додати матеріал


Використання документів архіву

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

Використання документів архіву
Поняття та правові основи використання документів
Використання документів - застосування користувачами і архівом архівних документів та / або інформації, у них міститься, з метою задоволення інформаційних потреб громадян, суспільства, держави.
Порядок використання архівних документів встановлюється Федеральної архівної служби Росії відповідно до Конституції Російської Федерації, Основами законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах, іншими федеральними законами та нормативними правовими актами Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, що відносяться до інформації, інформаційного забезпечення та обміну інформацією.
Основними принципами використання документів Архівного фонду Російської Федерації є загальнодоступність і відкритість документної інформації, законність її пошуку, отримання і використання.
Використання документів працівниками архівів в особистих (неслужбових) цілях проводиться на загальних підставах у позаслужбовий час.
Форми використання документів
Основними формами використання документів в архіві є:
- Інформаційне забезпечення користувачів (органів державної влади, місцевого самоврядування, державних, недержавних та громадських організацій, об'єднань і громадян) відповідно до їх запитами, а також в ініціативному порядку;
- Подання документів користувачам для досліджень у читальному залі;
- Експонування документів на виставках;
- Використання документів у засобах масової інформації;
- Проведення інформаційних заходів (зустрічей з громадськістю, екскурсій в архіви, презентацій, "днів відкритих дверей", лекцій, доповідей, усних журналів, читацьких конференцій, уроків для студентів і школярів та ін) з використанням документів;
- Видача документів у тимчасове користування;
- Публікація документів у різних формах.
Види запитів та інформаційних документів
Запити, що надходять в архіви, поділяються на тематичні, генеалогічні та запити соціально-правового характеру.
Тематичний запит - запит про надання інформації з певної проблеми, теми, події або факту. Різновидом тематичного запиту є біографічний запит, за яким встановлюються відомості, необхідні для вивчення життя конкретної особи, уточнюються факти його біографії.
Генеалогічний запит - запит, що виражає потреба в документної інформації, яка встановлює спорідненість, родинні зв'язки двох або більше осіб, історію сім'ї, роду.
Запит соціально-правового характеру - запит конкретної особи чи організації, пов'язані з забезпеченням прав і законних інтересів громадян.
Інформаційні документи архіву:
Архівна довідка - офіційний документ архіву, що має юридичну силу і містить документную інформацію про предмет запиту із зазначенням пошукових даних документів, на підставі яких вона складена
Архівна копія - офіційний документ архіву, дослівно відтворює машинописним, фотографічним, електрографічним або іншим способом, в тому числі переданий по іншим інформаційним каналам, текст документа, із зазначенням його пошукових даних.
Архівна виписка - офіційний документ архіву, дослівно відтворює частину тексту документа, що відноситься до певного факту, події, особі, із зазначенням пошукових даних документа.
Інформаційний лист - лист, складений архівом за своєю ініціативою або за запитом користувача, що містить інформацію про наявні в архіві документах з визначеної проблеми, теми.
Тематичний перелік документів - систематизований короткий або анотований перелік заголовків документів, одиниць зберігання, одиниць обліку з певної теми (питання) із зазначенням їх дат та пошукових даних, складений за ініціативою архіву або по запиту користувача.
Тематична добірка копій документів - систематизований комплект копій документів або їх частин (фрагментів) з певної теми (питання), підготовлений архівом за запитом користувача або в ініціативному порядку. Тематична добірка повинна мати титульний лист, перелік документів і при необхідності історичну довідку по темі запиту.
Інформаційне забезпечення користувачів відповідно до їх запитами.
Загальні положення
Інформаційне забезпечення користувачів передбачає виявлення архівом запитуваної ними інформації за документами, підготовку та надання користувачам відповідних інформаційних документів; воно проводиться у плановому або оперативному порядку на основі запитів органів державної влади, місцевого самоврядування, державних та недержавних організацій, громадських об'єднань, громадян, а також по договорами з юридичними та фізичними особами.
Архів організує приймання і розгляд запитів громадян у встановленому законодавством порядку.
Виконання запитів у архіві організовується за наявності в запиті назви організації (для громадян - прізвища, імені та по батькові), поштової адреси, теми (питання), хронологічних рамок запитуваної інформації.
Архів здійснює прийом громадян в прийомних і столах довідок. Облік громадян, особисто звернулися в архів, ведеться в спеціальному журналі (додаток N 49). Прийом проводиться у встановлені дні та години. Керівництво архіву несе особисту відповідальність за організацію прийому та розгляду запитів громадян.
Запити організацій і громадян розглядаються керівництвом архіву, спрямовуються на виконання у відповідний підрозділ або безпосередньо виконавцю, і повинні виконуватися за всіма, що зберігаються в архіві документів і друкованих видань, які належать до предмета запиту.
При надходженні непрофільного запиту архів направляє його за місцем зберігання запитуваних документів або дає організаціям і громадянам відповідні рекомендації.
Порядок і терміни виконання тематичних запитів
Запити органів державної влади, місцевого самоврядування, адміністративних органів, пов'язані з виконанням ними своїх функцій, архів розглядає в першочерговому порядку у встановлені законодавством терміни або позначені в запиті. Виконання таких запитів здійснюється, як правило, на безоплатній основі (див. п. 3.4.2).
Архів проводить роботу з виконання тематичних запитів користувачів в порядку надання платних послуг (у тому числі на основі договору) або безоплатно. Терміни та вартість робіт з виконання запитів користувачів узгоджуються з ними.
При необхідності проведення пошуку по значному комплексом документів та організації їх копіювання архів письмово повідомляє користувача про проміжні результати роботи
У результаті проведених робіт архів направляє користувачам: інформаційні листи, тематичні переліки та добірки копій документів, архівні довідки і виписки. До тематичним переліків та добірками копій документів додаються супровідні листи, підписані керівництвом архіву. Вид інформаційного документа, підготовляє архівом по запиту користувача, узгоджується з ним, якщо про це не вказано в запиті.
Порядок і терміни виконання запитів соціально-правового характеру
До запитів соціально-правового характеру відносяться запити про підтвердження трудового стажу та розміру заробітної плати, служби у військових частинах і формуваннях, про стан здоров'я, нагородження, присвоєння звань, отриманні освіти, застосування репресій, про акти громадянського стану і т.п.
У архівну довідку про підтвердження трудового стажу включаються дані тільки за той час, за яке є відомості в документах архіву. При цьому наводиться точна назва посади, яку займав громадянин, і період його роботи на цій посаді.
Наявні в особистих справах листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, власноруч складені громадянином, на яких відсутні відмітки про перевірку наявних у них відомостей на підставі поданих оригіналів документів або довідок, не можуть служити підставою для видачі архівних довідок про трудовий стаж. При необхідності містяться в них, письмово повідомляються громадянину. В якості документів, що підтверджують трудовий стаж, для складання довідки при відсутності наказів з кадрових питань (по особовому складу) використовуються накази по основній діяльності, особові рахунки, розрахункові книжки, членські квитки профспілок, облікові і звітні картки членів КПРС та ВЛКСМ (за наявності відміток про виплату членських внесків із заробітної плати або стипендії).
У довідку для призначення або перерахунку пенсії включаються відомості в порядку, визначеному органом, що здійснює пенсійне забезпечення громадян.
Розмір заробітної плати вказується в довідці відповідно до масштабів цін, що діяли в той період, за який запитуються відомості.
Відомості про заробіток включаються у довідку так, як вони викладені в документах архіву. Дані наводяться окремо за кожний рік, без додавання в межах року. Розрахунок середньомісячного і середньорічного заробітку архівом не проводиться.
За відсутності документів про заробітну плату посадовий оклад може бути встановлений на підставі штатного розкладу організації за відповідний період, інші виплати - на підставі наказів з кадрових питань або з основної діяльності.
У довідці про утворення при відсутності в документах відомостей про закінчення громадянином навчального закладу вказується, на якому курсі або в якому класі він навчався.
У довідку про нагородження, отримане відповідно до рішень місцевих органів виконавчої влади, включаються відомості, що містяться у списках нагороджених, підписаних керівництвом організації і офіційно затверджених місцевим органом виконавчої влади, а також відомості про відповідному наказі вищестоящої організації.
У довідку про підтвердження фактів отримання травми, нещасний випадок на виробництві, перебування на лікуванні включаються відомості, що містяться в актах про нещасні випадки, книгах обліку та реєстрації аварій, катастроф, справах з розслідування причин аварій і катастроф, а також у документах обкомів, міськкомів профспілок та профспілкових організацій відповідних організацій.
При виконанні повторних запитів або складанні на прохання громадянина довідки, аналогічної раніше виданої, архів перевіряє відповідність відомостей, включених в цю довідку, тим, які є в документах, і у разі виявлення додаткових відомостей, включає їх у повторно видається архівну довідку.
Термін виконання запитів соціально-правового характеру за документами архіву не повинен перевищувати 30 днів з моменту реєстрації запиту. З дозволу керівництва архіву цей термін може бути при необхідності продовжений, але не більше ніж на 30 днів з обов'язковим повідомленням про це заявника. Термін виконання запитів з науково-довідкового апарату архіву (каталогами, базами даних тощо) - не більше 15 днів з моменту реєстрації запиту.
Пересилання непрофільних запитів за належністю до інших архіви або організації, а також інформування про це заявника повинні бути здійснені в 5-денний термін з моменту надходження запиту до архіву.
Порядок виконання запитів соціально-правового характеру,
відповіді на які підлягають направленню за кордон
Архіви виконують запити соціально-правового характеру, що стосуються забезпечення прав російських та іноземних громадян, а також осіб без громадянства, які проживають за кордоном, у порядку, визначеному Федеральної архівної служби Росії і МЗС Росії
Координацію роботи щодо організації виконання даної категорії запитів в архівах здійснює Федеральна архівна служба Росії.
Порядок виконання генеалогічних запитів
Архіви виконують генеалогічні запити, що надходять від громадян, генеалогічних товариств та інших організацій в порядку виконання платних послуг або відповідно до договорів, укладених з ними. Генеалогічні запити можуть виконуватися як щодо заявників, так і третіх осіб у встановленому порядку.
Інформація заявнику видається у формі родовідного древа, генеалогічної розпису, генеалогічної таблиці або архівних довідок, виписок або копій документів, що встановлюють родинні зв'язки.
Оформлення архівних довідок, архівних виписок і архівних копій
Архівні довідки (додаток), архівні виписки та машинописні копії складаються на бланку архіву з зазначенням назви документа "Архівна довідка", "Архівна виписка" і "Архівна копія".
Виклад тексту в довідці дається в хронологічній послідовності подій із зазначенням видів документів і їх дат. У довідці допускається цитування документів. Найменування організації, де працював або вчився громадянин, у тексті довідки при першій згадці наводиться повністю, при повторних згадках допускається застосування офіційних скорочень.
Розбіжність окремих даних документів архіву з відомостями, викладеними у запиті, не є перешкодою для включення їх до довідки за умови, якщо збіг всіх інших відомостей не викликає сумнівів у тотожності особи або фактів, про які йдеться в документах. У довідці ці дані відтворюються так, як вони викладені в документах архіву, а розбіжності, розбіжності і неточні назви, відсутність імені, по батькові, ініціалів, або наявність одного з них обумовлюються в тексті довідки у дужках ("Так в документі", "Так у тексті оригіналу ").
Відомості про роботу, навчання в кількох організаціях, навчальних закладах включаються в одну довідку. У випадках, якщо відомості не вміщаються на одному аркуші, включаючи його зворотний бік, довідка триває на другому та наступних аркушах.
У примітках по тексту архівної довідки, виписки або машинописні копії документа обумовлюються нерозбірливо написані, виправлені автором, що не піддаються прочитанню внаслідок пошкодження документа місця тексту оригіналу ("Так у тексті оригіналу", "У тексті нерозбірливо").
У тексті архівної довідки не допускаються коментарі, власні висновки виконавця за змістом документів, на підставі яких складено довідку.
Наприкінці довідки наводяться пошукові дані документів, що стали підставою для її складання (номери фондів, описів, справ та аркушів документів), вид науково-довідкового апарату. Можливо включення пошукових даних документа в текст довідки після викладу кожного факту чи події.
У довідці, призначеної для направлення за кордон, пошукові дані документів не вказуються. У разі потреби додаткові відомості наводяться в супровідному листі архіву.
Усі аркуші довідки повинні бути скріплені і на місці скріплення завірені печаткою архіву.
Архівна довідка, призначена для використання на території Російської Федерації, підписується керівництвом архіву, виконавцем і скріплюється печаткою архіву. Архівна довідка, призначена для спрямування за кордон, підписується керівництвом архіву та засвідчується печаткою із зображенням державного герба Російської Федерації.
До архівній довідці можуть додаватися копії документів або виписки з них, що підтверджують відомості, викладені в архівній довідці.
Архівні довідки, що направляються до держав, які підписали Гаазьку конвенцію 1961 р., відповідно до якої не потрібно консульська легалізація офіційних документів, завіряються проставленням спеціального штампу - "апостиля". На довідках, складених архівом, апостиль проставляється керівництвом вищестоящого органу управління архівною справою.
При відсутності в архіві документів, необхідних для виконання запиту, на бланку архіву складається відповідь з викладенням причин відсутності документів, що містять запитувані відомості, і даються необхідні рекомендації.
У разі втрати документів, що містять запитувані відомості, архів видає довідку про причини їх втрати, при необхідності завірену печаткою архіву.
В архівній виписці назва документа, його номер і дата відтворюються повністю. Витягами з тексту документів мають бути вичерпані всі наявні дані за запитом, причому зв'язність змісту і точний зміст кожного витягання не повинні порушуватися. Початок і кінець кожного витягу, а також пропуски в тексті документа окремих слів позначаються трьома крапками.
У примітках до тексту архівної виписки робляться відповідні застереження про частини тексту оригіналу документа, нерозбірливо написаних, виправлених автором, що не піддаються прочитанню внаслідок пошкодження документа і т.д. Окремі слова і вирази оригіналу, викликають сумніви у їх точності, можуть обговорюватися словами "Так у тексті оригіналу", "Так в документі". При необхідності вказуються зовнішні особливості оригіналу: писальний матеріал, формат паперу, наявність мініатюр, печаток, водяних знаків і ін Після тексту архівної виписки вказуються пошукові дані.
Ідентичність виданих за запитами архівних виписок і машинописних копій документів засвідчується підписом виконавця та печаткою архіву.
При виготовленні ксеро-та фотокопій архівних документів бланк архіву не використовується.
На звороті кожного аркуша копії документів проставляються пошукові дані документа. Усі аркуші копії документа повинні бути скріплені і на місці скріплення завірені печаткою архіву і підписом виконавця. Копії документів, призначені для направлення за кордон, завіряються печаткою із зображенням державного герба Російської Федерації та підписом керівництва архіву.
Видача архівних довідок, архівних виписок і архівних копій
Архів видає архівні довідки, архівні виписки і архівні копії під розписку при пред'явленні паспорта або іншого документа засвідчує, довіреним особам - при пред'явленні доручення, оформленої в установленому порядку.
Одержувач архівної довідки розписується на копії довідки, архівної виписки або на звороті супровідного листа до копії документа, вказуючи дату їх отримання.
Завірена апостилем архівна довідка, архівна виписка чи архівна копія, призначена для спрямування за кордон, видається при пред'явленні квитанції про сплату державного мита.
Архівні довідки, архівні виписки, архівні копії та відповіді на запити надсилаються поштою простими листами.
Архівні довідки, архівні виписки і архівні копії, призначені для направлення до держави, що входять в СНД, а також відповіді про відсутність запитуваних відомостей, висилаються безпосередньо на адресу заявнику. У випадку, якщо запит даної категорії надійшов з Департаменту консульської служби (ДКС) МЗС Росії, архів надсилає йому відповідь із зазначенням номера та дати виходить з ДКС МЗС Росії запиту.
Архівні довідки, архівні виписки і архівні копії, призначені для направлення за кордон (крім зазначених вище), включаючи відповіді про відсутність запитуваних відомостей, разом із запитами (анкетами, особистими заявами і т.п.) направляються у Федеральну резервну службу Росії для пересилання заявнику через ДКС МЗС Росії.
Видача справжніх особистих документів
Справжні особисті документи можуть вилучатися із справ і видаватися їх власникам, родичам або довіреним особам за їх письмовими заявами з дозволу керівництва архіву.
Видача справжніх документів про акти громадянського стану (народження, смерті, реєстрації шлюбу та ін) проводиться за погодженням з органами РАГСу.
Реабілітовані особи, що проходили в якості обвинувачених (підсудних, засуджених) або їх родичі, а також особи, щодо яких здійснювалися фільтраційно-перевірочні заходи, або їх родичі мають право на отримання оригіналів збереглися в справах документів творчого характеру, в тому числі рукописів, фотографій , листів та інших особистих документів.
З документів, що вилучаються, справ, як правило, робляться копії і долучаються до справ, фондам. Вилучення справжніх особистих документів, а також заміна їх на копії відображається в аркушах-завірителя справ, в описах.
Видача справжніх особистих документів оформляється розпискою заявника, актом про вилучення із справ оригіналів документів які разом з документами, на підставі яких проведені вилучення, включаються у справу фонду.
Зміни обсягу фондів при видачі справжніх справ без заміни їх копіями враховуються в установленому порядку.
Не підлягають вилученню з архівних справ знаходяться у них паспорти, військові квитки, службові посвідчення.
Справжні особисті документи можуть бути вислані громадянам цінними листами.
Ініціативне інформування користувачів
Ініціативне інформування органів державної влади, місцевого самоврядування, державних, недержавних та громадських організацій, об'єднань здійснюється шляхом направлення їм інформаційних листів або інших інформаційних документів. Форми і тематика ініціативних інформаційних документів архіву повинні бути орієнтовані на забезпечення пріоритетних напрямів державного управління та місцевого самоврядування, економічної та соціально-культурної сфер, відповідати профілю діяльності потенційного користувача (замовника) документної інформації.
Планування роботи з ініціативному інформування здійснюється на основі вивчення перспективних програм розвитку, планів роботи потенційних користувачів, інформації, отриманої в прес-службах чи інших відповідних структурах цих органів та організацій, календарів знаменних і пам'ятних дат.
Робота читального залу архіву
Для інформаційного обслуговування користувачів в архіві діє читальний зал, просмотровий зал, кімната прослуховування фонодокументів, що мають технічне обладнання, необхідне для робіт з мікрокопії документів, аудіовізуальними та машиночитаному (електронними) документами.
Порядок роботи користувачів з документами в читальному залі архіву, їх права та обов'язки визначаються Правилами роботи користувачів у читальних залах державних архівів Російської Федерації. Архів зобов'язаний ознайомити користувачів з цими Правилами або правилами, розробленими архівом на їх основі.
Архів, виходячи з конкретних можливостей обслуговування певної кількості користувачів, може встановлювати черговість і час відвідування ними читального залу.
У випадках пошкодження користувачами архівних документів, технічного обладнання та майна архів діє в установленому порядку (див. п. 4.7.2).
Забезпечення доступу користувачів до архівних документів
Архів надає для користування всім юридичним і фізичним особам відкриті документи Архівного фонду Російської Федерації та довідники до них.
Архів не має права обмежувати або визначати користувачам умови використання документної інформації, одержаної ними в результаті самостійного пошуку або наданої йому в порядку надання платних послуг, крім випадків, передбачених законодавством Російської Федерації або обумовлених у договорах з інформаційного обслуговування.
Архів забезпечує в установленому порядку доступ користувачів до секретних, частково секретним і конфіденційних документів, баз і банків даних з урахуванням обмежень, встановлених законодавчими та нормативними правовими актами Російської Федерації. Архів дає користувачеві відповідні роз'яснення або видає копії частині справи, документа, що не містять зазначених відомостей, а також попереджає користувача про його відповідальність за збереження державної таємниці, конфіденційних відомостей, що містяться в документах, відповідно до законодавства Російської Федерації.
Ознайомлення з секретними документами в установленому порядку здійснюється в спеціальному читальному залі або спеціально виділеному приміщенні під контролем працівника архіву, допущеного до роботи з секретними документами.
Частково розсекречені справи видаються користувачам у порядку, встановленому для секретних справ.
Доступ користувачів до документів з позначками "Для службового користування" (ДСК), "Конфіденційно" і т.п. здійснюється в порядку, встановленому для документів обмеженого доступу, якщо при передачі справ до архіву фондоутворювача або ліквідаційна комісія не обумовили особливі вимоги щодо доступу до даної категорії документів.
Архів обмежує доступ користувачів до документів, що містять інформацію про факти, події і обставини приватного життя конкретної особи, якщо не закінчився термін в 75 років з моменту створення таких документів. До таких документів і справ відносяться: особисті, персональні, слідчі, судові справи, документи кадрових служб, персоніфіковані матеріали переписів, соціологічних та інших обстежень, медична документація, особиста переписка. Обмеження на доступ до документів, що містить інформацію про приватне життя громадян, встановлюються при наборі персональних даних, в сукупності дозволяють ідентифікувати особу.
Обмеження на доступ до відомостей про приватне життя раніше 75-річного терміну знімаються у випадках:
- Наявності письмової нотаріально завіреного розпорядження суб'єкта персональних даних або його спадкоємця третій особі на ознайомлення з ними;
- Знеособлення персональних даних шляхом вилучення при копіюванні тій їхній частині, яка дозволяє ототожнити їх з конкретною людиною.
Суб'єкт персональних даних для відомостей про його приватне життя може встановити режим загальнодоступної інформації, поінформувавши про це керівництво архіву.
Документи, що містять персональні дані (прізвище, ім'я, по батькові, рік та місце народження (смерті), адреса місця проживання, службові посади, відомості про професію та інші відомості, подані особою у встановленому порядку) архів може видавати користувачам для проведення статистичних, соціологічних, демографічних, та інших наукових і практичних досліджень, складання біобібліографічних довідників, біографій, публікації документальних видань за умови дотримання користувачем прав особистості на недоторканність приватного життя. Дозволяється за запитами організацій видавати довідки, що містять інформацію про службової та громадської діяльності громадян, для використання їх у вищевказаних цілях.
Архів за заявками користувачів на копіювання документів здійснює платну послугу з знеособлення персональних даних, надаючи їм при копіюванні форму анонімних відомостей.
Забороняється без згоди усиновителів, а в разі їх смерті, без згоди органів опіки та піклування видавати громадянам документи, що містять відомості про усиновлення; архів також має право відмовити до закінчення 75-річного терміну з моменту створення документів у видачі витягів з книг реєстрації актів цивільного стану , рішень судів, органів виконавчої влади та освіти, з яких було б видно, що усиновителі не є кровними батьками усиновленого. У виняткових випадках архів знайомить зацікавлених осіб із записами актових книг з дозволу керівника органу реєстрації актів цивільного стану або органу виконавчої влади суб'єкта Російської Федерації. Архів висилає за запитами органів реєстрації актів цивільного стану, опіки, піклування, правоохоронних органів, нотаріату, а також судів та органів юстиції копії записів актів громадянського стану.
За запитами правоохоронних, антимонопольних органів, органів арбітражу, судів, прокуратури, податкових служб у справах, що перебувають в їх провадженні, архів надає для користування документи, що містять комерційну таємницю, що зберігаються у фондах організацій, незалежно від їх організаційно-правової форми. Документи, що містять комерційну таємницю, можуть бути видані також іншим користувачам на підставі письмового дозволу фондоутворювача або його правонаступника.
Доступ і використання документів, на які поширюється # M12291 982300152Закон Російської Федерації "Про авторське право та суміжні права" # S (твори літератури, мистецтва, музичні твори тощо) та термін дії авторського і суміжних прав на які не закінчився, здійснюється з дозволу автора або його спадкоємців (правонаступників). Ця вимога не поширюється на аудіовізуальні твори, створені до введення в дію # M12291 982300152Закона Російської Федерації "Про авторське право та суміжні права" # S державними організаціями, розташованими на території Російської Федерації.
Доступ до науково-популярним, документальним фільмам та іншим кінодокументами здійснюється за погодженням з правовласниками і з дотриманням авторських і суміжних прав, у тому числі на підставі договорів (угод).
Видача користувачам творів, які перейшли після закінчення встановлених законодавством Російської Федерації термінів у суспільне надбання не обмежується.
Забезпечення доступу громадян до інформації про них
На вимогу громадянина йому надаються для ознайомлення всі документи, що стосуються його, а також можуть бути виготовлені їх копії на неприбутковій основі. Обмеження на доступ громадянина до інформації про нього можливі лише у випадках, передбачених законодавством Російської Федерації.
Реабілітованим особам або у разі їх смерті - родичам і спадкоємцям у встановленому порядку забезпечується право на ознайомлення в повному обсязі з матеріалами припинених кримінальних, фільтраційно-перевірочних та адміністративних справ, а також отримання копій документів, за винятком відомостей про третіх осіб без їх згоди.
Не допускається внесення змін до наявні на зберіганні в архіві документи у разі виявлення особою недостовірних відомостей про нього. У таких випадках до документів за ініціативою особи або правоохоронних органів можуть бути долучені довідки, уточнюючі відомості про особу, довідки про реабілітацію та інші документи, що оформляється актом про поділ, об'єднання справ, включенні у справу нових документів (додаток N 45) і відбивається в аркуші-завірителя справи і відповідній графі опису.
Відповідальність працівників архіву при роботі з документами обмеженого доступу
Відомості, що містять державну таємницю, а також відомості конфіденційного характеру, що стали відомими працівникові архіву в силу його посадових обов'язків, не підлягають розголосу або незаконного використання. Керівники, а також працівники архіву, які здійснюють комплектування, зберігання і використання документів, що містять відомості обмеженого доступу, зобов'язані забезпечити виконання законодавства Російської Федерації з питань захисту державної таємниці та конфіденційної інформації, а також режим доступу до документів, встановлений фондообразователем або його правонаступником.
Не дозволяється використовувати у виступах в засобах масової інформації, лекціях, а також наукової та викладацької діяльності інформацію обмеженого доступу, що стала відомою працівникові архіву у зв'язку з виконанням ним службових обов'язків, а також прямо або побічно використовувати або передавати її третім особам.
Організація роботи архіву з підготовки виставок документів
Виставка документів - це художньо оформлена добірка документів та / або їх копій на певну тему, призначена для публічної демонстрації (експонування).
Виставка документів організовується архівом самостійно або спільно з іншими архівами та організаціями. Архів може в установленому порядку приймати участь у підготовці та проведенні міжнародних, всеукраїнських, регіональних, міжархівних і міжгалузевих виставок.
Виставка документів може бути стаціонарним і пересувний, експонуватиметься в приміщеннях архіву, в інших спеціально обладнаних або пристосованих приміщеннях.
За часом функціонування виставка документів буває постійно діючої або тимчасовою.
На базі виставки можуть проводитися екскурсії, науково-практичні, методичні та інформаційні заходи (конференції, семінари, "круглі столи" та ін.)
При організації виставки документів розробляються її тематичний план (концепція), тематико-експозиційний план, складається кошторис витрат. У тематичному плані (концепції) визначається структура та зміст розділів виставки. На основі тематичного плану проводиться виявлення і відбір документів, ілюстративного та іншого допоміжного матеріалу. Тематичний план при необхідності узгоджується з організаціями-співвиконавцями, розглядається експертно-методичною комісією і затверджується керівництвом архіву.
У тематико-експозиційний план включається також анотований перелік відібраних для експонування документів із зазначенням їх розмірів та порядку розміщення на стендах або у вітринах, ілюстративних та допоміжних матеріалів, систематизованих у відповідності до розділів виставки.
При підготовці виставки, як правило, розробляються дизайнерські та ескізні проекти. Дизайнерський проект являє собою план (графічне зображення) експозиції, розміщення стендів, вітрин, експонатів у них. В ескізному проекті визначаються конкретні форми художнього оформлення виставки.
Крім документів на виставці можуть бути представлені друковані видання, художні твори та музейні предмети. Всі відібрані для експонування документи і матеріали аннотіруются. До іншомовним матеріалами при необхідності дається переклад або розгорнута анотація змісту.
Підготовка документів та інших матеріалів до експонування включає: реставрацію справжніх документів і матеріалів, виготовлення копій фонду користування та муляжів, а також страхових копій.
Забезпечення збереження документів при транспортуванні здійснюється в установленому порядку (див. п. 4.6.7).
Забезпечення збереження документів при експонуванні регламентується галузевими нормативно-методичних документів.
Відповідальність за збереження документів несуть організації - організатори виставки. Архів, що представив документи для виставки, забезпечує контроль за дотриманням вимог забезпечення схоронності документів при експонуванні.
Страхування документів і оформлення їх тимчасового вивезення за межі Російської Федерації проводяться в установленому порядку (див. п. 4.8).
Виставка може супроводжуватися рекламою з метою залучення відвідувачів. Для реклами виставки архів використовує засоби масової інформації, поширює рекламно-видавничу продукцію. Для презентації виставки готуються прес-релізи; бажано видання каталогу виставки.
Використання документів архіву в засобах масової інформації
Використання документів архіву в засобах масової інформації є підготовку інформаційних матеріалів для періодичної преси, радіо і телевізійних передач, кінофільмів.
Для періодичної преси архів готує статті про склад і зміст документів, архівних знахідках тощо, статті та добірки документів з певної тематики.
Використання документної інформації в радіо і телепередачах проводиться у формі бесід, хронік, інформацій, інтерв'ю, репортажів, реклами та ін
Обсяги, терміни підготовки, тематика інформаційних матеріалів для засобів масової інформації узгоджуються з редакціями газет, журналів, радіо і телепрограм.
Документи можуть бути надані архівом кіно-, теле-, відеостудія, інформаційним та рекламним агентствам, редакціям друкованих видань, видавництвам і т.п. для підготовки сценарних планів, створення художніх, документальних, художньо-публіцистичних, науково-популярних і навчальних програм і фільмів, видання друкованої продукції.

Організація та проведення інформаційних заходів з використанням документів
Інформаційні заходи з використанням документів, що становлять суспільний інтерес, проводяться архівом на підставі попередньої домовленості з зацікавленими організаціями в різних формах. Проведення їх супроводжується виступами і повідомленнями працівників архіву, в тому числі в режимі "питання - відповідь", показом тематичних збірок документів, кінофільмів, відеофільмів, слайд-фільмів, кінопрограм, прослуховуванням фонодокументів, екскурсіями по архіву, виставками документів та ін
Зустрічі з громадськістю - можуть бути тематичні, які передбачають виступи працівників архіву та інших учасників на певну тему з характеристикою документів, та інформаційні, на яких учасники інформуються про склад документів одного або кількох архівів, фонду або групи фондів, про нові надходження в архіви, розсекречених документах . Для організації зустрічі складається програма, у якій визначається тематика виступів, склад документів, призначених для демонстрації, тривалість зустрічі.
Екскурсії в архів - можуть бути оглядовими (про склад і зміст документів, основних напрямках діяльності архіву) і тематичними (з демонстрацією комплексу документів архіву по певній тематиці).
Презентації, "Дні відкритих дверей" - проводяться для популяризації роботи архіву, складу та змісту його фондів. У програму заходу включаються оглядові екскурсії, методичні консультації з актуальних питань роботи архіву.
Лекції, доповіді - готуються з певної тематики на основі інформації, що міститься в документах.
Усні журнали - як правило, мають певну назву і постійні тематичні рубрики, проводяться регулярно. При їх проведенні аудиторії повідомляються відомості про документи, архівних пошуках і знахідках.
Читацькі конференції - організуються для користувачів, які працюють або мають наміри працювати в читальному залі архіву, в цілях інформації про склад і зміст архівних фондів і НСА до них, про нові надходження, розсекречених документах, про інформаційну діяльність архіву, а також з метою поліпшення якості обслуговування в читальному залі. Під час читацьких конференцій вивчаються потреби користувачів, їх оцінки роботи архіву з інформаційного обслуговування.
Уроки для студентів та школярів - організуються на основі договорів архіву з вищими та середніми навчальними закладами відповідно до узгоджених з ними планами. Уроки носять тематичний характер, проводяться у формі лекцій, семінарів, практичних та факультативних занять.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Різне | Реферат | 73.9кб. | скачати

Схожі роботи:
Організація тимчасового зберігання документів підготовка до передавання справ до архіву
Використання шаблонів у документів Опис створення та використання шаблонів до документу
Використання бухгалтерських документів і економічної інформації
Використання документів архівного фонду РФ в інформаційних цілях
Основні форми і напрямки використання архівних документів
Створення Web-документів Використання мови HTML
Створення Web документів Використання мови HTML
Використання бухгалтерських документів і економічної інформації в діяльності апаратів по
Підроблення документів печаток штампів та бланків їх збут використання підроблених документі
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru