Електронні архіви вітчизняний досвід у оцифрування документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ

ХАРКІВСЬКА ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КУЛЬТУРИ

Кафедра інформаційних технологій

Реферат

Електронні архіви: вітчизняний досвід у оцифрування документів

Виконала

студентка ф-ту ДІД

Голік Ольга Валеріївна

Харків-2009

Зміст

Введення

1. Поняття «електронний архів»

2. Проблема збереження цифрової спадщини

3. Проекти з оцифрування документів

Висновок

Перелік посилань

Введення

Проблема зростання обсягів документів сьогодні актуальна для всіх. Все частіше через складність доступу до архівів збільшується час пошуку документів і, як наслідок, вимушених простоїв. Найбільш ефективним вирішенням даної проблеми є сканування документів, організація і створення електронного архіву.

Окремі організації і установи культури, науки, засобів масової інформації, промисловості та ін, що створюють і зберігають значні масиви цифрових інформаційних ресурсів та надають до них доступ, вже неодноразово стикалися з необхідністю спеціальних зусиль зі збереження цифрових інформаційних ресурсів та надання довгострокового доступу до них.

Саме електронні архіви стали необхідною умовою ефективної роботи сучасної організації.

1. Поняття «електронний архів»

Останнім часом, кажучи про автоматизацію роботи архівної служби, часто вживають термін «електронний архів».

Під електронним архівом розуміються база документів на електронних носіях та програмні засоби, що дозволяють здійснювати пошук необхідної інформації.

Основні завдання і проблеми, що виникають при розробці програмного забезпечення - зберігання і обробка величезних інформаційних ресурсів, збереження документів у визначених форматах, їх реквізитів та посвідчень, розмежування прав і захист доступу до баз. Отже, головною умовою створення електронних архівів є існування документа в електронному вигляді.

Архіви підприємств накопичуються роками, деякі - десятиліттями. Природно, за весь цей час зібрані колосальні обсяги архівних документів. З метою оперативного обліку та розшуку документів створюються системи науково-довідкового апарату (НСА). Організація обліку справ і документів являє собою створення бази даних з інформацією про склад і зміст фонду. У традиційної ручної організації системи НСА існує цілий ряд перехресних архівних довідників, що грають першорядну роль у пошуку.

У 1996 році була затверджена Програма інформатизації архівної справи Росії (1997-2000), відповідно до якої планувалося створити правові, нормативні і методичні документи, що регулюють питання застосування автоматизованих технологій, статусу машинозчитуваних документів, стандарти та нормативи опису документів, типові рішення (автоматизовані архівні технології, загальногалузеві бази даних) і забезпечення їх сумісності та наступності.

В даний час в архівній справі процес впровадження автоматизованих архівних технологій (ААТ) розвивається за двома напрямками:

  1. Централізована розробка і впровадження типових баз даних за основними напрямами роботи державних архівів (від комплектування до використання). Ця робота здійснюється під керівництвом Росархіву згідно з програмою інформатизації галузі, планів НДР та технічними завданнями на конкретні комплекси баз даних. Головною організацією і розробником баз даних є Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД). Мета роботи - розвиток перспективних архівних технологій комп'ютерної підтримки основних функцій архівних установ.

  2. "Стихійна" комп'ютеризація, здійснювана самими архівами і знаходить своє вираження в розробці баз даних, виходячи з потреб архівів, вимог споживачів інформації, програм комп'ютеризації, прийнятих архівом, економічних і кадрових ресурсів, а також інших факторів. Перспективні програми комп'ютеризації архіву розроблені в Московському міському об'єднанні архівів (МГОА), Російському державному архіві науково-технічної документації (РГАНТД), Державному архіві Російської Федерації (ГАРФ), Російському державному військовому архіві (РДВА) і ін

Основні переваги електронних архівів:

    • зв'язок електронного документа з паперовим джерелом, що дозволяє в переважній більшості випадків обійтися без доступу до паперового документу, а в разі необхідності роботи з паперовим документом швидко його знайти;

    • реалізація концепції ILM (Information lifecycle management), що дозволяє переносити інформацію з оперативного зберігання до архівного з відповідною зміною носія інформації для здешевлення зберігання і підвищення надійності зберігання;

    • розподіл прав і процедур доступу згідно корпоративним регламентам.

Електронні архіви дозволяють:

  • знизити витрати на зберігання: велика частина довідкових запитів може бути задоволена за допомогою електронних образів документів, завдяки чому знижуються вимоги до приміщень, персоналу та інших ресурсів для роботи архіву;

  • значно скоротити втрати і пошкодження архівних документів за рахунок зменшення потреби в оригіналах;

  • знизити обсяг копіювальних робіт завдяки доступу до електронних образів документів;

  • значно спростити перенесення документів з оперативного зберігання до архівного;

  • контролювати ланцюжок запитів та отримання інформації, запобігаючи несанкціонований доступ та копіювання документів.

2. Проблема збереження цифрової спадщини

Завдання збереження цифрової спадщини не ставиться ні у федеральній державній програмі «Електронна Росія (2002-2010 роки)», ні в програмі «Розвиток єдиного освітнього інформаційного середовища (2001-2005 роки)», ні у федеральній програмі «Культура Росії (2001 - 2005 ) ».

У Росії немає єдиного державного органу, що займається питаннями збереження цифрового культурної і наукової спадщини, хоча ця проблема широко обговорюється в останні роки в рамках професійних співтовариств.

Облік і інвентаризація цифрових інформаційних ресурсів, що лежить в основі діяльності щодо збереження цифрової спадщини, є предметом цілого ряду російських і міжнародних проектів.

У 1999 році на ринку з'явилося ПЗ, розроблене ВНИИДАД. Ведучому інституту галузі ця задача була поставлена ​​в рамках урядової програми «Електронна Росія». Природно, таке ПЗ орієнтовано на державні, муніципальні архіви - установи державної архівної служби. На погляд автора, ця система для архіву організації не дуже підходить.

Корпорація «Електронний архів» відома своїми рішеннями щодо створення електронних архівів документів і перекладу «паперових» архівів в електронний вигляд з застосуванням технології потокового сканування.

Відзначено досвід роботи Російського державного архіву науково-технічної документації (РГАНТД) зі створення повнотекстових страхових копій на оптичному диску, вибору формату архівної інформації на оптичному диску, принципам побудови системи пошуку в масиві оцифрованих документів.

Практика роботи РГАНТД, тривалий досвід експлуатації автоматизованих архівних систем і технологій, створення повнотекстових баз даних, свідчать про те, що діючі в архіві основні підходи з питань взаємодії і впливу завдань використання на структуру НСА забезпечують швидке і ефективне забезпечення доступу користувачів до документної інформації архіву.

Величезна частина виникає в сучасному суспільстві інформації зосереджується в архівах, утворюючи соціальний інформаційний потенціал.

При колосальний потенціал ретроспективної інформації традиційні методи зберігання і розповсюдження архівної інформації втрачають свою ефективність.

Кардинальне вирішення проблеми полягає в застосування сучасних інформаційних технологій, зокрема, технологій оцифрування різного виду документів.

3. Проекти з оцифрування документів

Потреби суспільства в ретроспективній інформації мають міждержавне значення, тому що в архівах Росії зберігається інформація цікава для цілого ряду країн. Наприклад, у фондах РГАНТД представлені матеріали міжнародного співробітництва в галузі освоєння космічного простору й космічної техніки, зокрема за програмою "ЕПАС".

ЕПАС [від Е (ксперіментальний) П (олет) «А (поллон)» - «С (пілка)»], спільний експериментальний політ американського і радянського космічних кораблів (КК) типу «Аполлон» і «Союз». Програма ЕПАС була затверджена Угодою між СРСР і США про співробітництво в дослідженні та використанні космічного простору в мирних цілях (24 травня 1972).

Певний досвід отриманий в РГАНТД (до 1996 р. Російський науково-дослідний центр космічної документації). Представляють інтерес два проекти:

  • електронний архів "Вірт Йозеф - канцлер Німеччини",

  • електронний архів "Фотографії Ю.А. Гагаріна ".

У 1992 р. РГАНТД спільно з Російським центром зберігання історико-документальних колекцій здійснив проект оцифрування документів з фонду "Вірт Йозеф - державний канцлер Німеччини".

Особливості цього проекту:

1. Різноформатному документів (від ресторанних рахунків і паперових квитанцій до газетних смуг і плакатів).

2. Тексти машинописні і рукописні.

3. Папір різних відтінків від сірого до жовтого; папки зі справами при скануванні не расшивались, крім справ, в яких підшивка торкнулася текст.

Всього було відскановано 14362 документа, у тому числі 455 фотографій, малюнків і гравюр.

Для сканування текстових документів використовувалися планшетні сканери DataCopy-830 і Relisys з роздільною здатністю 200-400 пікселів. Для сканування напівтонових зображень фотодокументів та документів великого формату використовувався проекційний сканер DataCopy-920, виконаний у вигляді камери на штативі, що має більшу роздільну здатність і дозволяє сканувати документи у форматі сірої шкали, що забезпечує подальше відтворення без втрати якості. Фотографії сканувалися з різним (в залежності від розміру та змісту) дозволом від 200 до 1000 крапок.

У 1996 р. була розроблена системи зберігання та пошуку факсимільних копій фотодокументів Ю.А. Гагаріна на оптичних дисках з включенням фрагментів відповідних текстових документів.

Було відскановано 850 фотографій (кольорових і сірчано-білих). Сканування проводилося з "контрольок", тобто фотовідбитків невеликих розмірів, що застосовуються у відділі використання в якості елемента НСА. В якості носія був обраний оптичний диск WORM фірми "Plasman" (як і в першому проекті), в 1997 р. масив оцифрованих фотографій був записаний на CD-R.

Як інструмент для розробки програмного забезпечення баз даних було використано програмна система ISIS версії 3.2 розроблена UNESCO і мова програмування Pascal ISIS.

У результаті реалізації розглянутих проектів були розроблені технології створення повнотекстових страхових копій на оптичному диску, вирішені питання вибору формату запису архівної інформації на оптичному диску, розроблені принципи побудови системи пошуку в масиві оцифрованих документів.

Автоматизована інформаційно-пошукова система в проектах містить такі блоки:

  1. База даних описів відсканованих документів, яка була пошуковим апаратом.

  2. Масив цифрових копій документів, записаний на оптичний диск.

Зв'язок між базою даних і масивом відсканованих документів організовувалася спеціальними програмно-технологічними засобами:

  • програма відтворення оцифрованих документів або їх частин (фрагментів);

  • імена оцифрованих документів (як частина робочого аркуша введення);

  • програма організації доступу до оцифрованих документів;

  • файл інформації для програми організації доступу до оцифрованих документів.

Висновок

На закінчення можна відзначити, що ведення архіву, з одного боку, важливо для діяльності компанії, але, з іншого боку, вимагає значних ресурсів, які не приносять негайної віддачі. Сучасний рівень розвитку інформаційних технологій дозволяє реалізувати електронні архіви. У порівнянні з традиційним архівом електронний архів дозволяє мінімізувати витрати часу на управління архівом, знизити потребу в доступі до паперових документів за рахунок надання доступу до електронних образів документів, а також значно знизити вимоги до приміщення для архіву, персоналу та інших ресурсів, що використовуються для його роботи . При цьому електронний архів не замінює звичайний, але доповнює його і різко знижує потребу в доступі до паперових оригіналів документів. Крім того, електронний архів дозволяє організувати архівне зберігання матеріалів, які не існують в паперовому вигляді.

Перелік посилань

  1. Зала, Г.З. Сучасні принципи збереження і розповсюдження архівної інформації [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML

  2. Звєрєва, М. Автоматизація архівної служби підприємства [Електронний ресурс]. - Режим доступу:

http://www.e-rus.ru/site.shtml?id=7&n_id=3631

  1. Левчук, Л.І. Ткаченко, Н.А. Ходаковський, Н.І. Проблеми впровадження автоматизованих архівних технологій [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.artinfo.ru/eva/EVA2000M/eva-papers/200007/Khodakovsky-R.html

  2. Медведєва, Г.А. З досвіду РГАНТД з питань впливу використання на структуру НСА: конференція з питань вдосконалення НСА (ВНИИДАД, березень 2003 р.) [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://rgantd.ru/n_tr.php?link=tr_nsa_struct

  3. Електронні архіви. Створення електронних архівів документів та організація сховищ корпоративної інформації [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.korusecm.ru/solutions/elib/

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат
40.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Електронні архіви російських підприємств
Приватизація вітчизняний досвід
Вітчизняний і зарубіжний досвід матеріального стимулювання
Шлюбний договір вітчизняний і зарубіжний досвід
Вітчизняний і зарубіжний досвід організації банківської справи
Вітчизняний досвід застосування Ліпобая у хворих з дисліпідемією
Прогнозування соціально економічного розвитку Вітчизняний і зарубіжний досвід
Ринок праці та зайнятості вітчизняний і зарубіжний досвід Правовий та економічний аспекти
Сучасний тероризм історія виникнення класифікація зарубіжний та вітчизняний досвід протидії
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru