Контроль за виконанням документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ

Білгородський ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ

Кафедра інформатики та математики

діловодство в ОВС

РЕФЕРАТ

На Тему: «Контроль за виконанням документів»

Підготував:
Слухач 676 групи
Усанніков А.Д.
Білгород - 2008

Значення і види контролю
Контроль виконання завдання - одна з функцій управління. Мета контролю полягає в забезпеченні своєчасного і якісного виконання доручень і вирішення питань. Можна виділити контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання завдання.
Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання. Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи чи відділу) або спеціально уповноважену особу. Відповідальність за правильне і своєчасне рішення питань, відображених у документах, несуть керівники структурних підрозділів та співробітники, яким доручено виконання документа. Виконавець, як правило, вказується в резолюції керівника на документі або визначається відповідно до розподілу обов'язків в організації (фірмі). Якщо в резолюції керівника вказано декілька виконавців, відповідальним за виконання документа і відповідно організуючим його виконання є особа, зазначена в резолюції першим.
Контроль за термінами виконання документів веде служба документаційного забезпечення управління, а в невеликій фірмі - секретар. У Державній системі документаційного забезпечення управління вказано, що «Контроль виконання включає постановку на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання, облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника. Організація контролю виконання повинна забезпечувати своєчасне та якісне виконання документів ».
Технологію ведення контролю за термінами виконання документів можна розбити на наступні процедури:
• фіксація всіх поставлених на контроль документів, вказівок, доручень, завдань керівництва (проводиться в процесі реєстрації);
• перевірка своєчасного доведення документа до виконавця;
• коригування даних про контрольованих документах при зміні термінів виконання, передачі документа від виконавця до виконавця, з підрозділу в підрозділ (заповнення розділу «Хід виконання»);
• нагадування виконавцям і керівникам підрозділів про наявність невиконаних документів та доручень;
• інформування керівників (підрозділів та організації) про стан та хід виконання документів;
• внесення даних про виконання документів;
• аналіз стану справ і рівня виконавської дисципліни з організації в цілому, по структурних підрозділах, фахівцям, видами документів та іншим аспектам.
З урахуванням того, що виконавська дисципліна в нашій, країні поки ще не на належному рівні, всі документи, що вимагають прийняття управлінського рішення або виконання будь-яких дій, складання відповідного або іншого документа, повинні бути поставлені на контроль. Для розпорядчих документів, наприклад, наказів, предметом контролю є містяться в ньому рішення. Відповідно на контроль ставиться кожен пункт, кожне завдання чи доручення, що міститься в розпорядчому документі.
Терміни виконання документів можуть бути визначені законодавством, наприклад, для виконання звернень громадян.
У документах, які надійшли від вищих організацій і містять яке-небудь доручення, зазвичай термін вказаний. У розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів термін вказується по кожному пункту. На документах, розглянутих керівником, термін їх виконання міститься у резолюції. Для вирішення періодично повторюваних питань в установі повинні бути встановлені і відображені в інструкції типові терміни виконання таких документів.
У додатку до «Державної системі документаційного забезпечення управління» дано перелік типових строків виконання документів, яким треба скористатися, складаючи інструкцію з діловодства конкретної установи.
Для документів, що містять складне завдання, можуть бути тривалі терміни виконання (кілька місяців, півроку, рік). У такому випадку необхідно розділити доручення на етапи і контролювати виконання завдання поетапно.
У строкове контролі можна виділити поточний контроль, попереджувальний і підсумковий контроль.
Основними видами контролю є поточний і попереджувальний контроль.
Під поточним контролем розуміють щоденну підготовку відомостей про документи, термін виконання яких закінчується сьогодні. Поточний контроль здійснюється шляхом щоденної перевірки ходу виконання документа і нагадування виконавцю про закінчення терміну виконання і необхідність завершення роботи над документом. Відповідальні за контроль виконання (у невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, на початку робочого дня, виявляють і складають список документів, термін виконання яких закінчується сьогодні.
Поточний контроль допомагає скласти план роботи на день. Він відразу показує, які справи мають бути завершені сьогодні (рішення питання на засіданні, підписання документа, відправка факсу і т.д.). Тому контроль за термінами виконання документів - це функція, обов'язково передбачена у посадової інструкції секретаря керівника. Щодня виявляючи документи, термін виконання яких закінчується, секретар з'ясовує можливість своєчасного вирішення питання, а в разі зриву термінів - доповідає про це керівнику.
У ході попереджувального контролю складаються зведення та попереджаються виконавці за документами, термін виконання яких закінчується через 2-3 дні. Співробітник має ще час для вирішення питання.
Дуже важлива форма проведення контролю. Тільки орієнтація контролю на допомогу співробітникам у організації їх роботи, а не на виявлення недоліків, прагнення допомогти, нагадати, а не викрити можуть забезпечити найбільшу ефективність роботи служби контролю.
Систематична перевірка виконання, вміло і коректно проведена співробітником, який тактовно нагадує, що документ потрібен у термін, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання фірми і т.д., підкреслює потрібність даного працівника і його роботи. Крім того, строкова картотека допомагає при плануванні робочого дня керівника, тому що в ній відображені всі заходи і завдання на дане число.
Якщо при отриманні документа, або в ході виконання документа виконавцем з'ясовується неможливість його своєчасного виконання, про це доповідається керівнику підрозділу (тому керівнику, резолюція якого є на документі або який дав завдання виконавцю), який має право на перенесення терміну виконання документа. Якщо керівник продовжує термін виконання, секретар відповідно до його вказівки вносить до реєстраційної картки новий строк виконання.
Питання про перенесення термінів виконання документа повинен бути поставлений не пізніше одного дня до закінчення контрольної дати. Перенесення терміну виконання заднім числом не допускається і, як правило, в принципі неможливий в автоматизованих системах.
Для документів з тривалим (кілька місяців) терміном виконання, наприклад договорів, можуть контролюватися проміжні етапи виконання з занесенням відомостей про хід виконання в полі «Хід виконання» реєстраційної картки документа.
Часто рішення питання вимагає послідовної роботи над документом декількох виконавців або погодження документа з декількома підрозділами. Наприклад, проект договору повинен бути узгоджений з юридичною службою, з бухгалтерією і т.п. У цих випадках повинен контролюватися термін знаходження документа у кожного виконавця. При передачі документа факт передачі обов'язково реєструється. Зазвичай реєстрація проводиться секретарем підрозділи, що передає документ. Рух документа і дати його передачі відображаються в розділі реєстраційної картки «Рух документа».
При появі документів з вичерпаним терміном виконання їх список у той же день роздруковується і доповідається керівникові.
Якщо право на. проведення реєстрації документів може бути надано широкому колу співробітників, то внесення змін до реєстраційної картки, як правило, здійснюється тільки одним відповідальним працівником, секретарем-референтом або начальником канцелярії.
Зняття документу з контролю здійснюється тільки після повного виконання документа: виконання резолюції керівника, підготовки відповідного документа, отримання відповіді на вихідний документ і іншого документованого підтвердження факту виконання. Результат виконання документа повинен бути записаний в реєстраційній картці. Наприклад: направлено запрошення, підписаний договір, відправлено лист зі специфікацією продукту і т.п.
У реєстраційну картку також вносяться відомості про дату виконання документа, і вказується номер справи за номенклатурою, в яке підшитий виконаний документ.
До підсумкового контролю відносять аналітичну роботу з узагальнення виконавської дисципліни та результатів роботи співробітників підрозділу чи організації в цілому. Підсумковий контроль проводиться співробітниками (службою), що відповідають за контроль виконання, або секретарем фірми із заданою періодичністю (щотижня, щомісяця, щокварталу). Фактично він представляє собою аналітичне узагальнення документообігу, виконавської дисципліни в організації (фірмі) і її структурних підрозділах, дає уявлення про роботу організації в цілому. Результати подальшого контролю знаходять відображення у підсумкових кількісних і облікових зведеннях стану виконання завдань, тобто контрольованих документів. Підсумковий контроль в обов'язковому поєднанні з попереджувальним контролем є засобом забезпечення вирішення виробничих та комерційних завдань і в той же час стимулюючим фактором підвищення дисципліни службовців.
Формою контролю є періодичне складання узагальнюючої звітності у документах організації (фірми). Це дозволяє керівництву знати, чим займається той чи інший співробітник (підрозділ) і як йдуть справи по конкретному напрямку діяльності (рішенням того чи іншого питання).

Форма звіту з контролю


Така таблиця є основою для підсумкового контролю.

Форми контролю. Строкова картотека

Форму контролю вибирають виходячи з можливостей закладу. Це може бути ручна строкова картотека, але сьогодні все частіше використовується автоматизована система контролю виконання документів.
Розглянемо спочатку строкових картотеку. Для ведення контролю в ручному режимі використовуються реєстраційні картки і картотечна ящик з 32 рухливими (картонними або пластмасовими) роздільниками. Тридцять один розділювач - це числа місяця (31 день). За 32-й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких припадає на наступний місяць. В останніх числах місяця (за 2 - 3 дні) ці картки розставляють по числах нового місяця. Перед першим роздільником поміщають картки з простроченим терміном виконання. Вони стоять тут до тих пір, поки не буде вказано новий, продовжений термін виконання.
Зареєструвавши повністю документи, розставляють карочкі за строками виконання, тобто кожну картку ставлять за те число, на яке документ повинен бути виконаний. На окремі картки виписуються і всі пункти розпорядчих документів. У довільній формі можна записувати на картку і усні доручення керівництва.
Таким чином, за строкової картотеці легко можна дізнатися, що на який день має бути виконане.
Одна з головних обов'язків інспектора з контролю (або секретаря у невеликій фірмі) - на початку робочого дня вийняти з строкової картотеки картки на всі завдання поточного дня і перевірити, чи будуть вони виконані сьогодні. Це може бути особистий опитування, опитування по телефону і т.п. Якщо виконання будь-якого завдання зривається і необхідне перенесення терміну виконання, про це доповідається керівникові. Термін виконання може бути змінений тільки обличчям, його раніше встановили.
Крім поточного контролю бажано вести попереджувальний контроль. Для цього виявляють за картками документи, термін виконання яких закінчується через три дні, і попереджають про це кожного виконавця. Щоденний контроль (поточний і попереджувальний) створює нормальну робочу атмосферу в офісі. Працівники привчаються до того, що за виконання будь-якого завдання обов'язково спитають в строк.
Коли документ виконаний, на зворотному боці картки робиться відмітка про виконання, вказується, як вирішено питання, за яким номером і коли відправлений документ. Документ вважається виконаним тоді, коли повністю виконані поставлені в ньому або зазначені у резолюції завдання. Якщо в процесі вирішення питання документ передавався від одного виконавця до іншого, все це також фіксується на зворотному боці картки.
Після зняття документа з контролю контрольна картка виймається з строкової картотеки і переставляється в довідкову, так як тепер вона містить більш повні відомості про документ (хід і характер виконання документа). Картка, що знаходилася в довідковій картотеці, вилучається і використовується, при необхідності, в інших довідкових картотеках. Контроль за термінами виконання повинен вестися в кожному структурному підрозділі.

Автоматизовані системи контролю за виконанням документів

Найбільш раціональним є на сьогоднішній день автоматизований контроль за виконанням документів, який секретар веде на персональному комп'ютері.
Постановка документа на контроль відбувається автоматично при заповненні поля «Термін виконання (Контрольна дата)» в реєстраційній картці документа. Одночасно на підлягає контролю документ може ставитися оцінка про контроль - спеціальний штамп у вигляді літери «К», слова «Контроль» або просто робиться відмітка яскравим олівцем (К). Це привертає увагу виконавця до контрольованого документа. Відмітка про взяття документа на контроль проставляється на лівому полі документа на рівні заголовка.
При веденні поточного контролю відповідальні за контроль виконання (у невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, на початку робочого дня викликають на екран комп'ютера і при необхідності роздруковують список документів, термін виконання яких (поле «Контрольна дата») закінчується сьогодні. При відповідних настройках програми список може автоматично роздруковуватися на початку кожного робочого дня.
В організаціях, що використовують систему електронної пошти, попередження виконавцю про документи з закінчуються терміни виконання може відправлятися на комп'ютер виконавця також в автоматичному режимі (з повідомленням про прочитання).
Спеціальні програми дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких закінчується у визначений термін. Автоматизована система контролю легко дозволяє переглянути всі завдання не тільки по термінах, але і за виконавцями і таким чином бачити завантаження кожного. Так як машина фіксує всі затримки виконання документів, програму контролю можна пов'язати з преміюванням співробітників. При використанні локальних мереж в установі комп'ютер в будь-який момент може видати списки невиконаних документів, з закінчуються терміни виконання, ще не переглянуто виконавцем, з сортуванням по термінах, по виконавцях, за видами документів. Відповідні аналітичні довідки можуть автоматично складатися комп'ютером за заданою формою і вступати на комп'ютер керівника.
При створенні (настройці) системи реєстрації рекомендується відразу закласти певний перелік типових довідок (звітів), що створюються в автоматичному режимі. Це можуть бути:
• довідка (звіт) про відправлені документи (список відправлених документів або кількісні дані);
• довідка (звіт) про надійшли (вхідних) документах (список або кількісні дані);
• довідка (звіт) про документи, що значаться за виконавцями, тобто знаходяться в стадії виконання (повний список або кількісні дані);
• довідка (звіт) про кількість виконаних вихідних документів (виконавцями, списковий або кількісно);
• довідка (звіт) про рух документів (використовується для фіксації передачі документа від виконавця виконавцю);
• довідка (звіт) про невиконані вхідних документах (обліковий або кількісно);
• довідка (звіт) про невиконані вихідних документах (обліковий або кількісно);
• довідка (звіт) про хід виконання внутрішніх документів;
і т. п.
Для отримання певного виду довідки (звіту) в меню програми вибирається відповідний тип звіту, а потім у екрані задаються початкова та кінцева дати цікавить періоду.
Отриманий звіт виводиться на екран комп'ютера і при необхідності роздруковується. Процес складання і виведення на друк типових довідок (звітів) може бути повністю автоматизований, щоб система самостійно виводила на друк типові звіти із заданою періодичністю. Наприклад, керівник підрозділу може автоматично щоранку отримувати список документів (завдань) з простроченим терміном виконання за такою формою:

Назва підрозділу

на 00.00.00

У такий список включаються всі невиконані документи, термін виконання яких раніше або дорівнює поточній даті.
Аналогічно можуть формуватися довідки за надісланим (виходить) документах. У такій довідці документи групуються по підрозділах, а всередині підрозділів - за виконавцями. Така довідка дає уявлення про всю листуванні, що ведеться тим або іншим співробітником за певний період часу.
Приклад форми довідки про документи за виконавцями:
Довідка
про документи за виконавцем Івановим І.І.

Звіт про загальну кількість документів за виконавцями:
Назва підрозділу
з 00.00.0000 по 0.00.0000

Ці дані можуть допомогти більш рівномірно розподілити роботу серед службовців.
При створенні і налаштування системи рекомендується передбачити всі часто використовувані форми довідок (звітів) за документами організації. Заздалегідь розроблені форми дозволяють легко і швидко отримувати всю необхідну інформацію.
Аналітичні довідки (звіти) про стан виконання документів (завдань) є важливим критерієм для визначення ефективності роботи співробітників і використовуються при визначенні ступеня матеріального заохочення всіх працівників сфери управління. Використання автоматизованих технологій значно скорочує трудовитрати на реєстрацію, контроль виконання і довідково-інформаційне обслуговування. Так, якщо трудовитрати на заповнення однією традиційною реєстраційної картки складають 0,152 год, то з використанням автоматизованої технології - тільки 0,054 * г. Відповідно трудовитрати на пошук поточної інформації становлять 0,17 і 0,054 год, складання довідки про невиконаних у строк документах при традиційній технології займає від 0,26 год (щомісячна довідка, 10 документів) до 8 год (річна довідка, понад 100 документів). У той же час аналогічна довідка в автоматизованій системі готується за 0,05 год, а при відповідних настройках може взагалі створюватися й друкуватися автоматично із заданою періодичністю.
Представляють інтерес норми часу на контроль виконання документів, що включають проставлення позначки «К» на документі, що підлягає контролю, контроль виконання документа, нагадування про термін виконання виконавцю, внесення відомостей до картки про хід виконання, інформування керівників про стан виконання, зняття документа з контролю, підготовку зведення документів, не виконаних у строк, складання зведення про виконання документів, які підлягають контролю; узагальнення результатів виконання документів у структурних підрозділах, аналіз стану виконання документів в організації *.
Чітко налагоджений контроль виконання є засобом підвищення ефективності роботи співробітників, створення ділової атмосфери в офісі, умовою розуміння, що кожне завдання повинне бути виконане в строк, і т.п.
Автоматизований контроль за виконанням документів виконується або з використанням спеціалізованих програм контролю, або як складова частина комплексної програми автоматизації документообігу.

Норми часу на операції контролю


Робота з листами і зверненнями громадян

Письмові звернення громадян слід розглядати як важливий засіб здійснення та охорони прав особистості.
Звернення громадян виражаються як у письмовій, так і в усній формі. У них можуть бути поставлені питання, що стосуються прав і законних інтересів як автора звернення, так і інших громадян або інтересів усього суспільства. Звернення діляться на пропозиції, заяви і скарги.
Під пропозиціями зазвичай розуміються звернення громадян, спрямовані на поліпшення діяльності державних органів, ринкових структур економіки та громадських організацій, не пов'язані з порушенням прав і законних інтересів самого громадянина. Пропозиції - це бажання автора включитися в суспільне життя, ефективний засіб політичної активності громадянина, його особистої участі у вдосконаленні форм управління. Звичайно в них містяться дані власних спостережень або практики роботи автора, що зачіпають проблеми державного і суспільного життя з вказівкою на недоліки у їх вирішенні, що допускаються конкретними органами, пропонуються шляхи і способи вирішення порушених проблем.
Під заявою мається на увазі звернення громадян з метою реалізації особистих прав і законних інтересів, не пов'язаних з порушенням цих прав та інтересів. Юридичний енциклопедичний словник дає наступне визначення: «Заява - офіційне звернення особи (або кількох осіб) до установи або до посадової особи, не пов'язане ... з порушенням прав і законних інтересів громадянина та не містить, тому вимоги про усунення такого порушення. Заяви подаються, по-перше, з метою реалізації права або законного інтересу громадянина ... і, по-друге, для того, щоб повідомити про ті чи інші недоліки в роботі підприємств, установ і організацій ...»*.
Термін скарга в словнику визначено наступним чином:
«Скарга - звернення до державного або громадський орган або до посадових осіб з приводу порушення прав та охоронюваних законом інтересів конкретної особи (громадянина), громадської організації, підприємства і т.д.» *. Таким чином, під скаргою розуміється звернення з вимогою про поновлення законних інтересів громадян, порушених діями або рішеннями державних органів, власниками різних форм власності, посадовими особами та громадськими організаціями. Скаргою визнається також незгода з рішенням або діями державного або іншого органу, підприємства, установи, організації, що зачіпають права та охоронювані законом інтереси громадян.
Робота із зверненнями населення має свої особливості і ведеться окремо від загального діловодства. Вона регламентується спеціальним загальногалузевим документом «Типове положення про ведення діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях». У ньому визначено чіткий порядок роботи з цими документами, незалежно від категорії і специфіки діяльності того чи іншого закладу. Крім того, в деяких регіонах Росії видані акти суб'єктів Федерації про роботу з цією категорією документів. Наприклад, 18 липня 1997р. Московської міської Думою прийнятий Закон р. Москви «Про звернення громадян».
Перш за все, звернення громадян повинні подаватися в ті органи, установи і тим посадовим особам, від яких залежить вирішення даного питання.
Скарги на громадські організації, які мають вищестоящих органів, подаються до місцевих органів влади.
Особисту відповідальність за організацію роботи із зверненнями громадян, стан діловодства за ним несуть керівники державних органів, підприємств, установ і організацій, які зобов'язані постійно тримати цю ділянку роботи під контролем.
При організації роботи із зверненнями треба використовувати вказаний вище нормативно-методичний документ, взявши з нього, перш за все порядок роботи з цією категорією документів.
Технологія роботи зі зверненнями громадян потребує організації:
прийому громадян;
• прийому та первинної обробки письмових звернень;
• реєстрації звернень;
• направлення звернень на розгляд;
• повідомлення заявника про напрямків звернення до інших установ;
• повідомлення заявника про тривалий розслідуванні звернення;
• контролю за строками виконання документів та виконанням прийнятих за ними рішень;
• інформаційно-довідкової роботи по зверненням;
• повідомлення заявника про винесених рішеннях з одночасним, в разі необхідності, направленням рішень для виконання у відповідні органи;
• угруповання у справи та поточного зберігання звернень;
• аналізу надійшли звернень.
Звернення громадян у державні та громадські органи, на підприємства, в установи, організації можуть бути подані в письмовій формі, особисто, поштою, за допомогою телеграфу і телетайпа, факсу, електронної пошти, а також усно службовою особою, якій правом і обов'язком розгляду звернень або веде прийом громадян.
Усі письмові звернення приймаються централізовано в одному місці. Перевіривши правильність доставки, листи розкривають, при цьому конверти не знищуються, так як штамп на ньому може бути доказом дати отримання документа. Крім того, адреси автора звернення, за яким належить відповісти, часто буває написаний лише на конверті. Тому конверт зберігається разом з документом до кінця вирішення питання і буде підшитий у справу.
У нижньому правому куті документа проставляється штамп установа, яка отримала звернення. У ньому стоїть дата його отримання і початку роботи з ним у даній установі. Іноді вона може не збігтися з датою на конверті, так як остання проставляється поштовим відділенням, яке не завжди в той же день доставляє листа адресатові. Тому саме з дати, проставленою в штампі, починається відлік терміну виконання звернення. Крім дати в штампі вказується і реєстраційний номер пропозиції, заяви, скарги, який складається з початкової літери прізвища автора та порядкового номера надійшов звернення, наприклад, К - 121. Типове положення про ведення діловодства за зверненнями громадян допускає доповнення реєстраційного індексу іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і збереження звернень громадян.
До звернень можуть бути включені різні довідкові матеріали в оригіналах або копіях. Їх треба скріпити разом зі зверненням, щоб вони не загубилися в процесі роботи. На цьому закінчується перший етап роботи зі зверненнями.
Після первинної обробки всі звернення передаються на реєстрацію, яка ведеться за єдиною формою у порядку, встановленому Типовим положенням. Реєстрація цієї категорії документів крім загальних завдань реєстрації - облік, контроль і довідкова робота - є також юридичним свідченням того, що вони прийняті до розгляду в даній установі. Реєстрацію рекомендується вести на комп'ютері або на картках і тільки в тих випадках, коли в установу, організацію або на підприємство надходить незначна кількість документів населення, можна залишити і журнальну форму реєстрації.
Суть реєстрації - внесення в комп'ютер або запис на картці основних пошукових ознак документа і відомостей про заявника (див. варіант форми). При використанні автоматизованої системи реєстраційна картка на звернення заповнюється на екрані комп'ютера.
При традиційній технології реєстраційні картки виготовляються з цупкого паперу формату А5 (210Ч148) або А6 (105Ч148).
Кількість примірників заповнених реєстраційно-контрольних карток визначається з потреб організації контролю за виконанням та довідкової роботи за зверненнями. Найчастіше це два-три екземпляри: 1-й - для контрольної картотеки, 2-й - для довідкової картотеки, 3-й - надсилається разом з документом до виконавця. Проте перш ніж приступити до реєстрації в будь-якій формі, виявляють по алфавітній картотеці або алфавітній книзі, чи не є це звернення повторним.

Повторним вважається звернення, яке надійшло від одного і того ж особи з одного і того ж питання, якщо з часу подачі першої пропозиції, заяви чи скарги минув встановлений законодавством термін їх розгляду або заявник не був задоволений даним за першим зверненням відповіддю .*
Повторне звернення при первинній обробці отримує черговий реєстраційний індекс, так як ведеться валовий облік всіх документів, що надходять. Проте при реєстрації повторного звернення в реєстраційній картці зазначаються всі ознаки і першого документа, тобто його номер і дата. На самому повторному зверненні в правому верхньому кутку і на його реєстраційно-контрольній картці робиться від руки або спеціальним штемпелем відмітка «повторно».
Типове положення передбачає і такий випадок, коли громадянин одне і те ж пропозицію, заяву або скаргу направив одночасно декільком адресатам, і вони були в кінцевому підсумку переадресовані до однієї установи (організацію чи підприємство), яке може вирішити поставлене питання по суті. Всі ці звернення, що потрапили в результаті в одне місце, повинні враховуватися під одним реєстраційним індексом першого повідомлення документа з додаванням порядкового номера, наприклад, В - 194 / 1, В - 194 / 2, В - 194 / 3 і т.д.
Зареєстрований документ доповідається керівнику або його заступнику для прийняття рішення.
В законодавчо-нормативних актах передбачений варіант, коли отримане звернення взагалі не відноситься до компетенції отримав його установи (організації, підприємства). У цьому випадку працівником, відповідальним за цю категорію документів, воно має бути не пізніше ніж у п'ятиденний термін направлено на розгляд до компетентного органу або заявнику. У відповідному листі дається роз'яснення, куди йому слід направити своє звернення.
Якщо у зверненні поставлені питання, які потребують вирішення різних компетентних органів, керівник організації, що отримав звернення, розглядає питання, що відноситься до його компетенції, а про зміст інших питань повідомляє у встановлені терміни відповідним організаціям.
У всіх випадках пересилки документів в інші організації заявники ставляться до відома про це у п'ятиденний термін з моменту отримання документа. У тому випадку, коли керівник відразу в процесі розгляду документа може вирішити поставлене в ньому питання, він відображає своє рішення в резолюції, яка є по суті відповіддю. На її основі складається у відповідь лист заявнику. Якщо питання потребує, лише роз'яснення, керівник в резолюції вказує виконавця і термін написання відповідного роз'яснювального документа. Всі вказівки керівника про порядок розгляду документа і виконання переносяться в реєстраційно-контрольну картку.
Кожне рішення, прийняте за зверненням громадян, перш за все повинно бути засновано на вимогах конкретних законів, всебічному вивченні обставин і причин, що породили критичні зауваження.
Частіше за все для прийняття за зверненням обгрунтованого рішення необхідно зібрати потрібний інформаційно-довідковий матеріал, послати запит на місця, вимагати пояснення від винних, направити документ для перевірки в підвідомчі органи, організувати виїзд на місце відповідального працівника.
До розгляду звернень не слід залучати осіб, участь яких може вплинути на об'єктивне рішення питань, порушених у документі.
Весь процес розгляду звернень громадян підлягає обов'язковому контролю.
Терміни виконання звернень визначаються залежно від складності поставлених в них питань. Як максимальний встановлено місячний термін дозволу скарг, заяв та пропозицій в усіх органах. Заяви і скарги, які не потребують додаткового вивчення і перевірки, вирішуються невідкладно, але не пізніше 15 днів з дня надходження. У тих випадках, коли для прийняття рішень за скаргою або заявою необхідне проведення спеціальної перевірки та витребування додаткових матеріалів, дозволено, як виняток, продовження термінів не більше ніж на один місяць з повідомленням про це особі, яка подала заяву чи скаргу. Для вирішення заяв і скарг військовослужбовців та членів їх сімей були встановлені більш короткі терміни: у центральних органах влади та управління - до 15 днів, в місцевих органах влади, на підприємствах і в установах - невідкладно, але не пізніше 7 днів. Практика роботи підтвердила оптимальність встановлених термінів роботи з документами громадян. Цих термінів продовжують дотримуватися і сьогодні.
Контроль за своєчасним дозволом розглянутих документів покладається на посадових осіб, які зобов'язані забезпечувати своєчасне, правильне і повний розгляд звернень та виконання рішень, прийнятих за зверненнями громадян.
Типове положення спеціальним пунктом вказує, що листи громадян, спрямовані в державні органи, підприємства, установи, організації, різним адресатам, що вимагають повідомити результати розгляду пропозиції, заяви, скарги, беруться на особливий контроль. На всіх примірниках реєстраційно-контрольних карток і на пропозиціях, заявах і скаргах проставляється штамп КОНТРОЛЬ або знак контролю К. Пропозиції, заяви і скарги громадян, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються.
Контроль за виконанням ведеться за реєстраційно-контрольних картках, які ставляться по термінах виконання в контрольну картотеку. Контрольна картотека за зверненнями громадян організується і будується так само, як і контрольна строкова картотека з інших адміністративних документів.
Весь рух контрольованого документа, передача його від виконавця до виконавця відзначаються на картці з вказівкою не тільки прізвища виконавця, а й дати передачі йому документа. Звернення знімається з контролю тільки після фактичного виконання прийнятого по ньому рішення, про що робиться відмітка в контрольно-реєстраційній картці. Розпорядження про зняття з контролю дає особа, яка прийняла за цим документом рішення.
Для організації контролю за виконанням пропозицій, заяв і скарг громадян успішно використовується комп'ютер. Кількість документів, яке може бути проконтрольовано за допомогою комп'ютера, практично не обмежена. Швидкість введення і виведення інформації в ЕОМ забезпечує отримання оперативних даних про хід виконання документів до закінчення терміну виконання, що дозволяє здійснювати превентивний, попереджувальний контроль, забезпечувати виконання документів у заплановані терміни. Нагадування можуть надходити з будь-якою запрограмованої періодичністю, ЕОМ в разі необхідності може узагальнити та проаналізувати за певний період часу роботу окремих виконавців та структурних підрозділів по виконанню звернень громадян.
Введення даних у пам'ять комп'ютера за зверненнями здійснюється з клавіатури. На екрані можна перебудовувати зведення про хід виконання скарг та заяв з різних аспектів і отримувати необхідну кількість копій на друкувальних пристроях. Діалог з комп'ютером веде людина, яка працює з цією категорією документів. Автоматизована система «АСУ-заяву» сприяє забезпеченню високої виконавської дисципліни, своєчасного виконання звернень громадян.
Є типові програми для ведення контролю за термінами виконання документа на персональних електронно-обчислювальних машинах (ПЕОМ) і типові програми для i ведення контролю та довідкової роботи із зверненнями громадян.
Одним з важливих етапів роботи із зверненнями громадян є організація по них інформаційно-довідкової роботи. Одночасно з постановкою одного примірника реєстраційно-контрольної картки в строкових картотеку інший примірник картки ставиться в довідкову картотеку, побудовану в порядку алфавіту прізвищ заявників. З цієї картотеці завжди можна дати відповідь на запит громадянина чи установи про стан розгляду конкретного звернення. Значно зручніше вести довідкову роботу при автоматизованій системі, що дає можливість навести довідку з будь-якого реквізиту документа.
Результати вирішення питання, поставленого у зверненні, повідомляються заявнику. Відповіді повинні бути вичерпними, відповідають чинному законодавству. Якщо конкретне виконання рішення доручено будь-якому іншому органу, воно береться під контроль і про це повідомляється автору звернення з зазначенням посади особи, на яку покладено контроль за виконанням прийнятого рішення. Рішення, прийняте одноосібно компетентним посадовою особою, повідомляється автору звернення від імені органу, якому підпорядковане посадова особа. Рішення, прийняте колегіальним органом, повідомляється автору звернення з посиланням на номер і дату прийняття цього рішення або у вигляді виписки з рішення або протоколу. У письмовій формі повідомляються і рішення про відмову в позитивному задоволенні порушених у зверненні питань. При цьому відмова повинна бути аргументування обгрунтований, вказані мотиви та підстави відмови з посиланням на чинне законодавство та рішення компетентних органів.
Співробітник, провідний діловодство за зверненнями громадян, зобов'язаний систематично вести аналіз цієї категорії документів. Періодично (раз на місяць або квартал) складаються аналітичні огляди або довідки, в яких відображають питання, по яких були подані звернення, їх кількість з кожного питання, кількість позитивних і негативних рішень. Крім того, у довідках вказується, скільки звернень було вирішено в строк, скільки з простроченим терміном виконання і чому. Такий аналіз служить виявленню причин, що породжують порушення прав та інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи державних органів, підприємств, установ і організацій.
На кожному документі після остаточного рішення і виконання робиться напис У СПРАВА і ставиться особистий підпис посадової особи, яка прийняла це рішення.
Відповідно до вимог Типового положення пропозиції, заяви, скарги повинні бути повернені після їхнього дозволу працівникам, провідним діловодство за зверненнями, що відносяться до них матеріалами і примірником реєстраційно-контрольної картки для централізованого формування справи і картотеки. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
Працівник, що веде поточне зберігання звернень, формує їх у справи окремо від загальної листування. При цьому разом із зверненням підшивається копія відповіді і всі пов'язані з цього питання документи, зібрані в процесі його розгляду, тобто кожне звернення, становить у справі самостійну групу. Всередині справи ці групи документів за зверненнями розташовуються зазвичай за прізвищами заявників в алфавітному порядку. Якщо до установи надходить велика кількість звернень громадян, то кожна справа заводиться по одній або декількох початкових буквах прізвищ заявників. Наприклад, «Пропозиції, заяви, скарги громадян на літеру« А »,« Б »,« В »» і т.д. Якщо звернень мало, вони можуть бути згруповані в один-два справи. Колективні листи зосереджуються в окремій справі. Причому пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організацій групуються окремо від звернень з особистих питань.
При невеликій кількості звернень їх можна розташовувати в справах і в хронологічній послідовності. З'явилися додаткові матеріали з питання, пов'язаного із зверненням, або повторне звернення підшиваються до першої групи матеріалів. У справи групуються тільки виконані документи. Обкладинка справи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян оформляється за встановленою формою.
Завершені справи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян зберігаються в установах, організаціях і на підприємствах в довідкових та інших цілях. Відповідальність за їх збереження, як і за збереження всіх документів, несуть керівники. Терміни зберігання цієї категорії документів зазначені у статтях Типових і галузевих переліків документів із зазначенням термінів зберігання *.
Звичайні звернення особистого та другорядного характеру, що становлять переважну більшість цієї категорії документів, зберігаються п'ять років, але пропозиції, цікаві для вико-1 торії та мають практичне значення, будуть зберігатися постійно. Усі справи зі зверненнями, які мають постійний термін зберігання, передаються через рік після завершення щодо них діловодства в архів установи, а потім до державного архіву.
Підготовка пропозицій, заяв і скарг громадян та здача в архів включає в себе оформлення справ, проведення експертизи цінності документа, складання описів. У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Оформлення справ входить у функції особи, відповідального за роботу із зверненнями громадян.

Література:
1. 17. Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації.
2. 18. Положення про Архівний фонд Російської Федерації. Затверджено Указом Президента Російської Федерації від 17 березня 1994р. № 552.
3. 19. Положення про Федеральної архівної служби Росії. Затверджено Постановою Уряду Російської Федерації від 28 грудня 1998р. № 1562.
4. 20. ГОСТ 9327-60. Папір та вироби з паперу.
5. 15.Рахманін Л.. В. Стилістика ділової мови і редагування службових документів. - М.: Вища школа, 1988, 239 с.
6. 16. Санкіна Л.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н. В. Сучасні правила оформлення управлінських документів. - М.: Уіц при Державній податковій інспекції по м. Москві, 1998, 91с.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Держава і право | Реферат
82.6кб. | скачати


Схожі роботи:
Реєстрація розподіл засвідчення документів Контроль за їх виконанням
Прийняття рішень за результатами ревізій і перевірок та контроль за їх виконанням
Контроль виконання документів
Реєстрація та контроль виконання документів
Створення складених документів Друк документів
Експертиза цінності документів 2 Вивчення документів
Автоматизовані системи контролю за виконанням
Нагляд за виконанням законів судовими приставами
Нагляд за виконанням законів у Республіці Білорусь
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru