Документообіг 3

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

ЗМІСТ
1. ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТООБІГУ І ЙОГО ХАРАКТЕРИСТИКИ 3
2. ДОКУМЕНТУВАННЯ ВЗАЄМОВІДНОСИН РІЗНИХ ОРГАНІЗАЦІЙ 9
3. ДОКУМЕНТАЦІЯ Здавальні ОБ'ЄКТА 11
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 17

1. ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТООБІГУ І ЙОГО ХАРАКТЕРИСТИКИ
Поняття "документообіг" і сам термін виникли в діловодстві в 20-і роки. У працях відомих фахівців у галузі управлінської праці та діловодства, таких як Д. Р. Покровський, П.М. Керженцев і ін були, сформулювали основні положення організації документообігу, дані теоретичні обгрунтування головних положень раціональної організації руху документів - розподіл документів по виконавцям, скорочення інстанцій їх проходження, направлення документів безпосередньому виконавцю, регламентацію підписання. У літературі того часу була обгрунтована методика обстеження маршрутів, руху документів, розроблена технологія їх доставки. Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу була зроблена в 1931 році Інститутом техніки управління у проекті "Загальних правил документації і документообігу". У проекті були викладені правила організації роботи з документацією та документообігу, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю відправки документів, тобто всі етапи обробки документів. Державні стандарти на терміни та визначення 1970, 1983 рр.., "Єдина державна система діловодства" встановили однаковість розуміння документообігу як "рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення". Затверджена в 1988 році "Державна система документаційного забезпечення управління.
Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення "уточнила поняття" документообіг ", включивши в нього і операцію" підшивка документа в справу ". Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" встановив визначення поняття "документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення ". Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи. Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства в організації (установі), так як він визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість руху документів. У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створених документів. Основними правилами організації документообігу є:
- Оперативне проходження документа, з найменшими затратами часу;
- Максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів);
- Порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій. Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері та на магнітних носіях) в комплексі повинні бути узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.
Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів. Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління організації (установи), всі операції з прийому, передачі, складання та оформлення, відправлення (і підшивці) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів в організації (установі).
Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, повинен бути регламентований інструкцією з діловодства в організації (установі) і табелем уніфікованих форм документів. Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. У централізований документообіг входить вся документація, що підлягає централізованої реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу. Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділу - спеціалізованою документацією, що забезпечує основні напрями діяльності організації (у нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи). У великих організаціях існує окремий структурний підрозділ, в завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу. Структурний підрозділ може називатися по-різному: управління справами, канцелярія, загальний відділ тощо В організаціях, де обсяг централізованого документообігу не настільки великий, щоб ним займалося самостійний підрозділ, функції по його підтримці можуть бути покладені на секретаря керівника організації. Виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг.
Вхідні. Вхідний документ - документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені безпосередньо у вхідному документі.
Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад, запити в інші організації).
Внутрішні. Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі підготувала його організації. Дані документи використовуються для організації роботи установи (організації), так як вони забезпечують цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальна записка), особового складу і т.д. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів організації (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівника організації. Через канцелярію також проходять внутрішні документи, які породжують вихідні документи.
Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення чи одержання. Дотримуючись визначенню, реєстрація документа - це присвоєння йому індексу і проставлення його на документі з наступним записом даних про документ у журналі реєстрації або реєстраційній картці. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю та пошуку документів. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ має реєструватися тільки один раз. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні і внутрішні документи - в день підписання. Реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. В інструкції з діловодства організації (установи) в додатку повинен бути представлений перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документаційного забезпечення. Перелік затверджується керівником організації (установи), якщо він включає нерегистрируемой документацію всієї організації (установи), або керівником того структурного підрозділу, на документи якого перелік поширюється. При реєстрації документів використовуються наступні основні довідкові матеріали: перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства; перелік структурних підрозділів з їх умовними позначеннями; номенклатура справ.
Індексація документів у діловодстві - це проставлення їх порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце їх виконання (складання) та збереження. Реєстраційний індекс документа; реєстраційний номер документа - цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документи при його реєстрації. Індекс вхідного, вихідного і внутрішнього документа, як правило, складається з індексу справи за номенклатурою і реєстраційного номера документа, наприклад: реєстраційний номер 06-10/96 вхідного документа включає: 06 - індекс структурного підрозділу; 10 - номер відповідної справи за номенклатурою; 96 - індивідуальний порядковий номер вхідного документа, присвоєний йому при реєстрації. Винятком є ​​індекси розпорядчих документів (постанов, розпоряджень, наказів по основній діяльності, наказів по особовому складу та інших документів), протоколів. Індексами розпорядчих документів і протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів. Індекси заяв і скарг громадян можуть бути доповнені першою літерою прізвища автора документа. На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний номер документа, що фіксує факт і час надходження документа до організації (установи).
Контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів. Організація контролю за виконанням документів має забезпечувати їх своєчасне та якісне виконання.
Контроль здійснюється за найбільш важливими вхідними, вихідними і внутрішніми документами. Контроль за виконанням документів і які у них доручень здійснюють керівники закладу, керівники структурних підрозділів та уповноважені ними особи. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу документаційного забезпечення управління організації (установи). У структурних підрозділах організації (установи) контроль за виконанням документів здійснює секретар або особа, відповідальна за діловодство.
Технологія контролю складається з постановки документа на контроль, перевірки своєчасного доведення документа до виконавця, попередньої перевірки і регулювання ходу виконання, обліку та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника організації (установи).

2. ДОКУМЕНТУВАННЯ ВЗАЄМОВІДНОСИН РІЗНИХ ОРГАНІЗАЦІЙ
Документування - сукупність методів, способів і процесів створення документів.
Документування - запис інформації на різних носіях за встановленими правилами.
За формою організації документування може здійснюватися децентралізовано, централізовано і змішано. У переважній більшості поширена на великих підприємствах змішана форма, тобто частина в основному трудомістких робіт з документування виконується централізовано, а частину - децентралізовано в структурних підрозділах. Організація документування зазвичай передбачає етапи підготовки необхідної інформації, складання, узгодження, оформлення та виготовлення документів. Документування всіх операцій дозволяє контролювати правильність використання коштів, збереження товарно-матеріальних і грошових цінностей, надає бухгалтерського обліку юридичну доказову силу.
Документування взаємовідносин між організаціями полягають в тому, що внутрішньогосподарські відносини з передачі товарів, майна, результатів робіт або послуг, між самою організацією, створив відокремлений підрозділ, і цим підрозділом оформляються шляхом укладення цивільно-правових договорів оренди, поставки і т. д.
Кожна господарська операція, відображена на бухгалтерських рахунках, повинна бути підтверджена первинним документом. Цей документ повинен відповідати певним вимогам. На основі відомостей, що містяться в первинних документах, заповнюються облікові регістри. В облікових регістрах ці відомості узагальнюються. Дані облікових регістрів поміщаються в бухгалтерську звітність. Більшість первинних документів, які використовуються організацією, мають встановлену форму. Форми первинних документів містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, які й слід застосовувати. Але зустрічаються ситуації, коли потрібної форми в такому альбомі немає, наприклад, некомерційна організація приймає кошти на благодійну діяльність, через скриньку для прийому пожертвувань. У цьому випадку форма первинного документа розробляється бухгалтером самостійно і приймається наказом про облікову політику. Інший приклад - бухгалтерська довідка або бухгалтерська довідка-розрахунок.

3. ДОКУМЕНТАЦІЯ Здавальні ОБ'ЄКТА
Приймальні комісії по об'єктах, замовником (забудовником) за якими є підприємства, організації та інші юридичні особи, призначаються юридичними особами, які їх затвердили проектну документацію, а по об'єктах інвестуються фізичними особами - місцевими виконавчими і розпорядчими органами. Приймальні комісії слід призначати не менше ніж за 30 днів до початку прийняття об'єкта в експлуатацію. Замовником (забудовником) за участю підрядника повинні бути визначена дата початку і закінчення роботи приймальної комісії з урахуванням встановленого терміну введення об'єктів в експлуатацію. Приймальна комісія створюється з представників замовника (забудовника), генерального підрядника (підрядника), генерального проектувальника (проектувальника), експлуатуючої організації, державного пожежного нагляду, а при прийнятті об'єктів соціальної сфери - і представника місцевих виконавчих і розпорядчих органів. За ініціативи замовника (забудовника) до складу комісії за погодженням з іншими організаціями та органами державного нагляду можуть бути додатково включені їх представники. Приймальна комісія при прийнятті об'єктів індивідуального будівництва висотою до 2-х поверхів (висотою до 10 м) створюється у складі представників замовника (забудовника), підрядника (при будівництві підрядним способом), місцевих виконавчих і розпорядчих органів, Комітету архітектури, містобудування та землевпорядкування або органів державного управління архітектурної та містобудівної діяльності місцевого територіального рівня. Державного санітарного нагляду та Державного пожежного нагляду. Голови приймальних комісій з прийняття об'єктів в експлуатацію призначаються юридичними особами, що призначили приймальні комісії.
Приймання об'єкта в експлуатацію оформляється актом встановленої форми, який підписується всіма членами приймальної комісії і затверджується юридичною особою, що призначив комісію. Відповідність об'єкта затвердженої проектної документації, вимогам експлуатаційної надійності та безпеки повинно бути підтверджено висновками органів Державного нагляду; Міністерства природних ресурсів і охорони навколишнього середовища (крім об'єктів житлового фонду); Державного санітарного нагляду; Державного будівельного нагляду; Комітету з інспекції праці при Міністерстві праці (крім об'єктів ремонту, реконструкції та житлового фонду); Проматомнадзору (при прийнятті об'єктів, йому підконтрольних); Державної автомобільної інспекції (за приймання вулиць, доріг і дорожніх споруд); Штабу цивільної оборони (при прийнятті об'єктів з вбудованими приміщеннями або окремо розташованих споруд цивільної оборони) ; Державного енергетичного нагляду (при прийнятті об'єктів та робіт, йому підконтрольних); Комітету з охорони історико-культурної спадщини при Міністерстві культури (при прийманні після реставрації історико-культурних цінностей); підприємства Державного дорожнього господарства, на балансі якого складається автомобільна дорога (прийняття в експлуатацію об'єктів, що знаходяться в контрольованій зоні автомобільних доріг загального користування - простір по 200 метрів в кожну сторону від осі дороги); установи фінансуючого банку (по об'єктах, що фінансуються за рахунок коштів республіканського і (або) місцевого бюджетів або прирівняних до них фондів), інших органів, що здійснюють державний нагляд у будівництві згідно з законодавством Республіки Білорусь
Голова приймальної комісії письмово сповіщає органи Державного нагляду про прийняття об'єкта не менше ніж за 15 днів до початку роботи комісії. Органи Державного нагляду зобов'язані до завершення роботи приймальної комісії представити висновок щодо готовності об'єкта або мотивовану відмову. Приймання об'єктів без наявності в акті приймання хоча б одного підпису члена комісії, а також за наявності мотивованої відмови з боку органів Державного нагляду не допускається.
Приймальні комісії зобов'язані перевірити відповідність об'єктів і змонтованого обладнання проектної документації, виконання будівельно-монтажних робіт відповідно до вимог будівельних норм і правил; результати випробувань та комплексного випробовування обладнання підготовленість об'єктів до експлуатації та випуску продукції (надання послуг), включаючи виконання заходів щодо забезпечення на них умов праці відповідно до вимог вибухо-і пожежної безпеки та виробничої санітарії, захисту природного середовища, наявність і зміст додається до акта і висновків органів Державного нагляду. Приймальні комісії в необхідних випадках призначають контрольні випробування, випробування і перевірки.
Приймальна комісія при виявленні неготовності об'єкта до експлуатації подає мотивований висновок про це юридичній особі, що призначив комісію. З моменту затвердження акту приймальної комісії повноваження приймальної комісії припиняються. Генеральний підрядник (підрядник) представляє приймальної комісії таку документацію:
- Перелік організацій, які брали участь у виконанні будівельно-монтажних, ремонтно-будівельних та інших видів робіт, із зазначенням видів виконаних ними робіт і прізвищ інженерно технічних працівників, безпосередньо відповідальних за їх виконання;
- Комплект робочих креслень на будівництво висунутого до приймання об'єкта, розроблених генеральним проектувальником (проектувальником) з підписами, про відповідність виконаними в натурі робіт цим кресленням або внесеним в них за погодженням з генеральним проектувальником (проектувальником) змінам, зробленими особами, відповідальними за виконання робіт. Зазначений комплект робочих креслень є виконавчою документацією;
- Копії сертифікатів відповідності на продукцію, що підлягає обов'язковій сертифікації копії технічних свідоцтв - на продукцію, що підлягає технічному огляду інші документи, що засвідчують якість матеріалів, конструкцій і деталей, що використовуються при виробництві будівельно-монтажних робіт;
- Акти про огляд прихованих робіт і акти проміжного приймання окремих відповідальних конструкцій (опор і пролітних будов мостів, арок, склепінь, підпірних стін, несучих металевих і збірних залізобетонних конструкцій),
- Акти про індивідуальні випробуваннях і комплексне випробовування змонтованого обладнання, акти про випробування технологічних трубопроводів, внутрішніх систем холодного і гарячого водопостачання, каналізації, газопостачання, електропостачання, опалення і вентиляції, зовнішніх мереж водопостачання, каналізації, теплопостачання, газопостачання та улаштування дренажу,
- Акти про виконання ущільнення (герметизацію) вводів і випусків інженерних комунікації в місцях проходу їх через підземну частину зовнішніх стін будівель відповідно до проекту (робочим проектом);
- Акти про випробування внутрішніх і зовнішніх електроустановок і електромереж;
- Акти про випробування обладнання телефонізації, радіофікації, телебачення, сигналізації автоматизації;
- Акти про випробування обладнання, що забезпечують вибухобезпечність, пожежобезпечність блискавкозахист;
- Журнали виконання робіт та авторського нагляду генерального проектувальника (проектувальника), матеріали обстежень та перевірок у процесі будівництва органами державного та іншого нагляду;
- Гарантійний паспорт об'єкта житлового будівництва;
- Іншу документацію, необхідну відповідно до вимог нормативних документів оформляється при будівництві підрядником.
Замовник подає приймальним комісіям таку документацію:
- Затверджену проектну документацію і довідку про основні техніко-економічні показники об'єкта, що приймається в експлуатацію;
- Перелік проектних, науково-дослідних і вишукувальних організацій, які брали участь у проектуванні об'єкта, що приймається в експлуатацію;
- Документи на право користування чи володіння землею, а також дозвіл на виробництві будівельно-монтажних робіт;
- Висновок органів Державної позавідомчої експертизи щодо проектної документації та екологічний паспорт проекту;
- Документи на геодезичну розбивочну основу для будівництва, а також на геодезичні роботи в процесі будівництва, які виконані замовником;
- Документи з інженерно-геологічні та гідрогеологічні вишукування будівельного майданчика;
- Паспорти на обладнання та механізми;
- Довідку про забезпечення об'єкта, що приймається експлуатаційними кадрами і призначеними для їх обслуговування санітарно-побутовими приміщеннями, пунктами харчування і т. п.;
- Довідки міських експлуатаційних організацій про те, що зовнішні комунікації холодного і гарячого водопостачання, каналізації, енергопостачання, зв'язку та інші забезпечує нормальну експлуатацію об'єкта;
- Довідку про фактичну вартість будівництва, підписану замовником і генеральним підрядником (підрядником);
--Висновку органів Державного нагляду про відповідність об'єкта, що приймається в експлуатацію, затвердженої проектної документації;
- Інші документи, необхідні у відповідності з діючими нормами.
При прийнятті об'єктів індивідуального будівництва висотою до двох поверхів (висота до 10 м) забудовник представляє комісії таку документацію: комплект узгодженої проектної документації; паспорт забудовника; довідки експлуатаційних організацій про те, що зовнішні і підземні комунікації забезпечують нормальну експлуатацію об'єкта; акти обстеження внутрішніх і зовнішніх електроустановок і електромереж, газових установок і мереж газопостачання, інші документи відповідно до діючих норм.
Вся документація з приймання об'єкту в експлуатацію зберігається у замовника (забудовника у разі передачі об'єкта на баланс експлуатуючої організації - у відповідній експлуатаційної організації. Термін зберігання - постійно. Голова приймальної комісії повинен подати до органу управління або юридичній особі, що призначив приймальну комісію акт про прийняття об'єкта в експлуатацію. Акт про прийняття в експлуатацію об'єкта складаються у п'яти примірниках, два з яких приставляються до органу управління, юридичній особі, що призначив приймальну комісію, два примірники - замовнику і один примірник - підряднику.
При прийнятті в експлуатації об'єктів індивідуального будівництва висотою до двох поверсі (висотою до 10 м) акт про приймання складається в трьох примірниках, один з яких видається забудовнику, другий зберігатися в Комітеті архітектури, містобудування і землеустрою в органах державного управління архітектурної та містобудівної діяльності місцево територіального рівня, третій - передається до територіального бюро технічної інвентаризації.
Акти про приймання в експлуатацію об'єктів затверджуються рішенням (наказом, постановою та ін} місцевих виконавчих і розпорядчих органів чи інших юридичних осіб, що призначили комісії, в термін не більше 15 днів після підписання актів. Об'єкти, по яких вказані терміни затвердження минули, вважаються не прийнятими, і по них призначаються приймальні комісії повторно. Прийняття в експлуатацію закінченого будівництвом мансардного поверху над існуючими житловими будинками здійснюється в порядку, передбаченому для об'єктів, закінченого будівництвом.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Конституція Республіки Білорусь 1994 року. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996 року (зі змінами та доповненнями, прийнятими на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. Та 17 жовтня 2004р.) Мінськ «Білорусь» 2004р.
2. Березіна Н. М., Воронцова Є. П., Лисенко Л. М. Кадрове діловодство. - СПб., Вид. «Пітер», 2004. - 112с.
3. Березіна Н. М., Воронцова Є. П., Лисенко Л. М. Сучасне діловодство. - СПб., Вид. «Пітер», 2004. - 256с.
4. Документаційне забезпечення управління: Навчальний практ. посібник / М.Ю. Рогожин. -М.: Проспект: Велбі, 2005.-383c.
5. Діловодство: Учеб. / Под ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: МЦФЕР, 2004.-542c.
6. Документи. Діловодство: Практ. посібник по документації. забезпечення діяльності підприємства / М.В. Стенюков. -9-е изд., Перераб. і доп. - М.: Пріор-издат, 2004.-160c.
7. Діловодство в установах, організаціях і на підприємствах / М. А. Татарніков. - М.: ИНФРА-М, 2004.-206c.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Контрольна робота
54.3кб. | скачати


Схожі роботи:
Документообіг
Документообіг 2
Документація і документообіг
Документообіг організації
Документообіг на підприємстві
Електронний документообіг
Електронний документообіг
Грошові розрахунки та їх документообіг
Інженерний документообіг підприємства
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru