додати матеріал


Закупівельна логістика

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

Міністерство освіти Російської Федерації
Державна полярна академія
 
Кафедра менеджменту і права
РЕФЕРАТ
з дисципліни Логістика
 
Тема: закупівельна логістика
Виконала: студентка 4 курсу 501 групи
Журавльова Г.Б.
Перевірив:
Маркітьянц С.Р.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Санкт-Петербург
2004
Зміст
"1-2" Вступ. 3
§ 1. Сутність закупівельної логістики. 4
§ 2. Завдання закупівельної логістики. 6
2.1. Завдання «зробити або купити». 7
2.2. Завдання вибору постачальника. 8
§ 3. Системи поставок «Точно в строк» ​​і «Kanban». 9
§ 4. Автоматизація планування закупівель. 11
§ 5. Технологія проведення бізнес процесу закупівель. 14
§ 6 Правові основи закупівель. 20
6.1 Основні елементи контракту. 20
6.2 Умови контракту. 21
Висновок. 23
Додаток 1. 24
Додаток 2. 25
Додаток 3. 26
Список літератури .. 27
 

Введення


Метою закупівельної логістики є задоволення потреб торгової організації в товарах з максимально можливою економічною ефективністю. Ця мета може бути досягнута при дотриманні наступних умов:
1) витримування обгрунтованих термінів закупівлі товарів і матеріалів
2) забезпечення точної відповідності між кількістю поставок і потребами в них
3) дотримання вимог виробництва і торгівлі за якістю матеріалів і товарів.
.
У даному рефераті буде розглянуто суть і завдання закупівельної логістики, з яких більш докладно розглядаються дві основні задачі. Це завдання «зробити або купити» і завдання вибору постачальника. Так як закупівельна логістика вивчає матеріальний потік в цілому, включаючи транспортування матеріалу, то необхідно розглянути способи доставки матеріалу - це система «Канбан» та «Точно в строк». Також для спрощення робочої діяльності була створена автоматизована система закупівель, яка в даному рефераті розглянута на прикладі програми закупівель «Конкорд». Важливим компонентом або складовою є правовий бік закупівель, тобто безпосередньо контракт. І нарешті, у додатку 1,2 представлені варіанти організаційної структури підприємства, що включає в себе службу закупівель на підприємстві, а в додатку 3 представлена ​​схема документообігу "постачальник-підприємство" на основі генерального договору.

§ 1. Сутність закупівельної логістики


Закупівельна логістика - управління матеріальними потоками в процесі забезпечення підприємства матеріальними ресурсами.
Значущим елементом мікрологістичної системи є підсистема закупівель, організуюча вхід матеріального потоку в логістичну систему. Управління матеріальними потоками на даному етапі має відому специфіку, що пояснює необхідність виділення закупівельної логістики в окремий розділ дисципліни, що вивчається.
Будь-яке підприємство, як виробниче, так і торгове, в якому обробляються матеріальні потоки, має у своєму складі службу, що здійснює закупівлю, доставку і тимчасове зберігання предметів праці: сировини, напівфабрикатів та ін Діяльність цієї служби може бути розглянута на трьох рівнях, так як служба постачання одночасно є:
  • елементом, що забезпечує зв'язку та реалізацію цілей макрологистической системи, до якої входить підприємство;
  • елементом мікрологістичної системи, тобто одним з підрозділів підприємства, які забезпечують реалізацію цілей цього підприємства;
  • самостійною системою, що має елементи, структуру і самостійні цілі.
Розглянемо мети функціонування служби постачання на кожному з виділених рівнів:
1. Як елемент макрологистической системи служба постачання встановлює господарські зв'язки з постачальниками, узгоджуючи техніко-технологічні, економічні і методологічні питання, пов'язані з поставкою товарів. Працюючи в контакті зі службами збуту постачальника і з транспортними організаціями, служба постачання забезпечує «встрявання» підприємства в макрологістіческіх систему. Ідея логістики - отримання додаткового прибутку від узгодженості дій всіх учасників, вимагає, щоб персонал служби постачання домагався реалізації цілей власного підприємства не як ізольованого об'єкта , а як ланки всієї логістичної системи.
Логістична інтеграція з постачальниками досягається за рахунок комплексу заходів економічного, технологічного, технічного і методологічного характеру. В основі інтеграції повинна лежати орієнтація на хороші партнерські відносини, орієнтація на готовність зробити зустрічний крок навіть тоді, коли це не приносить ніякого прибутку. У логістиці відносини з постачальниками мають будуватися на наступних принципах:
§ Звертатися з постачальниками також, як і з клієнтами фірми
§ Не забувати на ділі демонструвати спільність інтересів
§ Знайомити постачальника зі своїми задачами і бути в курсі його ділових операцій
§ Проявляти готовність допомогти у випадку виникнення проблем у постачальника
§ Дотримуватися прийняті на себе зобов'язання
§ Враховувати у діловій практиці інтереси постачальника
2. Служба постачання, будучи елементом організував її підприємства, повинна органічно вписуватися в мікрологістичних систему, що забезпечує проходження матеріального потоку в ланцюзі постачання-виробництво-збут. Забезпечення високого ступеня узгодженості дій з управління матеріальними потоками між службою постачання і службами виробництва і збуту є завданням логістичної організації підприємства в цілому. Сучасні системи організації виробництва і матеріально-технічного забезпечення (наприклад, система МРП або КОНКОРД) забезпечують можливість узгодження і оперативного коректування планів і дій постачальницьких, виробничих і збутових ланок у масштабі підприємства з урахуванням постійних змін в реальному масштабі часу.
Ланцюг постачання-виробництво-збут повинна будуватися на основі сучасної концепції маркетингу, тобто на початку повинна розроблятися стратегія збуту, потім виходячи з неї, стратегія розвитку виробництва, і вже потім - стратегія постачання виробництва. Слід зазначити, що маркетинг намічає дану завдання лише в концептуальному плані. Науковий інструментарій маркетингу, націлений на всебічне дослідження ринку збуту, не виробив методів, що дозволяють вирішувати завдання техніко-технологічної узгодженості з постачальниками в залежності від відповідних вимог, виявлених при вивченні ринку збуту. Маркетинг не передбачає також і методів системної організації всіх учасників процесу просування матеріалів від первинного джерела сировини аж до кінцевого споживача. У цьому плані логістика розвиває маркетинговий підхід до підприємницької діяльності, напрацьовує методи, що дозволяють реалізовувати концепцію маркетингу, істотно розширює і доповнює саму концепцію.
3. Ефективність функціонування служби постачання, можливість реалізації перерахованих цілей, як на рівні підприємства, так і на рівні макрологістики, в істотному ступені залежить від системної організації самої служби постачання.


§ 2. Завдання закупівельної логістики


Основні питання, на які слід відповісти в процесі забезпечення підприємства предметами праці, традиційні і визначаються логікою постачання:
v що закупити;
v скільки закупити;
v у кого закупити;
v на яких умовах закупити.
До традиційного переліку логістика додає свої запитання:
v як системно пов'язати закупівлі з виробництвом і збутом;
v як системно пов'язати діяльність підприємства з постачальниками.
Позначений коло питань закупівельної логістики визначає склад розв'язуються у даної функціональної області завдань і характер виконуваних робіт.
Розглянемо задачі і роботи, пов'язані з закупівельної логістики:
1. Визначення потреби в матеріальних ресурсах. У процесі визначення потреби в матеріальних ресурсах необхідно ідентифікувати внутрішньофірмових споживачів матеріальних ресурсів. Потім виконується розрахунок потреби в матеріальних ресурсах. При цьому встановлюються вимоги до ваги, розміру та іншим параметрам поставок, а також до сервісу поставок. Далі розробляються плани - графіки і специфікації на кожну позицію номенклатури та (або) номенклатурні групи. Для споживаних матеріальних ресурсів може вирішуватися завдання «зробити або купити», розглянута в пункті 2.1. цього параграфа.
2. Дослідження ринку закупівель. Дослідження ринку закупівель починають з аналізу поведінки ринку постачальників. При цьому необхідно ідентифікувати всіх можливих постачальників за безпосереднім ринків, ринків замінників і нових ринків. Далі слід попередня оцінка всіх можливих джерел закуповуваних матеріальних ресурсів, а також аналіз ризиків, пов'язаних з виходом на конкретних ринок.
3. Вибір постачальників. Включає пошук інформації про постачальників, пошук оптимального постачальника, оцінку результатів роботи з вибраними постачальниками (більш докладно завдання вибору постачальника розглядається в пункті 2.2. Даного параграфа).
4. Здійснення закупівель. Реалізація даної функції починається з проведення переговорів, які повинні завершитися оформленням договірних відносин, тобто укладенням контракту. Договірні відношення формують господарські зв'язки, раціоналізація яких також є завданням логістики. Здійснення закупівель включає в себе вибір методу закупівель, розробку умов поставки та оплати, а також організацію транспортування матеріальних ресурсів. При цьому складаються графіки постачання, здійснюється експедирування, можливо, організовуються митні процедури. Завершуються закупівлі організацією приймального контролю.
5. Контроль поставок. Однією із значущих завдань контролю поставок є контроль якості постачання, тобто облік кількості рекламацій і шлюбу. Контроль поставок включає в себе також відстежування термінів поставки (кількість ранніх поставок або запізнень), відстежування термінів оформлення замовлення, термінів транспортування, а також контроль стану запасів матеріальних ресурсів.

6. Підготовка бюджету закупівель. Істотною частиною закупівельної діяльності є економічні розрахунки, так необхідно точно знати, у що обходяться ті чи інші роботи і рішення. При цьому визначають такі види витрат:
· Витрати на виконання замовлення за основними видами матеріальних ресурсів;
· Витрати на транспортування, експедирування та страхування;
· Витрати на вантажопереробку;
· Витрати з контролю за дотриманням умов договору поставки;
· Витрати на приймання та перевірку матеріальних ресурсів;
· Витрат на пошук інформації про потенційних постачальників.
У рамках проведення економічних розрахунків до завдань закупівельної логістики слід віднести розрахунок витрат через дефіцит матеріальних ресурсів.
7. Координація і системна взаємозв'язок закупівель з виробництвом, збутом, складуванням і транспортуванням, а також з постачальниками. Ця специфічна завдання закупівельної логістики, розв'язувана, як було зазначено вище, за допомогою організації системної взаємозв'язку закупівель з виробництвом і збутом, а також тісних зв'язків з постачальниками в області планування, економіки, техніки і технології.

2.1. Завдання «зробити або купити»


У закупівельної логістики до задачі типу «зробити або купити» належить прийняття одного з двох альтернативних рішень:
  • самостійно формувати асортимент, закуповуючи ресурси безпосередньо у виробника;
  • закуповувати товарні ресурси у посередника, який спеціалізується на розукрупнення виробничих партій, формування широкого асортименту і поставках його споживачам у скомплектованим вигляді.
Розглянемо можливі причини, за якими закупівля у посередника може виявитися більш вигідною, ніж безпосередньо у виробника:
1. Закуповуючи товарні ресурси у посередника, підприємство, як правило, має можливість придбати широкий асортимент невеликими партіями. У результаті скорочується потреба в запасах, складах, зменшується обсяг договірної роботи з виробниками окремих позицій асортименту.
2. Ціна товару у посередника може виявитися нижче, ніж у виробника. Припустимо, виробник реалізує товар за наступними цінами:
а) для дрібнооптових покупців - 10 руб. за одиницю;
б) для крупнооптових покупців - 8 крб. за одиницю.
Посередник, закупивши велику партію по 8 руб., Розукрупнювати її і реалізує дрібногуртовим покупцям з 12% націнкою, тобто 8,96 руб. за одиницю. Посередник може дозволити собі це, так як він спеціалізується на розукрупнення партій. Виробнику розукрупнення обходиться дорожче, і він змушений продавати дрібнооптові партії за ціною 10 руб., А не по 8,96 руб.
3. Виробник товару може розташовуватися територіально на більш віддаленій відстані, ніж посередник. Додаткові транспортні витрати в цьому випадку можуть перевищити різницю у цінах виробника і посередника.

2.2. Завдання вибору постачальника


Однією з основних проблем, що виникають при закупівлі товару, є вибір постачальника. Важливість її пояснюється не тільки тим, що на сучасному ринку функціонує велика кількість постачальників однакових товарів, але головним чином тим, що постачальник повинен бути надійним партнером фірми в реалізації її логістичної стратегії.
Розглянемо основні етапи вибору постачальника.
1. Визначення та оцінка вимог покупців до кількості, якості, термінів постачання та сервісу, що додається до товару.
2. Визначення типу закупівель: сталі (постійні) закупівлі, модифіковані закупівлі (у яких змінюється постачальник або параметри закуповуваних товарів), нові закупівлі (закупівлі, пов'язані зі зміною кон'юнктури ринку).
3. Аналіз поведінки ринку. Постачальник може функціонувати в різній ринковому середовищі і типі ринку: монополістичному, олігополістичному, висококонкурентному. Знання й аналіз ринку постачальників допомагають логістичному персоналу фірми визначити кількість можливих постачальників, позицію на ринку, професіоналізм та інші фактори, що дозволяють правильно організувати закупівлі.
4. Ідентифікація всіх можливих постачальників і їх попередня оцінка.
5. Після відбору найбільш відповідних постачальників продукції відбувається остаточний вибір постачальника. При цьому використовується метод багатокритеріальної оцінки, що включає такі показники як рівень ціни, надійність поставок, якість супутнього сервісу та інших
6. Реалізація процесу постачання конкретної номенклатури товарів від постачальника посередницькій фірмі: оформлення договірних відносин, передача прав власності на продукцію, транспортування, вантажопереробка, зберігання, складування і т.п.
7. Контроль і оцінка виконання закупівель. Після завершення процесу доставки повинен бути організований вхідний контроль якості продукції (дана процедура для надійних постачальників, особливо при застосуванні технології JIT, може бути відсутнім). Ефективність управління закупівлями оцінюється в результаті безперервного контролю і аудиту виконання умов договорів за термінами, цінами, параметрами постачань, якістю продукції та сервісу.

§ 3. Системи поставок «Точно в строк» ​​і « Kanban »


У цьому параграфі будуть розглянуті методи закупівель «Kanban» і «JIT».
Розподіл програм виробництва, постачання і збуту, що працюють строго за графіком («Канбан» та «Точно в строк») - це результат вдосконалення методів виробництва товарів і доставки їх на ринок. Взаємозв'язок і взаємозалежність усіх логістичних елементів, включаючи транспорт, зумовили необхідність комплексного підходу до їх подальшого розвитку, на базі якого і відбувалося формування інноваційних транспортних систем збору і розподілу матеріальної продукції. Підготовка до впровадження вищевказаних програм полягала в таких заходах, як: налагодження високоякісного та надійного виробництва; перепланування виробничих приміщень та налаштування їх на ефективну роботу (включаючи поліпшення роботи по збору замовлень споживачів): впровадження сучасних інформаційних систем, які забезпечують поточне управління і контроль всього логістичного процесу в реальному масштабі часу, і, нарешті, забезпечення надійного транспортування вантажів.
Перші три пункти підготовчих заходів зазвичай здійснюються виробничими і рідше посередницькими фірмами. Перевезення ж повністю чи частково виконуються транспортними підприємствами загального користування. Оскільки всі елементи логістичних каналів, що функціонують по вищезгаданих програмах, повинні працювати майже ідеально, щоб уникнути зупинки виробничого процесу або вичерпання запасів у споживачів, оскільки безпосередній контроль за рухом товарно-матеріальних цінностей є основним об'єктом пильної уваги. З цього випливає, що транспорт являє собою важливу ланку логістичної системи: він повинен мати поруч необхідних властивостей і відповідати певним вимогам з метою створення інноваційних систем збору і розподілу вантажів. Перш за все, транспорт повинен бути достатньо гнучким, щоб забезпечувати перевізний процес, що піддається щотижневої або навіть щоденної коригування, гарантувати часту і цілодобову доставку вантажів в розкидані і віддалені пункти, надійно обслуговувати клієнтуру з метою уникнення зупинки роботи підприємства або дефіциту у замовника. Одночасно транспорт повинен володіти здатністю перевозити невеликі партії вантажів через короткі інтервали часу відповідно до тих змін запитами користувача та умовами дрібносерійного виробництва. Основними організаційними структурами, відповідальними вищевказаним вимогам, стали регіональні транспортні компанії по збору і розподілу вантажів, що забезпечують перевезення на невеликі відстані до торгової зоні. Такі компанії зазвичай здійснюють перевезення вантажів малими партіями і дають економію витрат за рахунок використання власного терміналу по збору і розподілу вантажів замість розподільного центру промислової фірми, що обслуговує певний регіон і несучого витрати з утримання запасів.
Прагнення мати логістичні системи з більш високим рівнем обслуговування і низьким рівнем запасів товарно-матеріальних цінностей на довгих лініях постачання призвело до виникнення різних варіантів управління цими системами, а саме: до зміни традиційних способів консолідації вантажів, виконання операцій на поблизу розташованих складах, здійсненню нових видів послуг по збору і розподілу вантажів, а також об'єднання систем постачальників і виробників. При традиційних способах надання послуг скорочення часу доставки вантажів досягається шляхом комбінування швидкого обслуговування клієнтури транспортними компаніями загального користування і спеціальної прискореної обробки вантажів у пунктах їх об'єднання.
Позитивна сторона (для постачальників і виробників) цього способу обслуговування полягає в простоті зміни виду послуг та розміру партій вантажів, що доставляються транспортними фірмами, і можливості пристосовувати логістичні операції до потреб підприємства в постачаннях на повсякденній основі.
Найсучасніший варіант логістичного обслуговування клієнтури за програмою «Точно в строк" (при далеких відстанях перевезень вантажів) - це інтегровані системи постачання постачальника та виробника, що з'явилися завдяки впровадженню в господарську практику фірм електроніки. У таких системах є нові типи ЕОМ, пов'язані з центральною ЕОМ розподілу, яка видає дані про наявність запасів товарно-матеріальних цінностей, у тому числі в пунктах укрупнення партій вантажу і на всьому шляху слідування.
Незважаючи на те, що окремі елементи логістичної системи (транспорт, пункти обробки вантажів, засоби зв'язку тощо) могли б належати постачальникам і виробникам на індивідуальній або спільній основі, фактично в перші роки зародження системи сучасних послуг за більшістю елементів зберігалася колишня власність , а їх діяльність координувалась за допомогою електронної техніки, яка є спільною власністю. У подальшому стала проявлятися тенденція до спільного володіння постачальниками і виробниками деякими елементами логістичних систем, що працюють за програмою «Точно в строк" (або здійснення спільного контролю). Особливо це стало характерним для корпорацій з вертикально інтегрованими філіями, що поставляють матеріали іншим дочірнім фірмам, а також партнерам спільних підприємств, які беруть участь у розробці новітніх технологій.
Таким чином, дослідження нових логістичних систем збору і розподілу вантажів показали, що вони отримали широке поширення в розвинених країнах з ринковою економікою, ставши з точки зору витрат та рівня обслуговування ефективними альтернативами колишнім системам транспортного сервісу.

§ 4. Автоматизація планування закупівель


Ефективність управління підприємством багато в чому залежить від уміння правильно розпорядитися обмеженими оборотними засобами. Це особливо актуально в сучасних умовах тільки налагоджується стабільності економіки. Найважливішою стороною управління оборотними коштами є можливість приймати своєчасні та оптимальні рішення з планування закупівельної діяльності, ефективному підстроювання її під пакет замовлень покупців з урахуванням динаміки майбутніх поставок, прогнозованого рівня продажів, поточного стану складів і вже сформованих замовлень на поставки.
В умовах невеликого підприємства відповідні рішення відносно нескладно приймати "з голови", грунтуючись на здоровому глузді та спільне розуміння стану справ на власному підприємстві. Однак на великих підприємствах, що мають безліч замовлень широкого асортименту від великої кількості споживачів, така інформація вже не може вміститися навіть у самій світлій голові. Для ефективного управління стає необхідною угруповання замовлень по номенклатурі, їх розподіл у часі і по постачальниках, що досить складно і при вирішенні традиційними методами може призводити до розпорошення та неефективного використання оборотних коштів, не кажучи вже про можливі зриви поставок, часто тягнуть за собою суттєві штрафні санкції. Тут при прийнятті рішень на допомогу можуть прийти засоби автоматизації: комп'ютерна техніка та спеціальне програмне забезпечення. Багато західних економістів, грунтуючись на аналізі відповідної статистики, саме їм відводять найважливішу роль при здійсненні цілеспрямованої діяльності щодо коригування рівня запасів та їх оптимізації.
На жаль, на поточний момент у більшості представлених на російському ринку систем автоматизації поки досить успішно вирішуються лише завдання поточного оперативного та бухгалтерського обліку, що відображають рух фінансових і товарних потоків підприємства лише за фактом їх вчинення. У кращому випадку підтримується лише відносно невеликий перелік завдань бюджетування. Функції ж планування, особливо планування закупівель товару поки в більшій частині розробок залишаються осторонь.
У зв'язку з цим певний інтерес представляють системи, що підтримують західні стандарти MRP1, MRP2, відповідно до яких інформаційні системи повинні не тільки підтримувати функції обліку вже що відбулися фактів товароруху, але і забезпечувати планування процесу закупівель необхідних товарів у постачальників, грунтуючись на рівні запасів товару, наявного в наявності, замовлень покупців, прогнозованих продажів, виробничих потужностей.
Як приклад комплексного вирішення завдань логістики розглянемо систему "КОНКОРД" (Concord XAL), подану на російському ринку фірмою Columbus IT Partner. Вона містить необхідні функції з автоматичного формування пропозицій на закупівлю товару та внесення змін в існуючі замовлення на закупівлі у постачальників, а також може надавати користувачеві інформацію для аналізу існуючих замовлень покупців та оцінки можливостей їх своєчасного виконання.
При проведенні оцінки потреб система дозволяє враховувати, чи слід поповнювати запаси виходячи з оцінки загальної потреби за вказаний користувачем період, чи потрібно формувати окремі пропозиції по кожному зареєстрованому в системі замовлення, чи слід обмежувати постачання при досягненні встановленого мінімуму (максимуму) запасу товару, вибирати термін ініціації закупівлі і т.д.
Слід зазначити, що "КОНКОРД" дозволяє готувати пропозиції організаційного характеру. Наприклад, система може порекомендувати скоротити термін поставки, прискорити виконання оформлених закупівель, збільшити обсяг вже зроблених закупівель замість створення додаткових і пр. При ряді умов можуть бути сформовані пропозиції щодо коригування поставок і виробничих планів, а також вказівки на доцільність пошуку інших постачальників товарно-матеріальних цінностей.

Етапи планування закупівель

Завдання автоматичного розрахунку потреб у системі "КОНКОРД" передбачає виконання таких основних етапів:
· Завдання схеми планування;
· Проведення розрахунку потреб;
· Використання результатів розрахунку потреб у формуванні закупівель.
Для автоматичного розрахунку потреб використовуються відомості про рівень товарних запасів з складської картотеки, а способи розрахунку регулюються параметрами управління автоматичного розрахунку потреб, встановлюються в підсистемі автоматизації складського обліку. На результаті обробки цих даних за допомогою спеціальних функцій розрахунку потреб для одного або групи товарів модуля "Склад" автоматично формуються пропозиції на закупівлю товарів і великий набір екранних форм і звітів за результатами розрахунку потреб. У результаті їх аналізу користувач приймає рішення схвалити або не схвалювати сформовані системою пропозиції.
Основною інформаційною базою для виконання розрахунків є набір параметрів, що зіставляються з кожної номенклатурної одиницею. Відповідно до них система розраховує потреби в закупівлях, необхідних для виконання сукупності замовлень. Оцінюючи потреба в товарі (сировина, комплектуючих і т. д.), система здійснює інтегральний аналіз наявності даного товару на складі, розмірів замовлень, що надійшли від клієнтів, очікуваних поставок товару, його очікуваного споживання в якості виробничого компонента і т. п.

Схеми планування і способи їх регулювання

"КОНКОРД" допускає застосування кількох різних схем планування, що дозволяють оптимізувати процес закупівель відповідно до цікавлять користувача критеріями.
Можна виділити наступні основні схеми керування плануванням формування пропозицій на закупівлю:
· За потребами;
· Зведене за періодами;
· Мінімум / максимум;
· За потребами з урахуванням мінімуму закупівлі;
· За потребами з урахуванням мінімуму числа пропозицій.

Параметризація розрахунків

Схеми планування визначаються за допомогою набору великого числа параметрів, що дозволяють тонко керувати порядком розрахунку. Основними регуляторами, є:
· Загальні параметри, що задаються в картці товару;
· Параметри, що визначають розрахунок потреб на рівні окремого складу;
· Глобальні параметри управління розрахунком потреб.

Автоматичний розрахунок потреб та формування пропозицій на закупівлю

На підставі обраної схеми планування і уточнюючих її параметрів в системі "КОНКОРД" проводиться автоматичний розрахунок потреб в товарах. Ця функція реалізована як на рівні окремого товару, так і в якості періодичної операції для діапазону товарів і дат. Завдяки цьому можна гнучко регулювати порядок формування пропозицій на закупівлю для кожного конкретного випадку.

Аналіз результатів планування

Для перегляду та аналізу результатів планування в системі "КОНКОРД" передбачений великий набір спеціалізованих форм і звітів, що представляють інформацію для різних аспектів планування. Форми дозволяють переглядати на екрані комп'ютера окремо різні версії сформованих пропозицій. Вони забезпечені фільтрами, що дозволяють відображати рядки, відібрані по необхідних користувачеві критеріям.
· Форма "Дії" зводить оглядовий список закупівель, пропозицій і виробництв, за якими запропоновано будь-які дії при останньому розрахунку потреб.
· Форма "Ф'ючерси" дозволяє переглянути список рухів товарів, за якими сформовані ф'ючерси.
· Форма "Критичний рівень запасів" призначена для перегляду критичного рівня запасів, який виявлено в результаті проведення розрахунку потреб.
Крім зазначених форм у системі підтримуються й інші, що дозволяють проводити багатоаспектний аналіз руху товару.

Адаптація системи при нестандартній організації бізнес-процесів

Як випливає з наведеного вище матеріалу, в системі "КОНКОРД" реалізований дуже гнучкий і могутній механізм планування закупівельної діяльності, що дозволяє організувати многоваріантие схеми розрахунків, засновані на різних припущеннях і критерії оптимізації. Проте важливою і вельми привабливою рисою системи "КОНКОРД" є наявність в ній розвинених інструментальних засобів, включаючи вбудовану мову програмування XAL рівня 4GL, завдяки яким вона може бути адаптована до найбільш екзотичним і нетрадиційним схемами організації бізнес-процесів, які зустрічаються на підприємствах, так чи інакше пов'язаних з оптовими поставками товарів або продукції власного виробництва.

§ 5. Технологія проведення бізнес процесу закупівель


Технологія проведення бізнес процесу закупівлі складається з наступних стадій:
1 Підготовка та оформлення заявки на матеріал:
1.1 Визначення потреби в матеріалі
На даному етапі відбувається визначення потреби в матеріалі, виходячи з ППМ ( планування потреби в матеріалах ). Визначаються базові характеристики необхідного матеріалу, можливі від них відхилення, необхідне його кількість і терміни поставки для передачі інформації до відділу закупівель у вигляді заявки на матеріал.
1.2 Підготовка та оформлення заявки на матеріал
Заявка на матеріал являє собою внутрішнє повідомлення відділу закупівлі про потребу в матеріалі. До певної позиції вказується вид заявки на матеріал. Вид заявки на матеріал визначає призначення матеріалу. Заявки бувають наступних видів:
  • Звичайна консигнація;
  • Виробництво;
  • Третя сторона;
  • Переміщення запасів.
У заявці на матеріал функціональний відділ повідомляє базові характеристики необхідного матеріалу, можливі від них відступу у вигляді ідентифікатора матеріалу або групи матеріалів, необхідну кількість і терміни поставки. У позиціях, крім ідентифікатора, може бути присутнім короткий опис матеріалу або групи матеріалів.
1.3 Узгодження заявки на матеріал
На даному етапі виконавець, готували і оформляв заявку на матеріал узгоджує її зміст з керівником функціонального відділу. Таке узгодження може проводитися в допомогою проставлення реквізиту "візи" у певному місці бланка заявки. Якщо в процесі узгодження потрібно було внести зміни, у такому разі виконавець проводить повторну підготовку, оформлення та узгодження заявки на матеріал.
2 Вибір постачальників:
2.1 Підготовка списку можливих постачальників
На даному етапі, на підставі отриманої заявки на матеріал, співробітник відділу закупівель складає список можливих постачальників, що складається з постійних постачальників, з якими укладено договори на довгострокове співробітництво, і, можливо, нових, виявлених за допомогою різних інформаційних каналів, у тому числі в результаті аналізу раніше отриманих комерційних пропозицій.
2.2 Відправлення запиту, відповідно до заявки на матеріал:
2.2.1 Організація або відновлення листування з можливими постачальниками
На даному етапі з можливими постачальниками організовується або поновлюється листування за допомогою обраного засоби зв'язку, яким може бути:
  • Традиційна пошта;
  • Засоби факсимільного зв'язку;
  • Електронна пошта;
  • Особиста доставка представником Виконавця (Замовника)
2.2.2 Підготовка та оформлення запиту відповідно до заявки на матеріал
Відповідно до даної заявкою на матеріал Відділом Закупівель готується запит на матеріал, який являє собою прохання до постачальника на постачання матеріалу, ідентифікатор, необхідну кількість і терміни поставки якого вказані у відповідних позиціях форми запиту. Підготовлений і оформлений відповідним чином запит узгоджується з керівником Відділу Закупівель, і в разі необхідності, до нього вносяться коректування.
2.2.3 Відправлення запиту на матеріал
Підготовлений і відповідним чином оформлений запит на матеріал відправляється можливим постачальникам за допомогою обраного засоби зв'язку, яким може бути:
  • Традиційна пошта;
  • Факсимільний зв'язок;
  • Електронна пошта;
  • Особистою доставкою представником.
2.2.4 Реєстрація відправлення запиту можливим постачальникам
На підставі записів про відправку запиту (зроблених при її відправленні) та інформації з документів, що підтверджують його отримання, робляться необхідні записи в реєстраційних формах.
2.3 Вибір постачальників
2.3.1 Отримання комерційних пропозицій від можливих постачальників
При отриманні комерційних пропозицій від можливих постачальників проводиться їх реєстрація в установленому порядку. Ціни та умови поставки можливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Для зареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний список цін і умов постачання.
2.3.2 Узгодження отриманих пропозицій
При виникненні питань за отриманими від можливих постачальників комерційних пропозицій, проводиться узгодження по позиціях, які вимагають пояснення або додаткової інформації.
2.3.3 Реєстрація отримання пропозицій
При отриманні комерційних пропозицій від можливих постачальників проводиться їх реєстрація в установленому порядку. Ціни та умови поставки можливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Для зареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний список цін і умов постачання.
2.3.4 Вибір найбільш підходящих постачальників
На основі порівняльного списку цін і умов постачання для зареєстрованих і узгоджених комерційних пропозицій від можливих постачальників, факту наявності або відсутності в даний момент з ними довгострокових договірних відносин, а також на основі додаткової інформації про компанію - можливе постачальника проводиться вибір найбільш відповідних постачальників.
3 Обробка замовлень
3.1 Оформлення та відправка замовлення
3.1.1 Підготовка замовлення
При підготовці замовлення на матеріал, в його позиціях повинні бути зазначені:
  • Ідентифікаційний номер замовлення;
  • Дата відправлення замовлення.
  • Ідентифікатор замовляється матеріалу або групи матеріалів;
  • Короткий опис замовляється матеріалу або групи матеріалів;
  • Вибрані умови поставки.
Позиції визначаються відповідно до запиту на матеріал і вибраним пропозицією.
3.1.2 Перевірка на наявність довгострокових договорів з Постачальником
На даному етапі перевіряється наявність договорів на довгострокову співпрацю з обраним постачальників. У разі відсутності раніше укладеного договору, або закінчення терміну його дії, відповідно відбувається процедура укладення або продовження.
3.1.3 Оформлення або продовження договору з Постачальником
На даному етапі у разі відсутності договору з постачальником або закінченням терміну його дії, проводиться процедура її укладення або продовження, відповідно.
3.1.4 Оформлення замовлення
При оформленні замовлення в ньому у відповідних позиціях повинно бути зазначено:
  • Ідентифікаційний номер замовлення;
  • Дата відправлення замовлення.
  • Ідентифікатор замовляється матеріалу або групи матеріалів;
  • Короткий опис замовляється матеріалу або групи матеріалів;
  • Вибрані умови поставки.
Оформлений замовлення узгоджується, і в разі виявлення неточностей готується і оформляється заново.
3.1.5 Відправлення замовлення обраному Постачальнику
Підготовлений, оформлений та узгоджений відповідним чином замовлення відправляється обраному постачальнику за допомогою перевагу каналу зв'язку, яким може бути:
  • Традиційна пошта;
  • Факсимільний зв'язок;
  • Електронна пошта;
  • Особистою доставкою представником.
3.1.6 Реєстрація відправки замовлення
При відправці замовлення постачальнику робиться відмітка у відповідній реєстраційній книзі.
3.2 Виконання зобов'язань по оплаті замовлення
3.2.1 Отримання інвойсу у відповідності із замовленням
Відповідно до відправленим замовленням, від постачальника повинен бути отриманий інвойс, в якому визначені умови виконання процедури закупівлі. У позиціях інвойсу повинні бути зазначені наступні дані:
  • Ідентифікаційний номер інвойсу;
  • Дата відправлення інвойсу;
  • Ідентифікатор замовляється матеріалу або групи матеріалів;
  • Кількість матеріалу;
  • Умови оплати згідно з договором c зазначенням реквізитів рахунку;
  • Ідентифікатор розрахункової валюти.
Отриманий інвойс відповідним чином реєструється в реєстраційній книзі.
3.2.2 Узгодження отриманого інвойсу
У разі виникнення питань по отриманому інвойсу, вони узгоджуються з постачальником і у разі необхідності можуть бути змінені позиції замовлення і зроблений запит на вислання повторного інвойсу.
3.2.3 Виконання зобов'язань по оплаті замовлення
На даному етапі проводиться виконання зобов'язань по оплаті замовлення, відповідно до інвойсом та умовами договору.
3.2.4 Відправлення повідомлення про виконання зобов'язань з оплати
Як тільки зобов'язання з оплати виконані, Замовник за допомогою обраного засоби зв'язку інформує про це постачальника, відправляючи повідомлення про виконання зобов'язань з оплати згідно з договором.
3.2.5 Одержання повідомлення про терміни готовності до відвантаження
Постачальник, при отриманні повідомлення про виконання Замовником зобов'язань по оплаті, згідно з договором, відправляє повідомлення, в якому зазначені терміни, в які він готовий зробити відвантаження (поставку матеріалу), відповідно до умов поставки за договором, при підтвердженні виконання зобов'язань з оплати зі свого боку.
4 Контроль виконання умов договору:
4.1 Відстеження місцезнаходження вантажу в процесі доставки
На даному етапі Виконавець з Відділу Закупівель компанії Замовника контролює місцезнаходження і стан вантажу (матеріалу) у процесі його доставки аж до кінцевого пункту, згідно з договором. Контроль починає здійснюватися після отримання замовником повідомлення, що матеріал відвантажено зі складу постачальника. Виконавець фіксує усі відступи від контрольних дат за договором і всі факти порушення його пунктів і умов.
4.2 Реєстрація відступів від контрольних дат за умовами постачання
Відхилення від контрольних дат, згідно з договором, і факти порушення його пунктів і умови, зазначені Виконавцем з Відділу Закупівель компанії Замовника, відповідним чином реєструються, щоб служити в якості матеріалу для можливого подальшого виставлення претензій Постачальнику.
5 Надходження матеріалу:
5.1 Організація прийому вантажу в установленому місці
У відповідності до умов поставки за договором, компанія Замовник приймає вантаж (матеріал) у міру надходження у встановленому договором місці. Проводиться контроль фактично отриманого вантажу.
5.2 Зіставлення характеристик і якості отриманого матеріалу з заявленими Постачальником
Після отримання матеріалу, фахівцями Функціонального Відділу компанії Замовника проводиться перевірка відповідності характеристик, якості і комплектності отриманого матеріалу з заявленими Постачальником і реєструються виявлені відхилення.
5.3 Виставлення претензій за фактом відступи від умов договору
У разі невиконання Постачальником окремих умов та пунктів договору, або відхилень від них, що призвели до збитків чи іншої шкоди Замовника, відповідно до договору, здійснюється процедура виставлення претензії, відповідно до зареєстрованим невиконанням умов договору або відхиленнями від них.
6 Оприбуткування матеріалу
Після приймання вантажу Замовником проводиться процедура оприбуткування матеріалу. На даному етапі вантаж розміщується на складах Замовника і в спеціально заведену картка матеріалу заносяться такі дані:
  • Ідентифікатор матеріалу;
  • Дата поставки та ідентифікаційний номер договору, за яким була проведена закупівля.
  • Кількість;
  • Короткий опис матеріалу;
  • Цілі закупівлі (Внутрішнє або зовнішнє споживання).
7 Контроль рахунків
На даному етапі проводиться перевірка правильності руху фінансових потоків у процесі виконання договору на Закупівлю, виконання податкових відрахувань, обчислення мита й інших витрат, проведених в рамках цього бізнес - процесу.

§ 6 Правові основи закупівель


Грамотне ведення закупівельних операцій потребує окремих знань основ господарського права, що стосуються укладення контракту як основи закупівель, постачання товарів та їх оплати.

6.1 Основні елементи контракту

1. Пропозиція і прийняття пропозиції
Контракт оформляється у випадку, якщо одна сторона пропонує якусь партію товарів за призначеною його ціною і на інших умовах поставки, а інша сторона приймає цю пропозицію.
У більшості випадків контракти бувають письмовими, але можливі і усні, які часто виконуються не менш ретельно, ніж письмові.
Рідкісне застосування усних контрактів пов'язано насамперед з тим, що відсутність документа ускладнює доказ наявності контракту в судових інстанціях.
2. Фінансові умови
Контракт повинен мати вартість, тобто він стає контрактом в юридичному сенсі тільки тоді, коли в ньому обумовлені фінансові умови.
3. Право укладати контракти
Таке право мають лише певні посадові особи (директор, генеральний директор), уповноважені фірмою і діють від її імені.
4. Законність
Контракт зобов'язаний бути законним, тобто цілком відповідати юридичним нормам країни. Наприклад, незаконним буде контракт на поставку продукції, виробництво якої заборонено законодавством.
Штрафи - дієвий засіб змусити постачальника виконати умови контракту. На відміну від відшкодування збитку штраф представляє собою суму, збільшену у порівнянні із зазначеною в контракті і зростаючу в залежності від порушення терміну поставки, поставки товару неналежної якості і т. д. Якщо заздалегідь передбачені випадки, коли поставити товар в строк не представляється можливим з причин , не залежних від Постачальника, то в контракті слід встановити відповідне Умова - форс-мажор.

6.2 Умови контракту

Укладення контракту передбачає узгодження різних умов, як чітко виражених, так і маються на увазі. Всі вони повинні знайти відображення у документах, на основі яких оформляється контракт.
Чітко виражені умови - ті, які фактично відображені в контракті.
Припускаються умови - ті, які або випливають із зафіксованих в контракті, або є самі собою зрозумілими, виходячи зі здорового глузду.
Постачальник втрачає право власності на товари після укладення контракту, якщо інше спеціально не обумовлено в контракті або товари ще не проведені.
В якості умови контракт може передбачати відшкодування збитку (мається на увазі обумовлена ​​в контракті сума, яка повинна бути виплачена постачальником при порушенні ним терміну поставки). Ця сума не є штрафом і зазвичай встановлюється заздалегідь у розумних межах.
діє на підставі Статуту, з одного боку, та АТЗТ, іменоване надалі «Покупець», в особі генерального директора, що діє на підставі Статуту, з іншого боку, уклали цей контракт про таке:.
1. Предмет контракту
1.1. Продавець зобов'язується поставити, а Покупець прийняти та оплатити м'ясо морозиво яловичину 1-ї категорії в напівтушах, відповідне ГОСТу _________________________ (далі «Товар») на умовах ________________________________________
2. Якість поставленого м'яса підтверджується наступними документами:
сертифікат походження (ТПП), сертифікат відповідності (форма СТ-1), якісне посвідчення заводу-виготовлювача, ветеринарне свідоцтво (форма № 2), санітарно-гігієнічний сертифікат (з протоколом випробувань).
3. Сума контракту і порядок розрахунків
3.1 Ціна товару договірна. Вартість одиниці / партії товару вказується в Специфікаціях.
3.2. Порядок розрахунків відповідно до специфікації.
4. Упаковка та маркування
4.1. Товар, проданий за цим контрактом, повинен бути упакований і маркований у відповідності з ГОСТами.
5. Постачання товару
5.1. Відвантаження товару здійснюється до станції призначення (складу), зазначених Покупцем.
5.2. Днем виконання Продавцем своїх зобов'язань з поставки товару вважається дата здачі товару на складі Покупцеві за Актом експертизи ТПП.
6. Приймання товару
6.1. Якщо у Специфікації не обумовлено інше, товар вважається зданим Продавцем і прийнятим Покупцем:
а) за якістю - згідно з сертифікатом про якість, виданим Продавцем і підтвердженим незалежною організацією;
б) за кількістю місць - згідно з Актом експертизи Торгово-промислової палати РФ, що відображає кількість одиниць товару, поставлених Покупцю, при 100% перевішування товару при прийманні.
6.2. Приймання товару здійснюється за приймально-здавальних акту між Продавцем і Покупцем / представником м'ясокомбінату при 100% перевішування і огляді товару. Простої вагонів оплачуються за рахунок останнього. За згодою Продавця допускається приймання товару без представника Продавця за актом експертизи незалежної компетентної організації (бюро експертиз ТПП РФ та ін), рішення якої буде обов'язковим для сторін.
6.3. Рекламації щодо кількості і щодо якості товару можуть бути заявлені письмово Покупцем Продавцеві протягом трьох днів з моменту поставки товару і протягом двадцяти п'яти днів з дня оформлення документів.
7. Форс-мажор (Дію непереборної сили)
7.1. Сторони звільняються від відповідальності за повне або часткове невиконання зобов'язань за цим контрактом, якщо невиконання стало наслідком форс-мажорних обставин, що виникли після укладення цього договору і належним чином підтверджених, які сторона не могла ні передбачити, ні запобігти розумними заходами.
7.2. При настанні або припинення зазначених у пункті 8.1 форс-мажорних обставин сторона, для якої створилася неможливість виконання своїх зобов'язань за цим контрактом, повинна негайно сповістити іншу сторону, приклавши до повідомленню відповідний документ.
7.3. При відсутності своєчасного повідомлення, зазначеного в пункті 9.2, винна сторона зобов'язана відшкодувати іншій стороні збитки, понесені нею внаслідок такого несповіщення або несвоєчасного повідомлення.
7.4. Термін виконання сторонами їх обов'язків відсувається відповідно до часу, протягом якого будуть діяти форс-мажорні обставини.
7.5. Якщо ці обставини будуть продовжуватися більше 1 (одного) місяця, то кожна зі сторін має право відмовитися від подальшого доповнення зобов'язання за контрактом, і в цьому випадку жодна з ctopoh не має права вимагати від іншої сторони відшкодування збитків, завданих розірванням контракту.
8. Відповідальність сторін
8.1. За прострочення оплати товару покупець сплачує неустойку у розмірі 0,1% вартості не сплаченого в строк товару за кожен день прострочення.
8.2. Незалежно від сплати неустойки (штрафу, пені) сторона, яка порушила контракт, відшкодовує іншій стороні завдані в результаті цього збитки.
9. Вирішення спорів
9.1. Усі суперечки та розбіжності, що можуть виникнути з цього Контракту або у зв'язку з ним, вирішуються сторонами шляхом переговорів. Якщо ж вони не можуть бути врегульовані сторонами шляхом переговорів, то підлягають розгляду в Арбітражному суді при ТПП РФ у м. Москві згідно з його регламентом.
10. Інші умови
10.1. Цей контракт набуває чинності з моменту підписання і діє до повного виконання сторонами зобов'язань.
10.2. Цей контракт може бути розірваний тільки за письмовою згодою сторін.
10.3. Всі зміни та доповнення до цього контракту мають юридичну силу, якщо вони вчинені у письмовій формі і підписані належним чином уповноваженими представниками обох сторін.
10.4. Цей контракт складений і підписаний у двох примірниках, по одному для кожної сторони, і кожен має однакову юридичну силу.

Висновок


Розглянуті вище елементи і принципи закупівельно-заготівельної логістики в оптово-посередницькій фірмі показують, що цей вид логістики займає одне з найважливіших місць у роботі підприємства. Також слід зазначити, що з даними логістичними функціями повинен працювати відділ маркетингу і відділ логістики. В даний час у нашій країні створюються такі відділи, але не з тією швидкістю, яка потрібна в умовах розвитку ринкової економіки. Це пов'язано з тим, що не вистачає фахівців з логістики, потрібно багато коштів і часу на підготовку або перепідготовку працівників даного напрямку. В основному, на підприємствах середнього масштабу немає відділу логістики, а всі рішення з приводу проведення тих чи інших логістичних операцій приймає або відділ закупівель (відділ продажів) або керівники середньої ланки. Якщо ж на підприємстві і існує відділ логістики, то він має обмежені функції: забезпечення транспортом, диспетчерська діяльність.
Тому, зробимо висновок, що розвиток логістики як прикладної науки є важливим завданням у розвитку закупівельно-заготівельної, збутової та інших логістик, що сприяють розвитку підприємства та економіки.

Додаток 1.


Реалізація функції постачання в процесі роботи різних підрозділів підприємства
SHAPE \ * MERGEFORMAT
Генеральний директор
Дирекція з виробництва
Дирекція з закупівель
Виробничі
підрозділи
Управління з матеріальних ресурсів
Управління по закупівлях
Рішення задач: Рішення завдань:
- Що закупити - у кого закупити
- Скільки закупити - на яких умовах закупити
Виконання робіт: Виконання робіт:
-Організація складування - укладання договорів
закуплених предметів праці - контроль за виконанням договорів
- Організація доставки закуплених предметів праці

Завдання і роботи, пов'язані з реалізацією функції постачання


Додаток 2.

 
Реалізація функції постачання в процесі роботи
одного підрозділу підприємства
SHAPE \ * MERGEFORMAT
Генеральний директор
Директор з виробництва
Дирекція з матеріально-технічного постачання
Основне
виробництво
Закупівлі
Склади
Рішення задач: Рішення завдань: Виконання робіт:
-Що закупити;-у кого закупити-організація складування
-Скільки закупити-на яких умовах закуплених предметів закупити праці
Виконання робіт:
-Укладення договорів;
-Контроль за виконанням договорів;
- Організація доставки товарів

Завдання і роботи, пов'язані з реалізацією функції постачання


Додаток 3.


Схема документообігу "постачальник-підприємство"
(На основі генерального договору)
 
st_logist2.gif (8759 bytes)

Список літератури


1. Гаджинский А.М. Логістика: у
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Реферат | 110.8кб. | скачати

Схожі роботи:
Закупівельна та збутова логістика
Логістика 5
Логістика 2
Логістика 4
Логістика 3
Інформаційна логістика 2
Інформаційна логістика
Логістика на підприємстві
Логістика запасів
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru