Внутрішні і зовнішні змінні управління

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Реферат
Внутрішні і зовнішні змінні управління

Ситуаційні фактори управління
Менеджер завжди діє в певній ситуації, яка залежить від багатьох обставин, або факторів, що знаходяться як у зовнішньому середовищі, так і всередині організації. Наприклад, змінюється курс національної валюти, підсилюють свої позиції конкуренти, з'являються нові технології виробництва продукції, змінюються смаки споживачів - це все прояв впливу зовнішніх факторів. Коригуються мети діяльності підприємства, робітники вимагають поліпшення умов праці, виходить з ладу обладнання, росте число простоїв машин - це вже внутрішні обставин, які зобов'язаний враховувати менеджер.
Фактори безперервно змінюються, тому інакше їх називають змінними управління, або ситуаційними змінними. Сукупність обставин, в яких діє організація, формують управлінську ситуацію.
У зарубіжній управлінської думки усвідомлення необхідності враховувати змінні управління припадає на кінець 50-х років ХХ століття. Цьому сприяв розвиток системного, а пізніше ситуаційного підходів. Визнання значимості зовнішніх і внутрішніх ситуаційних чинників дозволило розглядати організацію як цілісність, пов'язану із зовнішнім світом і складається з взаємозалежних частин. Це стало основою для всебічного вивчення факторів, від яких залежить результативність управління, а також обліку синергетичного ефекту від їхньої взаємодії.
У вітчизняній теорії та практиці переломним став початок 90-х років, коли Росія почала здійснювати перехід до ринкової економіки. Нашим менеджерам стало зрозуміло, що характер ситуації впливає на прийняті рішення, вибір засобів діяльності, обсяг і зміст інформації, що переробляється. Знання ситуації дозволяє менеджеру своєчасно відреагувати на неї, прийняти рішення щодо тих чинників, які становлять найбільшу загрозу для організації, і ефективно використовувати позитивні можливості сприятливих обставин. Більш того, вірні управлінські рішення можуть попередити небажане поєднання зовнішніх і внутрішніх змінних, зробити ситуацію передбачуваною і менш небезпечною для організації.
Ситуаційні змінні усередині організації
Кількість внутрішніх змінних управління в організації велике. Для того, щоб менеджер більш чітко уявляв області особливої ​​уваги при аналізі ситуації, до внутрішніх змінним, як правило, відносять п'ять факторів - цілі, структуру, завдання, технології і персонал організації. Всі вони тісно пов'язані між собою (Мал. 2.6). Вважається, що знання їх стану та взаємодії дозволяє досить повно охарактеризувати внутрішню управлінську ситуацію.
Цілі - це напрям, в якому має здійснюватися діяльність організації, стан, до якого вона повинна прагнути. Цілі є основою для координації всіх внутрішніх змінних управління.
SHAPE \ * MERGEFORMAT

Цілі

Технологія

Завдання

Персонал

Структура

Результати

Рис. 1. Внутрішні ситуаційні фактори управління


Кожна організація має безліч цілей. Вони формуються тими, хто розпоряджається її ключовими ресурсами, тобто, перш за все, вищим керівництвом організації. На вибір цілей впливають цінності керівництва і бажання власників ресурсів.
Цілі в організації або відкрито проголошуються, або маються на увазі, або виявляються через стандарти поведінки. Цілі організації та володарів ресурсів можуть не збігатися. Наприклад, цілі підприємства полягають у зростанні обсягів продажів і прибутку, цілі акціонерів - у збільшенні доходів на вкладений капітал, цілі службовців - у зростанні своєї зарплати і кількості посад. Менеджери повинні домогтися об'єднання цілей, зняти гострі протиріччя між ними.
Управлінську цінність мають тільки ті цілі, які можуть бути кількісно виміряні. Якщо цього зробити не можна, то краще відмовитися від їх досягнення, тому що не можна буде оцінити, чи дійсно наближається організація до поставлених цілей чи ні.
Структура організації складається з рівнів і функціональних підрозділів у результаті поділу праці менеджерів по вертикалі і горизонталі управління. У структурі закріплюється розподіл ролей, повноважень, відповідальності та взаємозв'язків менеджерів в системі управління.
У структурі група підрозділів, що працюють на спільну функцію, складає функціональну зону, або область, управління. Прикладами функціональних зон є маркетингова, виробнича, фінансово-бухгалтерська і інші галузі управління.
У великих компаніях функціональні зони представлені кількома підрозділами - відділами або службами, на середніх підприємствах - кількома фахівцями, в малих фірмах - одним менеджером. Якщо організація зовсім дрібна, то один менеджер може суміщати функції декількох зон, наприклад, директор займається управлінням виробництвом, роботою з персоналом, маркетинговими дослідженнями і вирішує питання інноваційного розвитку фірми.
Завдання - це запропонована робота, декілька робіт або частина роботи, яка повинна бути виконана у встановлені терміни заздалегідь обумовленим способом. Кожній менеджерської посади в рамках прийнятої структури наказано виконання ряду завдань, вирішення яких необхідне для досягнення цілей організації. Чим вища посада, тим більше значимі завдання їй доручені. Спеціалізація управлінських завдань підвищує ефективність менеджменту.
Технологія - наступна найважливіша мінлива управління. Загалом технологія визначається як засіб перетворення ресурсів у необхідні продукти чи послуги. У більш широкому сенсі до технології, як правило, відносять поєднання кваліфікаційних навичок, устаткування, інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, необхідних для здійснення бажаних перетворень в матеріалах, інформації та людей ». Від ступеня прогресивності технології залежить конкурентоспроможність підприємства.
Сучасне розуміння технології полягає в тому, що в неї включається не тільки спосіб перетворення вихідних ресурсів у результат в самій організації, але і умови підготовки кадрів, вимоги до постачальників ресурсів, способи післяпродажного обслуговування та утилізації використаної продукції. Всі ці її складові повинні бути описані таким чином, щоб за описом можна було налагодити аналогічне виробництво продукції або надання послуг у будь-якому місці земної кулі.
Продукція, опис якої отримати не вдається, є нетехнологічно. Як правило, це має місце в тому випадку, якщо велика питома вага немеханізованих операцій, особливо по ручній «доведенні» виробленого продукту до робочого зі стояння. Підприємства, що виробляють нетехнологічних продукцію неконкурентоспроможні і не
Розумові та фізичні здібності
Цінності і погляди
Індивідуальну поведінку і успішність діяльності

Продуктивність

Очікування та

домагання

Потреби

Рис. 2 .. Фактори індивідуальної поведінки та успішності діяльності


можуть досягти високих результатів діяльності. Ця проблема особливо актуальна для вітчизняних компаній.
Персонал підприємства, фірми є найбільш складною і в той же час найбільш результативною змінної управління, так як з добре підібраним і навченим персоналом можливе досягнення дуже ефективних результатів діяльності.
В управлінні найбільш важливі три аспекти даної змінної - поведінка окремої людини, поведінка людини в групі і характер поведінки керівника. Для менеджера важливо не тільки те, як веде себе людина в організації, але і яких результатів він досягає. На ці характеристики впливають кілька чинників (Мал. 2.).
Знання факторів, від яких залежить поведінка і успішність діяльності працівника, дозволяє вибрати правильні засоби управління і прийняти ефективні рішення.
Кожна людина індивідуальна і веде себе у певній ситуації своєрідно, пристосовуючись до навколишнього світу. Але є певний стійкий набір внутрішніх щодо узгоджених характеристик, що визначають особистість і виявляються через поведінку. До них належать такі властивості особистості, як чесність чи брехня, агресія або добродушність, відкритість чи замкненість, рішучість або непевність і пр.
До 70-х років ХХ століття переважала точка зору, згідно з якою базові риси особистості були незмінними в будь-якій ситуації, тобто вважалося, що чесна людина ніколи не збреше і не вкраде, рішучий і сильний не розгубиться і не смалодушнічал, принциповий не стане відмовлятися від того, що обіцяв виконати.
Але потім зарубіжні вчені встановили, що поведінка людини може змінюватися в залежності від ситуації, що склалася: у певних обставинах всі починають брехати, навіть чесні; стають боязкими найсміливіші; проявляють чудеса героїзму найслабкіші і пр.
Тим самим було визначено, що особистісні характеристики і зовнішнє оточення діють спільно, але ситуація має більший вплив на поведінку людини, ніж властивості його особистості.
Це дозволило зробити важливі висновки для менеджерів:
* Керівник не повинен створювати обстановку на підприємстві, яка провокують небажаний тип поведінки, і, навпаки, сприяти таким ситуацій, які підтримують потрібний прояв властивостей особистості;
* Керівник повинен вдосконалювати свої здібності по створенню ситуацій, бажаних для досягнення цілей організації, він повинен знати базові риси особистостей своїх працівників, але не тішити себе ілюзіями, що позитивні проявляться самі по собою.
Поведінка працівників у групах залежить від поділюваних її членами установок, цінностей і поведінкових норм. Кожна група виробляє свої норми, або стандарти поведінки. Найкращий варіант має місце тоді, коли групові норми сприяють досягненню цілей організації. Якщо має місце зворотна ситуація, то менеджер повинен знайти способи впливу на членів групи. Чим більш цінна для людини його приналежність до групи, тим сильніше його поведінка буде збігатися з груповими нормами.
Тісна взаємозалежність внутрішніх змінних призвела до обгрунтування в зарубіжній теорії ключової концепції взаємозв'язку внутрішніх змінних, згідно з якою зміна однієї з них певною мірою впливає на інші. Це означає, що неможливо удосконалити будь-яку змінну, не привівши у відповідність з нею інші фактори управління.
Ситуаційні фактори зовнішнього середовища
На організацію впливає величезна кількість факторів зовнішнього середовища. Завдання менеджера полягає в тому, щоб побачити головні, визначальні ситуацію. Одним зі способів аналізу оточення і полегшення обліку його впливу на ситуацію є поділ зовнішніх ситуаційних змінних на фактори прямого і непрямого впливу. Повна схема, в якій представлені всі змінні управління - внутрішні і зовнішні ситуаційні фактори, зображена на рис. 2.8.
Фактори прямого впливу безпосередньо впливають на організацію. До середи прямого впливу належать постачальники, органи державного управління і стан законодавства, споживачі, конкуренти, профспілки. Всі вони важливі при оцінці управлінської ситуації, але особливу роль відіграє конкуренти, оскільки саме вони не дозволяють підприємству зупинитися на досягнутих результатах. Конкуренція за високі результати діяльності, визнання продукції і послуг споживачем, кращі людські та фінансові ресурси, сировину і матеріали, випереджаюче доступ до технологічних та інформаційних факторів створюють умови, що прискорюють суспільний розвиток. Конкуренція - це ресурс сучасного ринку.
Чинники впливу впливають на організацію не так помітно, як середовище прямого впливу. Вважається, що середовище непрямого впливу більш складна, а інформація про її стан менш повна порівняно з даними про фактори прямого впливу.
На організацію впливає безліч факторів непрямого впливу. Для цілей аналізу їх зазвичай групують таким чином: стан економіки, політичні чинники, рівень розвитку науково-технічного прогресу, соціокультурні фактори, міжнародні події.
SHAPE \ * MERGEFORMAT

Фактори прямого впливу:

ü постачальники,
ü державні органи
і стан
законодавства,
ü споживачі,
ü конкуренти,
ü профспілки.
Фактори непрямого впливу:
ü стан економіки,
ü політичні чинники,
ü рівень розвитку НТП,
ü соціокультурні
фактори,
ü міжнародні
події.

Цілі

Технології

Завдання

Персонал

Структура

Ресурси

Результати

Організація

Зовнішнє середовище організації

Рис. 3. Ситуаційні фактори управління



Зовнішні ситуаційні змінні впливають на кожне підприємство, фірму індивідуально. Чим більше організація, тим вона стійкіша по відношенню до несприятливих змін. Найбільш вразливими є малі підприємства.

Методи аналізу зовнішнього середовища організації
Існує досить багато методів аналізу зовнішнього середовища організації, їх вибір залежить від цілей, які переслідує менеджер. Оцінку стабільності оточення здійснюють, як правило, шляхом визначення кількох характеристик - складності, рухливості, взаємопов'язаності факторів і невизначеності зовнішнього середовища.
Складність зовнішнього середовища характеризується числом факторів, на які зобов'язана реагувати організація, а також рівнем їх варіативності. Чим більше факторів значимо для підприємства, чим вони різноманітніші, тим складніше його оточення. Одна і та ж зовнішнє середовище може бути складною для однієї організації і простий для іншої.
Рухливість середовища характеризується швидкістю, з якою відбуваються зміни в оточенні організації. Висока рухливість середовища призводить до того, що майбутнє організації перестає залежати від її минулого, а сформовані методи поведінки і використовувані засоби перестають працювати. Це змушує підприємства шукати способи прогнозування стану їх зовнішнього оточення, розробляти методи швидкого реагування на високу рухливість середовища.
Взаємопов'язаність факторів зовнішнього середовища - це рівень сили, з якою зміна одного чинника впливає на інші. Для деяких організацій вплив сильної взаємозв'язку факторів може виявитися фатальним. Наприклад, для російських підприємств, які купують сировину і матеріали за кордоном, різке падіння курсу рубля призведе необхідності пошуку нових постачальників, втрати споживачів, падіння конкурентоспроможності, скорочення чисельності працюючих, загострення взаємин з профспілкою. Наслідком стане падіння виробництва, інфляція, що ще більше посилить зміну факторів зовнішнього середовища.
Невизначеність зовнішнього середовища - це наслідок кількості знань організації про оточення і їх достовірності. Чим менше знань і чим менше вони достовірні, тим невизначений середовище для організації, тим складніше оцінити ситуацію і адекватно на неї відреагувати.
SHAPE \ * MERGEFORMAT
0
1
2 Січень
3
4
5
Абсолютно спокійна середу
Середа повна сюрпризів
Середа рухлива на 20%
Середа рухлива на 40%
Середа рухлива на 60%
Середа рухлива на 80%
Рис. 3. Визначення рухливості зовнішнього середовища за шкалою І. Ансоффа

Для кількісного вимірювання складності, рухливості, взаємопов'язаності факторів і невизначеності зовнішнього середовища можна скористатися шкалою І. Ансоффа []. За даною шкалою оцінка факторів виробляється експертно в балах в діапазоні від 0 до 5. Інтерпретація методики для ілюстрації оцінки рухливості зовнішнього середовища представлена ​​на рис. 3.
Абсолютно спокійною буде середа, якщо її експертна оцінка дорівнює 0, а непередбачуваною, або повної сюрпризів, - при значенні 5. Але в реальному житті крайні положення зустрічаються рідко.
Сучасна ринкова середовище рідко буває спокійною і простий. Якщо, наприклад, рухливість середовища оцінена в 3 бали, то це означає, що її майбутнє на 40% залежить від минулого та на 60% невідомо.
Аналогічно оцінюються кількісні значення інших характеристик.
Після визначення кількісних значень складності, рухливості, взаємопов'язаності факторів і невизначеності зовнішнього середовища можна розрахувати загальну середньозважену характеристику, використавши в якості ваг коефіцієнти їх відносної важливості. Ця оцінка дозволить отримати інтегроване уявлення про мінливість зовнішнього середовища для організації.
Можна скористатися трохи іншим набором характеристик зовнішнього середовища організації, використавши такі, як, складність ринку, повторюваність подій і прогнозованість майбутнього. Їх аналіз, оцінка і розрахунок середньої величини виробляються аналогічно.
SHAPE \ * MERGEFORMAT

Організація

Політичні / правові

фактори

Економічні

фактори

Технологічні

фактори

Соціокультурні

фактори
Рис. 4 Фактори зовнішнього середовища - ПЕСТ аналіз

Одним з поширених змістовних видів досліджень зовнішнього середовища є ПЕСТ аналіз - політичний / правовий, економічний, соціокультурний та технологічний [2, С. 411-413], в якому має місце дещо інша угруповання зовнішніх ситуаційних змінних (Мал. 4).
Перший крок аналізу починається з ідентифікації основних зовнішніх факторів, що впливають на діяльність організації.
Вплив факторів може проявлятися по-різному, наприклад:
політичних / правових - через трудове законодавство, податкову політику, закони про охорону навколишнього середовища, політику приватизації / дерегулювання, форми громадського контролю над витратами і т. п.;
економічних - через процентні ставки й рівень інфляції, довіра споживачів, цикл ділової активності, перспективи економічного зростання, рівень безробіття, чистий дохід після сплати податків, витрати заробітної плати, конкуренцію, альтернативних постачальників та ін;
соціокультурних - через демографічні зміни, розвиток системи цінностей суспільства, зміни в способі життя (наприклад, зміни складу сімей, відносин до роботи і до вільного часу), зміни смаків та уподобань споживачів (наприклад, відносин до питань охорони навколишнього середовища), рівень освіти і пр.;
технологічних - через потенціал нового продукту, створення нового ринку, альтернативні способи надання послуг, нові відкриття, рівень галузевого і державного фінансування досліджень і розробок, зміна комунікаційних технологій, нові виробничі технології, рівень передачі технологій та ін
Мета ПЕСТ аналізу полягає не просто в складанні переліку факторів зовнішнього середовища, хоча і це дуже важливо, але у використанні методу для:
* Виявлення змін або тенденцій розвитку факторів зовнішнього середовища;
* Концентрації уваги на тенденціях, які мають найбільше значення для організації;
* Обліку змін, що відбуваються при розробці стратегій організації.
Даний аналіз привертає увагу до динамічної природі зовнішнього середовища. Він ефективний для аналізу ділового середовища великих, середніх і малих підприємств, комерційних, громадських та добровільних організацій.
Відношення менеджера до управлінської ситуації
Кожен менеджер для себе ситуацію промальовує сам. Один і той же набір обставин хтось розцінює як критичний, хтось як цілком нормальний або сприятливий. Від чого це залежить? Від уявлень менеджера, його самовизначення в ситуації. Щось він виділяє як важливе, якісь фактори опускає, на деякі звертає незначну увагу. Так виникає представленческое визначення, в результаті якого проводиться внутрішня межа ситуації.
Але можна до пояснення природи ситуації підійти інакше. Ситуація - це машина, в яку потрапляють - самі (добровільно) або насильно. Обставини примушують, змушують людину вести себе певним чином. Так формується зовнішня межа ситуації. Отже, кожна ситуація має два кордони - зовнішню і внутрішню.
Для менеджера внутрішня межа проходить у самій організації, зовнішня - в навколишньому середовищі. Менеджер, завдяки своїй активності, може подолати машинного, заданість зовнішньої ситуації, не стати її рабом і протиставити їй ефективну систему управління. Чим успішніше менеджер, тим менше його діяльність схожа на боротьбу за існування, тим результативніше працює його організація. Компанії, діяльність яких перетворилася на безперервну боротьбу за життя, як правило, мають поганий менеджмент.
Якщо організація діє в стабільній ситуації, менеджери пристосовуються до неї і спрямовують свої зусилля на підтримку обстановки, що склалася. Коли існують норми діяльності, правильно обрані цілі і засоби, є в достатній кількості ресурси, менеджер вирішує управлінські завдання. Якщо виникають складнощі у вирішенні завдання, то менеджер все одно має уявлення про те, як їх усунути. Він як і раніше вирішує завдання, хоча і більш складні.
При виникненні труднощів менеджер відчуває зміну ситуації і наявність проблем. Проблеми характеризуються відсутністю уявлень про те, як шукати вихід із ситуації утруднення.
Чи можна відповісти на запитання: яке співвідношення проблем і завдань у діяльності менеджера? Фахівці вважають, що так. Розподіл проблем і завдань характеризується співвідношенням Парето 20: 80. Це означає, що менеджер зіштовхується із завданнями в чотири рази частіше, ніж проблемами, проте на роботу з ними він витрачає основний час - до 80%! При цьому рішення задач дає приблизно 20% загальної ефективності, а усунення проблем - 80%.
Знімати труднощі, викликані проблемами, завжди складно. Допомагають менеджеру прийоми рефлексії. Рефлексія - це аналіз існуючої ситуації, спрямований на з'ясування справжніх причин труднощів і їх усунення. Використання методу передбачає наступні кроки:
* Фіксацію утруднень в діяльності,
* Спостереження за ситуацією з боку, тобто розумовий вихід у простір рефлексії,
* Реконструкція ситуації,
* Визначення істинних причин труднощів,
* Перепроектування діяльності,
* Повернення з простору рефлексії в ситуацію,
* Здійснення нової діяльності без утруднень.
У рефлексивної позиції менеджер дивиться на ситуацію з боку, фіксуючи увагу на цілях і своїх засобах діяльності. Він задає собі питання наступного типу: чому використовуються кошти не працюють, чи відповідають поставлені цілі обраним засобам, чи можна використовувати інші кошти або слід відмовитися від прийнятих цілей? (Мал. 5).
Мети.
Засоби
Ситуація
утруднення
Рефлексивна позиція
менеджера
Рефлексивний вихід
Повернення в
ситуацію
*
Рис. 5. Робота менеджера з ситуацією труднощі


У результаті рефлексії відбувається перехід з одного діяльнісної позиції на іншу, аж до зупинки безглуздою діяльності. Менеджер повертається в ситуацію з перепроектированной діяльністю: з новими цілями, або з іншими засобами, які були вироблені їм у рефлексивної позиції, або зупиняє безглузду колишню діяльність і починає нову з іншими цілями і засобами. Наприклад, менеджер відмовляється від колишніх неефективних засобів роботи з персоналом, приймає рішення про делегування повноважень підлеглими, інакше організовує свою власну діяльність, починає по-іншому сприймати події в діяльності підприємства та ін
У міру пошуку засобів з'являються нові комплекси знань, що приводять до вирішення проблем і фіксації нових форм управління без утруднень, ліквідація яких завжди індивідуальна. Так з'являються нові методи управління, які потім описуються в підручниках по управлінню і бестселерах, практичне застосування яких завжди рефлективно, оскільки в кожній організації створюється своя ситуація труднощі.
Про неможливість використання чужого досвіду, навіть дуже хорошого без рефлексії, красномовно свідчать численні невдалі спроби прямого копіювання російськими компаніями ринкових закордонних рекомендацій. І в той же час є чимало позитивних результатів, які були отримані за допомогою рефлексії, що дозволила критично оцінити пропозиції та аргументи щодо зміни ситуації.
Прихильники радикального підходу до менеджменту вважають, що прихильники критичної точки зору мають шанси прийти до своєї мети значно швидше, випередивши тих, хто не помічає неточностей у побудові концепцій, ігнорує контексти проблем або не помічає альтернатив. Рефлективність - це критичне ставлення до панівних цінностей, практичного досвіду і теоретичних побудов
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Реферат
57.7кб. | скачати


Схожі роботи:
Кровотеча Зовнішні та внутрішні кровотечі
Зовнішні та внутрішні борги Україні
Зовнішні та внутрішні функції держави
Помаранчева революція в Україні зовнішні та внутрішні аспекти
Зовнішні та внутрішні чинники формування держави у східних з
Зовнішні та внутрішні інтертекст у вірші БЛ Пастернака Казка
Зовнішні та внутрішні чинники формування держави у східних слов`ян
Групи небезпечних факторів Зовнішні та внутрішні джерела загроз Загроза
Групи небезпечних факторів Зовнішні та внутрішні джерела загроз Загроза інформаційних ресурсів
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru