Документаційне забезпечення управління

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Зміст
  1. Роль секретаря в структурі управління
2. Організація структури служби ДОП
3. Характеристика організаційно-розпорядчої документації
3.1 Організаційні документи
3.2 Розпорядчі документи
3.3 Інформаційно-довідкові документи
3.4 Загальні вимоги до оформлення документів
4. Документообіг організації
4.1 Організація документообігу
4.2 Організація доставки документів
4.3 Реєстрація документів
4.4 Прийом, обробка і розподіл документів, що надходять
4.5 Організація обробки і передачі відправляються документів
4.6 Організація документів у діловодстві
4.7 Складання номенклатур справ
4.8 Формування та оформлення справ
5. Сучасні інформаційні технології в організації доу
5.1 Технічне забезпечення
5.2 Програмне забезпечення
Використана література

1. Роль секретаря в структурі управління

Діловодство є складовою частиною управління. Працівники сфери управління від 30% до 65% свого робочого часу витрачають на роботу з документами. Тому необхідно з самого початку діяльності підприємства організувати діловодство так, щоб це була не традиційна канцелярія, в якій папір "дозрівають", а сучасний офіс, в основу функціонування якого покладено такі принципи:
оперативність;
сучасне технічне оснащення;
доцільність всіх діловодних операцій;
вміле поєднання документаційного забезпечення управління з бездокументарна.
На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок щодо складання документів і роботи з ними. Цей порядок може бути закріплено в інструкції з діловодства або доведено до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів практичних занять і т.д.
зразки оформлених за стандартом документів із зазначенням імен файлів при цьому на комп'ютерах працівників повинні бути встановлені бланки різних документів підприємства з прикладами їх заповнення;
порядок складання документів, який передбачав би, що на кожному ПК для роботи над поточними документами виділяється заздалегідь визначена папка. Це необхідно, коли під час відсутності працівника потрібно терміново знайти файл;
НД підприємства та порядок її складання затвердження і перегляду;
правила зберігання файлів;
терміни зберігання документів і файлів;
порядок реєстрації документів;
правила роботи з версіями документа, за яким би всі файли з попередніми
версіями знищувалися б, і залишалася на зберігання файл з останнім підписаним варіантом документа;
строки, порядок і відповідальних за розсилку документів;
правила формування та оформлення справ;
порядок тимчасового вилучення документів із справ, коли замість вилученого документа вставлялася б картка-заступник із зазначенням номера документа, ПІБ співробітника, дати вилучення і терміну повернення;
правила проведення науково-технічної обробки документів для передачі їх на архівне зберігання;
порядок знищення документів після розгляду їх експертною комісією;
порядок знищення файлів. Удосконалення діловодства можна почати з внутрішніх документів.
Необхідно використовувати можливості комп'ютерної мережі підприємства і активніше позбавлятися там, де це можливо від традиційних документів, замінюючи їх електронними. Ефективність такої заміни очевидна. Не потрібно багаторазово копіювати паперові документи для виконавців, досить переслати їх на ПК електронний документ. Зростає оперативність передачі та пошуку необхідних документів, всередині підприємства економиться бумага. Над одним документом можуть працювати відразу декілька виконавців на своїх робочих місцях. Дуже велику роль грає ПК. З цього можна зробити висновок, що основним завданням і функцією секретаря є документаційне та інформаційне забезпечення діяльності будь-якого нами управління, установи або організації.
Посадові обов'язки секретаря:
Дотримується Конституцію РФ, федеральні конституційні закони, федеральні закони, інші нормативні правові акти РФ, Статут, закони та інші нормативні правові акти Нижегородської області і забезпечує їх виконання.
Забезпечує роботу приймальні міністерства.
Здійснює забезпечення діяльності директора міністерства.
Здійснює організацію зустрічей і прийому директором міністерства працівників системи освіти, представники інших організацій, громадян РФ, іноземних громадян, осіб без громадянства.
Здійснює прийом телеграм, телефонограм, факсимільних повідомлень на ім'я директора міністерства і його заступників, їх реєстрацію і подальше проходження.
Здійснює відправку телефонограм, факсимільних повідомлень за дорученням директора міністерства і його заступників.
Реєструє вхідну та вихідну документацію, що надходить з органів законодавчої, виконавчої влади РФ і Нижегородської області, веде електронну базу даних документації.
Здійснює контроль за термінами виконання вхідної документації, веде роботу з документами, які знаходяться на контролі.
Веде діловодство з питань, що належать до його компетенції.
Розробляє або бере участь у розробці документів правового характеру та інструктивно-методичних матеріалів з питань, що належать до його компетенції.
Проводить прийом громадян з особистих питань.
Своєчасно переглядає звернення громадян по курируючих питань.
Дотримується обмеження, виконує зобов'язання і вимоги до службового поводження, не порушує заборони, які встановлені Законом та іншими нормативно-правовими актами РФ і Нижегородської області.
Здійснює інші повноваження, необхідні для виконання функцій міністерства.

2. Організація структури служби ДОП

Департамент освіти Нижегородської області (далі - міністерство) є правонаступником міністерства освіти і науки Нижегородської області; утворено відповідно до Закону Нижегородської області від 09.04.2001 № 176-З "Про Уряд Нижегородської області", входить до системи органів виконавчої влади Нижегородської області і забезпечує здійснення державної політики у сфері освіти, науки та молодіжної політики. Міністерство підпорядковується Уряду Нижегородської області і несе перед ним відповідальність за виконання покладених завдань. У своїй діяльності Міністерство керується Конституцією РФ, федеральними конституційними законами, федеральними законами, іншими нормативними актами Нижегородської області, положенням про міністерство освіти Нижегородської області.
Згідно з положенням про міністерство освіти, основними завданнями міністерства є:
Здійснення державної політики у сфері освіти, науки та молодіжних проблем, забезпечує збереження єдиного освітнього простору Нижегородської області, як частини освітнього простору Російської Федерації, і необхідні умови для реалізації конституційних прав громадян Росії на здобуття освіти та для задоволення потреб області і суспільства в працівниках кваліфікованої праці .
Розробка і реалізація науково-технічної політики Нижегородської області.
Реалізація кадрової політики в сфері освіти, наукової діяльності та молодіжної політики.
Удосконалення організаційно-економічного механізму функціонування сфери освіти.
Координація діяльності з інформатизації сфери освіти.
Організація та розвиток міжнародного співробітництва у сфері освіти, науки, молодіжної політики у взаємодії з іншими органами виконавчої влади області.
Вироблення і реалізація державної молодіжної політики в Нижньогородській області.
Виходячи з вище перерахованих завдань, основними напрямками діяльності міністерства є:
дошкільна освіта;
початкова, основна загальна, середня (повна) загальна освіта;
початкове професійне;
середнє професійне;
вище професійне;
молодіжна політика;
питання виховання підростаючого покоління;
соціальний захист дітей - сиріт та дітей, які залишилися без піклування батьків;
Відповідно до основних завдань міністерство здійснює такі функції:
Розробляє і реалізує концепцію розвитку системи освіти області, а також регіональну програму розвитку освіти, координує та контролює в межах своєї компетенції її виконання.
Розробляє за участю органів виконавчої влади області, установ та організацій сфери освіти, громадських об'єднань цільові, комплексні та міжвідомчі програми і проекти в сфері освіти, науки та молодіжної політики.
Організовує роботу з формування цільових програм розробки та виробництва навчальної техніки, посібників та обладнання для освітніх установ, формує програми науково-дослідних робіт у цій області і забезпечує їх реалізацію.
Забезпечує контроль за реалізацією законодавства РФ у сфері освіти в межах, встановлених чинним законодавством.
Здійснює комплексний аналіз і прогнозування тенденцій розвитку підвідомчих сфер.
Участь у створенні державних установ за розпорядженням Уряду нижегородської області і здійснює функції засновника державних установ (повністю або частково) на підставі розпорядження Уряду Нижегородської області.
Бере участь у вивченні ринку праці і в розробці прогнозів підготовки фахівців.
Визначає з участю зацікавлених органів виконавчої влади області переліку професій та спеціальностей, за якими ведуться професійне освіта та професійна підготовка в освітніх установах.
Координує діяльність державних освітніх установ з питань визначення обсягів і структури підготовки фахівців.
Встановлює для підвідомчих освітніх установ щорічно контрольні цифри прийому всіх категорій учнів.
Визначає в межах своєї компетенції перелік навчальної та навчально-методичної літератури для освітніх установ.
Розробляє і реалізує спільно з державними та іншими установами і організаціями, профспілковими органами, зацікавленими органами виконавчої влади області комплекс заходів з охорони праці, спрямований на забезпечення здоров'я і безпечних умов навчання та праці учнів, вихованців і працівників сфер освіти, а також щодо їх соціального захисту .
Організовує за участю зацікавлених органів виконавчої влади Нижегородської області на основі спеціальних педагогічних програм і методик систему роботи з дітьми та підлітками з девіантною поведінкою і відхиленнями у фізичному і розумовому розвитку для здобуття ними освіти, корекції порушення розвитку та соціальної адаптації.
Надає методичну допомогу у сприянні органів опіки та піклування, веде регіональний облік дітей, які залишилися без піклування батьків, здійснює діяльність по підбору для усиновителів, веде облік кандидатів в усиновленні з числа іноземних громадян.
Виступає замовником обласних науково-технічних програм, розподіляє на конкурсній основі організаціям та установам замовлення на реалізацію науково-технічних розробок, виробниче освоєння їх результатів, організацію експертизи, укладає контракти на виконання цих робіт.
Здійснює ліцензування, атестацію та державну акредитацію освітніх закладів відповідно до законодавства РФ.
Міністерство освіти є засновником 95 освітніх установ початкової та середньої професійної освіти, 18 заклади додаткової освіти, у тому числі НІРО, Центру інкубації наукоємних технологій та ряду інших.
Діяльність міністерства будується з урахуванням принципів державної політики РФ в області освіти відповідно до обласною програмою соціально-економічного розвитку регіону, затвердженими обласними міжвідомчими програмами планом роботи міністерства з виконання пріоритетних напрямів діяльності у відповідності з Законом України "Про освіту".

3. Характеристика організаційно-розпорядчої документації

3.1 Організаційні документи

Для успішного функціонування служби документаційного забезпечення управління необхідно, перш за все, його організаційне оформлення. Якщо ця служба є самостійний структурний підрозділ з кількома працівниками, то цілком обгрунтованою потребою є розробка комплексу взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підрозділу, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівника та фахівців підрозділу, тобто створення комплексу організаційних документів, який включає положення про структурний підрозділ та посадові інструкції працівників підрозділу. Якщо служба документаційного забезпечення управління представлена ​​одним співробітником, розробляється посадова інструкція на цього співробітника. Посадові інструкції розробляються керівниками структурних підрозділів і ними підписуються. Посадові інструкції доводяться до працівників під розписку.

3.2 Розпорядчі документи

Розпорядча діяльність організації документується в основному за допомогою видання наказів керівником організації. За змістом накази поділяються на два види: з основної діяльності і з особового складу.
Наказ з основної діяльності є нормативним документом, що відображає управлінські рішення з питань виробничо-господарської діяльності. Накази з основної діяльності оформляються на бланку організації і містять такі реквізити: найменування організації, назва виду документа. Дата, реєстраційний номер, місце складання, заголовок до тексту, відмітка про контроль, текст, підпис, візи узгодження та ознайомлення, відмітка про виконавця. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.
У констатуючій частині відображаються цілі та завдання приписаних розпорядчих дій, вказуються причини видання наказу.
Розпорядча частина містить:
приписувані розпорядчі дії;
найменування посад, прізвища та ініціали осіб, яким доручено виконання
завдань;
термін виконання наказу.

3.3 Інформаційно-довідкові документи

Процеси колегіального прийняття управлінських рішень і самі рішення документуються за допомогою протоколів виробничих нарад у керівництва організації.
Службові листи оформляються на бланках листів.
Телеграми оформляються на спеціальних бланках типографических.
Міжнародні телеграми, телефонограми, доповідні записки, пояснювальні записки.
Призначення і вимога ГОСТу Р 6.30-2003-04-07
1. Область застосування
Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, пов'язані з Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанова, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін (далі - документи), включені в ОК 011-93 "Класифікація управлінської документації" (ОКУД) (0200000).
Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.
Вимоги цього стандарту є рекомендованими.
2. Склад реквізитів документів
При підготовці й оформленні документів використовують такі реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - назва організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дата документа;
14 - місце складання чи видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження документа;
24 - віза узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - позначка про завірення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа до організації;
30 - ідентифікатор електронної копії документа.

3.4 Загальні вимоги до оформлення документів

Службові документи (листи, доповідні записки, службові записки, пояснювальні записки, довідки, заявки, заяви тощо) складаються і оформляються структурними підрозділами департаменту відповідно до вимог, викладених у цьому розділі та в IV розділі Інструкції.
Порядок підготовки проектів розпорядчих документів Губернатора, Уряду, членів Уряду викладено в Регламенті Уряду Нижегородської області; правила оформлення проектів розпорядчих документів Губернатора, Уряду, членів Уряду, наказів міністерства викладені в IV розділі Інструкції.
Службові документи, як правило, оформляються на бланках затвердженого зразка (крім "внутрішньої" листування) і повинні мати певний склад реквізитів і встановлений порядок їх розташування.
Службові документи рекомендується оформляти у діалоговому режимі текстового редактора "Word для Windows" (версія 7.0 і наступні) з використанням шрифту Times New Roman Cyr розміром 12-14 кеглів одинарним або полуторним міжрядковим інтервалом. Початок абзацу встановлюється на відстані 1,25 мм від лівої межі текстового поля документа. Текст має бути вирівняний по лівій і правій кордонів текстового поля документа.
Розміри полів кожного аркуша документа, оформленого як на бланку, так і без нього, повинні бути не менше, мм:
20 - лівий;
10 - праве;
20 - верхнє;
20 - нижнє.
3. Бланки документів виготовляються на папері форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
1. Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів.
Бланки допускається виготовляти друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії або відтворювати за допомогою засобів обчислювальної техніки безпосередньо при виготовленні конкретного документа. Виняток становлять бланки організацій із зображенням Державного герба Російської Федерації.
2. Можна використовувати два варіанти розташування реквізитів на бланках - кутовий і поздовжній.
3. Реквізити 01, 02, 03 розташовують над серединою реквізиту 06. Реквізит 06 допускається розташовувати на рівні реквізиту 03. Реквізити 06, 07, 08, 12, обмежувальні відмітки для реквізитів 09, 10, 11 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:
центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів);
прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів).
4. Для організації, її структурного підрозділу, посадової особи встановлюють такі види бланків документів:
загальний бланк;
бланк листа;
Бланк конкретного виду документа, крім листа.
Загальний бланк використовують для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа.
Бланки структурного підрозділу організації або посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право написи.
5. Загальний бланк, в залежності від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 06.
Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07 і, при необхідності, обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19.
Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 09, 10, 11, 12, 17, 18.
6. На бланках організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державної національну мову, реквізити 06, 07, 12 друкують на двох мовах: російській та національному, на одному рівні поздовжнього бланка.
Допускається документи виготовляти на друкарській машинці або за допомогою друкувальних пристроїв засобів обчислювальної техніки.
Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати від руки (заява, пояснювальна записка і т.п.).
7. При виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Допускається друкування документів з використанням зворотного боку аркуша.

4. Документообіг організації

4.1 Організація документообігу

Рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення утворює документообіг міністерства.
Порядок проходження документів та операції, вироблені з ними в міністерстві, регламентуються цією Інструкцією, положеннями про структурні підрозділи міністерства, посадовими регламентами цивільних службовців міністерства.

4.2 Організація доставки документів

Доставка документів у міністерство здійснюється засобами поштового, фельд'єгерського і електричного зв'язку, а також відповідно до графіка кур'єрських маршрутів.
За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді простих та реєстрованих листів, поштових карток, бандеролей та дрібних пакетів, а також друкованих видань.
По каналах електричного зв'язку надходять: телеграми (телетайпограм), факсограми, телефонограми, повідомлення по електронній пошті.

4.3 Реєстрація документів

Основою побудови пошукових систем є реєстрація документів - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення чи одержання.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях.
Реєструються документи, що надходять з інших організацій і від фізичних осіб, а також створювані - внутрішні та відправляються.
Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
Документи реєструються один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі документа з одного структурного підрозділу в інший воно повторно, як правило, не реєструється.
Реєстрація документів провадиться в межах груп, в залежності від назви виду документа, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються документи, що надійшли з вищестоящих організацій, накази міністерства по основній діяльності, накази з адміністративно-господарської діяльності, службова переписка, звернення громадян тощо
Реєстрація вхідних документів, адресованих директору міністерства, заступникам директора міністерства і вихідних документів, підготовлених за підписами директора міністерства, заступниками директора міністерства здійснюється в загальному відділі міністерства.
Реєстрація службової кореспонденції здійснюється в автоматизованій базі даних "Службова кореспонденція". Реєстрація звернень громадян здійснюється за допомогою журналу реєстрації звернення громадян.
Моментом реєстрації документа (в тому числі й звернення громадян) вважається момент фіксації факту надходження документа шляхом запису реєстраційних даних про документ в автоматизованій системі і проставлення на документі дати і реєстраційного номера.
Реєстраційний номер документа в міністерстві складається з індексу міністерства за класифікатором органів виконавчої влади, індексу структурного підрозділу міністерства, індексу справи за номенклатурою справ, порядкового номера.
Виходячи з інформаційних потреб реєстраційний номер може доповнюватися кодом документа за класифікатором кореспондентів, виконавців і ін Складові частини реєстраційного номера відокремлюються друг від друга косою рисою і знаком дефіса. Наприклад: 404-01-52/134.
Для досягнення інформаційної сумісності реєстраційних даних і створення пошукових систем встановлюється наступний склад основних реквізитів реєстрації:
найменування організації (автора або кореспондента);
найменування виду документа;
дата і реєстраційний номер документа;
дата та індекс надходження;
заголовок до тексту (короткий зміст документа);
резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
термін виконання документа;
відмітка про виконання документа та направлення його до справи.
Склад основних реквізитів реєстрації залежно від характеру документа і задач використання інформації може доповнюватися іншими реквізитами:
гриф (позначка) обмеження доступу до документа;
внутрішня переадресація документів за виконавцями;
код за тематичним класифікатором;
ключові слова;
кількість аркушів документа;
наявність додатків;
посадова особа, що поставило документ на контроль;
проміжні терміни виконання;
перенесення термінів виконання;
термін зберігання документа;
статус документа (проект, версія);
вид передачі документа (поштою, факсом і т.д.) і ін

4.4 Прийом, обробка і розподіл документів, що надходять

Документи, що надходять до міністерства, проходять:
первинну обробку,
попередній розгляд,
реєстрацію,
розгляд керівництвом і передаються виконавцям.
документи сортуються на реєстровані і незареєстровані згідно з переліком (додатку). Перелік документів, що не підлягають реєстрації у структурних підрозділах міністерства, затверджується начальником структурного підрозділу за погодженням із загальним відділом.
Усі конверти з поданими до міністерства документами розкриваються. Співробітниками загального відділу перевіряється:
правильність адресування;
цілісність конвертів та іншої упаковки;
наявність документів і зазначених у них додатків;
наявність засвідчують реквізитів (підписи, відбитка печатки та ін.)
У разі виявлення недостачі або відсутності необхідних реквізитів службові документи повертаються відправнику з зазначенням причин повернення в день отримання.
Помилково доставлена ​​кореспонденція повертається відправнику з поясненням причини повернення не пізніше 3 робочих днів з моменту отримання.
Перевірені вкладення - документи, відправлені з-за кордону або іноземною мовою, а також з позначкою "Особисто" передаються відповідним адресатам у знову заклеєному конверті.
Конверти від кореспонденцію, що надійшла зберігаються і додаються до документів у випадках:
якщо адреса відправника вказаний тільки на конверті;
якщо дата документа і дата його відправки, згідно поштовим штемпелем, мають великі розбіжності в часі;
якщо конверт необхідний як виправдувального документа до витрат з оплати кореспонденції.
На всіх вхідних документах на правому нижньому вільному від тексту полі першої сторінки документа, що поступив проставляється штамп із зазначенням порядкового реєстраційного номера і дати надходження документа. Штамп проставляється також на всіх додатках до документа. На кореспонденції, не підлягає розкриттю, штамп ставиться на конверті.
Документи, адресовані керівництву міністерства, а також без вказівки конкретної особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в загальному відділі, потім направляються керівництву або в структурний підрозділ.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, не потребують обов'язкового розгляду керівництвом, і направляються безпосередньо в структурні підрозділи та відповідальними виконавцями.
Попередній розгляд здійснюється, виходячи з оцінки їх змісту, на підставі встановленого в міністерстві розподілу обов'язків.
Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам.
Розглянуті керівництвом документи повертаються до загального відділу, де зміст резолюції вноситься в систему "Службова кореспонденція", а документ під розписку передається на виконання.
Оригінал документа, який виконується кількома структурними підрозділами, отримує відповідальний виконавець, іншим виконавцям передаються копії.
Надійшли телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу прийому, реєструються за тими ж правилами, що і листи, а потім передаються на розгляд керівництву і виконання.
Текст надійшла телефонограми записується (друкується) одержувачем на спеціальному бланку або в журналі і оперативно передається; керівнику, якому вона адресована.
Вступники оригінали документів з електронною копією повинні мати супровідний лист. Текст копії на магнітному носії повинен відповідати тексту оригіналу.

4.5 Організація обробки і передачі відправляються документів

Відправка документів з міністерства здійснюється засобами поштового, фельд'єгерського і електричного зв'язку, а також відповідно до графіка кур'єрських маршрутів.
Відправка документів здійснюється після реєстрації вихідного документа, а також після занесення резолюцій, накладених директором міністерства, заступниками директора міністерства в систему "Службова кореспонденція" з вхідного документа.
При відправці кореспонденції загальним відділом перевіряється наявність:
Адреси з індексом (для документів, що відправляються в непідвідомчі організації);
дати реєстрації та вихідного номера;
зазначених у тексті додатків;
підпису на документі;
прізвища виконавця із зазначенням номера його телефону.
Вихідні документи (у тому числі ініціативні) приймаються у загальному відділі міністерства до відправки:
у разі направлення документа на одну адресу - в трьох примірниках,
у разі направлення документа кількома адресатам - в такій кількості примірників, яка відповідає кількості адресатів на документі плюс два примірника чи два екземпляри документа та список розсилки.
Примірник вихідного документа або його копія, що залишається у справі, повинен бути завізований.
Вихідні документи повинні передатися виконавцями структурних підрозділів міністерства в загальний відділ для відправки повністю оформленими:
із зазначенням поштової адреси або списку розсилки,
з підписами посадових осіб міністерства,
з усіма наявними додатками,
в необхідній кількості примірників.
Неправильно або недбало оформлені документи повертаються керівнику структурного підрозділу. При цьому відповідальність за порушення термінів виконання документів буде покладена на виконавців документів.
Документи, які потребують розмноження, і передані співробітниками міністерства в загальний відділ зі списком розсилки, направляються згідно з дозволом на копіювання в копіювально-розмножувальне бюро міністерства.
Обробка документів для відправлення поштової зв'язком здійснюється загальним відділом міністерства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 26.09.2000 № 725.
Обробка вихідної кореспонденції загальним відділом міністерства включає в себе:
сортування кореспонденції;
адресування кореспонденції (вказівка ​​на конвертах адресата, його поштового індексу і адреси);
вкладення документів в конверти (документи, що відправляються одночасно на одну адресу, вкладаються в один конверт);
заклеювання конвертів;
запис реквізитів документа до реєстру;
зважування документів;
маркування конвертів;
складання списку на замовну кореспонденцію;
здачу у відділення зв'язку;
підготовку контрольного пакету документів (при направленні документів у всі муніципальні освіти, муніципальні органи управління освітою, органи у справах молоді, освітні установи).
Документи, що підлягають відправці, повинні оброблятися і відправлятися в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.
Формування пакетів документів для відправлення в муніципальні освіти, муніципальні органи управління освітою, органи у справах молоді освітні установи, які здійснюють відповідно до графіка:
понеділок - освітні заклади, що реалізують програми вищої професійної освіти (ВНЗ);
вівторок - освітні заклади, що реалізують програми середньої професійної освіти (Сузи);
середовище - муніципальні органи управління освітою (МОУО);
четвер - освітні заклади, що реалізують програми початкової та середньої професійної освіти (УНіСПО);
п'ятниця - муніципальні освіти, органи у справах молоді.
структурні підрозділи міністерства повинні передавати документи для відправлення у названі організації до загального відділу не пізніше 17.00 зазначеного дня.
Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою особи, яка підписала документ або начальника загального відділу.
Рекомендованими листами і бандеролями направляються особливо важливі, термінові, виконавських документи та організаційно-розпорядчі документи.
Рекомендовані листи здаються на пошту з формою 103 (далі - ф.103), яка складається у двох примірниках. У ф.103 вказуються дата відправлення, адресу, вартість і рід відправлень. Два примірники ф.103 передаються до поштового відділення. Один примірник ф.103, повернутий з поштового відділення, що підтверджує відправлення рекомендованої кореспонденції, підшивається в наряд.
При відправці замовний та відправляється службою фельдзв'язку кореспонденції заповнюються розписки та реєстри.
За допомогою засобів електричного зв'язку здійснюється передача інформації у вигляді телеграм, телетайпограм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.
Телеграфний листування допускається тільки за строковими питань.
Телеграми передаються співробітниками загального відділу через четь абонентського телеграфування відповідно до інструкції про порядок встановлення з'єднань і обробки повідомлень на мережі абонентського телеграфування.
Після відправлення телеграми, на телеграмі вказується дата, час відправлення та порядковий номер.
Передача інформації за допомогою телефонограм здійснюється усно по каналах телефонного зв'язку.
Телефонограми готуються структурними підрозділами міністерства, підписуються директором міністерства або заступниками директора міністерства.
У телефонограмі повинні зазначатися назва виду документа, найменування організації, дата, номер, найменування, ініціали та прізвище адресата, текст, посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала телефонограму; посаду, ініціали та прізвища передав і приймає телефонограму, номери телефонів, за якими передається і приймається інформація, час прийому і передачі телефонограми.
Телефонограми повинні бути зареєстровані у структурному підрозділі міністерства, в якому вона підготовлена.
Після реєстрації виконавець передає телефонограму адресатам. Передана телефонограма з позначкою про передачу підшивається до справи структурного підрозділу міністерства.
Телефонограми, адресовані директору міністерства, приймаються співробітниками загального відділу, на яких цей обов'язок покладено посадовими регламентами, і негайно доповідаються після їх прийому директору або заступникам директора, відповідно до розподілу обов'язків, реєструються у загальному відділі відповідно до затвердженої номенклатури справ і передаються для виконання відповідно до вказівки керівництва міністерства.

4.6 Організація документів у діловодстві

Організація документів у діловодстві являє собою сукупність видів робіт, що забезпечують збереження, облік, систематизацію документів, формування та оформлення справ у діловодстві та їх передачу в архів органу (далі - архів) відповідно до вимог, встановлених державними стандартами на документи, нормативно-методичними документами Федерального архівного агентства Росії, а також відповідними нормативно-методичними документами з архівної справи і діловодства Нижегородської області та органів державної влади Нижегородської області.
Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у діловодстві, є складання номенклатур справ та формування справ.

4.7 Складання номенклатур справ

Номенклатура справ - систематизований перелік заголовків (найменувань) справ, що заводяться в міністерстві, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
Номенклатура справ призначена для організації угрупування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання і є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання та описів справ з особового складу.
При складанні номенклатури справ слід керуватися положенням про міністерство, положеннями про структурні підрозділи міністерства, штатним розкладом, планами і звітами про роботу міністерства та його структурних підрозділах, переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, номенклатурами справ за попередні роки. Вивчаються документи, що утворюються в діяльності міністерства, їх види, склад і зміст.
У міністерстві складають номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 15) і зведена номенклатура справ міністерства (додаток 16).
Номенклатура справ структурного підрозділу складається особою, відповідальною за ведення діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву та загального відділу, підписується керівником структурного підрозділу і подається до загального відділу.
Новостворене структурний підрозділ зобов'язана в 6 місячний термін розробити номенклатуру справ структурного підрозділу та подати її в загальний відділ міністерства.
Зведена номенклатура справ складається загальним відділом на основі номенклатур справ структурних підрозділів за методичної допомоги архіву та осіб, відповідальних за зберігання документів в міністерстві.
Зведена номенклатура справ міністерства підписується начальником загального відділу, узгоджується з експертною комісією (далі - ЕК) архіву, в який документи передаються на тимчасове зберігання, узгоджується з експертно-перевірочної та методичною комісією комітету у справах архівів Нижегородської області (далі іменується - ЕПМК), і затверджується директором міністерства.
Після затвердження зведеної номенклатури справ структурні підрозділи міністерства отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі.
Зведена номенклатура справ друкується в необхідній кількості примірників.
Перший затверджений примірник номенклатури справ є документом постійного строку зберігання та включається до номенклатури справ у розділ загального відділу.
Другий використовується у загальному відділі в якості робітника.
Третій - застосовується в архіві.
Четвертий - в комітеті у справах архівів Нижегородської області, з яким узгоджувалася номенклатура справ.
Зведена номенклатура справ у кінці кожного року уточнюється, затверджується і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
Зведена номенклатура справ складається і узгоджується заново з архівним органом (комітетом у справах архівів Нижегородської області) у випадку корінних змін функцій і структури міністерства.

4.8 Формування та оформлення справ

Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.
Справи формуються в міністерстві, як правило, децентралізовано, тобто у структурних підрозділах міністерства.
Виконані документи повинні в 15-денний термін здаватися виконавцем, в залежності від прийнятої системи ведення діловодства, особам відповідальним за ведення діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи.
Контроль за правильним формуванням справ здійснюється загальним відділом.
При формуванні справ необхідно дотримуватися наступні загальні правила:
поміщати в справу тільки виконані документи, відповідно до заголовків справ по номенклатурі;
групувати у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;
роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасових термінів зберігання;
поміщати у справи, ксерокопії факсограм, телефонограми на загальних підставах;
у справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки;
за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів.
За наявності у справі кількох томів (частин) індекс і заголовок справі проставляються на кожному томі з додаванням "т.1", "т.2" і т.д.
Документи всередині справи розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні.
Розпорядчі документи групуються у справи за видами і хронології з відносяться до них додатками.
Всі документи звітного та інформаційного характеру оп виконання актів вищестоящих органів влади, які перебувають на контролі, підшиваються в заведену на цей акт справу. Якщо на акт справа не заводилася, то звітні документи підшиваються в справу листування постійного терміну зберігання за поточний рік.
Документи колегій групуються в дві справи:
протоколи і рішення колегії;
документи до засідань колегії.
Положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами.
Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарської діяльності, про відрядження, про нагородження, кадрові та інших групуються окремо.
Протоколи у справі розташовуються в хронологічному порядку за номерами.
Документи до протоколів, згруповані в окремі справи, систематизуються за номерами протоколів.
Затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від проектів.
Документи в особових справах розташовуються в міру їх надходження.
Ведення справ державних цивільних службовців здійснюється відповідно до правових актів Нижегородської області.
Листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності; документ-відповідь поміщається за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
Справи міністерства підлягають оформленню при їх закладі і по завершенні року.
Оформлення справи - підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає в себе комплекс робіт по опису справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання заверительной написи. Оформлення справ проводиться співробітниками відповідних структурних підрозділів, у віданні яких заклад і формування справ, за методичної допомоги і під контролем архіву органу виконавчої влади.
У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою (додаток 17); нумерацію аркушів у справі; складання листа-завірителя справи (додаток 18); складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи (додаток 19); підшивку і оправлення справи; внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.
Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу оформляється за встановленою формою.
На обкладинці справи вказуються реквізити: найменування органу виконавчої влади - міністерство освіти.
Нижегородської області;
найменування структурного підрозділу;
індекс справи;
заголовок справи;
дата справи (тому, частини);
кількість аркушів у справі;
термін зберігання справи;
архівний шифр справи.
Реквізити, що проставляються на обкладинці справи, оформляються таким чином:
найменування органу виконавчої влади вказується повністю в називному відмінку, із зазначенням офіційно прийнятого скороченого найменування - Міністерства освіти Нижегородської області;
найменування структурного підрозділу - записується назва
структурного підрозділу відповідно до затвердженої структурою;
індекс справи - проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ міністерства;
заголовок справи - переноситься з номенклатури справ міністерства, узгодженої з ЕПМК комітету у справах архівів Нижегородської області;
дата справи - зазначається рік (и) заведення і закінчення справи в діловодстві. Датою справ, що містять розпорядчу документацію, а також для справ, що складаються з декількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрація (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу. При цьому число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його листи, крім листа завірителя і внутрішнього опису, нумеруються. Листи нумеруються простим олівцем зверху вниз, цифри проставляються в правому верхньому куті аркуша.
Листи справ, що складаються з декількох томів чи частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстрації, і специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.
Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються: спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.
Після завершення нумерації аркушів складається заверительная напис, яка розташовується в кінці справи. Засвідчувальний напис складається у справі на окремому аркуші - завірителя справи. У заверительной написи цифрами і прописом указується кількість аркушів у даній справі, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки і т.п.).
Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання. Кількість аркушів у справі проставляється на обкладинці справи відповідно до заверительной написом.
Реквізит "Строк зберігання справи" переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ після звірки його з терміном зберігання, зазначених у переліку типових документів або в переліку документів, які виникають у діяльності міністерства, із зазначенням термінів зберігання.
На справах постійного зберігання пишеться: "Зберігати постійно".
Архівний шифр справи (номери фонду, опису, справи) на обкладинках справ постійного зберігання проставляється у відомчому архіві чорнилом тільки після включення цих справ в річні розділи зведених описів, затверджених ЕПМК комітету у справах архівів Нижегородської області (до цього він проставляється олівцем).
Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і тимчасового зберігання вносяться уточнення: при невідповідності заголовка справ на обкладинці змісту підшитих документів у заголовок справи вносяться зміни і доповнення.
Для обліку документів певних категорій постійного і тимчасового термінів зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті справи і т.д.), складається внутрішня опис документів справи.
Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, яка містить відомості про порядкові номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказується цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.
Внутрішній опис документів справи підписується укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису. Якщо справа вже переплетено і підшито, то завірена упорядником внутрішній опис документів справи підклеюється за верхній край до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.
Документи, що становлять справу, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливого вільного читання тексту всіх документів. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання допускається зберігати у швидкозшивачах, не проводити пересістематізацію документів у справі, листи справи не нумерувати, засвідчувальні написи не складати.

5. Сучасні інформаційні технології в організації доу

Сучасні інформаційні технології - це сучасні види інформаційного обслуговування, організовані на базі комп'ютерної техніки і комунікаційних засобів, призначені для автоматизованого збору, обробки, зберігання, передачі й використання інформації для отримання певних, свідомо очікуваних, результатів.
Сучасні інформаційні технології та їх програмне забезпечення в офісних і поліграфічних додатках мають багато спільного. Коротким терміном "офісний" (від англ. Оffice - контора) позначають все, що має відношення до рутинного і творчої праці, пов'язаному із створенням і обробкою ділових і науково-технічних документів, статей, книг, художніх творів. Офіс - це приміщення ділового центру організації (фірми, видавництва та інших), проте функції офісних додатків аж ніяк не обмежуються простим діловим виробництвом. За допомогою цих програм можна вирішувати завдання, які типові для діяльності в офісі:
Обробка різних текстових документів, тобто підготовка модифікація листів і звітів, оголошень та запрошень, розкладів і прейскурантів (прайс-листів) та ін;
Фінансові та комерційні розрахунки з формуванням різних таблиць і зведень, виконання ділових і бухгалтерських операцій та ін;
Електронна пошта - розсилка текстової та графічної інформації віддаленим адресатам, прийом вступників даних тощо;
Управління роботою персоналу (складання розкладів з урахуванням робочого графіка кожного співробітника, облік кадрів);
Підготовка презентацій на різноманітні теми (розповідь про фірму та її діяльність, науково-технічні проекти тощо);
Ведення різноманітних баз даних та багато іншого.
Робоче місце секретаря структурного підрозділу або секретаря керівника, пов'язаних з обробкою великих масивів документаційною інформації повинно бути і відповідно оснащене оргтехнікою.

5.1 Технічне забезпечення

Комп'ютер, як і телефон, може бути персональним не тільки за термінологією, але і за змістом. Важливими характеристиками продуктивності комп'ютера при роботі з документами мають величина оперативної пам'яті і місткість жорсткого диска.
Принтер є периферійним друкуючим пристроєм, який підключається до комп'ютера. Принтер може надрукувати що зберігаються на комп'ютері.
Модем - це пристрій, який здатний перетворити цифрові дані в аналогові сигнали. Благородна мета модему - сприяння в обміні даними між віддаленими комп'ютерами через телефонну лінію.
Факсимільний зв'язок - це процес дистанційної передачі нерухомих зображень тексту з паперових листів відправника на паперові листи одержувача. Раніше факсимільний зв'язок називали фототелеграфної зв'язком.
Сканер - пристрій введення в комп'ютер графічних зображень (текстів, малюнків, слайдів, фотографій, креслень). У більшості сканерів для перетворення зображення в цифрову форму застосовуються світлочутливі елементи на основі приладів із зарядовим зв'язком (ПЗЗ) (англ. Charge-Coupled Device, CCD).
За способом переміщення голівки, що зчитує і зображення щодо один одного сканери поділяються на ручні, рулонні, планшетні і проекційні. Різновидом проекційних сканерів є слайд-сканери, призначені для сканування фотоплівок. У високоякісної поліграфії використовуються барабанні сканери, в яких як світлочутливого елемента використовується фотоелектронний помножувач. (ФЕП).
Принцип роботи однопрохідного планшетного сканера полягає в тому, що вздовж сканується, розташованого на прозорому нерухомому склі, рухається скануюча каретка з джерелом світла. Відбите світло через оптичну систему сканера (складається з об'єктива і дзеркал або призми) потрапляє на три розташованих паралельно один одному фоточутливих напівпровідникових елемента на основі ПЗЗ, кожен з яких приймає інформацію про компоненти зображення.

5.2 Програмне забезпечення

До текстових процесорів, що дозволяє підготувати і надрукувати складні та великі за обсягом документи, включаючи книги, можна віднести Microsoft Word.
Розширений випуск Microsoft Оffice крім текстового процесора Microsoft Word містить:
табличний процесор Excel
систему управління базою даних Access
особистий планувальник Outlook
засіб створення презентацій Power Point
систему електронної пошти Outlook Exdivss
засіб створення web-сторінок Front Page
засіб обробки фотозображень Photo Editor.
Інтернет - це безліч комп'ютерів, з'єднаних один з одним каналами зв'язку, плюс набір стандартних правил, за якими вони обмінюються інформацією. При цьому самі канали зв'язку менш важливі, ніж ті правила передачі даних по них, звані в Інтернеті протоколами.
Інтернет - це глобальна комп'ютерна мережа, яка пов'язує між собою як користувачів комп'ютерних мереж, так і користувачів ПК. Інтернет стає основним засобом корпоративного спілкування, поступаючись поки телефонами. По Інтернету відбувається пошук інформації, розсилаються прес-релізи, влаштовуються конференції, виставки і т.д. Звичайний "домашній" користувач має всі шанси по Інтернету не тільки замовити будь-який товар з доставкою додому або дізнатися погоду, але і познайомитися, спілкуватися, деяким навіть вдається вступити в шлюб.
За своєю суттю електронна пошта - це обмін інформацією з іншим комп'ютером, підключеним до мережі Інтернет. Повідомлення може бути довільним: текстовим, графічним, музичним і будь-яким іншим. Проте існує обмеження - посилається повідомлення не повинна важити більше 64 кілобайт.
Електронна пошта - відмінний засіб спілкування людей. Кількість користувачів Інтернету з кожним днем ​​все збільшується, тому спілкування по електронній пошті стає повсюдним. Можна з упевненістю сказати, що електронну пошту чекає велике майбутнє у всіх його проявах, і що вона буде постійно розвиватися і вдосконалюватися, що буде призводити до більш зручного її використання.

Використана література

1. Т.А. Бикова - Діловодство: Підручник для початкової професійної освіти; М.: - Навчальне видання, 2001.
2. Л.М. Вялова - Основи діловодства: М.: - 2002.
3. А.Ш. Левін - Роботи на комп'ютері: М.: 7-е видання, 2003.
4. А.В. Пшенкой - Діловодство: Документаційне забезпечення роботи офісу; М.: - 2-видання, стереотипне, 2003.
5. В.В. Салко - Інформаційні технології та комп'ютеризації діловодства; М.: - Навчальне видання, 2006.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Курсова
112.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Документаційне забезпечення управління 4
Документаційне забезпечення управління 2
Документаційне забезпечення управління 3
Документаційне забезпечення управління персоналом
Документаційне забезпечення управління в організації
Організація та документаційне забезпечення управління персоналом
Документаційне забезпечення управління фірмою Склад документації
Документаційне забезпечення діяльності структурного підрозділі
Документаційне забезпечення процесів ліцензування у сфері вищої освіти
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru