Діловодство з особового складу розпорядчі та інформаційно-довідкові документи

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Зміст

1. Діловодство з особового складу. Правила заповнення трудових книжок. Приклади формулювань у трудовій книжці

2. Розпорядчі документи в умовах одноосібного прийняття рішення. Порядок їх розробки, оформлення і склад реквізитів

3. Основні види інформаційно-довідкових документів, вимоги до їх змісту та оформлення

Список використаної літератури

1. Діловодство з особового складу. Правила заповнення трудових книжок. Приклади формулювань у трудовій книжці

У cт. 66 Трудового кодексу РФ говориться про те, що «трудова книжка встановленого зразка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника».

При веденні трудових книжок необхідно дотримуватися ряду вимог. До таких вимог відносять:

1) техніку ведення оформлення записів у трудовій книжці;

2) мову оформлення записів у трудовій книжці;

3) склад записів у трудовій книжці;

4) зміст записів у трудовій книжці;

5) оформлення окремих елементів записів у трудовій книжці.

Розглянемо більш детально кожен з перерахованих вище пунктів. Техніка ведення оформлення записів у трудовій книжці відображена в Інструкції щодо заповнення трудової книжки, затвердженої Постановою Ради Міністрів РСР і ВЦРПС від 6 вересня 1973 р. № 656. У цій інструкції прописано, що всі записи у трудовій книжці повинні здійснюватися гелевою або пір'яний ручкою, световодостойкімі чорнилом (гелем, пастою) синього, чорного або фіолетового кольору або ручкою-роллером, в тому числі кульковою. Поява такої вимоги пов'язано з тим, що записи необхідно захистити від псування, наприклад, оберегти від розтікання чорнила по поверхні листа трудової книжки.

В інструкції сказано, що записи потрібно прописувати у трудовій книжці без скорочень. Наприклад, «переведений», а не «пер.», «Наказ», а не «тощо» і т.п.

Нумерація в трудових книжках повинна бути послідовною, тобто прямо зростаюча, але тільки в одному розділі.

В інструкції сказано, що заповнення трудових книжок має здійснюватися тільки державною мовою Російської Федерації. Також запису можна вести мовою тієї республіки, яка знаходиться у складі Російської Федерації і встановила свою державну мову на території республіки. Тому записи, що вносяться до трудової книжки, спочатку записуються російською мовою, а потім мовою, прийнятою в республіці.

У трудову книжку вносять такі види відомостей (записів):

  • відомості (записи) про працівника (прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність);

  • відомості (записи) про роботу (прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення);

  • запису про нагородження та заохочення (нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань, нагородження та заохочення за успіхи в роботі, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку і статутами про дисципліну, інші заохочення відповідно до чинного законодавства);

  • відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Варто звернути особливо увагу на те, що стягнення в трудову книжку не вносяться.

До змісту трудових книжок пред'являються наступні основні вимоги:

1) повне утримання всіх відомостей (порядковий номер, дата, найменування і т.п.);

2) відповідність формулювань відомостей трудовому кодексу і розпорядженням (наказом) (наприклад, наказ про звільнення співробітника організації і т.п.);

3) відповідність відомостей реальної ситуації.

Особливо варто відзначити, що всі внесені зміни до трудової книжки повинні бути документально обгрунтовані. Ініціали співробітника в трудову книжку вносять у називному відмінку, повністю прописуючи прізвище, по батькові та ім'я без всяких скорочень. Такі ж вимоги пред'являються до занесення відомостей про дату народження. Дати фіксуються арабськими цифрами, число і місяць прописують двома парами двозначних чисел. Рік пишеться чотиризначним числом, відокремлюючи за допомогою точки числа один від одного.

На титульному аркуші трудової книжки ставиться заверительная підпис співробітника, відповідального за кадрове діловодство в організації та відбиток печатки, що засвідчує справжність підпису.

Запис про видачу вкладиша трудової книжки або дубліката трудової книжки повинна відповідати Правилам ведення і зберігання трудових книжок та Інструкції щодо заповнення трудових книжок. Записи можуть бути оформлені за допомогою постановки штампа (наприклад, «Видано вкладиш» і т.п.) або запису від руки з фіксуванням номери, серії документа, який був виданий, на оригіналі трудової книжки.

Оформлення записів з відомостями про працівника здійснюється у таких ситуаціях:

1) при оформленні трудової книжки;

2) при внесенні підлягають змін інформації у відомостях про працівника.

Оформлення трудової книжки здійснюється роботодавцем, якщо:

  • працівник вперше працевлаштовується;

  • працівник пропрацював в організації за першим трудовим договором п'ять або менше днів, у зв'язку з чим трудова книжка не була на нього заведена;

  • відбулася втрата працівником трудової книжки після звільнення з останнього місця роботи;

  • колишній роботодавець документально підтвердив втрату трудової книжки працівника;

  • у працівника трудова книжка відсутня з яких-небудь інших причин, або перебуває у стані, що не підлягає подальшому її використання.

Оформлення самої трудової книжки відповідно до п. 8 Правил ведення і зберігання трудових книжок здійснюється роботодавцем або іншою особою, що володіє правом ведення кадрового діловодства в організації (наприклад, кадровий діловод, директор з персоналу і т.д.):

1) не пізніше 5 днів з дня прийому співробітника на нове місце роботи;

2) у присутності власника трудової книжки (працівника організації).

Роботодавець повинен вносити всі дані про працівника до трудової книжки згідно з п. 9 Правил ведення і зберігання трудових книжок на підставі наступних документів:

1) паспорта громадянина РФ або іншого документа, що посвідчує особу - відомості про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження співробітника;

2) документа про освіту - відомості про освіту працівника, відомості про професію і (або) спеціальності.

Особливо варто звернути увагу, що всі документи, надані працівником, повинні бути справжніми. Якщо один з оригіналів документів при оформленні відсутній, то оформлення можливо при наданні дубліката або нотаріально завіреної копії документа. У разі, якщо документи відсутні з поважної причини (наприклад, розкрадання паспорти тощо), то оформлення можливо відкласти до моменту відновлення документів за письмовою заявою працівника організації.

Дата заповнення трудової книжки бажано повинна бути зафіксована арабськими цифрами або алфавітно-цифровим способом, де місяць прописується буквеним способом, тобто словом у родовому відмінку.

Всі відомості, які були внесені в трудову книжку, в обов'язковому порядку повинні бути перевірені власником даного документа. У разі правильності заповнення трудової книжки працівник ставить свій підпис на знак згоди з зазначеними даними на титульній сторінці документа. Після цього співробітник кадрової служби ставить свій підпис та відбиток печатки організації на титульному аркуші, і трудова книжка віддається на зберігання до моменту звільнення працівника з підприємства. Питання зберігання трудової книжки в організації більш докладно буде розглянуто далі. Зараз же ми розглянемо більш докладніше питання про оформлення записів з відомостями про роботу співробітника організації.

П. 10 Правил ведення й зберігання трудових книжок фіксує, що вся інформація в трудову книжку має вноситися на підставі наказів або розпоряджень, які були видані роботодавцем, не пізніше тижня з моменту їх видання. Це правило також поширюється і на оформлення відомостей або записів щодо нагороджень працівників і т.п.

До складу записів, що носять в собі інформацію про відомості про роботу, входять:

  • інформація про трудові функціях співробітника організації, які він виконує безпосередньо у своїй професійній діяльності;

  • інформація про переведення працівника з однієї посади на іншу на постійній основі;

  • інформація про припинення трудового договору між роботодавцем та працівником організації;

  • інформація іншого характеру, передбаченого законодавством РФ.

    Наведемо приклад запису в трудовій книжці.

    У наказі (ф. Т-1, Т-1а)

    У трудовій книжці (графа 3)

    Прийом на роботу на невизначений строк, з нормальною тривалістю
    робочого часу, з випробуванням або без нього

    ПРИЙНЯТИ НА РОБОТУ:  

    З 20.01.2010

    Свиридову Анну Олексіївну

    в плановий відділ

    на посаду економіста I категорії

    з окладом 15 000 руб. 00 коп.

    Підстава: трудовий договір від 20.01.2010 № 45.

    З наказом (розпорядженням) працівник ознайомлений: підпис, дата.

    Прийнята на посаду економіста I категорії планового відділу

    2. Розпорядчі документи в умовах одноосібного прийняття рішення. Порядок їх розробки, оформлення і склад реквізитів

    До розпорядчих документів, що видаються в умовах одноосібного прийняття рішення, належать накази, розпорядження, вказівки.

    В умовах одноосібного прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівнику. Одноосібне прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівників за прийняті рішення. На основі одноосібного прийняття рішень діють федеральні міністерства, адміністрації суб'єктів Російської Федерації і муніципальних утворень, керівники організацій, установ, підприємств, фірм (генеральний директор, директор, виконавчий директор, голова правління).

    Процедура видання розпорядчих документів в умовах одноосібного прийняття рішень - наказів, вказівок, розпоряджень - включає наступні стадії:

    1. Ініціювання вирішення (обгрунтування необхідності видання розпорядчого документа).

    2. Збір та аналіз інформації з питання.

    3. Підготовка проекту розпорядчого документа.

    4. Узгодження проекту документа.

    5. Доопрацювання проекту розпорядчого документа за зауваженнями.

    6. Прийняття рішення (підписання документа).

    7. Доведення розпорядчого документа до виконавців.

    Процедура документування є організуючим початком у підготовці та виданні розпорядчого документа і покликана забезпечити його відповідність чинному законодавству.

    Проекти розпорядчих документів готуються на плановій основі (відповідно до раніше розробленого плану або програмою), за дорученням керівництва організації, за ініціативою керівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. Обгрунтування необхідності видання розпорядницького документа може викладатися у доповідній записці, довідці аналітичного або інформаційного змісту, пропозиції, укладанні, акті, службовому листі. Ці документи виступають в якості ініціюючих рішення.

    Проекти розпорядчих документів готуються фахівцями структурних підрозділів. Якщо проект документа зачіпає інтереси різних підрозділів, за рішенням керівництва організації створюється тимчасова комісія або призначається група працівників для підготовки проекту розпорядчого документа.

    Збір та аналіз інформації для вироблення управлінського рішення передбачає збір об'єктивної, достатньої та своєчасної інформації. Для цього необхідно насамперед визначити джерела такої інформації - це можуть бути законодавчі акти та нормативна документація; поточна документація організації; документи, що надходять з вищестоящих та підвідомчих організацій; архівні документи; публікації в періодичній пресі; наукові матеріали та ін Підсумком збору та аналізу інформації з питання є вироблення управлінського рішення, причому, як правило, у процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень і після всебічної їх оцінки вибирається одне, найбільш прийнятне.

    Підготовка проекту розпорядчого документа: оформлення виробленого рішення у вигляді проекту розпорядчого документа здійснюється не на бланку, а на стандартному аркуші паперу формату А4 за тими ж правилами, що й остаточний документ. На верхньому полі праворуч проставляється слово «Проект». Текст документа оформляється так само, як якщо б це був остаточний варіант документа.

    Узгодження проекту документа передбачає візування (якщо для видання документа достатньо внутрішнього погодження) і зовнішнє погодження (якщо необхідно провести експертизу рішення в інших організаціях).

    Забезпечення якісної підготовки проектів документів та їх узгодження з зацікавленими сторонами покладається на керівників підрозділів, які виносять проект.

    Проекти і додатки до них візуються виконавцем та керівником підрозділу, які зробили проект, керівниками підрозділів, яким у проекті передбачаються завдання та доручення, а також керівником служби ДОП та юридичної служби (візує проекти нормативних правових актів).

    Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника (оригіналу) проекту документа в нижній його частині.

    У процесі узгодження можуть бути висловлені зауваження та доповнення до проекту документа. Вони можуть бути внесені безпосередньо у представлений проект документа або оформлені на окремому аркуші як особливу думку або зауваження. В останньому випадку при візуванні на проекті документа крім підпису візує особи і дати проставляється відмітка: «Особлива думка додається» або «Зауваження додаються». Особлива думка, оформлене на окремому аркуші, прикладається до проекту документа і повертається розробникам проекту для доопрацювання документа. При передачі остаточно оформленого документа керівнику на підписання всі особливі думки і зауваження повинні будуть надійти разом з документом на розгляд керівника.

    Однак, якщо в процесі узгодження до проекту вносяться зміни принципового характеру, то він підлягає передруці і повторному узгодженню. При цьому необхідно пам'ятати, що повторне погодження не потрібно, якщо при доопрацюванні в проект документа внесені тільки уточнення редакційного характеру, що не змінили його змісту.

    Доопрацювання проекту розпорядчого документа за зауваженнями передбачає внесення зауважень до проекту документа за результатами узгодження, остаточне оформлення узгодженого проекту документа на бланку організації і подання його керівнику на підписання.

    Контроль за правильністю оформлення проектів документів здійснює служба документаційного забезпечення управління (ДОП).

    Якщо проект розпорядчого документа готувався за дорученням вищестоящої організації, проект документа оформляється не на бланку організації, а на стандартних аркушах паперу і направляється у вищестоящу організацію із супровідним листом і пояснювальною запискою.

    Прийняття рішення, тобто підписання розпорядчого документа керівником, - вирішальна стадія підготовки розпорядчого документа. Підпис керівника перетворює проект документа в повноцінний документ, у якого юридичною силою.

    Після підписання діловодна служба проводить реєстрацію, з моменту якої документ набуває статусу офіційно виданого.

    Проекти документів друкуються на стандартних бланках встановленої форми і доповідаються для підпису при необхідності з довідкою, яка повинна містити короткий виклад суті проекту, обгрунтування його необхідності, а також відомості про те, на підставі чого підготовлено проект і з ким погоджений.

    Доведення розпорядчого документа до виконавців - це тиражування документа, його розсилання (у можливо стислі терміни) або передача виконавцям.

    3. Основні види інформаційно-довідкових документів, вимоги до їх змісту та оформлення

    Інформаційно-довідкові документи подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення.

    Документи цієї системи відіграють службову роль стосовно організаційно-правових та розпорядчих документів.

    Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації у вищу.

    На основі резолюції керівника інформаційно-довідкові документи можуть стати підставою для прийняття якихось рішень або підготовки розпорядчих документів.

    До складу інформаційно-довідкових документів входять: доповідна записка, службова записка, пояснювальна записка, пропозиція, уявлення, заява, всі різновиди листування, протокол, акт, довідка, висновок, відгук, зведення, список, перелік.

    Розглянемо як приклад інформаційно-довідковий документ довідка.

    Довідка:

    1) документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій;

    2) документ, що підтверджує факти біографічного або службового характеру (Короткий словник видів і різновидів документів / Головархів, ВНИИДАД, М., 1974.).

    Виділяють довідки:

    - Що підтверджують факти біографічного або службового характеру;

    - Що відображають основну (виробничу) діяльність організації.

    Працівники, як правило, звертаються до роботодавця або в кадрову службу організації з проханням видати довідки, що підтверджують факти біографічного або службового характеру.

    Їх основна мета - підтвердити наявність або відсутність певного факту, наприклад:

    1) місце роботи;

    2) посаду, професія, спеціальність;

    3) стаж роботи на певній посаді (за професією, спеціальністю);

    4) розмір заробітної плати;

    5) розмір нарахованих та фактично сплачених страхових внесків на обов'язкове пенсійне страхування.

    Довідки з місця роботи можуть бути затребувані зацікавленими органами державної влади (наприклад, суд, орган внутрішніх справ), органами місцевого самоврядування (наприклад, орган опіки та піклування), сторонніми організаціями (наприклад, банківська організація) для підтвердження різноманітних фактів.

    Як правило, довідка з місця роботи оформляється на бланку - шаблоні (трафаретному бланку для довідок) і вони можуть складатися на загальному бланку формату А4 або А5. У переважній більшості вимоги органів державної влади, місцевого самоврядування зводяться до того, щоб довідка з місця роботи складалася на фірмовому бланку організації, в цьому випадку обсяг інформації про організацію буде максимально індивідуалізована.

    На практиці для вказівки адресата в довідці використовуються два підходи:

    адресат вказується в кінці тексту і виражається у формулюванні «Видана для подання в ______»;

    адресат виноситься у правий верхній кут бланка.

    Відомості про роботодавця, що видав довідку, повинні зазначатися повністю, відповідно до установчих документів: найменування організації, місце знаходження (адреса) організації і структурного підрозділу, в якому працює працівник, номери телефонів та факсу і так далі.

    За загальним правилом довідка з місця роботи підписується роботодавцем або керівником організації і завіряється печаткою. Виняток з цього правила може бути передбачене локальними нормативними актами (наприклад, право підпису довідок з місця роботи може бути делеговане начальнику відділу кадрів на підставі наказу про розподіл обов'язків).

    Обов'язковими реквізитами довідки є: найменування організації (для внутрішньої - найменування структурного підрозділу), найменування виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання (для зовнішньої довідки), адресат, підпис, відбиток печатки.

    Облік виданих довідок з місця роботи ведеться за допомогою спеціального журналу (книги). У цьому журналі (книзі) фіксують: номер виданої довідки (йому відповідає порядковий номер запису в журналі (книзі)), короткий зміст довідки («про заробітну плату», «про стаж» і так далі), адресат.

    Приклад

    Зразок довідки з місця роботи.

    ТОВ «Вікторія»

    Адресат

    ДОВІДКА

    10.11.2006 р. № 45

    м. Москва

    Іванова Марія Іванівна працює в ТОВ «Вікторія» на посаді бухгалтера з 01.03.2000 р.

    Діректор____________ /__________________/

    Підпис (розшифровка підпису)

    Список використаної літератури

    1. Діловодство: Підручник / Т.А. Бикова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкіна; За заг. ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: МЦФЕР, 2006. - 560 с.

    2. Кадрове діловодство: інформаційно-довідкова документація / / Audit-it.ru. - 7 лютого 2007.

    3. Короткий словник видів і різновидів документів / Головархів, ВНИИДАД, М., 1974.

    4. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В. А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

    5. Енциклопедія діловодства [Електронний ресурс]: http://www.termika.ru/dou/enc/razd2/prav.php

    5


    Додати в блог або на сайт

    Цей текст може містити помилки.

    Бухгалтерія | Контрольна робота
    59.5кб. | скачати


    Схожі роботи:
    Інформаційно довідкові документи 2
    Інформаційно довідкові документи
    Інформаційно-довідкові документи
    Інформаційно-довідкові документи Акт як
    Інформаційно-довідкові документи Табель форм
    Документи щодо особового складу
    Розпорядчі документи
    Розпорядчі документи 2
    Розпорядчі документи 2 Процедура складання
    © Усі права захищені
    написати до нас
    Рейтинг@Mail.ru