Організаційні документи

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Зміст
1. Реквізит 28. Відмітка про виконавця. Правила складання
2. Організаційні документи. Вимоги до складання та оформлення
3. Практичне завдання
Список використаної літератури

1. Реквізит 28. Відмітка про виконавця. Правила складання
Обробка документів в апараті управління включає документування інформації, обробку інформації, що міститься в документах, і організацію роботи з документами. Сукупність робіт, пов'язаних зі створенням документів, їхньою реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством.
У процесі діловодства здійснюється фіксування інформації (документування) та організація робіт з документами. Під документуванням розуміється створення текстових документів у сфері управління.
Організація роботи з документами означає створення умов, які забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Необхідність документування управлінських процедур, встановлена ​​чинним законодавством, призводить на практиці до створення численних форм фінансової, первинної облікової, розрахунково-грошової, звітно-статистичної, організаційно-розпорядчої та інших систем документації.
Особливу роль серед управлінських документів грає організаційно-розпорядча документація (ОРД), що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності апарату установи, організації, підприємства.
Вхідні в цю систему документи умовно поділяються на 3 групи:
- Організаційні документи - статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ установи, організації, підприємства, посадова інструкція працівникові;
- Розпорядчі документи - наказ, розпорядження, вказівка, інструкція;
- Інформаційно-довідкові документи - протокол, акт, лист, доповідна і пояснювальна записки, довідка, телеграма, телефонограма і т.д.
Операції з документування організаційно-розпорядчої діяльності та організації роботи з відповідними документами називаються адміністративним діловодством.
Оформлення документів здійснюється на бланках двох видів: загальних, для організаційно-розпорядчих документів (ОРД), та бланків для листів.
Бланком називається аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Виготовляють бланки двох форматів: А4 (210х297 мм) та А5 (210х148 мм). Бланки кожного виду проектують на основі кутового або поздовжнього розташування реквізитів.
Головна відмінність між ними в тому, що бланк для листів містить реквізит "Індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер рахунку в банку" і трафаретну частину реквізиту "Посилання на індекс і дату вхідного документа", а на загальних бланках замість цих реквізитів залишається вільна площа, в яку вкарбовуються реквізити "Найменування виду документа" та "Місце складання або видання".
Стандарти на формуляри - зразки встановлюють формати і розміри полів документів, що входять до складу уніфікованої системи документації, реквізити і правила їх розташування.
Реквізити - це обов'язкові ознаки, встановлені законом або розпорядчими положеннями для окремих видів документів. Склад і розташування реквізитів на бланках організаційно-розпорядчих документів повинні відповідати ГОСТ 6.38-90 УСД Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання та оформлення документів.
Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром. Формуляр - зразок є основою для конструювання формулярів і бланків всіх видів управлінської документації. Площа, відведена бланком - взірцем для розташування кожного реквізиту, відповідає оптимальному обсягом цього реквізиту у друкованих знаках. Відповідно до ГОСТ 6.38-90 документи можуть містити (залежно від призначення) до 32 реквізитів. Проте жоден документ не оформлюється повним набором реквізитів. Кожен повинен містити певний їх склад залежно від призначення документа.
У перелік реквізитів ОРД входять наступні: [2, c. 34]
1 Державний герб.
2 Емблема організації, установи, підприємства.
3 Зображення нагород.
4 Код підприємства, установи чи організації за загальнодержавний класифікатор підприємств і організацій (ЄДРПОУ).
5 Код форми документа за загальнодержавний класифікатор управлінської документації (ОКУД).
6 Найменування міністерства або відомства.
7 Найменування установи, організації, підприємства.
8 Найменування структурного підрозділу.
9 Індекс підприємства, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, номер рахунку в банку.
10 Назва виду документа.
11 Дата.
12 Індекс.
13 Посилання на індекс і дату вхідного документа.
14 Місце складання або видання.
15 Гриф обмеження доступу до документа.
16 Адресат.
17 Гриф затвердження.
18 Резолюція.
19 Заголовок до тексту.
20 Відмітка про контроль.
21 Текст.
22 Відмітка про наявність додатка.
23 Підпис.
24 Гриф узгодження.
25 Візи.
26 Друк.
27 Відмітка про засвідчення копій.
28 Прізвище виконавця і номер телефону.
29 Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30 Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31 Відмітка про надходження.
32 Попереджувальний знак.
Реквізит «Відмітка про виконавця» мають на лицьовій стороні останнього аркуша в лівому нижньому куті документа. Відмітка про виконавця документа дозволяє одержувачу документа (адресату) з'ясувати по телефону, що його цікавлять або дати відповідь, якщо вирішення питання не потребує документального закріплення.
Прізвище виконавця і номер його службового телефону друкують без знаків пунктуації та обов'язково вказують на вихідних документах.
Приклад:
Іванова 222 21 23
Відмітка про виконавця може бути доповнена інформацією: ім'я файлу (повне ім'я файлу), дата та інші пошукові дані, які розташовуються нижче даної позначки.
При оформленні на комп'ютері «Відмітка про виконавця» виконується шрифтом Times New Roman звичайний, розмір 9 пунктів. [1, c. 11]
2. Організаційні документи. Вимоги до складання та оформлення
Організаційні документи реалізують норми адміністративного і цивільного права, є правовою основою діяльності установи і строго обов'язкові для виконання. Ці документи проходять обов'язково процедуру затвердження безпосередньо керівником з проставленням грифа затвердження або розпорядчим документом (постановою, рішенням, наказом чи розпорядженням) або засіданням колегіального органу та діють до затвердження нових. У разі реорганізації діяльності установи розробляються нові організаційні документи.
Статут - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Зміст статуту відповідно до законодавства Республіки Білорусь має включати: [8, c. 94]
• найменування установи, організації, підприємства, його вид;
• місцезнаходження (поштова адреса);
• предмет і мета діяльності;
• порядок утворення майна (чи статутного капіталу, випуску і розподілу акцій і т.д.);
• порядок розподілу прибутку;
• порядок утворення установи (організації, підприємства);
• порядок управління та припинення діяльності;
• органи управління (внутрішня організаційна структура).
Залежно від виду організації (установи) до статуту можуть бути додані інші відомості:
• для банків - перелік проведених банком операцій та його функції;
• для акціонерних товариств - відомості про категорії акцій, умови їх придбання, розміри часток кожного учасника і ін
Текст статуту може містити наступні розділи:
• Загальні положення.
• Акціонерний капітал (статутний фонд).
• Порядок діяльності.
• Управління.
• Облік і звітність, розподіл прибутку.
• Інші накопичення.
• Припинення діяльності.
Статут оформляється на загальному бланку з зазначенням реквізитів:
назва організації - автора документа (із зазначенням міністерства, відомства вищестоящої організації);
• найменування виду документа - СТАТУТ;
• дата;
• реєстраційний номер, місце видання (місто);
• гриф затвердження (якщо підприємство приватне, вказують, ким зареєстровано);
текст;
• підпис.
Положення - правові акти, що визначають порядок освіти, правове положення, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу (служб).
Положення можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій і використовуються при розробці індивідуальних. Розрізняються положення про організації, про структурні підрозділи, положення про колегіальних та дорадчих органах, положення про тимчасові органах (нарадах, комісіях, радах).
Структура тексту положення і його формуляр уніфіковані в УСОРД. Положення оформляють на загальному бланку організації із зазначенням реквізитів: найменування організації, структурного підрозділу, вид документа, а також дата і гриф затвердження, реєстраційний номер, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф погодження або візи узгодження.
Текст положення включає наступні розділи:
• Загальні положення;
• Цілі і завдання;
• Функції;
• Права і обов'язки;
• Керівництво;
• Взаємовідносини з іншими підрозділами.
Положення підписують посадові особи, які є безпосередніми розробниками (наприклад, начальник структурного підрозділу, заступник керівника), візує юридична служба (юрист), стверджує керівник. Положення набуває чинності з моменту затвердження.
Інструкція - правовий акт, який містить правила, що регулює організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх структурних підрозділів), посадових осіб.
Інструкції видаються з метою роз'яснення застосування законодавчих актів, розпорядчих документів із запам'ятовування і ведення документів (наприклад, бухгалтерських, звітних та ін.)
Інструкція оформляється на загальному бланку організації та повинна містити реквізити: найменування організації; найменування виду документа, дата і місце видання; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф затвердження; гриф погодження або віза узгодження. Текст інструкції розбивається на розділи, які нумеруються арабськими цифрами, а кількість розділів визначається розробниками. Підписується інструкція керівником того підрозділу, який її розробило, а затверджується керівником організації або спеціальним розпорядчим документом.
Інструкції бувають, наприклад, посадові; з безпеки праці і ін Посадові інструкції визначають функції, права та обов'язки співробітників організації і розробляються на всі посади, передбачені штатним розкладом.
Текст посадової інструкції складається з наступних розділів:
• Загальні положення;
• Посадові обов'язки;
• Права;
• Відповідальність;
• Взаємовідносини.
Штатний розписаний ие - документ, що закріплює посадовий і чисельний склад підприємства, який вказує фонд заробітної плати. Форма штатного розкладу уніфікована УСОРД і оформляється на загальному бланку організації із зазначенням реквізитів: найменування організації; найменування виду документа, дата і місце видання; гриф затвердження; текст; візи узгодження; підпис; друк. Текст оформляється у вигляді таблиці, вказується перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладів, надбавок і місячному фонді заробітної плати.
Штатний розклад візує головний бухгалтер, юрист підписує начальник відділу кадрів або заступник керівника, стверджує керівник організації, підпис якого засвідчується печаткою.
Структура і штатна чисельність - документ, який закріплює найменування всіх структурних підрозділів, посад і кількість штатних одиниць кожної посади організації (установи). Оформлюється на загальному бланку підприємства з зазначенням реквізитів: найменування організації, назва виду документа, дата, місце видання, гриф затвердження, візи узгодження, підпис, печатка. Текст оформляється у вигляді таблиці. Документ підписує начальник відділу кадрів або заступник керівника, стверджує керівник організації. Узгоджують його з головним бухгалтером і юристом. Підпис керівника в грифі затвердження завіряється печаткою.
Регламент - документ, що встановлює порядок діяльності керівництва організації, колегіального або дорадчого органу. Регламент роботи колегіального чи дорадчого органу визначає:
• статус колегіального чи дорадчого органу;
• порядок планування роботи;
• порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданні;
• внесення матеріалів на розгляд;
• порядок розгляду матеріалів та прийняття рішень на засіданні;
• ведення протоколу засідання;
• оформлення рішень колегіального чи дорадчого органу;
• порядок доведення рішень до виконавців;
матеріально-технічне забезпечення засідань.
Регламент оформляється на загальному бланку установи. Обов'язкові реквізити:
• найменування установи (організації);
• вид документа;
• заголовок до тексту (найменування колегіального чи дорадчого органу);
• вид документа;
• дата;
• місце складання;
• гриф затвердження;
• текст, підпис.
Регламенти обговорюються в процесі підготовки на засіданнях колегіального органу та узгоджуються з юридичною службою, підписуються керівником організації або керівником колегіального органу, затверджуються колегіально.
3. Практичне завдання
1. Вихідне діловий лист:
ТОВ «СТАРТ» Директору
115218, м. Мінськ Виставкового Центру
вул. Нова, 28 «Експо-Бізнес»
тел.__________________ р-ну Страхову Ю.В. факс_________________ 110020, м. Мінськ
р / счет________________ вул. Вострякова, 118
15.09.08г. № 25/08-15
На № ______ від ________
Про участь у виставці
Шановний Віктор Сергійович!
Ознайомившись з рекламою та програмою роботи Вашого Виставкового Центру, опублікованими в № 5 «Економічної газети» від 10.09.08г., Направляємо Вам заявку на участь у весняній експозиції Центру.
Просимо включити наше підприємство в число учасників виставки.
Додаток: на 3л. в 2 екз.
Директор підприємства Підпис О. М. Некрасов
Петров 181 7 вересня
2. Наказ по особовому складу
Міністерство освіти
Республіки Білорусь
Білоруський державний університет
П Р А К А З
20.09.2008 р. № 25-л
м. Мінськ
Про прийом на роботу
Про переведення
Про звільнення з роботи
1. ПРИЙНЯТИ:
1.1. Єгорова Олександра Михайловича на посаду економіста з 25.09.2008р. з посадовим окладом ... рублів на місяць згідно з укладеним контрактом.
Підстава: контракт № ______ від _______________
З наказом ознайомлений: Особистий підпис Дата
1.2. Іванову Ніну Петрівну на посаду касира управління бухгалтерського обліку і фінансів з тримісячним випробувальним терміном з посадовим окладом ... рублів на місяць.
Підстава: заява Іванової Н.П., трудовий договір
З наказом ознайомлена: Особистий підпис Дата
2. ПЕРЕВЕСТИ:
Глібова Миколи Петровича, бухгалтера управління бухгалтерського обліку і фінансів, на посаду провідного бухгалтера цього ж управління з 20.09.2008г. з посадовим окладом у розмірі ... рублів на місяць.
Підстава: заява Глібова Н.П., доповідна записка начальника управління бухгалтерського обліку і фінансів Ефімової Н.А., трудовий договір
З наказом ознайомлений: Особистий підпис Дата
3. ЗВІЛЬНИТИ:
Соколову Ніну Павлівну, діловода канцелярії 20.09.2008г. у зв'язку із закінченням терміну контракту (п.2 ст.35 ТК Республіки Білорусь).
Підстава: контракт № _____ від _______
З наказом ознайомлена: Особистий підпис Дата
Ректор університету Підпис А. В. Соколов
Візи узгодження
Таким чином, дані документи оформлені відповідно до вимог з використанням необхідних реквізитів.

Список використаної літератури
1. СТБ 6.38.2004 Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
2. Гавриленко В.Г. Діловодство - Мн., 1999. - 143 с.
3. Гавриленко В.Г. Порядок ведення діловодства. - Мн.: Право і економіка, 1998. - 92 с.
4. Лисенко Н.А. Документування управлінської діяльності на підприємстві: діловодство і кореспонденція - Ростов н / Д.: Березень, 2002. - 271 с.
5. Михальченко О.М. Посібник з діловодства. - Мн., 1993. - 330 с.
6. Москальов В.А. Сучасне діловодство. - М.: Инфра-М, 2000. - 214 с.
7. Паневчик В.В. Діловодство і машинопис. - Мн. Обчислюємо. шк., 1999. - 142 с.
8. Хвалі М.К. Діловодство та ділова (торгова) кореспонденція. - Мн.: БГЕУ, 2002. - 252 с.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Контрольна робота
36.4кб. | скачати


Схожі роботи:
Документи планування
Розпорядчі документи
Управлінські документи
Розпорядчі документи 2
Як оформляють документи
Виконавчі документи
Аудиторські робочі документи
Організаційно-правові документи
Нормативні документи з БЖД
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru