Діловодство

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Зміст
1. Зміст 1
2. Реквізит «Гриф затвердження». 2
3. Скласти і оформити пояснювальну записку. 4
4. Скласти і оформити гарантійний лист. 7
5. Скласти та оформити протокол виробничої наради. 10
6. Скласти та оформити заяву на відпустку. 14
7. Скласти і оформити наказ про надання відпустки. 15
8. Висновок 17
9. Список використаної літератури 18

2. Реквізит «Гриф затвердження»
Одним з реквізитів, які надають документа юридичну силу, є «Гриф затвердження».
Затвердження - це особливий спосіб посвідчення документа після його підписання. На відміну від реквізитів, що позначають автора документа (реквізитів бланка), реквізитів «Підпис», «Дата» і «Індекс», які застосовуються при оформленні всіх організаційно-розпорядчих документів, «Гриф затвердження» є додатковим засвідчує реквізитом і застосовується для надання юридичної сили лише окремими видами і різновидам документів. Як правило, перелік таких документів відображається в інструкціях та інших нормативних правових актах про організацію діловодства. При цьому може бути використаний Примірний перелік документів, які підлягають затвердженню, що наведений у додатку 6 до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь, затвердженої наказом Комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь від 23 травня 1995 р . № 13. Відповідно до даної Примірної інструкції твердженням підлягають:
1. Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом справ, обладнання; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій, установ, підприємств і т.д.).
2. Договори (про виконання робіт, матеріально-технічному постачанні, оренду приміщень; про постачання, підряди, науково-технічне співробітництво, матеріальної відповідальності і т.д.).
3. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні і т.д.).
4. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
5. Інструкції (правила) (посадові; про ведення діловодства; з техніки безпеки; внутрішнього трудового розпорядку і т.д.).
6. Нормативи (витрати сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників і т.д.).
7. Звіти (про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідних роботах і т.д.).
8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; підприємств, на які поширюються певні пільги; типових документів, що утворюються в діяльності міністерств, державних комітетів та інших організацій з зазначенням термінів зберігання і т.д.).
9. Плани (виробничі, будівельно-монтажних, проектно-вишукувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; роботи колегій тощо).
10. Положення (статути) (про міністерство; структурному підрозділі; преміювання; статути підприємств і т.д.).
11. Програми (проведення робіт і заходів; відряджень і т.д.).
12. Розцінки на виконання робіт.
13. Кошториси (витрат на утримання апарату управління; на капітальне будівництво і т.д.).
14. Стандарти.
15. Структура і штатна чисельність.
16. Тарифні ставки.
17. Форми уніфікованих документів.
18. Штатні розписи і зміни до них.
В обов'язковому порядку твердженням підлягають усі організаційні документи (статути, положення, інструкції, правила та ін.)

3. Скласти і оформити пояснювальну записку.
Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень виконаної роботи (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку.
Зовнішні пояснювальні записки (адресуються керівникові вищестоящої організації) оформляються на загальному бланку Організації.
Внутрішні пояснювальні записки (адресовані ректору, проректору, керівнику структурного підрозділу) оформляються на папері стандартного формату А4 або А5 з обов'язковим використанням реквізитів загального бланка.
Реквізитами зовнішньої пояснювальної записки, крім реквізитів бланка, є:
· Назва виду документа;
· Дата;
· Індекс;
· Адресат;
· Заголовок до тексту;
· Текст;
· Відмітка про наявність додатку (при необхідності);
· Підпис керівника
· Прізвище виконавця і номер його телефону
Реквізитами внутрішньої пояснювальної записки є:
· Назва структурного підрозділу
· Назва виду документа;
· Дата;
· Індекс;
· Адресат;
· Заголовок до тексту;
· Текст;
· Відмітка про наявність додатку (при необхідності);
· Підпис укладача
Особливості оформлення реквізитів доповідної записки поширюються на оформлення реквізитів пояснювальної записки
За своїм оформлення пояснювальні записки відрізняються від доповідних тим, що не містять висновків і пропозицій.
Різновидом пояснювальних записок є документи, складені працівниками університету за вказівкою прямих або вищестоящих керівників при виникненні нештатних ситуацій, порушення трудової дисципліни, дисциплінарних порушень, проступки та ін
Пояснювальна записка такого роду звичайно пишеться від руки, адресується керівникові, який її жадав. Текст пояснювальної записки має містити дату порушення, вид порушення, виклад причин, обставин порушення. Вимога стислості й чіткості тексту поширюється і на пояснювальні записки.

Відділ Управління Генеральному директорові
ТОВ «Роги і копита»
Дуніна М.Г. від
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА Головного інженера
Виренкова В. С.
Про запізнення на роботу
Я, Виренков В.С. працює на посаді Головного інженера, спізнився сьогодні 1 липня 2007 р . на роботу на 1 годину з причини поломки рейсового автобуса в 7-00 Рейс перенесли на 8-00.
Головний інженер Підпис
1 липня 2007р.

4. Скласти і оформити гарантійний лист.
Гарантійні листи адресуються організаціям. Гарантуватиметься можуть оплата роботи, продукції, послуг, оренди, якість і терміни виконання роботи та ін У тексті гарантійного листа містяться прохання на адресу кореспондента і юридично значуща формула: "Оплату (надання послуг і т.д.) гарантуємо". Ця фраза є юридично значимим компонентом тексту. Якщо в листі гарантується здійснити оплату, автор повідомляє свої банківські реквізити. 2
Гарантійні листи завжди підписуються двома особами: керівником організації та головним бухгалтером. Гарантійні листи також засвідчуються печаткою організації. 3
Гарантійний лист оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами гарантійного листа є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, відбиток печатки, позначка про виконавця.



Генеральному директорові
ТОВ «Кранекс»
Орлову В.К.
Від Генерального Директора
ТОВ «Роги і копита»
Дуніна М.Г.
DOCPROPERTY Subject \ * MERGEFORMAT Гарантійний лист
Гарантую здійснити оплату замовлення № __NG1525_ протягом трьох банківських днів у встановленому порядку.
Назва організації:
ТОВ «Роги і копита»
Поштова адреса:
159121 Іванівська область п. Соснівка вул. Сатанинська 20
Юридична адреса:
159121 Іванівська область п. Соснівка вул. Сатанинська 20
Телефон:
8 (49359) 2-22-22, 2-45-66, 2-96-66
Факс:
8 (49359) 2-22-22, 2-45-66, 2-96-66
ІПН:
371500256655656
р / р:
40702826541664565412
к / с:
30100488078454895047
Назва банку:
Іванівське ОСБ № 96966 г.Іваново
БИК:
425952662
ОКПО:
5295624564646
КПП:
371100112200
_________________/ М.Г. Дунін
МП

5. Скласти та оформити протокол виробничої наради.
Процеси колективного прийняття управлінських рішень і самі рішення документуються протоколами виробничих нарад у керівництва організації. Документування ходу наради та оформлення протоколу покладається на працівника, відповідального за ведення діловодства у фірмі.
Протоколи оформлюються на бланках організації і містять такі реквізити:
· "Найменування організації"
· "Найменування виду документа"
· "Дата засідання"
· "Індекс"
· "Місце засідання"
· "Гриф затвердження" (якщо протокол підлягає затвердженню)
· "Заголовок до тексту"
· "Текст"
· "Підписи"
Датою протоколу є дата засідання. Заголовком є ​​найменування колегіального органу або назва протоколіруемого наради.
Текст протоколу має складатися з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина містить постійну інформацію (слова "ГОЛОВА", "СЕКРЕТАР", "ПРИСУТНІ") і змінну (ініціали та прізвища голови та секретаря, а також присутніх на засіданні). При необхідності вказують посади присутніх, а також прізвища, ініціали та посади осіб, запрошених на нараду. При великій кількості запрошених складається список, який додається до протоколу.
Слова "ГОЛОВА", "СЕКРЕТАР", "ПРИСУТНІ" пишуться від нульового положення табулятора. Від другого положення табулятора ставлять тире. Ініціали та прізвища пишуть у називному відмінку. Прізвища присутніх і запрошених друкують в алфавітному порядку через один міжрядковий інтервал. Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Слова "ПОРЯДОК ДЕННИЙ" друкують від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку. Питання порядку денного нумеруються. Кожен новий питання друкується від першого положення табулятора. Питання розташовуються за ступенем важливості. Питання перераховуються в називному відмінку. Доповідь (звіт, повідомлення, інформація), найменування посади, ініціали та прізвище доповідача пишуть у родовому відмінку.
Основна частина тексту будується відповідно до питаннями порядку денного. Побудова запису обговорення кожного питання порядку денного здійснюється за схемою "СЛУХАЛИ" - "ВИСТУПИЛИ" - "УХВАЛИЛИ" (ВИРІШИЛИ). Ці слова друкують великими літерами.
Перед словом "СЛУХАЛИ" ставлять номер питання порядку денного, після - двокрапка. Ініціали та прізвище доповідача необхідно писати в називному відмінку від першого положення табулятора. Після прізвища ставлять тире і з великої літери пишуть зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо текст доповіді застенографірован або надано доповідачем, то після тире з великої літери пишуть - "Доповідь додається".
Слово "ВИСТУПИЛИ" друкують великими літерами, після чого ставлять двокрапку. Ініціали та прізвище виступаючого пишуть в називному відмінку від першого положення табулятора, після чого ставлять тире і з великої літери друкують зміст виступу у формі прямої мови. У разі потреби після прізвища виступаючого вказується найменування посади.
У зв'язку з порушеннями в оформленні протоколів виробничих нарад організації був розроблений зразок протоколу.
Протокол може містити пункт про затвердження будь-якого документа. У такому випадку документ повинен додаватися до протоколу і мати посилання на його номер і дату, наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол засідання Правління
від 23. 02. 95 № 5

Територіальний відділ по
м. Іваново
Управління Роснедвіжімості
ПРОТОКОЛ
виробничої наради
від 06.08.2007 р
Голова: Кузьмін С. В. - начальник територіального відділу по м. Іваново Управління Роснедвіжімості.
Секретар: Кошельняк О. В. - в.о. провідного спеціаліста територіального відділу по м. Іваново Управління Роснедвіжімості
Були присутні:
Іванов Ю. П. - начальник відділу ФДМ «Земельна кадастрова палата -
м. Іваново »;
Гончаров Б.Г. - Директор МУП «Містобудування»;
Платонов А. А.-директор «138 Експедиція»;
Миколаїв М. А.-директор ВАТ «Земельний кадастр»;
Мартиненко Д. Н. - директор ТОВ НВП «Аршин»;
Паймін В. А. - начальник відділу МУ «Земельне управління»;
Токмолаева Л. І. - директор ТОВ НВП «Інженер», ТОВ НВП «Землемір»;
Міхєєв В. А. - директор ТОВ НВП «Румб»;
Афанасьєв С. В. - директор ТОВ «Земля»;
Марков С. В. - інженер МУП «БТІ та ПЖФ»;
Антонова Л. А. - директор ТОВ «Координат»;
Карпов В. В. - директор ТОВ «Геосфера»;
Іванов В. М. - директор ТОВ «Гіпрозем»;
Алексєєв Б. В. - головний спеціаліст територіального відділу по м. Іваново Управління Роснедвіжімості;
Ісмаїлов Р. В. - в.о. головного спеціаліста територіального відділу по м. Іваново Управління Роснедвіжімості;
Ільїн М. В. - провідний спеціаліст територіального відділу по м. Іваново Управління Роснедвіжімості.
Порядок денний: Виконання землевпорядних робіт на території м. Іваново.
Слухали:
Кузьмін С. В. - зазначив, що у підрядних межових організацій м. Іваново виникають проблеми, пов'язані з проходженням землевпорядних (межових) справ.
Виступили:
Токмолаева Л.І. - Запропонувала про скорочення часу проходження межових справ, так як, межові справи відносять в УАіГ для того, щоб отримати перелік документів, що встановлюють особливий режим використання земель. УАіГ не повертає межові справи до тих пір, поки землекористувач (замовник) не сплатить містобудівний висновок. Тобто справи «лежать» мінімум місяць. Чомусь місто дуже довго погоджує в порівнянні з територіальним відділом по м. Іваново, у вас немає затримок.
Міхєєв В.А. - Повністю підтвердив.
Мартиненко Д.М. - Підтвердив, що без містобудівного ув'язнення в УАіГ жодне межові справу не буде проходити. Також зазначив, що не вирішено питання про охоронних зонах, навіть за каталоги координат доводиться платити в МУП «Містобудування».
Миколаїв М.А. - Зазначив, що електронна база даних про земельні ділянки по м. Іваново (МУ «Земельне управління») відрізняється від єдиного державного реєстру земель (ФДМ «Земельна кадастрова палата - Іваново»). Виходить так, що є дані в ФДМ «Земельна кадастрова палата», але того немає в МУ «Земельне управління» і починаються проблеми, «лежать» справи місяцями.
Мартиненко Д.М. - Підтвердив, що в МУ «Земельне управління» забивають кожну крапку, а це затягує час.
Кузьмін С.В. - Сказав, що потрібно посилатися на базу даних ФДМ «Земельна кадастрова палата».
Миколаїв М.А. - Сказав, що МУ «Земельне управління» посилаються на матеріали інвентаризації, а це старі дані. Нехай вони свою базу даних залишать як архів і почнуть по новому.
Карпов В.В. - Зазначив, проблема така давно варто, треба прийняти вольове рішення, підганяти матеріали за каталогами координат не можна, адже виникають помилки.
Миколаїв М.А. - Зазначив, страждає замовник, адже за законом все вирішується через суд. А він нам грошей заплатив, і ми повинні тепер відповідати за те, в чому не винні.
Токмолаева Л.І. - Сказала, буває так, що промежевалі ділянку, отримали техумови, затвердили межові справу, здали опис у ЗКП і з'ясовується, що інший промежованний ділянку. Що нам робити, нам дають відмову.
Іванов Ю.П. - Зазначив, видамо відомості, на який надано ділянку.
Кузьмін С.В. - Сказав, приносите каталоги координат, внесемо зміни.
Токмолаева Л.І. - Погодилася.
Кузьмін С.В. - Хотів звернути увагу, що в МУ «Земельне управління» можна здавати акт узгодження меж земельної ділянки, схему меж земельної ділянки та каталоги координат, а також копії правовстановлюючих документів, тобто, всі межові справу можна не здавати. Акт узгодження меж земельної ділянки можна писати від руки, якщо десь помилилися, то закреслити і написати вірне. Також в карті (плані) земельної ділянки не повинні бути підчищення, помарки і виправлення. Як сказано в методичних рекомендаціях з проведення межування об'єктів землеустрою особи, права яких можуть бути порушені при проведенні межування (власники земельної ділянки, землевласники, землекористувачі та орендарі, відповідні органи державної влади та (або) органи місцевого самоврядування), не пізніше, ніж за 7 календарних днів сповіщаються про час і місце проведення межування. При не явки на процедуру погодження меж, то, протягом 30 календарних днів направляються повторні повідомлення. У разі повторної неявки складається акт, потім принесете в Територіальний відділ по м. Іваново на затвердження. На рахунок проектів кордонів, особливо стосується МУП «Містобудування», непривабливо зроблені графічно. Візьміть для прикладу такі організації як ТОВ НВП «Інженер», ТОВ «Земля» - все акуратно, приємно працювати. ВАТ «Земельний кадастр» пише від руки, теж красиво і акуратно. Адже документи запрошують в суд, а вони в такому вигляді. Коли робите проект межі, з'ясовуйте, чиї будинки, де проїжджа частина і т.д. За умов юридичної вірогідності і нормальної якості землевпорядних справ не буде проблем в узгодженні або затвердженні. Наші виконавці все досконально перевіряють, якщо не зрозуміло - пояснять. Показуйте наші зауваження своїм виконавцям, адже буває, що допускають одні і ті ж помилки.
Вирішили:
Скоротити час проходження землевпорядних робіт в м. Іваново, з'ясувати всі питання, пов'язані з УАіГ, МУП «Містобудування» і МУ «Земельне управління».
Голова С. В. Кузьмін
Секретар О.В. Кошельняк

6. Скласти та оформити заяву на відпустку.
Директору ________________________________
(Найменування організації)
________________________________
(П.І.Б. директора)
от_______________________________
(Посада та П.І.Б. працівника)
ЗАЯВА
Прошу надати мені чергову відпустку з "___" _____________
20___ року по "___" _____________ 20___ року.
Дата_____________________
___________________
(Підпис працівника)

6. Скласти і оформити наказ про надання відпустки.

Уніфікована форма N Т-6
Затверджена постановою Держкомстату Росії
від 05.01.2004 N 1
Код
Форма по ОКУД
0301005
ТОВ «Роги і копита»
за ЄДРПОУ
найменування організації
Номер документа
Дата складання
НАКАЗ
2566
30.12.2007г.
(Розпорядження)
про надання відпустки працівникові
Надати відпустку
Табельний номер
Пупкін Павло Олексійович
5986
прізвище, ім'я, по батькові
Управління
структурний підрозділ
Інженер технолог
посаду (спеціальність, професія)
за період роботи з
"
01
"
Січень
20
08
р. по
"
31
"
Грудень
20
08
р.
А. щорічну основну оплачувану відпустку на
28
календарних днів
з
"
1
"
Січень
20
08
р. по
"
28
"
Січень
20
08
р.
і (або)
Б.
щорічну додаткову оплачувану відпустку, навчальний, без збереження заробітної плати та інші (вказати)
на
календарних днів
з
"
"
20
р. по
"
"
20
р.
В.
Всього відпустку на
календарних днів
з
"
"
20
р. по
"
"
20
р.
Керівник організації
Ген.директор
Дунін М.Г.
посаду
особистий підпис
розшифровка підпису
З наказом (розпорядженням) працівник ознайомлений
"
31
"
Грудень
20
08
р.
особистий підпис

Висновок
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.

Список використаної літератури.

1. Документаційне забезпечення діяльності організації. Барановський В.П. Навчальний посібник. - М.: Асоціація авторів і видавців «Тандем». Вид.-во ЕКМОС, 1999р.
2. Основні нормативні акти з бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності (з коментарями) .- М.: ТОВ «НІТАР АЛЬЯНС», 2001. - 272 с.
3. Кудряев В. А. Організація роботи з документами. М., 1998.
4. Організація роботи з документами. Инфра М., 1998 р.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Контрольна робота
75.4кб. | скачати


Схожі роботи:
Діловодство та судове діловодство
Діловодство 5
Діловодство 2
Діловодство 3
Діловодство 4
Кадрове діловодство
Машинопис і діловодство
Сучасне діловодство
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru