Документування діяльності адміністрації Родинського району Алтайського краю

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

МІНІСТЕРСТВО АГЕНСТВО ДО ОСВІТИ

Державна освітня установа вищої

професійної освіти

«Алтайського державного університету»

Факультет політичних наук

Кафедра документознавства

Документування діяльності адміністрації Родинського району Алтайського краю

(Курсова робота)

Виконала студентка

2 курсу, 1453 групи

Волкова О. М.

_____________

Науковий керівник,

зав. кафедрою

документознавства,

викладач

Івонін А. Р.

_____________

Робота захищена

_________2007 Р.

Оцінка ________

Барнаул - 2007

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. Нормативна база, що регулює документаційне забезпечення управління (далі ДОП) адміністрації Родинського району

    1. Характеристика законодавчої, нормативної та методичної бази, що забезпечує ДОП адміністрації Родинського району

РОЗДІЛ 2. Інструкція з діловодства адміністрації Родинського району Алтайського краю як документ, що регулює питання документаційного забезпечення діяльності цього органу місцевого самоврядування

2.1 Коротка характеристика інструкції з діловодства Родинського району Алтайського краю

2.2 Прийом, реєстрація та розгляд вхідної кореспонденції згідно з інструкцією з діловодства адміністрації Родинського району

2.3 Підготовка, оформлення і розмноження службових документів

2.4 Організація контролю та перевірки виконання службових документів

2.5 Оформлення та відправка вихідної кореспонденції

2.6 Робота із зверненнями громадян

2.7 Складання номенклатури справ і формування справ

2.8 Порядок зберігання документів і передачі справ до архіву

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТОК 1

ДОДАТОК 2

ВСТУП

На сьогоднішній день органи місцевого самоврядування відіграють дуже велику роль в суспільному житті населення. Сучасне державне регулювання діловодства в органах місцевого самоврядування має безліч прогалин в базі законодавства, у розробці методичного матеріалу, а також у розробці ефективних локальних нормативних актів. Саме ця область управління вимагає уваги вищого ланки, вимагає розробок нової, більш ефективної законодавчої бази. На даному етапі найважливішим у цій галузі законодавчим актом є Федеральний Закон Російської Федерації № 131 від 06.10.2003 «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації», який відповідно до Конституції РФ визначає:

Основним прогалиною у федеральному законодавстві з питань діловодства в органах місцевого самоврядування є відсутність закону про порядок розгляду звернень громадян. Питання про необхідність такого закону існує вже давно, а в сучасних умовах, коли робота зі зверненнями громадян ведеться не лише традиційним способом, але і з використанням нових інформаційно-комунікаційних технологій, набуває особливої ​​актуальності.

Аналізуючи використану літературу можна сказати, що ряд фахівців у галузі ДОП - Ларьків Н. С., Рогожин М. Ю. - висвітлюють питання сучасної регламентації діловодства, принципи складання та оформлення управлінських документів. Вони дають характеристику законодавчим актам та нормативно-методичних документів, що регламентують роботу з документами, розглядають організацію діловодної служби, її структуру, завдання, функції, посадовий і чисельний склад. Автори виділяють питання документування управлінської діяльності: вимоги до складання бланків документів, їх оформлення.

У цій роботі питання документаційного забезпечення управління органів місцевого самоврядування розглядається на прикладі муніципального освіти - адміністрації Родинського району Алтайського краю.

Вибір припав на тему документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування не випадково, так як, судячи з вищевикладеного матеріалу, вона має багато невирішених питань. Цим зумовлена ​​її актуальність. Крім цього, дана тема є актуальною ще й тому, що можливість дослідження документообігу адміністрації обумовлене жорсткою регламентацією її діяльності як по рівнях, так і по колу питань, що розглядаються.

Метою даної курсової роботи є розгляд процесу документування діяльності адміністрації Родинського району Алтайського краю. У нашій роботі ми розглянемо найважливіші законодавчі, нормативні та методичні документи, що діють як на всіх рівнях ДОП. Також ми розглянемо вимоги, які пред'являються до оформлення документів інструкцією з діловодства адміністрації Родинського району, а також правила роботи з документами на всіх етапах їх руху в установі та за його межами.

РОЗДІЛ 1. Нормативна база, що регулює документаційне забезпечення управління адміністрації Родинського району

    1. Характеристика законодавчих, нормативних та методичних документів, що встановлюють порядок ДОП адміністрації Родинського району

На сучасному етапі органи місцевого самоврядування відіграють дуже велику роль в суспільному житті населення. В умовах безперервного пошуку найбільш ефективних форм місцевого самоврядування, зміни форм і методів управлінської діяльності, зростання обсягів інформації, а також інтеграції нових технологій в традиційні діловодні системи підвищуються вимоги до якості документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування, до його відповідності сучасним вимогам місцевого самоврядування в Росії . Саме для цієї мети розробляються законодавчі, нормативні та нормативно - методичні документи загальнодержавного дії. Законодавчі акти Російської Федерації мають вищої правової силою. На їх підставі створюються нормативні - правові акти та методичні документи органів законодавчої та виконавчої влади суб'єктів РФ, що регламентують у свою чергу питання ДОП на муніципальному рівні, тобто в адміністрації Родинського району Алтайського краю. Розглянемо більш детально основні документи, відповідно до яких ведеться діловодство в адміністрації Родинського району.

Основними законодавчими актами, що регулюють ДОП на муніципальному рівні, є наступні федеральні закони:

  • ФЗ РФ № 131 «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації» від 06.10.2003;

  • ФЗ РФ № 24 - ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 20.02.1995. Цей закон закріпив обов'язковість документування інформації, встановив ряд термінів, врегулював низку відносин, що виникають при створенні та використанні інформаційних технологій.

На сьогоднішній день діють і загальнодержавні нормативно - методичні документи з організації діловодства, на підставі яких здійснюється ДОП в адміністрації. До таких документів відносяться:

  1. Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ). Основні положення. Загальні вимоги до документації і служб документаційного забезпечення. Цей документ являє собою сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в державних органах, на підприємствах, в громадських організаціях. Основна мета ГСДОУ - впорядкування документообігу, скорочення кількості та підвищення якості документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки та аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління.

  2. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади містить у собі загальний порядок підготовки та оформлення документів, а також окремих видів документів. Типова інструкція визначає технологію роботи з документами, яка включає в себе реєстрацію документів, побудова пошукових систем для довідкової роботи, організацію контролю виконання документів, роботу з номенклатурою справ, порядок формування справ, зберігання справ та інші процеси роботи з документами. Типова інструкція в своєму складі має і форми деяких видів документів. Таким чином, керівництво відбиває практично всі питання організації діловодства і служить основою при розробці інструкцій з діловодства для організацій, зокрема і для адміністрації Родинського району.

  3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. УСД. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. За назвою документа можна припустити його зміст, тобто ГОСТ Р 6.30 - 2003 містить вимоги до оформлення організаційно - розпорядчої документації (протоколи, постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, листи та ін), використовуваної в діяльності органів місцевого самоврядування, в нашому випадку і в адміністрації Родинського району.

  4. Основні правила роботи відомчих архівів висвітлюють наступні питання:

    • Вимоги до номенклатурами справ, їх види, порядок складання, заповнення, ведення;

    • Порядок формування справ у діловодстві;

    1. Організація і порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві;

    2. Підготовка справ до передачі в архів: оформлення справ, складання описів, передача в архів;

    3. Робота з документами в архіві.

  • Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Перелік містить сучасні типові документи, які утворюються при документуванні загальних для всіх установ, організацій і підприємств функцій управління, із зазначенням термінів зберігання документів. Цим переліком керуються при визначенні термінів зберігання та відборі документів на державне, муніципальне зберігання або знищення.

    Діючі сьогодні нормативно - правові документи та методичні розробки регламентують лише невелику частину питань документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування. У цілому, аналізуючи ці документи можна сказати, що вони призначені для федеральних органів виконавчої влади, для підприємств і організацій, але ніяк не для органів місцевого самоврядування. Для органів місцевого самоврядування немає спеціально призначеного нормативно - методичного документа, що дозволяє привести правила роботи з документами до однаковості. Крім того, уніфікація правил ДОП в муніципальних утвореннях необхідна для скорочення бюджетних витрат і включення інформаційних ресурсів органів місцевого самоврядування в загальнодержавне інформаційний простір.

    РОЗДІЛ 2. Інструкція з діловодства адміністрації Родинського району Алтайського краю як документ, що регулює питання документаційного забезпечення діяльності цього органу місцевого самоврядування

    2.1 Коротка характеристика інструкції з діловодства Родинського району Алтайського краю

    Інструкція з діловодства адміністрації Родинського району Алтайського краю є основним документом, відповідно до якого здійснюється документаційне забезпечення органів управління в адміністрації. Дана інструкція розроблена на підставі:

    • Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ). Основні положення. Загальні вимоги до документації і служб документаційного забезпечення;

    • Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади;

    • ГОСТу Р 6.30-2003. УСД. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів;

    • ГОСТу Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення;

    • Основних правил роботи відомчих архівів;

    • Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання.

    Також Інструкції з діловодства складена з урахуванням закону Алтайського краю «Про основи місцевого самоврядування» від 05.12.1995 № 29-ЗС та примірної інструкції з діловодства, затвердженої розпорядженням адміністрації краю від 06.09.2005 № 640-р.

    Інструкція з діловодства адміністрації Родинського району визначає порядок ведення діловодства з прийому, обліку, підготовці оформлення, розмноження (тиражування), руху, контролю виконання, зберігання і використання документів в адміністрації району. 2 Інструкція містить не тільки правила роботи з документами, а й додатки, в яких представлені зразки розпорядчих документів (розпорядження, рішення, постанова), інформаційних документів (лист, протокол), журналів реєстрації різного виду документів та ін

    Незалежно від того, з яких питань готуються проекти постанов представницького органу, постанов або розпоряджень адміністрації, необхідно інструкції з діловодства ретельно оформити кожне з них з додержанням правил, встановлених ГОСТ Р 6.30-2003. Вони повинні бути:

    • Економічно необхідними;

    • Доцільними, обгрунтованими;

    • Діловими, конкретними, короткими;

    • Обсягом не більше чотирьох машинописних сторінок;

    • Із зазначенням способу і терміну виконання.

    Неприпустимо прийняття постанов або розпоряджень, що містять загальні декларативні формулювання, що не піддаються перевірці та контролю виконання. Постанови, розпорядження, інші службові документи, що приймаються і видаються на підставі законів, указів, постанов, рішень та розпоряджень органів державної влади, повинні містити посилання на них із зазначенням найменування документа, його дати, номера і заголовка.

    2.2 Прийом, реєстрація та розгляд вхідної кореспонденції згідно з інструкцією з діловодства адміністрації Родинського району

    Відповідно до інструкції з діловодства робота з документом починається з його реєстрації. У залежності від виду документа він реєструється або в журналі вхідної документації, або в журналі вихідної документації. Інструкцією передбачені також журнали реєстрації для окремих видів документів (журнал реєстрації розпоряджень, журнал реєстрації постанов). Крім журналів дані про документ заносяться і в реєстраційно-контрольну картку (далі РКК). Причому реєстрація проходить у суворо визначеному порядку. У додатку до інструкції вказується перелік документів, що не підлягають реєстрації (Додаток 1).

    Документи, що надійшли з вищестоящих організацій, реєструються всі без винятку. На кожному вхідному документі, що підлягає реєстрації, на нижньому полі першого аркуша (праворуч) проставляється реєстраційний штамп, у якому вказується дата його надходження та індекс. Всі документи, що поступили повинні бути розглянуті в день їх надходження керівником установи або його заступником відповідно до розподілу між ними обов'язків. Результати розгляду кожного отриманого документа, вказівки про його виконання відображаються в резолюції, яка проставляється у правій верхній частині або на будь-якій вільній площі лицьового боку документа, крім полів. Резолюція повинна містити вказівку, кому конкретно доручається виконання угоди, згідно з дію, спосіб, порядок і термін його виконання, особистий підпис керівника і дату її написання. Текст резолюції переноситься до журналу реєстрації вхідної документації, а потім передається виконавцю. Якщо документ у відповідності з резолюцією керівника направляється для виконання декільком виконавцям, то відповідальним за його виконання є то посадова особа, до відання якої належить основне питання, чи та особа, яка в резолюції зазначено першим. Документ передається виконавцям або по черзі, або одночасно в розмножених копіях.

    Документи, за якими поставлені в них питання можуть бути вирішені установі, не повинні пересилатися в підлеглі чи інші організації.

    При проходженні документа певного етапу роботи в РКК ставиться відповідна відмітка або журналі. На виконаному документі виконавець ставить відмітку ліворуч на нижньому полі першої сторінки документа «виконано» і завіряє її своїм підписом.

    Таким чином вхідний документ проходить етап реєстрації та розгляду.

    2.3 Підготовка, оформлення і розмноження службових документів

    Відповідно до інструкції з діловодства адміністрації Родинського району при підготовці та оформленні документів необхідно дотримуватися низки вимог і правил, що забезпечують їх юридичну силу, доцільність та обгрунтованість, оперативне виконання та використання. Службові документи пишуться на бланках установи. У разі відсутності бланків документ оформляється за допомогою кутового штампу з найменуванням організації, який проставляється в лівому верхньому кутку із зазначенням дати і номера.

    Кожен вид документа повинен мати строго визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розташування, що відповідає вимогам ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »та інструкції з діловодства адміністрації Родинського району. Усі реквізити оформляються у відповідності з вищевказаними документами.

    Згідно з інструкцією з діловодства адміністрації Родинського району узгодження є способом попереднього розгляду та оцінки проекту документа, тому кожен документ повинен бути узгоджений із зацікавленими особами та організаціями. Оформляється узгодження або візуванням проекту документа, або грифом узгодження. Віза включає в себе особистий підпис візує, розшифровку його підпису та дату погодження. При необхідності може бути вказана посада візує.

    Проекти постанов і розпоряджень адміністрації району узгоджуються виконавцями, керівниками зацікавлених відділів, управлінь та комітетів, юрисконсультом, заступниками голови адміністрації, які курують відповідні питання.

    Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до розподілу обов'язків. Рішення представницького органу підписуються його головою, за його відсутності - заступником голови. Рішення про прийняття нормативно - правого акту підписуються головою районної Ради депутатів, а сам нормативно - правовий акт (положення, правила, порядок, рішення і т.д.) підписує голова району. Постанови, розпорядження адміністрації району підписуються головою адміністрації району, при його відсутності - заступником голови адміністрації, призначеним головою району розпорядженням.

    У відділах, управліннях, комітетах документи підписуються керівником, а при його відсутності - заступником керівника. Підписані постанови, розпорядження реєструються в журналі. Для кожного виду документа ведеться окремий журнал. Порядковий номер при цьому встановлюється в межах календарного року.

    Розпорядження адміністрації видаються з питань, які вимагають оперативного вирішення. Відповідно до номенклатури справ розпорядження з основної діяльності, з особового складу, відряджень і відпусток формуються в самостійні справи.

    Деякі документи набувають юридичної сили тільки після затвердження. Вони затверджуються відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.

    На документах, які потребують особливого посвідчення, ставиться печатка. ГСДОУ рекомендує приблизний перелік документів, на яких ставиться кругла печатка (Додаток 2). Розмножені екземпляри (ксерокопії) постанов представницького органу і постанов, розпоряджень адміністрації завіряються спеціальної печаткою «Для розпоряджень» або «Для постанов». Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб вона захоплювала особистий підпис посадової особи, що підписує документ. Ксерокопії документів з чорною печатки є недійсними. Копії документів, які у документообігу, завіряються проставленням нижче реквізиту «підпис» заверительной підпису «Вірно», найменування посади особи, що завірила копію, його особистого підпису, її розшифровки і дати запевнення.

    До проекту рішення, постанови чи розпорядження виконавець докладає список осіб і організацій, яким повинен бути розісланий підписаний документ, а також вказати своє прізвище і номер службового телефону.

    Додаток до рішення представницького органу або постановою (розпорядженням) адміністрації повинне обов'язково мати такі елементи: зазначення виду документа, до якого додається додаток, його дату і номер, заголовок, текст, підпис укладача і візи осіб, які відповідальні за достовірність його змісту. Якщо в додатку є цифрові показники, то вказується одиниця їх виміру.

  • У процесі проведення в колегіальних органах сесій, зборів, колегій хід обговорення питань фіксується у відповідних протоколах. Протокол оформляється на підставі записів ходу сесії (засідання, збори), а також підготовлених матеріалів: текстів доповідей, співдоповідей, постанов, записів виступів депутатів. Текст протоколу має бути точним, віддрукованим на друкарській машинці. При складанні протоколу необхідно забезпечувати їх юридичну повноцінність. Вона визначається наявністю в протоколі всіх необхідних реквізитів, їх правильним оформленням і суворої інформацією, що міститься в протоколі. У протокольної записи можуть міститися:

    • доручення з доопрацювання проекту рішення із зазначенням відповідальних осіб і строків виконання, якщо ці терміни не відповідають Регламенту представницького органу;

    • доручення посадовим особам, не включеним до проекту рішення.

    Всі прийняті рішення, підписані головою представницького органу, додаються до протоколу. Реєстрація рішень представницького органу йде послідовно, починаючи з першого номера в межах кожного календарного року. Протокол підписується головою представницького органу і секретарем. Оригінали протоколів засідань зберігаються протягом встановленого терміну в архіві адміністрації, а потім здаються в муніципальний архів на постійне зберігання.

    2.4 Організація контролю та перевірки виконання службових документів

    Організація контролю та перевірки виконання службових документів в адміністрації Родинського району здійснюється відповідно до інструкції з діловодства. Перш за все, потрібно відзначити, що відповідальність за своєчасне виконання службових документів покладається на керівників органів місцевого самоврядування. Контроль над дотриманням термінів виконання документів доручається конкретній особі, провідному діловодство. Контролю підлягають закони, укази, постанови, розпорядження органів державної влади, постанови представницьких органів, постанови та розпорядження адміністрацій, потребують виконання, листи депутатів, а також звернення громадян. За вказівкою керівництва на контроль можуть бути поставлені й інші документи. На контрольованих документах на лівому полі першого аркуша на рівні заголовка проставляється знак контролю «К» або штамп "Контроль", після чого документ направляється виконавцю. Термін виконання вхідних документів обчислюється з дати їх надходження до установи, вихідних - з дня відправки, внутрішніх - з моменту підписання (вихідні та святкові дні в термін виконання не включаються). У випадку, коли строк виконання документів не вказано, він повинен бути виконаний в строк не більше 10 робочих днів. Якщо в процесі виконання документа з'ясується неможливість дотримання зазначеного строку, він може бути продовжений тільки особою або установою, який її установив.

    Продовження терміну має бути оформлене відповідним листом, проханням з зазначенням причин і терміну, коли буде виконано, але не пізніше, ніж за 2-3 дні до закінчення терміну документа. В іншому випадку документ вважається не виконаним в строк.

    Документи, що підлягають контролю, і матеріали до них після виконання зберігаються в спеціальній контрольній папці. При передачі контрольного документа одним виконавцем іншому в журналі робиться відмітка із зазначенням дати передачі та прізвища виконавця, якому переданий документ.

    Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішені поставлені в ньому питання і кореспонденту дано відповідь по суті. Якщо виконання не документувався, виконавець робить відмітку про виконання на самому документі.

    Після виконання документи знімаються з контролю. При цьому на документі і картці робиться відмітка про зняття з контролю.

    2.5 Оформлення та відправка вихідної кореспонденції

    Листування адміністрації Родинського району з іншими установами здійснюється за допомогою листування, тобто з використанням вихідної кореспонденції. Відсилання вихідної кореспонденції ведуть особи, призначені керівником. Всі вихідні документи необхідно реєструвати в журналі вихідної документації. Вихідні телефонограми реєструються в загальному порядку.

    При відправленні вихідної кореспонденції відповідальний за діловодство зобов'язаний перевірити наявність зазначених у листі додатків, правильність вказаної адреси, а також завірена копія чи відправляється документа або програми. При відправленні документа, що підлягає поверненню, у правому верхньому куті першої сторінки документа ставиться штамп або відмітка «Підлягає поверненню». Відправляються одночасно одному адресату документи повинні бути вкладені в один конверт. Документи місцевим адресатам розкладаються по папках або вручаються секретарем приймальної особисто. Вихідна кореспонденція відправляється за призначенням у день її підписання, а телеграми і термінова кореспонденція - негайно.

    2.6 Робота із зверненнями громадян

    Діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в адміністрації району ведеться окремо від інших видів діловодства. Діловодство за зверненнями громадян покладається на секретаря приймальні адміністрації. Усі без винятку вступники звернення громадян повинні бути прийняті, зареєстровані в РКК та журналі реєстрації вхідної документації. Конверти зверненнями залишають тільки в тих випадках, коли за них потрібно встановити адресу відправника або коли дата поштового штемпеля необхідна для підтвердження часу їх відправлення або отримання, а також в інших необхідних випадках.

    При особистому прийомі громадян їх письмові та усні звернення також підлягають централізованій реєстрації в РКК.

    Повторним слід вважати ті звернення, які надходять від одного і того ж особи з одного і того ж питання, якщо з часу їх подачі минув встановлений законодавством термін розгляду або заявник не задоволений даним йому відповіддю. Повторних звернень громадян при їх надходженні присвоюється черговий реєстраційний індекс. У правому верхньому куті повторних звернень і на РКК робиться відмітка «Повторно» і підбирається вся попередня листування.

    РКК знаходяться в справі і розташовані в реєстраційному порядку. Контроль над своєчасним дозволом письмових та усних звернень громадян в адміністрації покладається на завідувача оргвідділу. У відділах, управліннях і комітетах адміністрації контроль над своєчасним дозволом звернень громадян покладається на їх керівників, які зобов'язані забезпечувати своєчасне, правильне і повний розгляд листів та виконання рішень, прийнятих для їх вирішення. Звернення громадян, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після винесення рішення і вжиття вичерпних заходів щодо їх розв'язання. Рішення про зняття їх з контролю беруть голова району або його заступники, керівники відділів, управлінь, комітетів або інші посадові особи, відповідальні за своєчасне і правильне розгляд звернень громадян.

    Відповіді на звернення громадян дають глава району, його заступники, керівники відділів, управлінь, комітетів, їх заступники. Відповіді даються у письмовій або усній формі. У разі усної відповіді робиться відповідний запис у РКК.

    Реєстрація відповідей ведеться в журналі вихідної документації. Матеріали про письмових чи усних зверненнях громадян для аналізу та узагальнення готують посадові особи, провідні діловодство за зверненнями громадян, оформляють їх вигляді аналітичних довідок, які представляють своїм керівникам. Аналітичні довідки складаються в міру потреби.

    РКК після виконання направляється голові адміністрації району або його заступникам для зняття з контролю. На кожному зверненні після остаточного рішення та його виконання має бути напис «У справу» та особистий підпис посадової особи, яка прийняла це рішення. Листи громадян, копії відповідей на них і документи, пов'язані з їх здатністю, а також документи з особистого прийому громадян формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

    При формуванні справ перевіряється правильність направлення документів до справи, їх повнота (комплексність). Недозволені звернення громадян, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється. Терміни зберігання документів за зверненнями громадян визначаються затвердженої номенклатури справ.

    Після закінчення встановлених строків зберігання документи за зверненнями громадян підлягають знищенню за актом.

    2.7 Складання номенклатури справ і формування справ

    З метою правильної угруповання документів, встановлення одноманітності у формуванні справ, їх обліку та термінів зберігання складається і затверджується індивідуальна номенклатура справ. Для цього використовуються зразкові номенклатури справ та рекомендації щодо їх застосування. Індивідуальна номенклатура справ узгоджується з відділом у справах архівів. При складанні номенклатури справ має бути враховано, що документи постійного зберігання формуються у справи окремо від документів тимчасового зберігання. У номенклатурі необхідно враховувати всі документи, які утворюються в результаті діяльності районної Ради депутатів і адміністрації. Номенклатура справ щорічно, не пізніше 15 грудня, уточнюється, передруковується, затверджується і вводиться в дію з 1 січня нового року. Формуванням документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури в структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за діловодство. Контроль за правильним формуванням справ в адміністрації району здійснює завідуючий оргвідділом.

    Формуванню підлягають всі виконані службові документи, списані «У справу». При цьому:

    • перевіряється правильність віднесення документів в ту чи іншу справу, а також правильність оформлення документів: наявність дат, підписів, засвідчувальних написів на копіях та ін;

    • встановлюється послідовність угруповання документів всередині справи;

    • вилучаються зайві дублікати і чернетки документів, а також видаляються скріпки і шпильки;

    • у справи формуються документи одного діловодного року, за винятком перехідних справ. Документи представницького органу, зазначені у примірних номенклатурі і рекомендаціях щодо їх застосування, можуть формуватися у справи за період його повноважень. Невиконані документи підшивати до справи забороняється.

    Кожна справа повинна містити не більше 100 аркушів. Якщо документів більше, то заводиться другий том справи, йому присвоюється той самий індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах підрозділу.

    2.8 Порядок зберігання документів і передачі справ до архіву

    Справи з моменту їх створення в діловодстві і до здачі в відомчий архів зберігаються в робочих кімнатах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують збереження документів. Справи поміщаються вертикально, корінцями назовні у замикаються шафах канцелярського типу, що оберігають документи від пилу і впливу сонячного світла.

    Співробітники апарату адміністрації району зберігають у себе тільки ті документи, які знаходяться у них на виконанні і які вони ведуть відповідно до номенклатури справ. При цьому забороняється робити на документах зайві написи, позначки, вносити виправлення або змінювати їхню редакцію.

    У разі необхідності справи видаються співробітникам у тимчасове користування. Для здійснення контролю ведеться зошит видачі справ у тимчасове користування.

    Завершені справи знаходяться в діловодстві протягом наступного року, після чого справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються до відомчого архіву адміністрації. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передаються у відомчий архів за розсудом керівництва адміністрації.

    Документи, що відображають основну діяльність представницького органу і адміністрації, віднесені до постійного терміну зберігання, так як є документальними пам'ятками історії та культури народу і частиною Архівного фонду Алтайського краю. 3 Адміністрація забезпечує повне збереження документів постійного строку зберігання у відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання . Після закінчення діловодного року проводиться відбір документів постійного терміну зберігання для підготовки їх до опису та подальшої передачі на державне зберігання.

    При описі справ на обкладинці кожного з них вказується повна назва представницького органу або адміністрації, нижче - номер і назва структурного підрозділу або напрямок діяльності, індекс справи за номенклатурою, його заголовок, дати початку і закінчення справи, кількість аркушів, термін зберігання, архівний шифр. На обкладинках справ постійного зберігання вгорі проставляється також назва архівної установи, в яке буде передано справу на державне зберігання.

    У справах постійного зберігання та з особового складу листи повинні бути пронумеровані простим олівцем. Номер аркуша ставиться у верхньому правому куті. Листи справ, що складаються з декількох томів, нумеруються по кожному тому окремо. В кінці кожної справи постійного строку зберігання вкладається аркуш із заверительной написом.

    Опис документів представницького органу і адміністрації проводиться щорічно. Справи, що формуються протягом терміну повноважень представницького органу, виборчої комісії, включаються в опис за роком їх завершення у діловодстві.

    ВИСНОВОК

    У цій роботі ми розглянули питання документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування на прикладі адміністрації Родинського району Алтайського краю. Документаційне забезпечення адміністрації здійснюється у відповідності з інструкцією з діловодства, яка в свою чергу розроблена на підставі законодавчих та нормативно-методичних актах, яким ми також дали коротку характеристику в даній курсовій роботі.

    Документаційне забезпечення адміністрації безпосередньо залежить від управлінських рішень, процес документування яких вимагає:

    • інформаційної підтримки, тобто забезпеченням прийнятого рішення необхідною інформацією (документами),

    • узгодження із зацікавленими особами;

    • редагування документа;

    • правильного виготовлення;

    • посвідчення;

    • відправки;

    • контролю виконання документа.

    Всі ці моменти ми докладно розглянули і охарактеризували.

    Також у курсовій роботі була порушена актуальна на сьогоднішній день тема - проблема вдосконалення документообігу в органах місцевого самоврядування.

    Органи місцевого самоврядування з недавніх пір не входять в систему державної влади, тому в умовах пошуку ефективних форм місцевого самоврядування, розвитку правового регулювання, зростання обсягів інформації, розвитку інформаційних технологій підвищуються вимоги до якості документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування.

    СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

    ДЖЕРЕЛА

    1. Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації [Електронний ресурс]: закон Російської Федерації. - М.: Консультант Плюс: Вища Школа, 2005. - 1 елекронних. опт. диск (CD - ROM).

    2. Про інформацію, інформатизації і захисту інформації [Електронний ресурс]: закон Російської Федерації. - М.: Консультант Плюс: Вища Школа, 2005. - 1 елекронних. опт. диск (CD - ROM).

    3. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документації і служб документаційного забезпечення. - М.: 2003.

    4. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Держстандарт Росії, 2003.

    5. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Держстандарт Росії, 1998.

    6. Інструкція з діловодства адміністрації Родинського району Алтайського краю.

    ЛІТЕРАТУРА

    1. Діловодство: Зразки, документи. Організація і технології роботи. Більше 120 документів: - 2-е вид., Перераб. і доп. / В.В. Галахов, І. К. Корнєєв, Г. Н. Ксандопуло [и др.]. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2004. - 456 с.

    2. Ларьків, Н. С. Документознавство / Н. С. Ларьків, - М.: АСТ: Схід-Захід, 2006. - 427, [5] с.

    3. Рогожин, М. Ю. Документаційне забезпечення управління / М. Ю. Рогожин, - М.: РДЛ, 2004.

    ДОДАТОК 1

    Примірний перелік

    документів, що не підлягають реєстрації в журналі вхідної кореспонденції адміністрації

    Родинського району Алтайського краю

    1. Телеграми й листи про дозвіл відряджень та відпусток.

    2. Повідомлення про засідання, нарадах і конференціях.

    3. Зведення та інформація, надіслані до відома.

    4. рекламні повідомлення та плакати.

    5. Вітальні листи і запрошення.

    6. Бухгалтерські документи.

    7. Друковані видання (книги, газети, журнали, бюлетені).

    8. Місячні, квартальні та піврічні звіти і форми статистичної звітності.

    ДОДАТОК 2

    ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

    документів, на яких ставиться кругла печатка

    1. Акти (списання виконаних робіт, експертизи та ін.)

    2. Архівні довідки, архівні копії.

    3. Доручення (на отримання товарно-матеріальних цінностей, ведення справ в арбітражі та ін.)

    4. Договори (про матеріальну відповідальність, оренду приміщень, про виконання робіт і ін)

    5. Завдання (на проектування об'єктів, будівництво та ін.)

    6. Заявки (на обладнання, винаходи та ін.)

    7. Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).

    8. Виконавчі листи.

    9. Посвідчення про відрядження.

    10. Зразки відбитків печаток і підписів співробітників, що мають право здійснення фінансово-господарських операцій.

    11. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями та ін.)

    12. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг та ін.)

    13. Доручення (бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні та ін.)

    14. Протоколи (висунення на ...).

    15. Кошторис витрат (на утримання апарату управління, на будівництво та ін.)

    16. Довідки (про використання бюджетних асигнувань на зарплату, про нарахування належної їм зарплати та ін.)

    17. Титульні списки.

    18. Трудові книжки.

    19. Статути установ.

    20. Посвідчення.

    21. Чекові книжки.

    22. Штатні розписи і зміни до них.

    1 ФЗ РФ від 06.10.2003. № 131-ФЗ. «Про загальні принципи організації ...» - Ст. 3822.

    2 Інструкція з діловодства адміністрації Родинського району Алтайського краю.

    3 Інструкція з діловодства адміністрації Родинського району Алтайського краю

    Додати в блог або на сайт

    Цей текст може містити помилки.

    Бухгалтерія | Курсова
    100.8кб. | скачати


    Схожі роботи:
    Документування діяльності адміністрації Родинського району Алт
    Проект планування та забудови села Лісове Бурлінського району Алтайського краю
    Аналіз діяльності суб`єктів малого підприємництва в Бійську Алтайського краю
    Організація туристично екскурсійної діяльності на т до Російський стиль Солонешенского району Алтайського
    Тваринництво Алтайського краю
    Економічна характеристика Алтайського краю
    Байгольскій лісокомбінат Алтайського краю
    Рекреаційний потенціал Алтайського краю
    Банківська система Алтайського Краю
    © Усі права захищені
    написати до нас
    Рейтинг@Mail.ru