;

черговість платежу;

вид операції відповідно до «Переліку умовних позначень (шифрів) документів, що проводяться за рахунками в банках»;

підпису (підпис) уповноважених осіб (особи) і відбиток печатки (у встановлених випадках);

на першому примірнику розрахункового документа (крім чека) - підписи керівника і головного бухгалтера підприємства, незалежно від способу виготовлення розрахункового документа, на першому примірнику доручення проставляється також відбиток гербової печатки.

Залежно від місця розташування тих чи інших реквізитів у документах, форма останніх може бути:

зональної;

анкетної;

табельної;

комбінованою.

Зональна форма документів найбільш поширена. Документ при побудові за даною формою розграфлена на окремі зони. Кожен реквізит розміщується в своїй зоні, яка є постійною для даного типу документів, що полегшує роботу з ними безпосереднього виконавця.

Анкетна форма передбачає розміщення назви реквізитів в лівій стороні документа, а заповнення їх - один під іншим, тобто зверху вниз.

Документ у табельної формі є продовження зональної форми. У ньому (наприклад, розрахунково-платіжна відомість) реквізити розташовані по вертикалі і горизонталі з виділенням для кожної групи кількох рядків, що утворюють самостійну таблицю (матрицю).

Документ, представлений в комбінованій формі, поєднує в собі ознаки побудови раніше розглянутих форм - зональної та анкетної, анкетної і табельної.

Для виключення повторного використання документів ряд документів підлягає гасіння штампом «Отримано» або «Оплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року). Це стосується в першу чергу до грошових документів, прикладеним до прибуткових та видаткових касових ордерах.

Інші оброблені первинні документи повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а в умовах автоматизованого обліку - відбитка штампа (вказівка ​​коду) працівника, відповідального за обробку відповідного документа.

Нерідко з метою виключення повторного запису в поточному обліку на документі робиться напис або відбиток «До запису № ... додаток ... аркушів, дата ... 2004 р. ». У порядку, встановленому законодавством, допускається ряд документів відносити до бланків суворої звітності. Останні повинні бути пронумеровані і зберігатися відокремлено (чекові книжки тощо).

Вказівка ​​в документі необхідних реквізитів прийнято називати складанням документа.

Юридичну силу документ набуває при наявності в ньому не тільки відповідних реквізитів, а й необхідних дозвільних підписів, резолюцій, печаток і штампів в залежності від призначення документа. Виконання цих умов зумовлює його оформлення.

Для бухгалтера, отримав документ, на даному етапі головне полягає у встановленні не стільки наявності в ньому обов'язкових реквізитів, скільки в підтвердженні законності відображеного в ньому факту господарського життя і в оцінці рівня впливу на кінцеві результати діяльності організації. Проводяться технічні процедури з підтвердження правильності арифметичних обчислень і підрахунків. Після цього проводиться розцінка (таксування) документів.

Список використаної літератури

  1. Астахов В.П. Теорія бухгалтерського обліку Ростов н / Д 2004

  2. Бєлов А.А. Бухгалтерський облік. Теорія і практика М. 2004

  3. Кутер М. І. Теорія бухгалтерського обліку М. 2004

  4. Нікітін В.М. Теорія бухгалтерського обліку М. 2002

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Реферат | 73,4кб. | скачати

Схожі роботи:
Організація документообігу в установі
Організація документообігу на підприємстві
Організація документообігу в ТОВ Круїз
Організація документообігу на прикладі конкретного підприємства
Локальні мережі й модерна організація внутрішнього документообігу
Організація документообігу за допомогою Visual Basic for Application
Автоматизовані системи документообігу
Системи технічного документообігу
Система автоматизації документообігу
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru