додати матеріал

приховати рекламу

Документування управлінської діяльності 2

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

РОБОЧА ЗОШИТ
За курсом «Документування управлінської діяльності»
Великий Новгород 2007

Зміст
1. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ І ЙОГО ВПЛИВ НА УПРАВЛІННЯ
2. ЮРИДИЧНА СИЛА ДОКУМЕНТІВ
3. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ: ОСОБЛИВОСТІ ЗМІСТУ І ОФОРМЛЕННЯ
4. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

ТЕМА 1. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ І ЙОГО ВПЛИВ НА УПРАВЛІННЯ
При вивченні даної теми слід звернути увагу на наступні питання:
· Роль документної інформації в сучасному економічному житті Росії;
· Взаємозв'язок інформації та документа;
· Основні вимоги до документної інформації;
· Вплив нормативної регламентації на організацію документаційного забезпечення управління.
Питання для самостійної підготовки
1. Роль документної інформації в управлінні.
Управлінська діяльність притаманна всім установам, організаціям і підприємствам. У процесі управління збирається, обробляється і передається величезну кількість інформації. Ефективність управління залежить від обсягу, оперативності та достовірності інформації, більша частина якої відображається в документах. Законодавчими та нормативними актами передбачено ряд ситуацій, при яких документування інформації є обов'язковим. У залежності від конкретної управлінської ситуації створюється безліч різних видів документів. Вони поділяються за:
· Змістом інформації (відображають основні функції управління)
· Походженням (службові та особисті)
· Місцем складання (зовнішні та внутрішні)
· Способом виготовлення (рукописні, машинописні і типографські)
· Формі викладу інформації (типові, створені для всіх або для окремих установ, індивідуальні)
· Кількості питань (прості - одне питання; складні - кілька питань)
Процес управління включає наступні документовані операції: збір та обробку документної інформації; підготовку рішення; прийняття та документування рішення; доведення рішень до виконавців; виконання рішення; контроль виконання; збір інформації про виконання; передачу інформації по вертикальним та горизонтальним зв'язкам; зберігання та пошук інформації.
Апарат управління реалізує свої функції головним чином за допомогою універсальних і повноважних організаційно-розпорядчих документів (ОРД), створюваних циркулюючих незалежно від специфіки діяльності в усіх галузях народного господарства і державного управління.
2. Значення організаційно-розпорядчої документації (ОРД). Її склад.
Серед великого розмаїття видів ділових документів, що обертаються на підприємствах і в організаціях, організаційно-розпорядча управлінська діяльність головним чином полягає у розробці та реалізації рішень, що фіксуються в організаційно-розпорядчої документації. Організаційно-розпорядча документація є найбільш широко використовуваним видом документації.
Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) умовно поділяються на три групи:
Організаційні документи;
· Розпорядчі документи;
· Довідково-інформаційні документи.
Інші форми управлінської діяльності відображаються в інших документах. Наприклад, облік відбивається у статистичній, бухгалтерської документації, матеріально - технічне постачання в договорах, актах, нарядах, листах і так далі.
Діяльність будь-якої організації регулюється правовими документами. Перш за все - це організаційні документи, які розробляються самими засновниками і є нормативними. Організаційні документи регламентують завдання і функції організації, структуру, організацію роботи, права, обов'язки, відповідальність керівництва, структурних підрозділів та співробітників. До складу організаційних документів входять: статут та інші установчі документи, інструкція, штатний розклад, правила внутрішнього розпорядку та інші.
З метою вирішення основних завдань організації видаються накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження. Це друга група - розпорядчі документи.
Третя група - довідково-інформаційні документи - включає в себе службові листи, довідки, огляди, доповідні записки та ін
Завдання
1. Перерахуйте питання документування та організації роботи з документами, які регулюються сучасними правовими актами та методичними документами.
Стандартом встановлено: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення, обліку, використання і зберігання бланків з відтворенням Державного Герба РФ, гербів суб'єктів РФ.
Вимоги до складу реквізитів документів, їх оформлення, а також вимоги до бланків документів встановлюється стандартом ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів." Його вимоги є рекомендаційними і поширюються на документи, пов'язані з уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи.
ГОСТ Р 6.30 - 2003 описує систему реквізитів - елементів оформлення офіційного документа, встановлює склад реквізитів документів, їх розташування на аркуші, а також вимоги до тексту і бланків документів. Для кожної системи документів існують обов'язкові та додаткові реквізити.

ТЕМА 2. ЮРИДИЧНА СИЛА ДОКУМЕНТІВ
При вивченні даної теми слід звернути увагу на наступні питання:
· Чим обумовлюється юридична сила документа;
· Сучасні вимоги до оформлення реквізитів, які надають документам юридичну силу;
· Поняття "оригінал документа", "копія документа". Юридична сила копії документа.
Питання для самостійної підготовки
1. Склад реквізитів, які надають документам юридичну силу.
У діловодстві існують єдині вимоги та правила оформлення документів управління, які встановлені державними нормативними актами.
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечує:
· Юридичну силу документів;
· Оперативне та якісне складання і виконання документів;
· Організацію швидкого пошуку документів;
· Більш активне використання комп'ютера при складанні документів;
Будь-який документ складається з ряду складових його документів (дати, тексту, підпису і т.д.), які називаються реквізитами. Кожен вид документа (акт, наказ, лист) має певний набір реквізитів.
У практиці роботи комерційних підприємств не використовується реквізит "1 - державний герб". Він ставиться тільки на документах державних установ і підприємств, яким надається таке право. Реквізит "3 - зображення нагород" також не використовується при розробці бланка фірми.
До найбільш важливим реквізитам документів, які використовуються в сучасній практиці, відносяться:
2 - емблема організації;
7 - найменування організації;
9 - індекс підприємства зв'язку, поштовий індекс, телефон, факс, номер розрахункового рахунку в банку;
10 - назва виду документа;
11 - дата;
12 - індекс (номер) документа;
13 - посилання на індекс і дату вхідного документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 - підпис;
25 - візи;
26 - друк;
27 - позначка про завірення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
31 - відмітка про надходження [1].
Особливо важливим є правильне оформлення таких реквізитів, як дата, підпис, печатка, гриф затвердження, які додають документу юридичну силу.
Кожен документ можна розділити на 3 основні частини:
· Заголовну частину (до неї входять реквізити, розташовані до тексту);
· Основну частину (реквізити "текст" і "програми");
· Оформляють частина (реквізити, розташовані нижче тексту і додатки).
2. Посвідчення документів. Правила оформлення реквізитів, що входять до його складу.
На організаційно-розпорядчому документі обов'язково повинен бути підпис посадової особи (підписи, якщо документ розроблявся і видавався кількома посадовими особами).
Наявність необхідних підписів прямо пов'язане з тим питанням, має чи не має документ юридичну силу.
Особа, що поставило підпис на документі, несе відповідальність за його зміст.
Які документи уповноважена підписувати та чи інша посадова особа, встановлюється внутрішніми актами підприємства (наприклад, статутами, положеннями, наказами і т. п.). Так, від імені підприємства документи підписує його керівник. Накази і положення, що регламентують діяльність структурних підрозділів підприємства, можуть бути підписані керівниками цих підрозділів. По ряду окремих специфічних питань право підпису можуть мати й інші співробітники підприємства. Вичерпний коло таких питань необхідно відобразити в інструкції з діловодства або в інших подібних документах.
Залежно від виду документів на них може стояти один підпис або дві і більше.
Гриф «Затверджено» («Затверджую») це своєрідне підтвердження важливості та актуальності складеного і підписаного документа, а також своєрідна санкція на дію цього документа щодо певного кола працівників, посадових осіб, підрозділів підприємства.
Ряд документів знаходить юридичну силу тільки після того, як їх затвердять керівники або посадові особи підприємства, до компетенції яких належить вирішення тих чи інших питань.
Обов'язковому затвердженню підлягають:
· Статути;
· Положення про представництва, філії та структурних підрозділах підприємства;
· Структура, штатна чисельність і штатний розклад;
· Акти перевірок, ревізій, приймання-здачі матеріальних цінностей;
· Посадові інструкції;
· Правила внутрішнього трудового розпорядку;
· Кошторису;
· Розцінки на проведення робіт і надання послуг та ін
Виходячи зі специфіки своєї діяльності, підприємство повинно розробити перелік документів, що підлягають затвердженню, і коло посадових осіб, які мають право затверджувати ці документи.
На більшості документів, що видаються на підприємстві, печатка не ставиться. Але відбиток печатки обов'язково повинен бути на таких документах:
· Відображають інформацію про факти, що мають особливе юридичне значення (про створення, реорганізації або ліквідації підприємства тощо);
· Засвідчують права підприємства або його окремих осіб (доручення);
· Фіксують факти, пов'язані з фінансовими і матеріальними цінностями.
Для таких документів печатка є юридично значимим реквізитом, тому що вони мають юридичну силу тільки при наявності її відбитка.
Керівникам підприємства рекомендується розробити і затвердити перелік документів, на яких обов'язково повинен бути відбиток печатки.
Якщо в документі відсутній будь-який юридично значущий реквізит, то він не має юридичної сили і працівники підприємства мають право відмовитися виконувати приписи цього документа.
3. Юридична сила копій документів.
Досить часто підприємствам доводиться робити копії документів, наприклад, коли велика ймовірність втрати оригіналу або необхідно представити один документ в різні установи.
У яких випадках копія має юридичну силу оригіналу?
Копія повинна в точності повторювати текст і оформлення оригіналу.
Завірити копію документа, виданого самим підприємством, може керівник цього підприємства або уповноважений на це співробітник, наприклад начальник відділу кадрів або завідувач канцелярією. Винятком є ​​копії таких документів, як, наприклад, статут організацій. Копія статуту засвідчується нотаріусом.
Поки немає однозначної відповіді на питання про те, чи має юридичну силу документ, отриманий факсом. Деякі вітчизняні та зарубіжні підприємства визнають законність телефаксного копії і приймають її до виконання. Однак, на наш погляд, достовірність таких копій далеко не завжди можна вважати очевидною і повною. У принципі телефаксні повідомлення це лише копія документа, рівноцінна копії, виготовленої на ксероксі.
Факс доцільно використовувати для відправки та отримання документів, не пов'язаних з виникненням для підприємства правових наслідків (інформаційних, рекламних і т.п.).
Завдання
1. Визначте, що засвідчує друк на службовому документі.
На більшості документів, що видаються на підприємстві, печатка не ставиться. Але відбиток печатки обов'язково повинен бути на таких документах:
· Відображають інформацію про факти, що мають особливе юридичне значення (про створення, реорганізації або ліквідації підприємства тощо);
· Засвідчують права підприємства або його окремих осіб (доручення);
· Фіксують факти, пов'язані з фінансовими і матеріальними цінностями.
Для таких документів печатка є юридично значимим реквізитом, тому що вони мають юридичну силу тільки при наявності її відбитка.
Керівникам підприємства рекомендується розробити і затвердити перелік документів, на яких обов'язково повинен бути відбиток печатки.
Гербова печатка ставиться на наступних документах:
· Акти
· Довіреності
· Договори
· Заяви
· Укладення та відгуки організацій на дисертації і автореферати, що направляються до вищої атестаційної комісії
· Виконавчі листи
· Посвідчення про відрядження
· Норми витрати на дорогоцінні метали
· Зразки відбитків, печаток і підписів працівників, що мають право здійснення фінансово-господарських операцій
· Подання та клопотання
· Листи гарантійні
· Доручення
· Протоколи
· Реєстри
· Кошторис витрат
· Специфікації
· Титульні списки
· Статути
· Штатні розписи.

2. Оформіть такі реквізити:
2.1. Гриф затвердження
· Акт затверджено генеральним директором ЗАТ "Промінь" І.П. Лужина;
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ЗАТ «Промінь»
___________________ І.П. Лужина
«__»________________
· Інструкція з діловодства затверджена наказом директора ТОВ "Альфа" 12.04.2006 № 38;
ЗАТВЕРДЖЕНА
Наказом директора ТОВ «Альфа»
Від 12.04.2006 № 38
· Положення про раду директорів ЗАТ "Регана" затверджено на загальних зборах акціонерів 25 травня 2006 р .
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішенням загальних зборів акціонерів
Від 25.05.2006
2.2. Підпис на наступних документах:
· Наказ;
Директор ____________ І.П. Сергєєв
· Гарантійний лист (підписано генеральним директором і головним бухгалтером);
Генеральний директор ______________ О.Г. Шведов
Головний бухгалтер ______________ З.Д. Іванова
· Протокол (протокол зборів);
Голова зборів _____________ І.Т. Федотов
Секретар зборів _____________ В.П. Андрєєва
· Акт.
Голова комісії ____________ Ю.Г. Демидов
Члени комісії ____________ А.Д. Соколова
____________ Р.Т. Смирнов
____________ А.С. Сергєєв

ТЕМА 3. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ: ОСОБЛИВОСТІ ЗМІСТУ І ОФОРМЛЕННЯ
При вивченні даної теми слід звернути увагу на наступні питання:
· Місце організаційних документів у системі організаційно-розпорядчої документації;
· Складу основних організаційних документів підприємств державної та недержавної форм власності;
· Нормативний характер організаційної документації;
· Типові структури тексту окремих видів організаційних документів.
Питання для самостійної підготовки
1. Роль організаційних документів у діяльності підприємства.
Головна особливість організаційно-розпорядчих документів полягає в тому, що вони є внутрішніми документами. Іншими словами, для того, щоб розробити і ввести їх в дію, не потрібно участі сторонніх організацій або представників будь-яких інших підприємств. Досить рішення керівництва або інших посадових осіб того підприємства, діяльності якого ці документи стосуються. Для підписання ж зовнішніх документів договорів, накладних, актів приймання робіт та ін волевиявлення представників тільки однієї юридичної особи недостатньо. Необхідне рішення посадових осіб як мінімум двох організацій, непідзвітних один одному.
Внутрішній документ, що випускається на підприємстві, може вважатися обов'язковим для виконання співробітниками лише в тому випадку, якщо він має юридичну силу.
Щоб документ мав таку силу, необхідне наступне:
· Положення, що містяться в документі, повинні строго відповідати вимогам законодавства;
· Документ повинен бути виданий посадовою особою управління, відділу підприємства, що володіє необхідною для цього повноваженнями;
· Реквізити документа повинні відповідати прийнятим нормам.
Якщо ці умови не дотримані, документ може бути визнаний судом недійсним.
2. Вимоги до змісту та оформлення статуту підприємства.
Під статутом розуміється звід правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності. Наприклад, Статут залізниць РФ, Ветеринарний статут і т. д. Окремо слід виділити статути, що визначають організацію певної сфери діяльності Збройних сил РФ (Стройовий статут, Дисциплінарний статут і т.д.) Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади та управління, а статути громадських організацій приймаються і затверджуються з'їздами. Статути підприємств, установ і організацій затверджуються їх вищестоящими органами (міністерствами, відомствами, виконкомами місцевих Рад).
У статуті визначаються структура, функції та права організації. Наприклад: статут школи-гімназії, затверджений Радою гімназії, визначає, що загальноосвітній навчальний заклад орієнтує на підготовку учнів до професійної інтелектуальної діяльності, а також структуру школи-гімназії, організацію її діяльності, управління школою-гімназією, порядок прийому та відрахування учнів, кадрове та фінансове забезпечення, стверджує стипендії для найбільш відзначилися учнів, організацію розвивального навчально-виховного процесу, а також перекладні та вступні іспити.
Завдання
1. Перелічіть розділи, що входять в типову структуру тексту положення про структурний підрозділ.
Положення про структурний підрозділ (колегіальному або дорадчому органі) - це правовий акт, що встановлює статус, функції, права, обов'язки і відповідальність структурних підрозділів та інших органів.
Положення про структурні підрозділи та інших органах можна класифікувати наступним чином:
· Положення про структурні підрозділи;
· Положення про колегіальних та дорадчих органах: керівних (рада директорів, правління) і спеціалізованих (вчених рада, науково-технічна рада та інші);
· Положення про тимчасові органах (нарадах, комісіях, радах).
Положення про підрозділи можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій і структурних підрозділів, і на їх основі розробляються конкретні положення.
Мета розробки організаційних документів - найбільш раціональне розподіл і кооперація праці між підрозділами і працівниками.
Положення про підрозділ має наступні розділи:
· Загальні положення.
· Основні завдання.
· Функції.
· Права і обов'язки.
· Відповідальність.
· Взаємини.
У розділі «Загальні положення» зазначаються повне офіційне найменування підрозділу, дата, номер і найменування правового акта, на підставі якого створено і діє підрозділ у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, порядок призначення та звільнення з посади керівника підрозділу, наявність у підрозділу друку .
Розділ «Основні завдання" - це перелік проблем, що вирішуються підрозділом і визначають характер і напрямки діяльності підрозділу.
У розділі «Права та обов'язки» перераховуються дії, які зобов'язана здійснювати підрозділ в особі його керівника для виконання покладених на нього функцій.
Розділ «Відповідальність» встановлює види дисциплінарної, адміністративної і (за необхідності) кримінальної відповідальності, яку може нести керівник підрозділу в разі невиконання підрозділом своїх обов'язків.
У розділі «Взаємовідносини» регламентуються інформаційні та документаційні потоки підрозділу; основні документи, якими організаціями здійснюється взаємодія, яку інформацію отримує і представляє підрозділ; встановлюються періодичність та строки подання; в якому порядку і ким розглядаються виникаючі розбіжності.
Положення про підрозділ оформляється на загальному бланку організації. Обов'язковими реквізитами документа є найменування організації, назва виду документа, дата і номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження.
Положення про підрозділи підписуються керівником підрозділу і затверджується керівником організації.
2. Складіть формуляр посадової інструкції документознавця, відбивши типову структуру тексту.
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ документознавець
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність документознавців.
1.2. Документознавець призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом генерального директора підприємства.
1.3. Документознавець підпорядковується безпосередньо _________________.
1.4. На посаду документознавця призначається особа, яка має:
· Документознавець I категорії: повна вища освіта і стаж роботи на посаді документознавця II категорії не менше 3 років;
· Документознавець II категорії: вища професійна освіта і стаж роботи на посаді документознавця не менше 3 років;
· Документознавець: вища професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи.
1.5. Документознавець повинен знати:
· Законодавчі і нормативні правові акти, постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів, що стосуються документаційного забезпечення управління;
· Порядок планування, проектування і технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління;
· Методи дослідження, аналізу, проектування і розвитку документаційних систем;
· Порядок оформлення, класифікації, зберігання, експертизи цінності документів;
· Організацію архівної справи;
· Нормативні та методичні документи з проектування та експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління;
· Основи програмування;
· Методи проектування і актуалізації баз і банків даних;
· Основи ергономіки, соціальної психології, соціології;
· Документообразования;
· Вітчизняний та зарубіжний досвід в області документаційного забезпечення управління;
· Основи економіки, організації праці та управління;
· Законодавство про працю;
· Правила внутрішнього трудового розпорядку;
· Правила і норми охорони праці.
1.6. У період тимчасової відсутності документознавця його обов'язки покладаються на ____________________.
2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ
2.1. Функціональні обов'язки документознавця визначені на основі й у обсязі кваліфікаційної характеристики за посадою документознавців і можуть бути доповнені, уточнені при підготовці посадової інструкції виходячи з конкретних обставин.
2.2. Документознавець:
2.2.1. Розробляє та впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документної інформацією на основі використання організаційної і обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне зберігання, довідкова робота).
2.2.2. Бере участь у плануванні, організації і вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства.
2.2.3. Готує пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління.
2.2.4. Розробляє уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації.
2.2.5. Організовує впровадження систем ведення документації.
2.2.6. Вживає заходів щодо упорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків.
2.2.7. Бере участь у відборі документів, переданих на державне зберігання, організації зберігання та експертизи цінності документів.
2.2.8. Бере участь у постановці завдань, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні й актуалізації баз і банків даних.
2.2.9. Вивчає і узагальнює передовий вітчизняний та зарубіжний досвід в області документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення.
2.2.10. Бере участь у роботі з підбору, розстановці та підвищенню кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.
3. ПРАВА
3.1. Документознавець має право:
3.1.1. Вносити пропозиції щодо поліпшення організації документообігу підприємства, його раціоналізації з дотриманням встановлених стандартів.
3.1.2. Вимагати від служб підприємства та працівників, що здійснюють підготовку документації, дотримання встановлених стандартів і вимог.
3.1.3. Розробляти та впроваджувати уніфіковані системи документації, табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації.
4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
4.1. Документознавець несе відповідальність за:
4.1.1. Невиконання своїх функціональних обов'язків.
4.1.2. Недостовірну інформацію про стан виконання отриманих завдань і доручень, порушення термінів їх виконання.
4.1.3. Невиконання наказів, розпоряджень директора підприємства, доручень та завдань начальника відділу.
4.1.4. Порушення Правил внутрішнього трудового розпорядку, правил протипожежної безпеки і техніки безпеки, встановлених на підприємстві.
5. УМОВИ РОБОТИ
5.1. Режим роботи документознавця визначається відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.
5.2. У зв'язку з виробничою необхідністю документознавець може направлятися у службові відрядження (у т. ч. місцевого значення).

ТЕМА 4. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
При вивченні даної теми слід звернути увагу на наступні питання:
· Роль номенклатури справ в організації роботи з документами;
· Види номенклатур справ, їх призначення;
· Основні критерії якості номенклатури справ.
Питання для самостійної підготовки
1. Поліфункціональність номенклатури справ.
Номенклатура справ - це затверджений систематизований перелік (список заголовків, найменувань) справ, що заводяться в організації, із зазначенням строку їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
Наявність номенклатури справ обов'язково для всіх підприємств і організацій, незалежно від специфіки його роботи або організаційно-правової форми.
Номенклатура справ призначена для класифікації (розподілу і угруповання) документів справи, індексації документів і справ і ведення довідкової картотеки документів. Вона використовується для обліку і забезпечення збереження справ, а також для оперативного пошуку документів за їх змістом та видами. Номенклатура справ є найпростішим класифікатором, що дозволяє швидко розкласти документи по папках (справах).
2. Роль номенклатури у формуванні справ.
Єдиний підхід до класифікації документів в організації забезпечує номенклатура справ - систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ є класифікаційним довідником, обов'язковим для складання у всіх державних організаціях, і повинна містити повний перелік справ, що заводяться усіма структурними підрозділами, посадовими особами організації без винятку незалежно від виду носія, ступеня конфіденційності і способу фіксації документної інформації.
Цілі створення:
· Закріплює класифікацію, угруповання виконаних документів справи;
· Закріплює систематизацію та індексацію справ, терміни їх зберігання;
· Служить основним обліковим документом у поточній роботі з документами;
· Є єдиним засобом обліку перехідних справ, тобто справ, наповнення документами яких триває кілька років;
· Стає обліково-довідкової системою для подальшого пошуку справ з термінами зберігання до 10 років включно.
Складаються і використовуються три види номенклатури справ: типова, приблизна і номенклатура справ організації, звана конкретної, індивідуальної.
У великих ієрархічних системах управління для досягнення єдності класифікації документів та забезпечення їх збереження в якості обов'язкового для всіх нормативного акту складаються типові номенклатури справ, встановлюють не тільки єдиний складу заводяться справ, а й єдину систему їх індексації.
Типові номенклатури справ встановлюють уніфікований склад справ заводяться в діловодстві визначеної категорії організацій, єдину індексацію цих справ у галузі. Типова номенклатура справ - нормативний документ, обов'язковий для застосування в тих організаціях, для яких вона розроблена.
Зразкові номенклатури справ носять рекомендаційний характер і встановлюють рекомендований склад і індексацію справ, що заводяться в організації, на які вони поширюються. Створюється в управлінських структурах, де склад документів підрозділів сильно розрізняється.
Конкретна номенклатура справ складається у кожній організації на основі типових і примірних номенклатур.
Завдання
1. Проаналізуйте такі заголовки справ і визначте правильність їх складання:
Основні вимоги до складання заголовка - чітко і в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Заголовок повинен бути конкретним і виключати різні тлумачення. Необхідно уникати неконкретних формулювань - «різні документи», «загальна листування» і т.д. Заголовок справи слід формулювати на основі елементів, які розташовані в наступній послідовності:
· Назву документа (накази, протоколи і т.д.) найменування роду заводяться справи (листування, документи, справа);
· Автор документа (назва організації, структурного підрозділу);
· Кореспондент (назва організації, якій адресуються і від якої отримують документи);
· Питання або короткий зміст документів справи;
· Назву місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;
· Дати (період), до яких належать документи справи;
· Вказівка ​​на копійность справи.
Це максимальний набір елементів, що включаються в заголовок, і не завжди вони всі повинні в ньому бути присутнім. Так, назва адресата (кореспондента) буде включатися в заголовок справи, яка містить листування, дати вказуються тільки в заголовках справ, що містять планові або звітні бухгалтерські документи, які можуть формуватися в поточному році як звітні за минулий рік.
Склад елементів заголовка визначається характером документів, вміщених у справі. Так назва документів в заголовку справи може вказуватися як в однині, так і в множині.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю виконання, як вид справи використовується термін "документи", а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути згруповані у справі (плани, списки, доповіді та тощо):
· Накази генерального директора та заступника генерального директора з основної діяльності та особовому складу
У заголовках справ, що містять листування, вказується, з ким і з якого питання вона ведеться.
У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не вказуються, а вказується їх загальна видова назва.
· Листування зі школами Північно-Східного округу з організації роботи шкільних бібліотек
2. Накресліть форму зведеної номенклатури справ організації та оформіть її відповідно до встановлених правил.
Графи номенклатур справ заповнюються таким чином.
У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з встановленого у федеральному органі виконавчої влади цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами. Наприклад: 12-05, де 12 - позначення структурного підрозділу, 05 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою.
У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів; для перехідних справ індекс зберігається.
У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи.
Графа 3 номенклатури справ заповнюється після закінчення календарного року.
У графі 4 зазначаються термін зберігання справи, номери статей за переліком, а при його відсутності - за типовою або зразковою номенклатурою справ або узгоджений з Центральною експертно-перевірочною комісією Федерального архівного агентства термін зберігання.
У графі 5 "Примітка" вказується назва переліків документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справах (наприклад, переходить з 2004 р .), Про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в інший федеральний орган виконавчої влади для продовження та ін

Зведена номенклатура справ організації.
Найменування організації
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
__________ № _________________
___________________________
(Місце складання)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
Керівника організації
Особистий підпис Розшифровка
підпису
Назва розділу
Індекс справи
Заголовок справи
Кількість справ (томів, частин)
Термін зберігання справи
Примітка
1
2
3
4
5
Найменування посади керівника
Служби діловодства організації Особистий Розшифрування
підпис підпису
Дата
Віза зав. відомчим архівом
(Особи, відповідальної за архів)
СХВАЛЕНО
Протокол ЦЕК (ЕК)
Від _________ № _________
ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕПК архівної затвердження
Від _________ № _________________


[1] Номери реквізитів дані за ГОСТ 6.38-90
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Практична робота | 80.3кб. | скачати

Схожі роботи:
Документування управлінської діяльності
Документування управлінської діяльності підприємства
Документування управлінської діяльності у фінансовому установ
Документування управлінської діяльності у фінансовій установі
Документування трудової діяльності працівника на підприємстві
Документування діяльності адміністрації Родинського району Алт
Документування діяльності адміністрації Родинського району Алтайського краю
Організація роботи та документування діяльності пенсійного фонду Добробут
Принципи управлінської діяльності
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru