додати матеріал


Електронний документообіг

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

ЗМІСТ
Введення. 2
1. Електронний документообіг. 4
1.1. Поняття електронного документа. 4
1.2. Системи електронного документообігу. 10
Висновок. 17
Список літератури .. 20

Введення

Питання про необхідність автоматизації управління документообігом давно перейшло в практичну площину, і все більше російських підприємств впроваджують у себе системи електронного документообігу (СЕД), дозволяючи організаціям вже на власному досвіді оцінити переваги нової технології роботи з документами. Однак і для тих небагатьох, хто вважає автоматизацію документообігу пройденим етапом, можливо, незабаром буде потрібно переосмислити зроблений вибір і знову зануритися в проблему підвищення ефективності управління документообігом. Це обумовлюється, зокрема, зміною ринкової ситуації, зростанням організації, що створює кризи «перехідного віку» і що призводить до необхідності реструктуризації, а також розвитком інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ), з одного боку, надають нові можливості для ведення бізнесу, з іншого - змушують йти в ногу з часом, щоб не відстати від конкурентів.
Необхідність в автоматизації управління документообігом різні організації сьогодні бачать по-різному: одні - у підвищенні ефективності організаційно-розпорядчого документообігу (ОРД), інші - у підвищенні ефективності роботи функціональних фахівців, що створюють документи і використовують їх у повсякденній роботі, і лише деякі приділяють увагу обом аспектам. Такий поділ точок зору в питаннях документообігу визначається різною роллю і значимістю самих документів у діяльності організації, що залежить від розміру організації, стилю управління, галузі виробництва, загального рівня технологічної зрілості і багатьох інших факторів. Тому для одних документ може бути, наприклад, базовим інструментом управління, а для інших - засобом і продуктом виробництва.
Незалежно від того, чим визначається інтерес до документоорієнтованих інформаційних систем (ДІС), всі організації починають з вибору відповідної системи з незліченної безлічі, присутнього на російському ринку. Організації, що вирішила серйозно підійти до цього питання, вибір доведеться почати з розстановки крапок над «i» в термінології виробників документоорієнтованих інформаційних систем, що давно стала об'єктом спекуляції внаслідок невизначеності та універсальності таких понять, як «документообіг», «діловодство», «архів» і ін Що б не стояло за назвою тієї чи іншої ДІС, їх можна розділити на три основні групи: системи діловодства, системи документообігу та системи управління документами.

1. Електронний документообіг

1.1. Поняття електронного документа

Електронний обмін даними - це реальність, з якою сьогодні стикається практично кожен. Інформаційні системи, комп'ютерні мережі, електронна пошта - ось далеко не повний перелік тих засобів, за допомогою яких відбувається обмін даними в електронному вигляді.
В останнє десятиліття з'явилися і набули поширення нові інструментальні засоби ефективного забезпечення управлінських процесів. У тому числі мова йде про програмне забезпечення, призначеному для обробки управлінських документів. Тут насамперед слід згадати програмне забезпечення класів "системи управління документами" і "системи управління діловими процесами".
Такі системи є програмні комплекси, що застосовуються для вирішення ряду завдань, в тому числі і для побудови корпоративних систем електронного документообігу. У рамках автоматизації процесу обробки документа в організації з моменту його створення або отримання до моменту відправки кореспонденту або завершення виконання і списання в справу повинно бути забезпечено вирішення наступних функцій:
реєстрація що входять в організацію документів, що виходять з організації документів і внутрішніх документів;
облік резолюцій, виданих за документами керівництвом організації, і постановка документів на контроль;
централізований контроль виконання документів;
списання документів у справу;
ведення інформаційно-довідкової роботи;
формування діловодних звітів по організації в цілому.
Використання системи електронного документообігу дозволяє організувати передачу даних про хід виконання документів в електронному вигляді, що якісно змінює організацію контролю виконання документів. Картки зареєстрованих централізовано документів з резолюціями керівництва розсилаються в електронному вигляді співробітникам відповідних підрозділів. Вони доповнюють їх резолюціями з виконання документів, що видаються керівниками структурних підрозділів. У міру появи даних про хід виконання документів ці дані вносяться в систему. При цьому система автоматично відстежує наступ дати попереднього повідомлення про наближення строку виконання й наступ самого цього терміну. Зацікавлені користувачі системи інформуються про названі терміни.
Також значно видозмінюється процес узгодження проектів документів, в рамках якого співробітники, що беруть участь в процесі узгодження, отримують можливість обмінюватися електронними версіями узгоджуваних проектів. Така технологія дозволяє скоротити час, що витрачається на передачу проектів в паперовому вигляді.
Система електронного документообігу обов'язково включає поточний електронний архів, який вирішує проблеми оперативного доступу до інформації та наявності можливості одночасного використання документа декількома співробітниками. Така форма організації зберігання значно знижує ймовірність втрати інформації і підвищує оперативність роботи за рахунок скорочення часу пошуку потрібного документа. Зберігання текстів документів в електронному вигляді дозволяє реалізовувати повнотекстовий пошук, що відкриває принципово нові можливості при веденні інформаційно-довідкової роботи, наприклад, дозволяє робити тематичні добірки документів за їхнім змістом. Використання електронного архіву позбавляє від необхідності створювати фонд користування архівних документів, так як за запитом в будь-який момент може бути видана електронна копія документа.
З юридичної точки зору поняття електронного документообігу відрізняється від поняття електронного обміну даними. В основі першого лежить легітимність (процесуальна допустимість і доказательственная сила) електронних документів. Тому поряд з удосконаленням інформаційних технологій важливу роль у процесі створення інфраструктури електронного документообігу повинна зіграти його законодавча підтримка, суть якої полягає в наданні даними, створюваним і переданим електронним способом, юридичного статусу документа.
Основною функцією традиційного документа є посвідчення деякою інформацією. При складанні та використанні документа присутні два аспекти: по-перше, деяка інформація, а по-друге, - сам документ як матеріальна річ, яку можна пред'явити або передати. Наявність цієї матеріальної речі дозволяє підтвердити істинність інформації, що міститься в документі. Можливо, для підтвердження істинності необхідно виконати якусь процедуру - експертизу з перевірки достовірності документа.
Саму інформацію, що міститься в документі, теж можна розділити на дві частини. Перша частина - безпосередньо зміст, друга - допоміжна інформація, яка дає можливість встановити його автентичність (справжність). До неї належать реквізити типу вихідного номера, підписів і печаток.
До складу інформації, як змістовної, так і про носії, можуть входити і дані про час, умови та місце складання документа.
Необхідно також відзначити, що у випадку паперового документа оригінал існує в обмеженому, відомому заздалегідь кількості примірників. Наприклад, може бути зазначено, що договір здійснено у трьох примірниках, які мають однакову силу. Будь-який додатковий примірник з'явиться копією, що в принципі може бути підтверджено шляхом проведення відповідної експертизи.
У ряді випадків істотно наявність саме оригіналу документа. Наприклад, продаж акції, випущеної в документарній формі, зовсім не рівнозначна продажу копії її сертифіката, навіть завіреної нотаріально.
Таким чином, документ виконує наступні функції:
фіксація деякою (змістовної) інформації;
фіксація особи, яка підписала документ;
фіксація умов складання документа;
доказ у судовому розгляді;
функція оригіналу, що забезпечується його унікальністю.
З точки зору традиційного документообігу можна виділити дві основні функції паперового документа: інформаційну і доказову (тобто можливість використовувати його в якості допустимого докази). Головною причиною, через яку саме паперові документи виконують ці функції, є те, що саме папір була впродовж багатьох століть найбільш поширеним матеріальним носієм, використовуваним для передачі та зберігання інформації. В останні десятиліття ситуація різко змінилася, обсяги переданих в електронному вигляді даних стрімко ростуть. Як зазначалося раніше, системи безпаперового документообігу отримують все більш широке поширення в різних галузях. У зв'язку з цим важливого значення набуває визначення правового статусу електронного документа - окреслення областей, де можливо і допустимо його застосування.
Документ - письмовий акт встановленої або загальноприйнятої форми, складений визначеними і компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами для викладу відомостей про факти або посвідчення фактів, що мають юридичне значення, або для підтвердження прав і обов'язків.
Вимоги до документа, що випливають з наведеного визначення, можна розділити на три групи. Перша відбиває інформаційну функцію документа: документом може бути не будь-яка інформація, зафіксована на паперовому носії, а тільки відомості певного характеру (це вимога узгоджується з наведеним раніше визначенням Едо). Друга (вимоги до форми) група - це, по суті, вимоги, що забезпечують доказову функцію документа (реквізитами форми можуть служити наявність печатки та підписи певної особи, персональні дані про особу, який видав документ, а також вимоги до паперового носія, наприклад, папір з захисними знаками і т. п.). Третя група (компетентність джерела документа) як би зв'язує перші дві, надає юридичну значимість документу. Документ, виданий некомпетентним органом, підписаний не уповноваженою на те особою або анонімний, не може служити підтвердженням викладених у ньому відомостей про факти, засвідчувати факти чи підтверджувати права і обов'язки.
Очевидно, легко забезпечити для даних, записаних у комп'ютерному форматі, виконання умов першої і третьої груп. Деякі з вимог до форми документа (наприклад, дотримання певної послідовності викладу змісту і розташування тексту) теж можуть бути дотримані. Інші вимоги частини другої групи (наявність печатки організації, власноручного підпису особи, спеціальний тип паперу) принципово неприйнятні для електронних документів внаслідок специфічної природи комп'ютерних носіїв інформації.
Саме фізичні характеристики електронних документів довгий час були об'єктом критики противників безпаперових систем документообігу. Зокрема, в якості одного з аргументів наводилося наступне твердження: те, що написано на папері, важко видалити і воно залишається навічно; дані ж на комп'ютерних носіях можуть бути легко знищені, вони недовговічні. Але, по-перше, збереження паперових документів в значній мірі залежить від якості паперу і для їх тривалого зберігання необхідно застосування спеціальних заходів, а по-друге, сучасні носії комп'ютерних даних дозволяють зберігати інформацію досить довго і при здійсненні відповідних заходів безпеки (у тому числі і періодичне копіювання) їх надійність не нижче, ніж у традиційних. Крім того, коли мова йде про ділової інформації, звичайно існують певні терміни зберігання такої інформації, що обчислюються роками або десятиліттями, а протягом зазначених строків можлива схоронність навіть магнітних носіїв, не кажучи вже про диски CD-ROM.
Ще один аргумент, що приводиться на користь паперового документа, полягає в тому, що він відчутний (тобто будь-хто може фізично перевірити наявність документа), кожен грамотний чоловік може прочитати такий документ. Те, що електронний документ не може бути не посередньо сприйнятий людиною, не є непереборною складністю. Теоретично, звичайно, можна припустити, що створена система ЕДО, в якій один учасник вносить в документ Manchester, а інший отримує на екрані монітора або при роздруківці Live rpool. Однак дана проблема легко вирішується, якщо припустити, що існує узгоджена учасниками або визначена нормативним актом уповноваженого органу процедура виготовлення за електронною оригіналу традиційної (паперової) копії документа. (Більш докладно про це ми поговоримо, коли будемо розглядати процедури вирішення конфліктів, пов'язаних з використанням ЕДО.)
І, нарешті, мабуть, самий суттєвий аргумент. Паперовий документ майже неможливо змінити, в електронний же документ легко внести поправки, і дуже важко потім довести факт їх внесення. Можна, звичайно, зазначити, що підробка традиційних документів має, напевно, не меншу історію, ніж історія писемності, але це не знімає проблеми ідентифікації електронних документів.
Вирішити прийнятним чином дане завдання вдалося тільки у другій половині 1970-х років, коли американські математики У. Діффі та М. Е. Хеллмен запропонували використовувати цифровий підпис для підтвердження автентичності електронних повідомлень.
З урахуванням викладеного електронний документ можна визначити як набір даних, записаних в компьютерочітаемом вигляді, для яких виконана така умова: існує визнана учасниками ЕДО або затверджена компетентним органом процедура, що дозволяє однозначно перетворити ці дані до документа традиційного режиму. Визнання зазначеної процедури повинно бути підтверджено учасниками системи ЕДО допомогою традиційного (письмового) документа, або така процедура повинна бути санкціонована уповноваженим державним органом.
Необхідність традиційного документа чи акта уповноваженого органу для визнання процедури перетворення пояснюється тим, що в іншому випадку можливий порочне логічне коло, коли питання визнання чи невизнання юридичної сили електронного документа будуть вирішуватися на підставі іншого електронного документа, з якого теж можна оскаржити.

1.2. Системи електронного документообігу

Розглянемо такі програмні системи автоматизації діловодства як:
Програма Docs Open
Призначена для організації, яка займається інтенсивним створенням документів та їх редагуванням. Працює на базі сервер-клієнт. В якості бази використовується база Oracle або SQL Server. Схеми зберігання документів в Docs Open засновані на мережевій файловій системі і ієрархічній системі управління зберіганням файлів. Документи зберігаються у файлах, які розміщуються на файловому сервері. Документи редагуються за місцем зберігання. Класифікація документів будується на основі атрибутів, що зберігаються в базі даних, і повнотекстових індексах документів. Це відкрита платформа. До неї поставляється засіб розробки для створення спеціальних пропозицій і інтеграції з іншими системами. Найбільш сильною стороною Docs Open є можливість ведення розподілених і віддалених архівів інформації. Dosc Open володіє розвиненими засобами захисту документів. Система може визначати права доступу до картки документа і до самого документу. Недоліками системи є чутливість індексації і чіткого пошуку до помилок при введенні, розпізнаванні тексту і при формуванні пошукового запиту.
Documentum
Система управління документами, знаннями та бізнес-процесами для великих підприємств і організацій та прикладні рішення для створення розподілених архівів, управління проектами, корпоративного діловодства в розподіленому режимі, динамічного керування вмістом корпоративних інтернет-сайтів.
Забезпечує відкриту, масштабовану і надійну платформу для побудови і розгортання рішень з автоматизації різних прикладних задач.
У стандартному варіанті Documentum включає desktop-клієнт, інтегрований в Windows Explorer, і Web-клієнт на основі браузера. Версія Documentum вирішуючи традиційні завдання управління документами і знаннями, включає в себе цілий ряд нововведень, який дозволяє розглядати її як фундаментальне рішення для створення систем управління Web-контентом. Ця технологія дозволяє, створивши один раз інформацію, помістити її в центральне сховище з відкритим доступом, а потім оптимальним для конкретних користувачів чином компонувати і надавати вміст сховища.
Можливість функціонування в різному апаратному та програмному оточенні - підтримка різних операційних систем (Windows NT і 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) і СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).
StaffWare
Являє собою технологію організації електронного документообігу та автоматизації процедур на основі інструментального середовища StaffWare, що працює за технологією "клієнт-сервер".
Особливостями є:
- Підтримка колективної роботи з безліччю завдань великого числа виконавців;
- Динамічне управління і контроль виконання робіт;
- Інтегрованість з різними додатками під Windows і Unix;
- Використання різних платформ.
StaffWare дозволяє простим способом маршрутизувати документопотік і контролювати виконання документів за часом і датою виконання. StaffWare здатна інтегруватися з іншими продуктами, що підтримують автоматизований введення вхідних документів, ведення архіву документів, криптографічний захист інформації і т.п.
У StaffWare вбудований зручний графічний будівник процедур, наочно відображає маршрут проходження документів та алгоритм їх обробки.
Окремий документ може бути батьком одних документів і нащадком інших. Відносини між документами, з одного боку, їх зв'язок з процедурами і внутрішнє опис кожного документа з іншого боку, однозначно ідентифікують його в загальному, потік документів. Цей ідентифікатор може використовуватися для організації архіву документів з метою швидкого пошуку.
Lan Docs
Lan Docs - розроблена фахівцями ЛАНІТ лінія масштабованих продуктів. Призначена для комплексної автоматизації діловодства, створення корпоративних архівів електронних документів та управління діловими процесами. Система Lan Docs дозволяє уніфікувати процедури документування і роботи з документами, впровадити сучасні методи організації діловодної діяльності, створити корпоративний архів електронних документів. Lan Docs реалізує облік різних типів документів, їх розсилку виконавцям, контроль руху і виконання документів, управління зберіганням електронних документів, інтеграцію з офісними додатками, розмежування доступу користувачів до документної інформації Система може будуватися в будь-якій з трьох архітектур: у двухзвенной архітектурі «клієнт-сервер »на базі основних промислових СУБД; в триланкової архітектурі зі спеціалізованим WEB-сервером додатків, що забезпечує можливість віддаленого доступу до даних системи через мережу Internet; на базі стандартного клієнта електронної пошти (Microsoft Exchange або Lotus Notes).
Бос-Референт
Корпоративна система, підтримує управління бізнес процеси, російські стандарт діловодства, організацію управління, контроль виконавчої дисципліни, відстеження договорів з зовнішніми клієнтами. Призначена для роботи всіх співробітників організації. Володіє функціональністю для реалізації діловодства. Заснована на базі клієнт-сервер. Як база даних використовує свою базу призначення Nike, але можливе використання SQL Server.
Система Lotus Notes
Система Lotus Notes є платформою типу клієнт-сервер служить для розробки і розміщення прикладних програм групового забезпечення. Вона дозволяє користувачам отримувати, відстежувати, спільно використовувати і створювати інформацію, призначену для документів. Ця інформація може надходити в різних форматах, таких як тексти, зображення, відео та звук, і від різних джерел: комп'ютерні прикладні системи, оперативні системи, сканери або факс-апарати.
Основні системи Lotus Notes є:
1. Єдиний, постійний користувальницький інтерфейс для звернення до всіх іншим користувачам, мережевих ресурсів та інформації.
2.Гібкость при обробці складних документів, що містять дані різного роду від таких джерел, як комп'ютерні програми, скановані зображення і структуровані реляційні системи.
3. Середовище швидкої розробки прикладних програм для робочих груп.
4. Розвинена система захисту доступом до інформації на всіх рівнях, аж до рівня окремого документа.
5. Застосування тиражування для надання всім користувачам доступу до свіжої інформації, розміщеної у будь-якому підрозділі підприємства, в його філіях, у віддалених користувачів, а також у замовників і постачальників.
6. Відкритість, що полягає в підтримці багатьох мережевих і комп'ютерних операційних систем, комп'ютерних програм, зовнішніх джерел даних, систем передачі повідомлень і прикладних програмних інтерфейсів API.
7. Масштабованість - можливість підтримувати організації будь-якого розміру, від робочої групи з двох користувачів до корпоративної мережі з десятками тисяч користувачів.
8. Повна інтеграція набору різноманітних елементів клієнтських і серверних програмних модулів (середа користувача, розподілена обробка документів, передача повідомлень, захист і середовище розробки), необхідна для створення технології бізнес процесу замовника на безлічі платформ.
Робочий простір системи Lotus Notes складається з шести фіксованих екранних вікон, в яких розміщені піктограми, що представляють документні бази даних системи Notes.
Євфрат-Документообіг
Євфрат - для малих і середніх організацій (від 5 до 120 комп'ютерів), що прагнуть організувати ефективну роботу з корпоративними документами, як окремих співробітників, так і організації в цілому, налагодити на сучасному рівні діловодний процес компанії, організувати електронний архів документів різних типів.
Євфрат-це рішення для автоматизації діловодства, створення і ведення електронного архіву документів самих різних типів: тексти, електронні таблиці, графічні зображення, аудіо та відео. Система дозволяє вносити документи в архів, забезпечувати їх необхідними реквізитами, систематизувати їх, розміщуючи в системі ієрархічних папок, і знаходити, використовуючи різноманітні засоби пошуку документів. Знайдений документ можна переглядати у вбудованому режимі перегляду з збереження первісного вигляду документів, без виклику зовнішніх програм.
Додаткові можливості.
- Показ папок і картотек у вигляді таблиці значень реквізитів, з можливістю масштабування осередків та експорту в Excel. Можливість фільтрації таблиці за реквізитами
- Друк або запис у файл звітів за документами в папці або при розмітці за картотекою
- Спільна робота з іншими додатками - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop і т.д.
Новий підхід до створення документів
- Новий єдиний Діалог створення та коригування документів з різних джерел
- Попередній перегляд файлів перед внесенням у систему
- Майстер створення документів, який сам пропонує користувачеві варіанти створення нових документів в системі
- Стеження за директоріями. Євфрат автоматично відстежує всі зміни, що відбуваються з документами в зазначених директоріях на локальних і мережевих дисках.
- Завантаження Інтернет документів з показом WWW-сервера у вигляді дерева.
Новий вид документів, що створюються на основі форми. Форми можуть використовуватися для швидкого створення і заповнення бланків, анкет, квитанцій, декларацій і т.д. Поля форми є назвами реквізитів, і заповнення значень реквізитів еквівалентно заповнення полів форми.
Євфрат також дозволяє проводити архівування документів, зареєстрованих у базі системи.
На підставі проведеного порівняльного аналізу СЕД я вибрав СЕД «Євфрат-Документообіг».
Вибір даного програмного продукту обумовлений декількома факторами.
Технологія фірми ЗАТ "Інтелектуальні технології" (Cognitive Technologies), відрізняється, перш за все, тим, що це - вітчизняна розробка. Вона в набагато більш повною мірою відповідає вимогам автоматизації ДОП в Росії, включаючи орієнтацію на використання російської мови в усіх модулях. Компанія Cognitive Technologies забезпечує впровадження програмних продуктів "під ключ", включаючи можливу доопрацювання під конкретні завдання Замовника. Забезпечується гаряча лінія технічної підтримки з можливим виїздом до Замовника.
Функції та основні особливості електронного архіву "Євфрат"
- Поєднує в собі надійність і швидкість традиційної бази даних з простотою і гнучкістю офісного програмного забезпечення;
- Є універсальною і доступній для користувача системою, що використовує вельми ефективні методи реєстрації, класифікації і пошуку довільних об'єктів;
- Орієнтована на російському документообіг;
- Може функціонувати як в локальному (персональному) варіанті, так і в режимі клієнт-сервер, з можливістю доступу по мережі;
- Має дружній інтерфейс користувача: робочий стіл, піктограми документів, ієрархічні папки, реєстраційні картотеки, панелі швидкого доступу;
- Повністю русифікований і має докладну вбудовану контекстну допомогу і документацію
- Можливість автоматичного контролю виконання документів;
-Відстеження змін місця розташування файлів без ручного втручання.

Висновок

Роль систем автоматизації паперового діловодства та документообігу в умовах консервативного стилю роботи з документами, який обумовлений особливостями російського законодавства, що вимагає чіткого документального підтвердження всіх кроків у різноманітних областях діяльності організації, безперечно, велика. Проте розвиток ІКТ поступово відсуває паперовий документ на другий план, істотно підвищуючи роль електронного документа. За консервативними оцінками, кількість паперових документів буде збільшуватися на 7% щорічно, а електронних - на 20%. Ця тенденція загострює необхідність врахування не лише паперових документів, але й електронних, завдяки чому САДД плавно переорієнтувалися на роботу з електронними документами, ставши системами електронного документообігу і діловодства. Дійсно, хоча при традиційному діловодстві першочерговим об'єктом автоматизації є ведення картотек, то ніщо не заважає включити до автоматизованої системи можливість зв'язку картки з електронним чином документа (текстом, графічним зображенням, аудіо-або відеозаписом).
У свою чергу, накопичені паперові архіви, за допомогою систем потокового введення паперових документів, можуть бути переведені в електронні архіви. У результаті вивільняється простір, спрощується керованість архіву, підвищується доступність інформації, що зберігається для всіх зацікавлених користувачів, знижується ризик у внаслідок пожежі або інших форс-мажорних обставин. Зрозуміло, повністю позбавитися від паперу в цьому випадку не вдається, оскільки юридично значимої формою документа, як і раніше вважається паперова. Але відсоток таких документів у загальному обсязі відносно невеликий, а переклад їх в електронну форму як мінімум багаторазово прискорить їх пошук і підвищить доступність в тих випадках, коли електронної копії для роботи достатньо. Сьогодні відсутність веб-клієнта у СЕУД вже нонсенс. Більш того, багато виробників ПЗ поступово забувають про настільних клієнтів і розробляють ІС тільки з веб-клієнтом. Такий підхід на перший погляд обіцяє безліч переваг перед настільними клієнтами: веб-клієнт надає універсальний інтерфейс для всіх категорій користувачів, незалежно від їхньої ролі та географічного розташування, що спрощує налаштування системи та технічну підтримку користувачів. Однак без настільних інтеграційних компонентів, що встановлюються на робочих місцях, не може бути й мови про організацію єдиного сховища документів і підвищення ефективності роботи користувачів. Тому портальні технології СЕУД повинні використовуватися швидше тільки для залучення до бізнес-процесів зовнішніх користувачів, яких неможливо або недоцільно включати в корпоративну мережу.
Зрозуміло, використання корпоративних інформаційних порталів (КВП) не обмежується застосуванням їх в рамках управління документообігом. Сучасні портали цікаві і як самостійні інформаційні системи, що дозволяють організувати єдиний персоналізований безпечний доступ до всіх бізнес-програм та корпоративної інформації. КВП є ще однією технологією консолідації інформаційних систем: якщо СЕУД консолідує всі документоорієнтовані інформаційні системи, то портал накриває «парасолькою» всі бізнес-програми організації, включаючи СЕУД.
Сучасні портали дозволяють організувати доступ до корпоративних ресурсів не тільки з підключених до Інтернету робочих станцій, а й з портативних пристроїв, таких як мобільні телефони, смартфони, кишенькові сли б велика організація починала автоматизацію з нуля, володіючи солідним бюджетом, то вибір ДІС, очевидно, повинен бути на користь універсальної платформи з управління неструктурованою інформацією, здатної задовольнити потреби організації в довгостроковій перспективі. Звичайно, на практиці таке навряд чи можливо, зазвичай подібні системи збираються з безлічі невеликих блоків, кожен з яких вирішує локальну задачу автоматизації. Головне - у організації повинна бути чітко спланована стратегія розвитку автоматизації, а куплені або розробляються блоки, крім усього іншого, повинні володіти необхідними інтеграційними якостями. Конкретний зміст стратегії кожного підприємства визначається його розмірами, галузевою належністю і технологічним рівнем, різноманіттям використовуваних інформаційних систем і багатьма іншими факторами.

Список літератури

1. Автоматизовані інформаційні технології в економіці. Під ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. - 258 с.
2. Банк В.Р., Звєрєв В.С. Інформаційні системи в економіці: Підручник, 2003
3. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000. - 818 с.
4. Остелл М. Вплив нової інформаційної технології на управлінський процес / / Проблеми теорії і практики управління. - 2002. - № 6. - С.49.
5. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика роботи з документами в організації: Учеб. посібник для вузів. - М.: ЕМОС, 1999. - 208с.
6. Шафрін Ю. Інформаційні технології, - М., ТОВ "Лабораторія базових знань", 2000
7. http://www.evfrat.ru
8. http://www.oldi.ru
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат
63.7кб. | скачати


Схожі роботи:
Електронний документообіг та управління контентом
Документообіг 2
Документообіг
Документообіг 3
Документообіг організації
Документація і документообіг
Документообіг на підприємстві
Документообіг загальноосвітньої установи
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru