Документація сутність значення види документів і вимоги щодо їх оформлення

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Агентство з освіти

ГОУ ВПО «Тверський державний університет»

Центр спеціальної підготовки

Реферат з курсу

«Теорія бухгалтерського обліку»

на тему:

Документація: сутність, значення, види документів

та вимоги щодо їх оформлення.

Виконав: слухач I курсу

спеціальності «Бухгалтерський облік, аналіз і аудит»

Клюєва О.С.

Перевірив: Ястребова О.М.

Твер 2005

У бухгалтерському обліку первинна реєстрація господарських фактів як елементів господарських процесів здійснюється, по-перше, за методом суцільного безперервного обліку, по-друге, у спеціальних носіях інформації - документах, які надають бухгалтерської інформації доказову (в юридичному значенні цього слова) силу. Спосіб суцільного та безперервного спостереження за господарськими фактами та їх реєстрація в спеціальних носіях інформації, які надають їй юридичну силу, отримав назву документації. Отже, первинний облік, тобто збір і реєстрація вихідних даних у бухгалтерському обліку, здійснюється способом документації. Необхідність надання бухгалтерської інформації юридичної сили обумовлена ​​тим, що відображаються у системі бухгалтерського обліку господарські відносини одночасно є і правовідносинами (нарахування заробітної плати і премій, оформлення прийому (передачі) матеріальних і грошових коштів, розрахунків тощо). Тому використовувати бухгалтерську інформацію для управління господарськими правовідносинами можна тільки в тому випадку, якщо вона має правову силу.

Значення документів у бухгалтерському обліку надзвичайно велике. Вони є джерелом відомостей, необхідних для прийняття управлінських рішень, забезпечують контроль за збереженням матеріальних цінностей та грошових коштів, мають документальну (юридичну) силу при виникненні спорів або пред'явлення претензій і позовів, є джерелом інформації про фінансово-господарської діяльності з метою аналізу та контролю з боку засновників, податкової служби, аудиту. Від достовірності, реальності та своєчасності складання первинних документів залежить якість бухгалтерського обліку.

Документальна реєстрація господарських фактів, що відображаються бухгалтерським обліком, залишається одним з основоположних вимог його ведення і в умовах застосування сучасної обчислювальної техніки. Заміна традиційних, виписуються вручну, паперових носіїв інформації машинними носіями не повинна проводити до втрати бухгалтерською інформацією юридичної сили.

Бухгалтерський документ - це письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарських операцій, право на їх вчинення або встановлює матеріальну відповідальність працівників за довірені їм цінності.

Різноманітність господарських операцій вимагає складання різних за своїм змістом і призначенням документів, оскільки за кожною господарською операцією складається свій документ. Правильному складанню і використанню документів в бухгалтерському обліку сприяє їх класифікація.

Під класифікацією документів розуміють їх групування за певними ознаками. Основні ознаки, за якими класифікуються бухгалтерські документи, і види документів представлені в наступній таблиці.

Ознака

Види документів

За призначенням

- Розпорядчі

- Виправдувальні

- Комбіновані

- Документи бухгалтерського (або облікового) оформлення

За способом / порядку складання

- Первинні

- Зведені

За способом відображення

господарських операцій

- Разові

- Накопичувальні

За місцем складання й звернення

- Внутрішні

- Зовнішні

За якістю

- Повноцінні

- Неповноцінні

За ступенем використання засобів обчислювальної техніки

- Документи, що заповнюються вручну

- Частково заповнені на машинах

- Повністю виконані на машинах

За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими називаються такі документи, які містять розпорядження про виконання тієї чи іншої господарської операції. Їх основне призначення - передача вказівок керівних працівників безпосереднім виконавцям. Багато операцій здійснюються тільки за наявності відповідного розпорядчого документа.

До числа розпорядчих документів належать накази, розпорядження, записи про прийом і звільнення з роботи, про відпустку.

Ці документи ще не містять в собі підтвердження фактів здійснення операцій, тому самі по собі вони не можуть служити підставою для відображення операцій в обліку.

Виправдувальними (або виконавчими) називаються документи, що оформляють вже зроблені операції. Вони складаються в момент здійснення операцій і підтверджують факт виконання наказу чи розпорядження. Наприклад, розрахункові відомості по заробітній платі, накладні, акти, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийом цінностей, і багато інших.

Документами бухгалтерського оформлення називаються такі документи, які створюються апаратом бухгалтерії для підготовки облікових записів, а також для полегшення, скорочення і спрощення останніх.

Документи бухгалтерського оформлення складають у бухгалтерії на підставі раніше оформлених розпорядчих і виправдувальних документів тов. Вони призначені для відображення бухгалтерських записів в облікових регістрах з метою прискорення облікового процесу. У цих документах немає розпорядження на проведення господарської операції і немає підтвердження факту її вчинення. Наприклад, розрахунок суми претензії за позовом, розрахунок зносу основних засобів і нематеріальних активів, розрахунки товарних втрат і т.д.

До документів бухгалтерського оформлення належать також бухгалтерські довідки. Вони складаються в тих випадках, коли потрібно перенести суму з одного рахунку на інший, оформити закриття рахунку, виправити помилки, допущені в облікових записах, і т.п. Необхідність у цьому виникає досить часто, і тому довідки такого роду в бухгалтерській практиці дуже поширені.

Комбінованими називаються такі документи, які поєднують ознаки кількох видів документів: розпорядчих і виправдувальних, виправдувальних і документів бухгалтерського оформлення і т.д. Вони служать одночасно і розпорядженням про виконання даної операції, і виправданням її виконання, фіксують досконалу операцію і в той же час містять вказівку про порядок відображення її в рахунках. Наприклад, прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти підзвітних осіб, вимоги на відпуск матеріалів, лімітно-забірні карти, розрахунково-платіжні відомості, оголошення про внесок готівкових грошових коштів на розрахунковий рахунок і т.д.

Поєднання в одному документі ознак кількох видів документів спрощує їх облікову обробку, скорочує кількість документів і витрати на їх придбання. Комбіновані документи складають для зменшення кількості документів за господарськими операціями, які повторюються в організації багаторазово протягом короткого періоду.

За способом / порядку складання розрізняють первинні та зведені документи.

Первинними називаються документи, які відображають усі господарських ні операції безпосередньо у момент їх вчинення. Вони є першим формальним доказом того, що дані операції дійсно виконані. До первинних документів належать касові прибуткові та видаткові ордери, накладні, приймально-здавальні акти, наряди, квитанції і т.п. Прикладом первинного документа може також служити прихід ний ордер. Він складається при надходженні матеріалів на склад і свідчить про виконання комірником даного йому розпорядження про їх прийом.

Зведеними називаються документи, що складаються на основі первинних документів. У них відображаються операції, що раніше вже оформлені відповідними первинними документами. Складання вторинних документів безпосередньо не пов'язані з господарськими операціями, в них лише реєструються ці операції за даними первинних документів.

Зведені документи дозволяють зменшити кількість записів в рахунках бухгалтерського обліку. До зведених документах відносяться розроблювальні таблиці, групувальні відомості, відомості розподілу витрат, звіти (відомості) про рух продуктів і матеріалів, авансовий звіт та ін. Авансовий звіт заповнюється на підставі первинних документів, де вказуються всі витрати, зроблені підзвітною особою. До числа зведених документів відносяться також розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі або відомості випуску готової продукції, різні внутрішні звіти (наприклад, звіт про рух матеріальних цінностей по складу) та ін Всі ці документи обов'язково містять додаткові дані, крім тих, які є в первинних документах, що з'явилися базою для їх складання.

Отже, зведені документи служать, по-перше, для об'єднання даних первинних документів і отримання укрупнених показників і, по-друге, для групування даних первинних документів з метою отримання додаткових відомостей про враховуються операціях та відображення цих операцій в новому розрізі. Отже, зведені документи використовуються як засіб обробки вихідних даних про операції.

За способом відображення господарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи відображають одну або одночасно декілька господарських операцій. Відмінна риса цих документів - відразу ж після складання вони передаються в бухгалтерію і можуть служити підставою для бухгалтерських записів. Наприклад, прибуткових ордер за матеріалами, відомості розподілу витрат, калькуляції, накладні, приймально-здавальні акти, касові ордери, грошові чеки тощо

Накопичувальні документи служать для оформлення однорідних операцій, що здійснюються на підприємстві в різний час (за тиждень, декаду, півмісяця). Їх складають з метою зменшення числа виписуються документів по тих операціях, які виробляються на підприємстві багаторазово протягом короткого часу. Наприклад, денний забірний лист на відпуск сировини, особові рахунки по заробітній платі, табель обліку робочого часу, відомість виконаних робіт і т.п.

За місцем складання документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи складають всередині підприємства. Ними оформляються господарські операції, що здійснюються тільки всередині підприємства. Ці документи не виходять за межі підприємства, наприклад, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові та видаткові касові ордери та ін

Зовнішні документи складають поза даного підприємства і ними оформляються операції, що здійснюються між підприємствами. Наприклад, рахунки, накладні, рахунки-фактури контрагентів.

Окремі внутрішні документи у результаті скоєних господарських операцій стають зовнішніми, наприклад, грошові чеки, платіжні доручення. При заповненні внутрішніх документів достатньо вказати лише обов'язкові реквізити, а при складанні зовнішніх документів необхідно ще додати додаткові реквізити документів для повноти характеристики господарської операції.

За якісними ознаками документи можуть бути повноцінними і неповноцінними. Повноцінним є такий документ, який складений за встановленою формою, має всі обов'язкові реквізити і правильно відображає дійсно досконалу і законну господарську операцію. Документ, що не задовольняє цим вимогам, є неповноцінним.

За ступенем використання засобів обчислювальної техніки при оформленні документів їх поділяють на документи, які заповнюються вручну, частково заповнені на машинах (тобто документи, складені на фірмових бланках) і повністю виконані на машинах (розрахунково-платіжна відомість, накладна, рахунок-фактура, інвентаризаційний опис і т.д.).

Складання документів є трудомістким процесом. Використання персональних комп'ютерів у бухгалтерському обліку дає можливість заповнювати документи повністю на машинах, що підвищує продуктивність праці, сприяє його наукової організації.

Для правильної організації бухгалтерського обліку та своєчасного відображення господарських операцій на рахунках необхідно суворо дотримуватися вимог щодо складання документів.

Основні вимоги, які пред'являються до облікових документів, наведені у ст.9 Федерального Закону № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік".

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.

Якщо специфіка діяльності організації передбачає створення власних форм первинного обліку, форма яких не передбачена в альбомах уніфікованих форм, то вони повинні містити такі обов'язкові реквізити:

найменування документа;

дату складання документа;

найменування організації, від імені якої складено документ;

зміст господарської операції;

вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому виразі;

найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особисті підписи зазначених осіб та їх розшифровки (включаючи випадки створення документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки).

Залежно від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку і технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. У наказі по обліковій політиці повинні бути затверджені розроблені на підприємстві форми первинного обліку.

Застосування бланків застарілих та довільних форм не допускається.

Записи в первинних документах повинні здійснюватися чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів механізації та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві.

Забороняється використовувати для записів простий олівець. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прочерку.

Бланки форм первинних документів, віднесені до бланків суворої звітності, повинні бути пронумеровані в порядку, встановленому міністерствами та відомствами (нумератором, друкарським способом).

Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером. Кількість осіб, що мають право підпису документів на видачу особливо дефіцитних і дорогих матеріальних цінностей, має бути обмежена.

Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.

Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання. Під фінансовими та кредитними зобов'язаннями розуміються документи, які оформляють фінансові вкладення організації, договори позики, кредитні договори і договори, укладені за товарним і комерційному кредиту.

У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером у здійсненні окремих господарських операцій первинні облікові документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій і включення даних про них в бухгалтерський облік та бухгалтерську звітність.

Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали і підписали ці документи.

Внесення виправлень в касові і банківські документи не допускається. У інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.

Для контролю та впорядкування оброблення даних про господарські операції на основі первинних облікових документів складаються зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть складатися на паперових та машинних носіях інформації. У разі організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюють контроль відповідно до законодавства Російської Федерації, суду і прокуратури.

В умовах механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку реквізити первинних документів можуть бути зафіксовані у вигляді кодів.

Підписи осіб, відповідальних за складання машинозчитуваних первинних документів, можуть бути замінені паролем або іншим способом авторизації, що дозволяє однозначно ідентифікувати підпис відповідної особи.

Порядок запису до машинозчитуваних первинних документах визначено загальногалузевим керівними методичними матеріалами зі створення й впровадженню автоматизованого бухгалтерського обліку в складі АСУ підприємств, установ.

Бухгалтерія має право приймати до обліку тільки повноцінні документи. Тому всі документи, що надходять до бухгалтерії, перевіряються з точки зору відповідності їх встановленим формам, правильності заповнення реквізитів, вірності арифметичних обчислень і підрахунків, законності і доцільності господарських операцій. Для забезпечення правильного використання проводиться їх класифікація за певними ознаками. Після використання в обліку документи зберігаються в архіві підприємства протягом встановлених строків, а потім у відповідності з інструкціями документи, що мають науково-історичну цінність, передаються до державного архіву, а інші документи знищуються. З моменту складання і до здачі в архів на зберігання документи проходять певний шлях, використовуються на різних стадіях облікового процесу, тобто здійснюють документообіг.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання:

при ручній обробці - дату запису в обліковий реєстр;

при обробці на обчислювальній установці - відтиск штампа контролера, відповідального за їх обробку.

Всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому гасіння штампом або написом від руки "Одержано" або "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

Відповідно до Положення про головних бухгалтерів, забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства для прийняття рішення.

Література.

Лозовський Л.Ш. та ін Словник аудитора і бухгалтера.-М., 2003

Великий економічний словник / За ред. О.М. Азріліяна.-М., 2002

Тлумачний словник бухгалтера / Укл. М.М. Шаповалова, В.М. Прудніков.-М., 1997

Бухгалтерський словник / Укл. К.С. Азізян.-М., 1996

Райзберг Б.А., Лозівський Л.Ш., Стародубцева Є.Б. Сучасний економічний словарь.-М., 2003

Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» від 21.11.1996 № 129-ФЗ.-В ред. від 30.06.2003.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Реферат
55кб. | скачати


Схожі роботи:
Документація сутність значення види документів та вимоги щодо їх про
Вимоги до оформлення документів
Вимоги пред`являються до оформлення текстів документів
Сучасні вимоги до оформлення організаційно розпорядчих документів
Поняття види і значення документів у розслідуванні
Банківська документація реквізити банківських документів
Вклади населення сутність види значення
Оформлення документів
Нотаріальне оформлення документів
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru