додати матеріал


Наказ

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

Зміст
Введення ................................................. .................................................. ..... 2
1. Історія і теорія виникнення і розвитку діловодства .......... 3
2. Історія розвитку служб документації в Росії .................................. 12
3. Розпорядчий документ - Наказ у кадровій документації ....... 14
4. Процедура складання та оформлення документа - Наказ ................ 19
4.1.Оформленія розпорядчого документа - Наказ .......................... 20
4.2. Приклад оформлення бланка зразка наказу .................................... 24
5. Реєстрація та контроль за виконанням документів ........................... 25
6. Поточне зберігання документів ............................................... .................. 27
Висновок ................................................. .................................................. 29
Список використаної літератури ............................................... .............. 30

Введення
Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації з даного питання або керованої об'єкту.
До інформації, крім достовірності і точності, пред'являються два жорсткі вимоги: по-перше, вона повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття найкращого рішення.
В даний час обсяги інформації подвоюються кожні три роки. Суспільство переживає інформаційний бум. Це пов'язано, перш за все, зі зростанням кількості населення.
Будь-яка організація, так само як і кожна людина зокрема, можуть існувати, тільки обмінюючись інформацією. В умовах ринкових відносин, коли дуже швидко змінюється економічна ситуація, законодавство, комерційні підприємства виживають тільки в тому випадку, якщо вони вчасно знають що, коли і почому. Інформація давно стала товаром. Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією. Носієм інформації виступає документ.
Тому організації роботи з інформацією та з документами як її носіями в економічно розвинених країнах приділяють велику увагу.
Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін, тому зміст поняття "документ" багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується.
На думку фахівців - документознавців, документ являє содою результат відображення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Він створює за допомогою листа, графіки, малюнка, фотографії, звуко-та відеозапису. Документ виготовляється на спеціальному матеріалі.

1. Історія виникнення і розвитку діловодства
Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Спочатку термін з'явився в усному мовленні (приблизно в XVII ст.) І означав процес рішення (виробництва) справи: «справа виробляти»-вирішувати питання. У ході вирішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього прадавнього віку і створювали документи, так як усне слово на короткий, може бути забуте, спотворене при передачі або не так зрозуміло. Вже в XVI ст. Вживається слово справа як збори документів, що відносяться до якої-небудь справи, питання. Вперше в цьому понятті слово «справа» зафіксовано в документах в 1584 р.
Сучасне діловодство включає:
• забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);
• організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).
Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління (ДОП). Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем та їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. В даний час терміни «діловодство» та документаційне забезпечення управління »є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, в назвах документів, що регламентують організацію документаційних процесів: «Державна система документаційного забезпечення управління» і «Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації».
Документування - це процес створення та оформлення документа. Державний стандарт визначає документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами».
Необхідність фіксувати інформацію з'явився у людей в глибоку давнину. До нашого часу дійшли «документи» різних епох, створені на глиняних табличках, бересті, кам'яних стелах і т.д. Способи нанесення інформації також були різними: малюнок, графіка, лист. В даний час в управлінській практиці використовують переважно документи, створені будь-яким способом листи - рукописним, машинописним, друкарським, комп'ютерним, а також з використанням графіки, малюнка, фотографії, звуко-та відеозапису і на спеціальному матеріалі (папері, кіно-і фотоплівці, магнітній стрічці, диску та ін.) Вивченням розвитку способів документування носіїв інформації займається наукова дисципліна - документознавство.
Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання. Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи».
Документооборотом стандарт називає рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. У технологію роботи з документами входить:
• прийом і первинна обробка документів;
• їх попередній розгляд і розподіл;
реєстрація документів;
контроль виконання документів;
• інформаційно-довідкова робота;
виконання документів;
• їх відправка;
• систематизація (формування справ) і поточне зберігання документів.
Розкриємо деякі з перерахованих понять. Так, реєстрація означає запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання, контроль виконання документів-сукупність дій, які забезпечують їх своєчасне виконання, формування справи - групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ (систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим у встановленому порядку) і систематизація документів усередині справи.
Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації з
розглядався питання чи керованої об'єкту. Інформація тотожна поняттям: «дані», «відомості», «показники». Законодавчо закріплено наступний термін:
«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання».
У кожній області людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона відповідно підрозділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та ін У федеральних органах влади і управління, в установах, організаціях і на підприємствах (незалежно від напрямку діяльності та форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація, яка використовується для цілей управління будь-яким об'єктом або структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність для сприйняття людиною.
Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є перш за все засобом докази або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документаліста - носієм інформації, а I фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.
У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту
інформації »закріплено наступне визначення поняття« документ »:
Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з
реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство та архівна справа». Для більш повної характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит».
Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.). ГОСТ закріплює наступне визначення:
Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число
реквізитів визначається цілями створення документа, його I призначенням,
вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом. У документознавстві документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.
Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне та неодноразове повернення до неї в часі. Онізатрагівают різні сфери діяльності людини і поділяються на текстові та графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і на машинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні та ін
Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені у встановленому порядку. Серед них особливу категорію складають службові (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, використовувані в поточній діяльності організації.
Як носії інформації документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці. Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання й обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т . д. Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначення як засобу:
• регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції та ін);
• розпорядчої діяльності (накази, вказівки, постанови,
рішення, розпорядження та ін);
• накопичення та узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді та
ін);
• передачі інформації (листи, телеграми, телефонограми тощо).
Документ виник перш за все, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) -
доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документа також визначається поняттям «юридична сила документа».
Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, оскільки означає, що документи можуть служити справжнім доказом укладеної в них інформації. Юридична сила офіційного документа припускає його обов'язковість для тих, кому він адресований, або для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадові осіб і громадян), які керуються документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї .
Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством компетенцією видав органу та встановленим порядком оформленія1. З цього визначення випливає, що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:
• дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;
• видавати документи тільки в межах своєї компетенції;
• дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.
До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційним номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.
В управлінській практиці прийнято розрізняти документи за ступенем їх автентичності на чорнові, чистові, оригінали, копії.
Чернової документ, виготовлений рукописним, машинописним способом або роздрукований з комп'ютера, відображає роботу автора над його змістом. Він може містити лише текст і не має юридичної силою.
Бєлової документ - це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.
Документ, в якому містяться відомості, що підтверджують його достовірність (про автора, час і місце створення) вважається справжнім.
Оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою.
Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Копія документа може бути факсимільного або вільною. Факсимільна копія повністю відтворює зміст документа і всі його зовнішні ознаки (що містяться в оригіналі реквізити, включаючи підпис і печатка) або частину їх, особливості їх розташування. Факсимільна копія виготовляється на копіювальній техніці, з використанням фотографії, апаратів факсимільного зв'язку, принтерів. Для документів, виготовлених на друкарських машинках, факсимільного копією є другий і наступні екземпляри документів, отримані через копіювальний папір. Вони, як правило, залишаються в справах установи. Застаріла назва таких копій - відпустка. Вільна копія містить усі реквізити документа, але не обов'язково повторює його форму.
Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.
Типові управлінські функції в кожному управлінському апараті реалізуються на основі використання документів, що відносяться до різних систем документації. Співвідношення документів з різних систем в діловодстві різних установ та організацій неоднаково, так як
залежить від конкретної діяльності того чи іншого закладу, його
масштабності, місця в системі федерального управління і ряду інших причин.
Але, незалежно від цього, в будь-якій організації використовуються документи, що відображають організаційну, розпорядчу та виконавчу діяльність. Їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації. Державний стандарт визначає організаційно-розпорядчі документи як письмові документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб. Таким чином, система організаційно-розпорядчої документації в силу свого повсюдного застосування має велике значення для документування управлінської діяльності.
Крім загальних для всіх установ і підприємств функціональних систем документації виділяють також галузеві системи, які використовуються при документуванні відповідних видів діяльності та відображають їх специфіку. Це, наприклад, системи документації по охороні здоров'я, освіті (загальному та спеціальному), нотаріальні, судові та ін
Організаційно-розпорядча документація тісно пов'язана як з галузевими, так і з функціональними системами. З одного боку, вона представляє для інших систем правову основу, а з іншого - в ній знаходять відображення питання керівництва, контролю, планування, обліку, звітності і т.д.
Основним напрямом вдосконалення документації є уніфікація і стандартизація.
Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів». Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом. Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного вироби (у даному випадку документа). У Росії діяльність по стандартизації координується державними органами стандартизації.
Стандартизація - складний процес. До її складу входять такі елементи, як типізація, уніфікація, агрегування. З одного боку, це методи стандартизації, з іншого - види робіт, які можуть здійснюватися як самостійні. Наприклад, в широкому сенсі типізація - це розробка типових конструкцій або технологічних процесів на основі спільних для ряду виробів (процесів) технічних характеристик. У документознавстві цей метод використовується для створення типових форм документів і типових текстів, тобто зразків чи еталонів, на основі яких створюються конкретні документи.
Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого в подальшому створюються тексти аналогічного змісту.
Під уніфікацією розуміється «приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості». За офіційним визначенням уніфікація - це вибір оптимального числа різновидів продукції, процесів та послуг, значень їх параметрів та розмірів. Виходячи з цього випливає, що, по-перше, в процесі уніфікації повинно проводитися раціональне скорочення елементів вихідної множини об'єктів (наприклад, форм чи видів документів, їх показників і реквізитів). А по-друге, уніфікація обов'язково призводить до встановлення оптимального (на будь-то досить тривалий час) одноманітності в будь-якій області діяльності, у тому числі і в документуванні.
Управлінські документи, використовувані у різних сферах та органах управління, повинні оформлятися однаково. Це дозволяє включати документи у єдину для країни систему діловодства, сприяє їх оперативній обробці і виконання, знижує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, але і всіх працівників управлінського апарату - від керівників до рядових співробітників.
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Безпосередні розробники конкретних форм документів та систем документації - міністерства (відомства), які здійснюють координацію тій чи іншій галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів. Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державний комітет РФ по статистиці - за форми первинної облікової та статистичної документації, Росархів РФ - за систему організаційно-розпорядчої документації.
Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на

2. Історія розвитку служб документації в Росії
З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи.
Документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб
закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності,
стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.
У Росії до початку XVII століття першим склалося наказне
діловодство. Наказами в той час іменувалися органи державної
влади. Документи мали форму сувою, що складав у довжину від 10 до 100
метрів.
За Петра першому було введено колезькі діловодство, більш
прогресивне в порівнянні з наказним. Колегіями називалися центральні установи, що відали окремими галузями управління.
На початку XIX століття колегії були замінені міністерствами,
колегіальність у керівництві змінилася едінолічіем. Склалося
виконавську діловодство. З'явилися бланки службових документів, почалося впровадження механізації конторського праці.
У роки Радянської влади було вироблено діловодство, характерне для централізованого управління народним господарством. У практиці діловодства був встановлений єдиний порядок документування, впроваджені стандартні вимоги до форми та структуру документів. Встановлено типовий склад інформаційних елементів документів. Була зроблена спроба введення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД). З метою застосування засобів обчислювальної техніки в ряді галузей здійснювалося освоєння уніфікованих систем документації, що дозволяють одночасно
використовувати їх і при традиційних методах обробки документів.
В даний час склалася система обробки документів
розвивається з урахуванням специфіки ринкових відносин, механізації і
комп'ютеризації діловодства.
Будь-який документа функціонує спільно з іншими документами. Сукупність взаємопов'язаних документів, що використовуються в певній
сфері людської діяльності, називається системою документів.
Раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів,
створений за єдиними правилами та вимогами і вживаний в певній діяльності, називається уніфікованої системою документації (УСД).
Обов'язковою умовою організаційної та управлінської діяльності на підприємствах, в установах є документування. Організація і управління характеризується різноманітимо і повторимость робочих ситуацій і зроблених дій щодо їх вирішення. Звідси велика різноманітність документів та необхідність їх уніфікації і стандартизації.
Суть уніфікації зводиться до зменшення невиправданого різноманіття документів, привид до однаковості їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій з обробки, обліку та зберігання.
Суть стандартизації полягає у зведенні в норму, обов'язкову
для застосування, оптимальних правил і вимог щодо розробки та
оформлення документів, прийнятих у встановленому порядку для загального і багаторазового їх застосування в діловодстві. Результати розробки при цьому оформляються у вигляді міждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТ Р), галузевих (ОСТ) стандартів.
У розробці уніфікованих систем документації накопичений великий досвід. Тривалий час у країні діяв ГОСТ 6.38-72 на вимоги щодо оформлення організаційно-розпорядчої документації. У 1990 році стандарт піддався певної переробки з урахуванням двадцятирічної практики його використання (ГОСТ 6.38-90).
З 01.07.1998 року в РФ введено в дію ГОСТ Р6.30-97. Є певний досвід у створенні інших систем уніфікованої документації.
Всі документи, що обертаються на підприємстві, в організації, класифікують за такими ознаками: видами діяльності, найменуванню, способом фіксації інформації, місцем складання, ступенем складності та ін
3. Розпорядчий документ - Наказ у кадровій документації
Завдання управління трудовим колективом, формування та якісного поліпшення його складу можна вирішувати тільки за наявності досконалої системи інформаційного забезпечення роботи з кадрами, яка включає численні інформаційні показники і постійно вдосконалюється і оновлюється на основі застосування сучасних інформаційних технологій.
Інформаційні показники, використовувані в кадровій службі, включені у загальноросійські класифікатори техніко-економічної інформації, дозволяють Інформаційні показники, що характеризують роботу з кадрами, відображаються в комплексах документів, що створюються і обробляються в кадрових службах.
Під узагальнюючими поняттями «кадрова документація» або «документація по особовому складу» мають на увазі широке коло документів, які містять відомості про працівників підприємства і діяльності самої кадрової служби: персональні та облікові документи, планові та звітно-статистичні, організаційно-розпорядчі.
Різновиди документів за функціями та завданням управління кадрами включені в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (документи з прийому, перекладу і звільнення працівників, з оформлення
відпусток, заохочень, дисциплінарних стягнень та ін.)
До складу кадрової документації входять такі документи як:
- Наказ (розпорядження) про прийом на роботу;
- Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу;
- Наказ (розпорядження) про надання відпустки;
- Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту).
Наказ (розпорядження) про прийом на роботу є однією з
уніфікованих форм первинної облікової документації, застосування яких з 1 січня 1999 р . є обов'язковим для підприємств усіх організаційно-правових форм та форм власності.
Накази з особового складу є найважливішим документом, який складається в процесі документування функцій кадрової служби птахофабрики. Наказами оформляються прийом, переклад і звільнення працівників, надання їм відпусток і відрядження; зміна умов і оплати праці, присвоєння розрядів і зміна анкетно-біографічних даних; заохочення і накладення стягнень та ін
Для оформлення наказів по особовому складу необхідно письмове
обгрунтування, за якого можуть виступати: особиста заява
працівника, контракт, доповідна записка керівника підрозділу
(Наприклад, про переведення працівника або про направлення його у відрядження), акт
(Наприклад, про порушення трудової дисципліни), службовий лист інший
організації із запитом перевести працівника, свідоцтво про шлюб,
відбиває зміна прізвища працівника та ін
Особиста заява працівника про прийом, переведення чи звільнення пишеться, як правило, від руки, у довільній формі. У заяві зазначаються: найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, дата, адресат (посада, прізвище, ініціали керівника підприємства), текст, особистий підпис, розшифровка підпису. У подальшому на заяві проставляється резолюція керівника і відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Накази з особового складу оформляються і ведуться суворо окремо від наказів з основної діяльності. Текст наказу з особового складу не
має констатуючій частині і дієслова «НАКАЗУЮ». Як це прийнято в наказах з основної діяльності. Тому кадрові накази відразу
починаються з розпорядчого дії. ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ЗМІНИТИ ПРІЗВИЩЕ, НАДАТИ ВІДПУСТКА, КОМАНДИРОВАТЬ.
Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази з
особовому складу. В індивідуальних міститься інформація лише про один працівника, у зведених - про кількох співробітників незалежно від того, під які управлінські дії вони потрапляють (прийом, звільнення, зміна прізвища та ін). При складанні зведених наказів треба враховувати, що в жодному документі не повинно міститися інформації з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпусток і відрядження співробітників, які мають короткий (3 роки) термін зберігання на відміну від інших кадрових наказів, що зберігаються 75 років. В індивідуальному порядку оформляються, як правило, і накази про заохочення і покарання, враховуючи їх специфічну виховну роль.
Кожен пункт наказу з особового складу повинен бути сформульований у суворій відповідності до ТК РФ. Постійної інформацією для будь-якого кадрового наказу є вказівка ​​розпорядчого дії (звільнити, преміювати, перевести), прізвища та ініціали працівника (імені та по батькові повністю - при прийомі на роботу), посади та структурного підрозділу, дата набуття чинності даного пункту наказу.
Склад інших відомостей у пунктах наказу з особового складу визначається специфікою розпорядчого дії.
При прийомі на роботу обов'язково встановлюється розмір оплати праці
(Оклад, надбавка, індексація) і, при необхідності, умови прийому: тимчасово (з ... по ...), з випробувальним терміном (його тривалість) і п.д.
При перекладі на іншу роботу - нова посада і підрозділ, вид перекладу (для тимчасових перекладів - із зазначенням тривалості),
причина перекладу (у повній відповідності з ТК РФ), зміна оплати праці
(Якщо воно виникає).
При звільненні причина звільнення, відповідно до статей ТК РФ.
При наданні відпустки - його вид, тривалість, дата початку і закінчення.
Під час відрядження - дата і тривалість відряджень, місце
напрями, найменування підприємства.
При заохочення і покарання - причина і вид заохочення або стягнення.
Кожен пункт наказу з особового складу повинен закінчуватися посиланням на письмове підставу даного розпорядницького действия.
Накази з особового складу, відповідно до ТК РФ, доводяться до відома
працівника під розписку. Візи ознайомлення працівників можуть розташовуватися або безпосередньо після тексту кожного пункту наказу, або після підпису керівника підприємства.
Проект наказу по особовому складу погоджується з такими
посадовими особами: з головним бухгалтером, юрисконсультом, з
керівниками структурних підрозділів, працівники яких згадуються в наказі. Передбачено обов'язкове візування наказів з особового складу керівником кадрової служби.
Накази з особового складу обов'язково реєструються (окремо від
наказів по основній діяльності). Як реєстраційної форми
використовують книги реєстрації. У книзі реєстрації вказується: дата і номер наказу, ким підписаний наказ. З урахуванням відмінностей у термінах зберігання наказів з особового складу рекомендується нумерувати їх за наступним правилом. До порядкового номера наказу додається літерне позначення (щоб відрізнити його за номером від наказу по основній діяльності). На
підприємствах ведуться різні літерні позначення для різних за змістом кадрових наказів, наприклад: № 28 / к - наказ про рух кадрів (прийом, звільнення, зміна кадрової документації), № 12 / км - про відрядження, № 43 / о - про відпустку, № 21 / п - про заохочення.
Інформація, що міститься в наказах по особовому складу (відомості про
роботи і заохочення) фіксується в трудових книжках.
Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу застосовується при оформленні переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший. Заповнюється працівником відділу кадрів в одному примірнику.
Наказ (розпорядження) візує начальник структурного підрозділу колишнього і нового місця роботи та підписує керівник організації. На підставі наказу про переведення на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особовій картці, трудовій книжці та інших документах.
На зворотному боці робляться відмітки про незданих майново-матеріальних цінностях, що значаться за працівником на попередньому місці роботи.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпусток, наданих працівникам відповідно до Трудового кодексу, діючими законодавчими актами і положеннями, колективним договором та графіками відпусток.
Заповнюється у двох примірниках: один залишається у відділі кадрів, другий
передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного
підрозділу і керівником організації.
На підставі наказу про надання відпустки відділ кадрів робить
позначки в особовій картці працівника, а бухгалтерія проводить розрахунок
заробітної плати, яка належить за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням про кількість днів відпустки зазначається «без
оплати ». У розділі «Нараховано» в графі 1 в порожніх рядках вказуються
місяці, за яким нарахована заробітна плата.
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) застосовується при оформленні звільнення працівників. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком скорочуваних вищим органом: один примірник залишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного підрозділу та керівником організації.

4. Процедура складання та оформлення розпорядчих
документів
Процедуру складання та оформлення розпорядчого документа бажано описати в інструкції з діловодства. У ній викладаються послідовність робіт над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечують юридичну повноцінність документа.
Підготовка розпорядчого документа може бути доручена одному або декільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробки проектів складних і великих розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи (комісії), залучатися вчені або кваліфіковані фахівці з числа практичних працівників.
Перша стадія розробки проекту розпорядчого документа, як і всякого іншого - визначення кола питань, які має бути в ньому відобразити. У залежності від важливості управлінського дії приступають, перш за все, до вивчення законодавчих актів і рішень уряду, відомчих нормативних актів, що передують реєстрації актів по даному чи аналогічних питань.
Вивчення законодавчих актів і урядових документів забезпечить не тільки правову основу документа, але і його спрямованість, державну постановку проблем. Перегляд раніше видавалися з даного питання розпорядчих документів дозволить поставити в разі потреби питання про їх заміну, скасування окремих пунктів і т.д. підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації по суті поставленого питання. Тільки зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну явность по предмету вивчення, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, приступають до складання його проекту. Основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це начорно, а потім відредагувати і уточнити частини в порядку узгодження.
Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документів є їх узгодження та підписання. Проект до підписання підлягає узгодженню із зацікавленими установами, структурними підрозділами або посадовими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування або постанови грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту і керівником структурного підрозділу, що вносить проект, усіма зазначеними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юрисконсультом. Проекти документів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються фінансовими органами або службами.
Віза юрисконсульта свідчить про відповідність документа законодавчим і нормативним актам, а так само щодо відповідності окремих формулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад, суду, прокуратури, охорони здоров'я). Узгодження проводить структурний підрозділ або особа, готувало проект розпорядчого документа. Візи або гриф погодження, як правило, проставляють на першому екземплярі проекту. У разі незгоди з проектом пишеться мотивований висновок проекту. Перед підписанням проект документа ретельно вивіряється. При цьому особливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та по батькові.
Повністю підготовлені проекти подаються на підпис. Накази і розпорядження підписуються керівником або його заступником. Постанови і рішення мають два підписи - голови та секретаря (керуючого справами) колегіального органу. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Розпорядчі документи вступають у силу з моменту їх підписання чи доведення до відома виконавця. У ряді випадків строк набрання чинності і термін дії акта управління вказується в самому документі.
4.1 Оформлення розпорядчого документа - Наказ
НАКАЗ - правовий акт, що видається керівником організації, що діють на основі одноосібного прийняття рішення, з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед організацією. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та осіб.
У діяльності організацій різняться: накази з організаційних питань, основою діяльності та особовому складу.
Накази з організаційних питань видаються у випадках створення, реорганізації або ліквідації установи, при затвердженні структури та штатів, з метою утвердження і / або введення в дію різних організаційно-правових, планових, звітних, інструктивних, методичних документів (положень, посадових інструкцій, правил, регламентів і ін), при створенні тимчасових або постійних колегіальних або дорадчих органів (колегій, рад, правлінь, комісій тощо) і тому подібних випадках.
Накази з основної діяльності регулюють порядок фінансування діяльності установи, її матеріально-технічного забезпечення, науково-технічну політику, інформаційне та документаційне забезпечення діяльності, соціальні питання, а також порядок виконання, характер і зміст специфічних для кожної конкретної організації видів діяльності.
Накази з особового складу (кадрові накази) регулюють прийом, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння розрядів, винесення стягнень і заохочень працівників.
Накази оформляються на спеціальному бланку - бланку наказу чи загальному бланку організації з зазначенням виду документа - НАКАЗ. Накази містять такі обов'язкові реквізити: найменування вищестоящої організації (якщо вона є), назва виду документа, дата і номер документа, місце видання, заголовок до тексту, підпис, візи.
Проекти наказів, підготовлені для узгодження, оформляються на стандартних аркушах паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів і вказівкою на верхньому полі документа праворуч - "Проект".
Накази з організаційних питань і основний (виробничої) діяльності видаються для виконання правових нормативних актів вищестоящих органів і в ініціативному порядку з метою реалізації покладених функцій і завдань.
Проекти наказів складаються на основі ретельного і всебічного вивчення питань, які потребують дозволу, з тим, щоб що містяться в проектах доручення були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися достатніми матеріально-технічними та фінансовими засобами і виключали надалі необхідність коректування прийнятих рішень.
Заголовок - обов'язковий реквізит наказу, має бути сформульовано чітко, по можливості коротко, висловлюючи основний зміст документа. Заголовок до наказу будується за схемою "Про що?", Наприклад:
"Про створення філії товариства у м. Твері"
"Про збільшення статутного капіталу товариства"
текст наказу, як правило, складається з двох частин: вступної та розпорядчої. У вступній частині дається обгрунтування запропонованих дій. Якщо підставою до видання наказу є законодавчий або правовий акт вищестоящої організації або правовий акт, раніше виданий цією організацією, у вступній частині вказуються його назва, дата, номер:
"Відповідно до Положення про створення, реорганізації і ліквідації філій і представництв товариства, затвердженому Радою директорів суспільства 15.05.1996, і на основі рішення Загальних зборів акціонерів про створення філії товариства у м. Твері (протокол від 18.03.1997 № 1)
НАКАЗУЮ: ... "
Якщо проект наказу готується на додаток або зміна раніше виданого наказу, то в констатуючій частині вказують дату, номер, заголовок доповнюється або змінюваного наказу.
Якщо наказ видається в ініціативному порядку, тобто на виконання покладених на організацію функцій і завдань, у вступній частині формулюються цілі та завдання запропонованих дій, факти або події, що послужили причиною видання наказу:
"У зв'язку із завершенням будівництва нового навчального корпусу по вул. Металістів, д. 37а
НАКАЗУЮ: ... "
Вступна частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення або обгрунтуванні.
Розпорядча частина наказу викладається в наказовій формі від першої особи однини і починається словом "НАКАЗУЮ", яке друкується великими літерами без розрядки з нового рядка, від краю лівого поля.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами, якщо наказом пропонується виконання різних за характером дій.
Пункт розпорядчої частини, яка містить доручення, включає: найменування виконавця або виконавців, наказують дії, конкретний термін виконання доручення. При наявності проміжних строків виконання або розбивці яке пропонується дії на окремі завдання кожне з них формулюється окремим підпунктом. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу містить тільки одне завдання з конкретним терміном виконання. Термін виконання в розпорядчій частині наказу не вказується у випадках, якщо наказують дії або дії носять постійний характер.
Кількість виконавців по кожному пункту (підпункту) не обмежується.
Накази підписуються керівником організації або його заступником, офіційно виконуючим обов'язки керівника під час його тривалої відсутності (відрядження, відпустка, хвороба). Зразок наказу по основній діяльності: (див. додаток).
4.2 Приклад оформлення бланка зразка наказу
Адміністрація N-ської області
Управління шкіл
НАКАЗ
03.05.97 № 42
р. N-ськ
Про підготовку шкіл області до нового
навчального року
З метою своєчасної і якісної підготовки шкіл до нового навчального року
НАКАЗУЮ:
1. Начальнику ремонтно-будівельного управління Іванову О.О. спільно з начальником фінансового управління Петровим П.П. та директорами шкіл надати кошторис витрат на ремонт шкільних будівель до 01.06.97.
2. Начальнику господарського управління Галкіну Г.Г. забезпечити РСР необхідними матеріалами для ремонту шкіл у межах кошторису до 15.08.97.
3. Ремонтно-будівельному управлінню провести ремонт шкільних будівель до 15.08.97. Результати виконаної роботи представити приймальній комісії.
4. Створити приймальну комісію у складі:
5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника начальника Управління шкіл Тимофєєва С.І.
Начальник управління підпис О. І. Леонтьєв

5. Реєстрація та контроль за виконанням документів
Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами і визначається як "фікція факту створення або одержання документів шляхом присвоєння їм порядкових номерів та запису встановлених відомостей про них".
Як випливає з визначення, реєстрація, перш за все, надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього не відповідає, тому що факт отримання не підтверджено.
Документи реєструються один раз. У невеликому установі, фірмі всі документи реєструє централізовано секретар. В установі, що має відділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться децентралізовано за групами: у бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. При цьому внутрішні документи повинні реєструватися в день підписання або затвердження, вхідні - у день надходження, вихідні - в день відправлення. Форми реєстрації можуть бути трьох видів: журнальна, картонна і автоматизована електронна (на ПЕОМ). Контроль виконання дорученого завдання є однією з функцій управління. У контролі можна виділити контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання завдання. Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи чи відділу) або спеціально уповноважені особи. Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання. Контроль за термінами виконання веде секретар або служба документаційного забезпечення управління. Терміни виконання документів можуть бути визначені законодавством. У розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів термін вказується по кожному пункту. На документах, розглянутих керівником, термін їх виконання міститься у резолюції. Для документів, що містять складне завдання, можуть бути тривалі терміни виконання (кілька місяців, півроку, рік). У такому випадку необхідно розділити доручення на етапи і контролювати виконання завдання поетапно.

6. Поточне зберігання документів
У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань документи стають хоронителями ретроспективної інформації, потреба якої може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають у ролі пам'яті установи.
Швидкий пошук і використання таких документів можливі лише при чіткій їх класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи. Сукупність документів або документ, що відноситься до одного питання чи ділянки діяльності і поміщені в одну обкладинку - справа. Спеціальним класифікаційним довідників, що визначає порядок розподілу документів у справи служить номенклатура справ.
Кожна справа, включена до номенклатури, має зазначення терміну зберігання документів, поміщених в нього. Розподіляючи документи у справи відповідно до номенклатури, одночасно намічають (поки ще орієнтовно) термін зберігання документа. Таким чином, за допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи цінності документів.
З'ясувавши коло документів, які підлягають включенню до номенклатури, приступають до складання заголовків справ. Вимога до заголовка - стислість, чіткість, гранична точність, тому що саме за заголовком справи йде пошук необхідного документа. Починається заголовок з зазначення виду документа (накази, розпорядження, рішення і т.д.).
У заголовках з розпорядчої документацією, а так само з протоколами після зазначення виду документа, дається автор і рік.
Наприклад: "Накази директора банку за 2000 р . "
При складанні заголовка кожного конкретного справи необхідно враховувати терміни зберігання документів. Документи з постійним терміном зберігання, тимчасовим понад 10 років і тимчасовим до 10 років не можуть групуватися в одну справу. Терміни зберігання встановлюються за переліками документальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання (типовим і відомчим) і уточнюються експертною комісією (ЕК) організації.
Нормативні документи та методичні матеріали щодо складання номенклатур справ рекомендують першими поміщати справи, що включають розпорядчі документи директивних та вищих органів. Далі розташовуються назви справ з розпорядчими документами самої установи (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів).
02-01
Накази та інструктивні листи Комітету РФ по металургії з питань бухгалтерського обліку та звітності
02-02
Накази директора підприємства з виробничих питань. Копії
02-03
Накази директора підприємства з особового складу. Копії

Висновок
Раціональна організація документообігу - це одне з основних умов правильної постановки бухгалтерського обліку.
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.
Встановлення того чи іншого порядку документообігу залежить від характеру і особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату.
У курсовій роботі ми постаралися розглянути всі сторони такого важливого розпорядчого документа як, Наказ.
При розгляді не можна було відставити осторонь основні поняття: "Документ" та "Документування".
А також реєстрація, контроль за виконанням документів, та їх зберігання.

Список використаної літератури
1. Ларін М. В. Розвиток поняття "документ". - Діловодство. № 1. 2000
2. Ларьків Н.С. Документознавство. Навчальний посібник. М.: 2004
3. Мисливців А.В., Булавіна О.А. Документознавство і діловодство: Основи документознавства; Види, функції документів; Технології діловодства: Навчальний посібник для вузів М: ІКЦ МарТ, 2004
4. Зінов'єва Н.Б. Документознавство: Навчально-методичний посібник. М.: Профиздат, 2003, с.208
5. Колесник О.М. Введення в управлінське документознавство. Навчальний посібник. М.: 2003
6. Овчинникова Н.В. Правила складання та оформлення службових документів.
М.: Дело ЛТД. 2001.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Різне | Курсова | 104.2кб. | скачати

Схожі роботи:
Розбійний наказ
Наказ Катерини II
Комісія з укладенню і Наказ Катерини
Наказ в авангардистської поезії футуризм і лівий експресіонізм
Стаєнний наказ державне коннозаводство і перші іподроми
Виявлення типів сміху в романі Ф М Достоєвського Злочин і наказ
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru