додати матеріал


Документообіг

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

ЗМІСТ
Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3
1. Поняття документообігу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 4
2. Основні етапи документообігу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 8
2.1 Складання та оформлення документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... .8
2.2 Прийом та реєстрація документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .14
2.3 Контроль за виконанням документів ... ... ... ... ... ... .... ... ... 21
2.4 Передача документів до архіву ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 24
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... 27
Список літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 28
Додаток № 1 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... 29
Додаток № 2 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... 30
Додаток № 3 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... 37
Додаток № 4 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 39

ВСТУП
Тема документообігу має велику актуальність, так як від правильного вибору технології роботи залежить успіх будь-якої організації.
У сучасних умовах для підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх організації в цілому.
Мета даної роботи полягає в тому, щоб дослідити документообіг та ознайомитися з його основними етапами.
Завдання: розглянути, як правильно складаються і оформляються документи; проаналізувати прийом і реєстрацію документів; дослідити контроль за виконанням документів; розглянути етапи передачі документів до архіву.

1. Поняття документообігу
Документ є закодоване певним чином і зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує, що факт господарського життя або існує, або скоєний, або повинен бути зроблений.
Документообіг - рух документів на підприємстві від їх створення або одержання від інших організацій до прийняття до обліку, обробки і передачі в архів (Див. додаток № 1).
Бухгалтерським документом називається письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарських операцій, право на їх вчинення або встановлює матеріальну відповідальність працівників за довірені їм цінності. [[1]]
Бухгалтерськими документами оформляються будь-які господарські операції в тій послідовності, в якій вони відбувалися. Це забезпечує суцільний, безперервний облік всіх об'єктів обліку; юридичне обгрунтування бухгалтерських записів, які роблять на підставі документів, що мають доказову силу; використання документів для поточного контролю та оперативного керівництва господарською діяльністю організацій; контроль за збереженням власності, так як документами підтверджується відповідальність працівників за довірені їм цінності; зміцнення законності, оскільки документи служать джерелом відомостей для подальшого контролю правильності, доцільності та законності кожної господарської операції при документальних ревізіях (Див. додаток № 3).
Всі документи застосовувані в даний час в господарській діяльності, можуть бути підрозділені за такими основними ознаками:
· По відношенню до підприємства документи поділяються на зовнішні і внутрішні. Зовнішні документи складаються кореспондентами підприємства, надходять від сторонніх організацій і відображають взаємовідносини підприємства зі своїми контрагентами (платіжні вимоги). Внутрішні документи складаються на самому підприємстві його співробітниками та адміністраторами для оформлення внутрішніх господарських операцій (прибутковий касовий ордер).
· За обсягом відображених господарських операцій - первинні та зведені документи. Первинні документи містять інформацію про одну господарської операції (прибуткові і витратні касові ордери, накладні). Зведені документи призначені для узагальнення інформації про всю сукупність однотипних господарських операцій за певний проміжок часу (звіт касира, товарний звіт, журнал реєстрації фактів господарського життя).
· За кількістю врахованих позицій документи можуть однорядковими й багаторядковими. Однорядкові документи містять один обліковий позицію. Багаторядкові документи містять дві і більше облікові позиції (платіжна відомість).
· За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдувальні, документи бухгалтерського оформлення і комбіновані. Розпорядчі документи містять дозвіл на здійснення певної господарської операції (розпорядження керівника про видачу грошових коштів під звіт, накази). Ці документи розріджують проведення операції, але у них інформація не відображається в облікових регістрах. Виправдувальні документи містять інформацію про виконання розпорядження (звіт касира, накладні, вимоги, прибутковий ордер). Ці документи відображають фактичне здійснення операції, і у них інформація заноситься в облікові регістри. Документи бухгалтерського оформлення призначені для оформлення бухгалтерських записів з метою подальшого використання в обліковому процесі (розрахунок зносу основних засобів). Комбіновані документи поєднують в собі ознаки розпорядчих (дозвільних), виправдувальних і документів бухгалтерського оформлення (видатковий касовий ордер, розрахунково-платіжна відомість на оплату праці).
· За змістом господарських операцій документи поділяються на матеріальні, грошові і розрахункові. Матеріальні документи служать для оформлення операцій по руху товарно-матеріальних цінностей (акт приймання-передачі основних засобів). Грошові документи призначені для оформлення операцій з готівкою і безготівковими грошовими коштами підприємства (платіжна вимога-доручення). Розрахункові документи використовуються для оформлення розрахункових взаємин зі своїми контрагентами за зовнішніми зобов'язаннями (рахунок-фактура).
· За способом заповнення - документи можуть бути заповнюваними в ручну або за допомогою електронних засобів обчислювальної техніки.
Первинні документи бухгалтерського характеру заповнюються бухгалтером. До них відносяться: різні довідки, розрахунки, розроблювальні відомості та інших Інформація, відображена у цих документах, також заноситься в облікові регістри. Документи, що відображають питання загального керівництва підприємством і його виробничо-експлуатаційною діяльністю, складаються органами управління організації.

2. Основні етапи документообігу:
2.1. Складання та оформлення документів;
Щоб документи могли бути достовірним підставою для бухгалтерських записів і мати юридичну силу, до їх складання пред'являються певні вимоги. Перш за все, необхідно, щоб документ був складений на бланку. Лише за відсутності бланків допускається складання документа на чистому аркуші паперу.
Бланки документів виготовляють на білому папері або на папері світлих тонів формату А4 (210х297мм) і А5 (148х210мм). Допускається використання бланків формату А3 (420х297мм) та А6 (105х148мм).
Розмір полів бланка не менше мм:
20 - лівий;
10 - праве;
20 - верхнє;
10 - нижнє.
Написання документа проводиться чорнилом, хімічним олівцем, на друкарській машинці або засобами механізації. Деякі документи, наприклад чеки, касові ордери і т.п., повинні заповнюватися тільки чорнилом. Не дозволяється заповнювати документи простим олівцем, так як в таких документах легко стерти написане і замінити його іншим. Документ складається за певною формою, встановленою для документів даного виду операцій, з обов'язковим заповненням всіх необхідних реквізитів. Зміст документа слід викладати точно і ясно, щоб давати правильне відображення операцій в повній відповідності з дійсністю. Текст і цифри документа потрібно писати чітко і розбірливо, так, щоб не допускати можливості різного їх розуміння і тлумачення. У документі не слід допускати підчисток, помарок та інших дефектів, що викликають сумніви в його автентичності та правильності. Вільні рядки і графи на бланку документа необхідно прокреслюють з тим, щоб у цих прогалинах не могло бути що-небудь вписано або дописано згодом. У грошових документах (чеках, касових ордерах та ін) суму потрібно вказувати не тільки цифрами, але й прописом, тобто словами. Документ повинен бути забезпечений усіма підписами, необхідними для оформлення реєстрованої операції та надання документу юридичної сили. Підписувати документ слід розбірливо, щоб можна було прочитати прізвище підписувача. Перед кожною підписом вказується посада дає підпис.
Звідси випливає загальне правило складання документів.
Для правильного складання документа необхідно:
· Заповнювати документ на бланку (а за відсутності бланка на чистому аркуші паперу) чорнилом чи хімічним олівцем, або на друкарській машинці;
· Суворо дотримуватися встановленої форми й реквізити документа;
· Точно і ясно викладати зміст документа;
· Чітко і розбірливо писати текст і цифри;
· Незаповнені прогалини в бланку документа прокреслюють;
· Суму в грошових документах вказувати цифрами і прописом;
· Забезпечувати документ необхідними, розбірливо зробленими підписами із зазначенням посади підписала.
Документи необхідно складати своєчасно, тобто одночасно з вчиненням операції або безпосередньо слідом за її здійсненням. Своєчасність складання документів є найважливішою умовою правильності відображення операцій в документах та своєчасності записів їх в облікових регістрах.
Деякі документи складаються у кількох примірниках (з копіями). Це виконується зазвичай автоматично одночасно із складанням документа шляхом відбитка через підкладену під нього копіювальний папір.
Копії документів використовуються для різних цілей. Так, при акцептной формі розрахунків за відвантажену продукцію постачальник виписує кілька примірників рахунків - платіжних вимог для направлення їх у різні адреси (банку, покупцеві).
При складанні документів можуть бути допущені помилки.
Помилки в документах виправляють так. Які слід виправити помилкові слова і числа (суми) закреслюються акуратно тонкої рисою так, щоб можна було закреслене прочитати. Над закресленим робиться правильний запис. При цьому якщо в числі (сумі) неправильна тільки одна цифра, то не можна обмежитися виправленням однієї цієї цифри, а треба виправити всі число. Наприклад, замість 725 написано помилково 727. У цьому випадку не можна закреслити тільки цифру 7 і надписати над нею цифру 5, а необхідно закреслити всі число 727 і надписати над ним 725.
Про проведене виправлення на вільному місці документа (внизу або на полях) робиться застереження, наприклад "виправлено 725", який засвідчується особами, які підписали документ.
У ряді документів (в касових ордерах, чеках та ін) виправлення помилок не допускається зовсім. Якщо в такому документі допущена помилка, він виписується заново на іншому бланку.
Так як документи мають велике значення не тільки в обліку, а й в усій господарській діяльності, то у відношенні якості документів, особливо своєчасності та правильності їх складання та оформлення, існує суворий порядок.
За порушення порядку складання документів відповідають, перш за все, ті особи, які їх складають і оформлюють своїми підписами. Ще більша відповідальність лягає на апарат бухгалтерії, який отримує ці документи, всебічно перевіряючий їх і робить на їх підставі облікові записи. Особлива відповідальність покладається на головного чи старшого бухгалтера як керівника обліку. Старший бухгалтер несе матеріальну, дисциплінарну або кримінальну відповідальність за неправильне або недбале складання та оформлення документів, втрату або псування їх, за оформлення документів на відпуск матеріальних цінностей з порушенням встановленого порядку тощо (Див. додаток № 2).
З метою зменшення кількості застосовуваних у діяльності установ, організацій та підприємств документів, типізації їхньої форми, зниження трудових, часових і матеріальних витрат на їх підготовку та обробку, досягнення інформаційної сумісності автоматизованих Баз даних в народному господарстві проводяться роботи з уніфікації документів і створення уніфікованих систем документації (УСД) - сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних матеріалів щодо їх розробки та застосування. В основі створення УСД лежить метод уніфікації - встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, що створюються при рішенні однотипних управлінських функцій і завдань. Одночасно розробляються класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, забезпечити інтегровану автоматизовану обробку даних, що містяться в УСД.
Кожен документ складається з окремих складових його елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, текст, назву виду документа і т.д.). Сукупність реквізитів, розташованих у документі певним чином, складає його формуляр.
Формуляр-зразок розробляється при створенні системи документування і являє собою графічну модель або схему побудови документа. Він встановлює формати, розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів.
Державний стандарт Російської Федерації Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації, Система організаційно-розпорядчої документації», Система ОРД «Вимоги до оформлення документів» встановлює майже максимальний набір реквізитів для будь-якого з управлінських документів та їх розташування на паперовому носії інформації (Див. додаток № 4).
Прийом та реєстрація документів;
На підприємстві розрізняють три основних потоку документації:
· Вхідні документи, що надходять з інших організацій;
· Вихідні документи, що відправляються в інші організації;
· Внутрішні документи, що створюються на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі.
Всі документи, що надходять на підприємство проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.
Служба документаційного забезпечення управління, яка може бути представлена ​​на підприємстві, як самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатка). В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою, де пояснюється причина повернення.
Конверти від документів, що надходять залишають у тому випадку, коду з конверта можна визначити адресу відправника, час відправлення і дату одержання документів. Чи не розкриваються і передаються по призначенню документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на:
· Направляються на розгляд керівнику підприємства;
· Направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.
Без розгляду керівником передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні виконавці.
На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності підприємства.
Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.
Документи, що підлягають відправці в іншу організацію сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою обов'язково перевіряється правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. На замовну кореспонденцію становлять опис розсилання, що підписується працівником і датується.
Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації.
Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.
Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами і визначається як "Запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або получеія".
Як випливає з визначення, реєстрація, перш за все, надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього не відповідає, тому що факт отримання не підтверджено.
Реєстрація переслідує три мети: облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають спеціального обліку, виконання і використання в довідкових цілях незалежно від способу отримання. Сам процес реєстрації - це зняття з документа показників (реквізитів) і занесення їх у певну реєстраційну форму (журнал, картотеку, ПЕОМ) для створення бази даних про документи установи. Таким чином, в процесі реєстрації створюється інформаційно-пошукова система по всіх документах організації (фірми).
Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер. Він не збігається і істотно менше облікового порядкового номера, проставленого у відмітці про наявність документа в організацію.
Документи реєструються один раз. В установі, що має відділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться, децентралізовано за групами: у бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. При цьому внутрішні документи повинні реєструватися в день підписання або затвердження, вхідні - у день надходження, вихідні - в день відправлення.
Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами.
З документа в процесі реєстрації в реєстраційну форму виписуються, як правило, такі відомості:
- Дата отримання;
- Вхідний № (індекс);
- Дата документа;
- Індекс документа;
- Реєстраційний номер документа;
- Автор (кореспондент) - тобто чий це документ;
- Заголовок (про що документ);
- Резолюція;
- Термін виконання;
- Виконавець (хто з ним працює);
- Хід виконання;
- № справи (куди документ поміщений після виконання)
При реєстрації окремих видів документів, наприклад звернень громадян, внутрішніх та вихідних документів відомості, вписувані в реєстраційні форми, частково змінюються і доповнюються. Наприклад, при реєстрації звернень громадян записується їх адресу.
Установа має право, враховуючи свою специфіку, доповнювати відомості про реєстроване вхідному документі. Наприклад, часто враховується кількість аркушів, наявність додатків і т.д.
Форми реєстрації можуть бути трьох видів: журнальна, карткова і автоматизована електронна.
Журнальна система реєстрації потрібна тільки тоді, коли облік документів виступає на перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації. Наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, пропусків. Це, як правило, Документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера.
Можна залишити журнальну систему і в тому випадку, коли надходить дуже незначна кількість документів.
У всіх інших випадках ця форма реєстрації застаріла, тому що ускладнює ведення контролю за виконанням документів та довідкову роботу з ним.
Більш зручною є карткова система реєстрації документів. Форма картки і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій установі і записані в інструкцію з діловодства.
Для ведення карткової системи реєстрації в ручному режимі необхідно мати тираж карток на рік і як мінімум два картотечних скриньки для зберігання карток: у строкової контрольній картотеці і довідкової картотеки.
Кількість примірників заповнених реєстраційних карток (їх зазвичай називають реєстраційно-контрольними картками - РКК) визначається установою. Як правило, таких карток заповнюється як мінімум дві.
Найбільш раціональною є сьогодні реєстрація документів на комп'ютері. Але і в цьому випадку на екран виводиться форма картки (екранна форма РКК) з аналогічними полями і в неї заносяться відомості про документ.
Картку на документ можна заповнити спочатку не повністю, до передачі документа керівнику, тобто без резолюції, строку виконання й виконавця. Після розгляду документа керівником картка дозаполняется, тобто ці відомості вносяться в неї.
При чіткій взаємодії з керівником, якщо керівник вранці переглядає отриману кореспонденцію, можна спочатку дати документи на перегляд керівникові, а потім, вже, маючи його резолюцію, заповнити повністю реєстраційну форму.
Заповнивши картку, одну з них поміщають в строкових картотеку, іншу в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю для роботи з ним.
При реєстрації на ПЕОМ, дані про документ, закладені при його реєстрації, будуть використані у програмах з автоматизованого контролю і довідковій роботі. При цьому пошук можна вести по кожному з введених показників.
Контроль за виконанням документів;
Контроль відіграє важливу роль в системі документообігу. Контроль виконання документів забезпечує своєчасне і якісне вирішення містяться в документі питань, охоплення всіх контрольованих документів. Контроль виконання - це безпосередня перевірка і регулювання ходу виконання наказу чи розпорядження, облік і аналіз результатів виконання контрольованих документів у встановлені терміни.
Контроль виконання документів охоплює три групи питань:
· Контроль виконання документів по суті містяться в них завдань або доручень. Такий контроль передбачає оцінку документа в цілому, тобто наскільки правильно і повно вирішене питання. Таку оцінку робить керівник, або за його дорученням - помічник. Якщо керівник задоволений вирішенням проблеми - документ підписується, якщо ж не задоволений, то додатково опрацьовуються неясні моменти і документ проходить повторне погодження. Контроль по суті змісту входить до обов'язкових посадові обов'язки не тільки керівників усіх рангів, а й, при великому обсязі контрольних документів, спеціального контрольного підрозділу;
· Контроль за відповідністю документів форм складання та вимогам ГОСТів. Такий контроль може здійснювати помічник, спеціальна контрольна служба або технічний працівник бухгалтерії. Суть цього контролю зводиться до перевірки правильності оформлення документа, наявності певного бланка, повноти реквізитів, наявності різноманітних супутніх матеріалів.
Метою контролю є сприяння своєчасному і якісному виконанню документів, забезпечення отримання аналітичної інформації необхідної для оцінки діяльності організації та її структурних підрозділів, а також конкретних співробітників. Для досягнення зазначеної мети система контролю виконання документів включає в себе кілька послідовних етапів:
· Постановку документів на контроль;
· Перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;
· Попередню перевірку та регулювання ходу виконання;
· Облік і узагальнення результатів контролю виконання документів;
· Регулярне інформування керівників органу управління про хід виконання документів;
· Зняття виконаних документів з контролю.
Контроль виконання носить багатофункціональний характер, тому форми та методи його реалізації різноманітні. Як правило, найбільш ефективним є найпростіший контроль. Найпростіші форми і методи вимагають менших зусиль і більш економічні. До простих організаційних форм контролю виконання можна віднести:
· Контрольні журнали;
· Реєстраційно-контрольні картки (картотека);
· Письмові звіти;
· Перевірки;
Кожна з перелічених форм має свою специфіку, але при використанні будь-якої з них необхідно дотримуватися одна вимога - не обмежуватися розмовами про виконання, а давати об'єктивну оцінку стану справ, намічати і домагатися здійснення конкретних заходів.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям та особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються в контрольній картці і на самому виконаному документі.

2.4. Передача документів до архіву.
Виконані облікові документи зберігаються в архіві. Зберігання документів відіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не лише цілісність і збереження документів протягом встановлених законом строків, але і можливість користування ними в будь-який момент для всякого роду довідок.
Які підлягають здачі в архів документи попередньо розташовуються в зручному для відшукування порядку і підшиваються або переплітаються в особливих папках, іменованих справами.
Розташування в справах документів в залежності від їх характеру і призначення проводяться з тих чи іншим з таких ознак:
· За предметними ознаками (з питань, за операціями, наприклад, касові документи, матеріальні документи, договори, замовлення, кошториси);
· За кореспондентському ознакою (тобто за найменуваннями організацій, до яких відносяться дані документи);
· За хронологічним ознакою (по місяцях, а в межах місяців - по днях);
· За номерами документів.
Здача справ у архів з структурного підрозділу проводиться за графіком, який складається працівником архіву і узгоджується з керівниками структурних підрозділів. Ця робота проводиться щорічно. Справи з постійним терміном зберігання і терміном зберігання понад 10 років, а також з особового складу, здаються в архів за описом.
Справи приймаються працівником відомчого архіву у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках описів навпроти кожної справи робиться відмітка про наявність кожної справи. У кінці опису робиться заверительная напис із зазначенням цифрами і прописом кількості справ, які передані, із зазначенням відсутніх номерів. Під заверительной написом ставиться печатка, дата прийому-передачі та підписи осіб, що складають її. Звірені описом справи підбираються і погоджуються в архівні зв'язки товщиною до 20 см . Справи укладаються по зростанню номерів, корінцями на обидві сторони.
Справи тимчасового зберігання до 10 років передаються до відомчого архіву за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають достатніх площ, дозволяють зберігання цих справ центральною службою діловодства або структурним підрозділом до закінчення терміну зберігання, після чого справи підлягають знищенню в установленому порядку (Див. додаток № 3).
Секретарем організації через 2 роки проводиться обробка справ і перекладання їх в інший шафа, який утворює початок майбутнього архіву.
Архіви в залежності від обсягу та характеру зберігається в них матеріалу поділяються на центральний або загальний і місцеві (поточний).
У центральному архіві зберігаються справи закінчених звітних періодів (минулих років). У місцевих архівах зберігаються справи по закінчених операціях поточного звітного періоду (поточного року).
Порядок користування документами з архіву:
1. Для отримання документів для подальшої роботи з архіву, обов'язково дозвіл керівника підприємства.
2. Категорично забороняється робити на документах позначки, загинати листи, знімати копії без дозволу керівника, переводити креслення через кальку.
3. Співробітникам, які працюють в даній організації, документи видаються під розписку без права виносу за межі установи.
4. Документи за письмовими запитами видаються довірчим особам за дорученням.
5. При знятті копії з документа, який знаходиться в архіві, на оригіналі проставляється, коли і кому була видана копія.
6. Особи, які працюють з документами архіву, несуть повну відповідальність за збереження документів. У разі порушення - притягнуто до відповідальності у встановленому законом порядку.

ВИСНОВОК
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Документ є першоджерело інформації для бухгалтера. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.
Документообіг є одним з методів бухгалтерського обліку. Бухгалтер - будь пильний!

Список використаної літератури
I. Основна література
1. Глушков І.Є. Бухгалтерський облік на сучасному підприємстві. Видання 7-М. 2001.
2. Каморджанова Н.А., Карташова І.В. Бухгалтерський облік. 4 видання. -М. 2003.
3. Кондраков Н.П. Бухгалтерський (фінансовий, управлінський) облік. -М. 2006.
II. Додаткова література
4. Сергєєва Т.С., Миколаєва Г.А. Бухгалтерський облік в оптовій торгівлі. -М. 2002.
5. Бакаєв О.С., Безруких П.С., Врублевський Н.Д. та ін / під ред.Безрукіх П.С. Бухгалтерський облік: підручник. Видання 4. -М. 2002.
6. ФЗ «Про бухгалтерський облік» від 21 листопада 1996 № 129-Ф3
7. Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку Затверджено Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р . N 105 за погодженням з ЦСУ СРСР.
III. Практичний матеріал
1. Курс лекцій інституту дистанційного навчання.

ДОДАТОК № 1
SHAPE \ * MERGEFORMAT
Надходження документа до бухгалтерії
Передача документа до архіву
Складання документа на підприємстві або отримання з боку
Бухгалтерія
Архів
Перевірка документа: за формою, арифметично, по суті
Обробка документа:
Запис проводок, включення документів до регістрів

Малюнок № 1 Схематичне зображення документообігу.

ДОДАТОК № 2
Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку
Затверджено Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р . N 105
за погодженням з ЦСУ СРСР
1. Загальні положення
1.1 Це Положення встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів державними, кооперативними та іншими громадськими організаціями, об'єднаннями, підприємствами, установами, що складаються як на господарському розрахунку, так і на державному бюджеті.
1.2. Дія цього Положення не поширюється на установи банків і колгоспи.
2. Первинні документи
Про введення уніфікованих форм первинної облікової документації див. постанову Уряду РФ від 8 липня 1997 р . N 835
2.1. Підставою для відображення інформації про здійснені господарські операції в регістрах бухгалтерського обліку є первинні документи, створені відповідно до вимог цього Положення.
2.2. Первинні документи фіксують факт здійснення господарської операції. Вони повинні містити достовірні дані і створюватися своєчасно, як правило, у момент здійснення операції.
2.3. Первинні документи створюються на бланках типових та типових міжвідомчих форм, що розробляються і затверджуються ЦСУ СРСР, а також на бланках спеціалізованих форм, що розробляються і затверджуються міністерствами та відомствами.
Застосування бланків застарілих та довільних форм не допускається.
2.4. В окремих випадках, за наявності відповідних технічних засобів, допускається створювати первинні документи на машинозчитуваних носіях інформації. При цьому повинні дотримуватися вимоги цього Положення, загальногалузевих керівних вказівок про надання юридичної сили документам на магнітній стрічці і паперовому носії, що створюється засобами обчислювальної техніки, загальногалузевих керівних методичних матеріалів зі створення та впровадження автоматизованого бухгалтерського обліку в складі АСУ підприємств, установ та інших нормативних актів.
2.5. первинні документи для надання їм юридичної сили повинні мати такі обов'язкові реквізити:
а) найменування документа (форми), код форми; б) дату складання;
в) зміст господарської операції; г) вимірники господарської
операції (у кількісному і вартісному вираженні);
д) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особисті підписи та їх розшифровки.
2.6. У необхідних випадках у первинному документі можуть бути наведені додаткові реквізити: номер документа, назва і адреса підприємства, установи, підстава для здійснення господарської операції, зафіксованої документом, інші додаткові реквізити, що визначаються характером документованих господарських операцій.
2.7. В умовах механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку реквізити первинних документів можуть бути зафіксовані у вигляді кодів.
2.8. Записи в первинних документах повинні здійснюватися чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів механізації та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві.
Забороняється використовувати для запису простий олівець.
2.9. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прочерку.
2.10. Порядок запису до машинозчитуваних первинних документах визначено загальногалузевим керівними методичними матеріалами зі створення й впровадженню автоматизованого бухгалтерського обліку в складі АСУ підприємств, установ.
2.11. На підприємстві, установі керівником затверджується за погодженням з головним бухгалтером перелік осіб, які мають право підпису первинних документів. Кількість осіб, що мають право підпису документів на видачу особливо дефіцитних і дорогих матеріальних цінностей, має бути обмежена.
2.12. Підписи осіб, відповідальних за складання машинозчитуваних первинних документів, можуть бути замінені паролем або іншим способом авторизації, що дозволяє однозначно ідентифікувати підпис відповідної особи.
2.13. Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів, що фіксують факти здійснення касових операцій, операцій з товарно-матеріальними цінностями, кредитних і розрахункових зобов'язань, визначаються положеннями про головних бухгалтерів, про централізовані бухгалтерії, про ведення касових операцій, правилами Державного банку СРСР та іншими нормативними актами.
2.14. У випадках, встановлених законодавством Союзу РСР і союзних республік, а також міністерствами і відомствами, бланки форм первинних документів можуть відноситися до бланків суворої звітності.
2.15. Порядок використання та обліку бланків форм первинних документів суворої звітності, а також коло підприємств, установ, на яких повинні використовуватися такі бланки, встановлюється міністерствами та відомствами відповідно до вказівок ЦСУ СРСР, Міністерства фінансів СРСР і Держпостачу СРСР з питання про уніфікацію форм первинних документів і про віднесення їх у необхідних випадках до документів суворої звітності
2.16. Бланки форм первинних документів, віднесені до бланків суворої звітності, повинні бути пронумеровані в порядку, встановленому міністерствами та відомствами (нумератором, друкарським способом).
2.17. Первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов'язковій перевірці. Перевірка здійснюється за формою (повнота і правильність оформлення документів, заповнення реквізитів), за змістом (законність задокументованих операцій, логічна ув'язка окремих показників).
2.18. Приймання і перевірка окремих первинних документів, що використовуються в бухгалтерському обліку, може бути доручена обчислювальної установці. Для цього у складі обчислювальної установки наказом керівника підприємства, установи виділяються працівники, які здійснюють приймання та перевірку первинних документів, що використовуються в бухгалтерському обліку, під контролем головного бухгалтера.
2.19. Відповідно до Положення про головних бухгалтерів забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей. такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.
2.20. Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислювальній установці - відтиск штампа контролера, відповідального за їх обробку.
2.21. Всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому гасіння штампом або написом від руки "Одержано" або "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).
3. Облікові регістри
3.1. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах інформація, необхідна для відображення у бухгалтерському обліку, накопичується і систематизується в облікових регістрах.
В умовах механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку Результатная інформація може формуватися у вигляді вихідних документів на машинозчитуваних носіях.
3.2. Форми облікових регістрів, порядок записів у них, обробки та використання визначено інструкціями про журнально-ордерній формі рахівництва, інструкціями про по бухгалтерському обліку в установах і організаціях, що перебувають на державному бюджеті, загальногалузевим керівними методичними матеріалами зі створення й впровадженню автоматизованого бухгалтерського обліку в складі АСУ підприємств, установ та методичними вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.
3.3. Інформація про господарські операції, вироблених підприємством, установою за певний період часу (місяць, квартал, півріччя, рік), з облікових регістрів переноситься у згрупованому вигляді у бухгалтерські звіти, порядок складання яких встановлений Положенням про бухгалтерських звітах і балансах.
4. Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах
4.1. У тексті та цифрових даних первинних документів і облікових регістрів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
4.2. Помилки в первинних документах, створених вручну (за винятком касових і банківських), виправляють так: закреслюється неправильний текст або суми і надписується над закресленим виправлений текст чи суми. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
4.3. Виправлення помилки у первинному документі має бути обумовлено написом "виправлено", підтверджено підписом осіб, що підписали документ, а також проставлена ​​дата виправлення.
4.4. У прибуткових і касових ордерах виправлення не допускаються. Порядок виправлення помилок у банківських документах встановлюється правилами Державного банку СРСР.
Згідно з Федеральним законом від 21 листопада 1996 р . N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" внесення виправлень в касові і банківські документи не допускається
4.5. Порядок виправлення помилок в облікових регістрах в умовах ручної і механізованої обробки визначений у відповідних нормативних документах.
5. Порядок організації документообігу
5.1. Рух первинних документів у бухгалтерському обліку (створення або одержання від інших підприємств, установ, прийняття до обліку, обробка, передача в архів - документообіг) регламентується графіком.
Особливості документообігу в умовах механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку визначені відповідними нормативними документами.
5.2. Роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства, установи.
5.3. Графік має встановлювати на підприємстві, в установі раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі.
Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, в установі, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищення рівня механізації і автоматизації облікових робіт.
5.4. Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.
Приклад графіка документообігу у вигляді переліку робіт наведено у додатку до цього Положення.
5.5. Працівники підприємства, установи (Начальники цехів, майстри, табельщики, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці і заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та ін) створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю вручається виписка з графіка. У виписці перераховуються документи, що відносяться до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, в які видаються зазначені документи.
5.6. Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.
5.7. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу по підприємству, установі здійснює головний бухгалтер.
Відповідно до Положення про головні бухгалтеріях вимоги головного бухгалтера в частині порядку оформлення операцій і представлення в бухгалтерію або на обчислювальні установки необхідних документів і відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства, установи.
6. Порядок зберігання первинних документів і облікових регістрів
6.1. Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі в архів.
6.2. Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження.
6.3. Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначено у відповідних нормативних документах, що регламентують ведення бухгалтерського обліку в умовах його механізації (автоматизації).
6.4. Оброблені вручну первинні документи поточного місяця, пов'язані з певному обліковому регістру, комплектуються в хронологічному порядку і переплетені.
Окремі види документів (наряди на роботу, змінні рапорти) можуть зберігатися не переплетеними, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або зловживань.
6.5. Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності міністерств та інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затвердженим Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР .
Про зберігання документів бухгалтерського обліку див. також Федеральний закон від 21 листопада 1996 р . N 129-ФЗ
6.6. Зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.
Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів підприємства, установи, як правило, не допускається, а в окремих випадках може проводитися тільки за розпорядженням головного бухгалтера.
6.7. Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може здійснюватися тільки органами дізнання, попереднього слідства прокуратури і судами на підставі постанови, попереднього слідства прокуратури і судами на підставі постанови цих органів відповідно до чинного кримінально-процесуальним законодавством Союзу РСР і союзних республік. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.
З дозволу і в присутності представників органів, що виробляють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії з документів, що вилучаються із зазначенням підстав і дати їх вилучення.
Якщо вилучаються недооформлені томи документів (не підшиті, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, що виробляють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати , завірити своїм підписом, печаткою).
6.8. У випадку пропажі чи загибелі первинних документів керівник підприємства, установи призначає наказом комісію з розслідування причин пропажі, загибелі.
У необхідних випадках для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акту направляється вищестоящої організації.
З введенням в дію Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку вважати такими, що втратили чинність:
лист Міністерства фінансів СРСР від 18 жовтня 1961 р . N 343 "Про положення про документи і записи в бухгалтерському обліку підприємств та господарських підприємств і господарських організацій";
лист ЦСУ СРСР і Міністерства фінансів СРСР від 28 березня 1972 р . N 17-8/61 "Про використання в обліку технічних носіїв інформації як документів, що мають однакову силу поряд з іншими обліковими документами".

ДОДАТОК № 3
ЗАКОН
Від 21 листопада 1996 № 129-Ф3
ПРО БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК
Прийнятий Державною Думою 23 лютого 1996
Схвалений Радою Федерації 20 березня 1996
(У редакції Федерального закону від 23 липня 1998 року № 123-Ф3)
Підписаний Президентом РФ
РОЗДІЛ II. ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО ВЕДЕННЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ. БУХГАЛТЕРСЬКА ДОКУМЕНТАЦІЯ І РЕЄСТРАЦІЯ
Стаття 9. Первинні облікові документи
1. Всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.
2. Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні містити такі обов'язкові реквізити:
а) найменування документа;
б) дату складання документа;
в) найменування організації, від імені якої складено документ;
г) зміст господарської операції;
д) вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому виразі;
е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
ж) особисті підписи зазначених осіб.
3. Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером.
Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.
4. Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення.
Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали і підписали ці документи.
5. Внесення виправлень в касові і банківські документи не допускається. У інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.
6. Для контролю та впорядкування оброблення, даних господарських операціях з урахуванням первинних облікових документів складаються зведені облікові документи.
7. Первинні та зведені облікові документи можуть складатися на паперових та машинних носіях інформації. У разі організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, існуючих контроль відповідно до законодавства Російської Федерації, суду і прокуратури.
8. Первинні облікові документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими інспекціями та податковою поліцією на підставі їх постанов відповідно до законодавства Російської Федерації.
Головний бухгалтер або інша посадова особа організації з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення документів, зняти з них копії із зазначенням підстави і дати вилучення.

ДОДАТОК № 4
Таблиця № 1 Перелік реквізитів документа
№ п / п
Реквізит
Примітки
01
Державний герб РФ
Зображається тільки у випадках, передбачених законодавством
02
Герб суб'єкта РФ
Розміщується на бланках суб'єктів РФ при умові вказання повної назви держави
03
Офіційно зареєстрована емблема організації або її товарний знак
Розміщують на лівому полі документа на рівні назви організації. Емблема виключається при наявності в документі гербів
04
Код організації
Підтверджує повноваження організації
0
Код форми документа
ОКУД
06
Найменування організації
Згідно з установчими документами
07
Довідкові дані про організацію
Індекс, поштова адреса, телефон, факс, розрахунковий рахунок, банк
08
Найменування виду документа
Регламентується статутом
09
Дата підписання або затвердження
22 Серпнем 1999 або 22.08.99, або 99.08.22
10
Реєстраційний індекс документа
«Індекс структурного підрозділу», «Номер справи» - «Порядковий номер»
11
Посилання на реєстраційний номер і дату документа
При відповіді на лист
12
Місце складання або створення
З урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу
13
Гриф обмеження доступу до документа
«Для службового користування», «Таємно», «цілком таємно»
14
Адресат
Найменування установи в називному відмінку, найменування структурного підрозділу, ПІБ одержувача, поштову адресу
15
Гриф затвердження
Без лапок, повне найменування посадової особи, підпис, дата затвердження
16
Резолюція
У верхньому правому куті вказівку керівника з приводу виконання документа: ПІБ виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис керівника, дата
17
Заголовок до тексту
Не більше 28 знаків в одному рядку
18
Відмітка про контроль
Буква «К» проставляється кольоровим стрижнем на рівні заголовку на лівому полі документа
19
Текст документа
Лише російською мовою - для федеральних органів і для органів суб'єктів РФ.
20
Відмітка про наявність додатків
У тексті документа дається скорочено, крім тексту дається повний опис
21
Підпис, розшифровка підпису
Тільки на першому примірнику, із зазначенням посади та прізвища
22
Гриф узгодження
Розташовують нижче реквізиту «Підпис» або на окремому аркуші погоджень
23
Віза (внутрішнє погодження)
У разі розбіжностей на окремому аркуші погоджень
24
Друк
Повинна бути добре читається і захоплювати частину найменування посади
25
Відмітка про завірення копії
«Мабуть».
Найменування посади співробітника, його підпис, розшифровка, дата
26
Відмітка про виконавця
У лівому нижньому кутку ПІБ, телефон
27
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи
«У справу № ____» - із зазначенням року, номери і дати відповідь документа, короткі відомості про виконання документа
28
Відмітка про надходження документа до організації
Найменування організації, дата, вхідний номер, реєстраційний номер
29
Відмітка для автоматичного пошуку документа
Номер диска, ім'я файлу і ін


[1] Кондраков Н.П. Бухгалтерський (фінансовий, управлінський) облік. Підручник.-М., 2006.С.11
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Курсова
136.8кб. | скачати


Схожі роботи:
Документообіг 3
Документообіг 2
Документація і документообіг
Документообіг організації
Документообіг на підприємстві
Електронний документообіг
Електронний документообіг
Грошові розрахунки та їх документообіг
Інженерний документообіг підприємства
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru