Ведення особових справ

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ
Домашнє завдання на тему:
«Ведення особових справ»
м. Азов 2009

Загальні питання ведення особових справ
Особиста справа - це сукупність документів, що містять найбільш повні відомості про працівника і його трудової діяльності. Особиста справа оформляється після видання наказу про зарахування на роботу
Ведення особових справ працівників не є обов'язковим, щодо всіх категорій роботодавців.
Законодавство РФ наказує вести особисті справи на осіб, що заміщають посади державної служби. Порядок ведення особових справ державних службовців регламентується відповідно до Указу Президента РФ від 1 червня 1998 р. № 640 «Про порядок ведення особових справ осіб, що заміщають державні посади Російської Федерації в порядку призначення і державні посади федеральної державної служби» [1].
Обов'язок ведення особових справ може бути також покладено на роботодавця - державну організацію (підприємство) галузевим нормативним актом. Наприклад: наказ Росспоживнагляду від 16 березня 2005 р. № 300, якою затверджено Регламент Федеральної служби по нагляду у сфері захисту прав споживачів і благополуччя людини (відповідно до п. 7.7 даного документа ведення особистих справ співробітників служби покладено на управління справами), а також постанову від 21 серпня 2004 р. № 429 «Про Федеральну митну службу», яким затверджено Положення про ФМС. На основі цього документа розроблено і введено в дію Положення про головне управління кадрів (ГУК) ФМС. Згідно з п. 15 Положення на ГУК ФМС покладено ведення особистих справ співробітників служби.
Нарешті, ведення особових справ працівників може бути запропоновано вищестоящою організацією (керуючою компанією). В інших організаціях і на підприємствах керівник має право прийняти рішення про необхідність ведення особових справ працівників, а також (при позитивному рішенні) - на які категорії працівників слід вести особисті справи.
Як правило, в першу чергу особисті справи заводяться [2]:
ü на співробітників з числа керівного складу підприємства (керівник підприємства, його заступники (помічники), керівники структурних підрозділів тощо);
ü працівників підприємства, для яких відповідно до законодавства може встановлюватися матеріальна відповідальність (головний бухгалтер (бухгалтер) підприємства, а також заступник головного бухгалтера і т.п.).
Однак у багатьох приватних компаніях особисті справи ведуться на всіх працівників незалежно від рангу, статусу і виконуваної роботи (включаючи технічний персонал), так як особиста справа - надзвичайно зручне джерело інформації про кожного працівника: в одній папці зібрані всі копії особистих документів працівника, наказів по цьому працівникові та інші документи. Порядок поводження з особистими справами працівників доцільно закріпити у відповідній інструкції.
Формування особових справ працівників
Формування особової справи проводиться з метою впорядкованої угруповання документованої інформації про співробітника, переданої ним роботодавцю при прийнятті (перекладі) на відповідну посаду. Формування (подальше ведення і оформлення) особистих справ працівників покладається на кадровий орган або спеціально уповноважена посадова особа, яка несе персональну відповідальність за забезпечення належного поводження з цими документами.
Формування особової справи проводиться безпосередньо після прийому (переведення) працівника на керівну посаду, посаду, для якої відповідно до законодавства може встановлюватися матеріальна відповідальність, або іншу посаду, якщо це передбачено інструкцією про порядок поводження з особистими справами працівників. Відповідно до Методичних рекомендацій Мосгорархіва та Методичними рекомендаціями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в особисті справи групуються документи, представлені співробітниками при вступі на роботу, а також утворюються в період їх професійної діяльності на даному підприємстві, в тому числі:
ü особистий листок з обліку кадрів або анкета;
ü доповнення до особового листка по обліку кадрів (або анкети);
ü автобіографія;
ü копії документа про освіту;
ü трудовий договір (другий примірник);
ü договір про матеріальну відповідальність (для матеріально відповідальних працівників);
ü характеристики (рекомендаційні листи);
ü заяву про прийом на роботу (про переведення на відповідну посаду);
ü виписки з наказів (копії наказів) про прийом на роботу (про переміщення на інші посади);
ü виписки з документів (копії документів) про нагородження або про залучення до дисциплінарної відповідальності;
ü виписки (копії) документів про атестування (відгуки, атестаційні листи та ін.)
Поряд з цими документами до особової справи включаються деякі специфічні види документів:
ü список наукових праць і винаходів; виписка з протоколу засідання ради інституту (для наукових співробітників і викладачів вузів, які беруть участь у конкурсному заміщенні вакантних посад);
ü виписка з протоколу зборів трудового колективу (для керівників, які обираються на посаду трудовим колективом) та ін
Надалі до особової справи включаються документи:
ü підтверджують зміну анкетно-біографічних даних працівника (копія свідоцтва про шлюб);
ü характеризують ділові, політичні та особисті якості працівника: характеристика, відгуки, атестаційні листи, копії актів ревізій та ін
Всі вступники до особової справи документи повинні розташовуватися в хронологічному порядку.
Основу особової справи складають «Особовий листок з обліку кадрів» і «Доповнення до особового листка». Перший з них являє собою перелік питань про біографічні дані працівника, освіту, виконуваної роботи і ін Працівник сам заповнює від руки особистий листок при вступі на роботу. При його заповненні використовуються такі документи:
ü паспорт;
ü трудова книжка;
ü військовий квиток;
ü документ про освіту (диплом, посвідчення, сертифікат, свідоцтво, атестат), документи Вищої Атестаційної комісії (ВАК) про присудження наукового ступеня і про присвоєння вченого звання (диплом і атестат);
ü документи про наявні винаходи.
На всі питання працівник повинен давати повні відповіді, не допускаючи скорочень, прочерків, виправлень і помарок.
Відомості про всі зміни, що відбулися після заповнення особового листка по обліку кадрів (анкети), відображаються в доповненні до особового листка (анкети).
Доповнення до особового листка включає: П.І.Б., два розділи, кожен з яких має табличну форму. Обов'язковим реквізитом доповнення до особового листка по обліку кадрів є відмітки про проведення перевірок наявності та стану особових справ.
Поряд із заповненням особового листка по обліку кадрів поступає на роботу пише автобіографію - документ, що містить короткий опис в хронологічній послідовності основних етапів життя і діяльності даної особи. В автобіографії повинні бути висвітлені: П.І.Б., рік, число, місяць і місце народження, отримана освіта (де, коли), з якого часу почалася самостійна трудова діяльність і які причини переходу з однієї роботи на іншу, громадська робота ( де, коли, ким), участь у виборних органах, ставлення до військового обов'язку і військове звання, наявність урядових нагород, заохочень, відомості про сімейний стан і близьких родичів (батька, матері, дружині (чоловікові), братів, сестер, дітей), паспортні дані, домашня адреса і телефон, дата складання автобіографії, підпис працівника.
У відділі кадрів зберігаються особисті справи тільки працюючих співробітників. Для зберігання особистих справ використовуються сейфи або спеціальні шафи, в яких особисті справи розташовуються по одному номерів. Особові справи звільнених працівників оформляються відповідно до вимог архівних органів і зберігаються в архіві за алфавітом прізвищ працювали.
З метою забезпечення належного збереження особової справи та зручності у поводженні з ним при формуванні документи поміщаються (підшиваються за допомогою голки і нитки на чотири проколу) в окрему папку.
Крім перерахованих, до особової справи можуть міститися й деякі інші документи (наприклад, документи про проходження співробітником конкурсу на заміщення вакантної посади, копії документів про нагородження співробітника (присвоєння йому почесних звань) і т.п.). Крім того, до особової справи поміщаються (але при цьому не підшиваються в нього) довідки, завірені фотографії співробітника і т.п. [3].
При формуванні особової справи, крім того, проводиться його первинне оформлення. З цією метою:
ü особової справи присвоюється обліковий номер;
ü проводиться заповнення відповідних позицій на лицьовій обкладинці і корінці особової справи;
ü в особисту справу вкладається внутрішній опис.
Необхідно мати на увазі, що відповідно до статті 65 Трудового кодексу Російської Федерації (далі ТК РФ) забороняється при прийомі на роботу вимагати від вступника особи документи, не передбачені законодавством.
Ведення особових справ працівників
Особиста справа ведеться протягом всього періоду роботи кожного співробітника в компанії (на відповідній посаді, якщо це передбачено правилами конкретної компанії). Ведення особистого справи передбачає:
ü ведення записів у відповідних розділах особової справи [4];
ü приміщення документів, що підлягають зберіганню в складі особових справ [5];
ü вилучення документів, потреба в яких минала [6];
ü періодичну перевірку стану особового справи на предмет збереження включених до нього документів [7].
Внесення записів в документи особової справи здійснюється на підставі документів (завірених копій документів). Необхідні деталі можуть уточнюватися уповноваженою посадовою особою до внесення відповідних записів в особистій бесіді зі співробітником. Усі записи, вироблені в документах в процесі ведення особової справи, виробляються від руки пір'яний або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, розбірливо і без виправлень [8]. У необхідних випадках ці записи завіряються підписом уповноваженої посадової особи служби управління персоналом і печаткою підприємства чи служби управління персоналом.
Для прискорення процесу оформлення записів у документах особової справи допускається використання факсиміле (штампів) встановлених зразків. Документи, що накопичуються в процесі ведення, розподіляються в особовій справі по розділам, а всередині останніх вони розташовуються в хронологічній послідовності [9].
Листи документів, підшитих до особової справи, підлягають нумерації. Відомості про ці документи, включаючи нумерацію сторінок, в межах яких вони розташовані в особовій справі, відображаються у внутрішній опису [10]. Обкладинка особової справи, як і обкладинки справ постійного зберігання, складається і оформляється за формою встановленою ГОСТом 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди, технічні вимоги »(введений Постановою Державного комітету стандартів СРСР від 17 липня 1972 № 1411). На обкладинці особової справи вказуються повністю: найменування організації, заголовок справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку, проставляється індекс справи, порядковий номер справи (як правило - табельний номер). Під цим номером особиста справа реєструється в «Книзі (Журналі) обліку особистих справ», яка передбачає такі графи: порядковий номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, дата постановки справи на облік і дата зняття з обліку.
Працівники зобов'язані своєчасно подавати в кадрову службу відомості про зміну в персональних даних, включених до складу особової справи. Як правило, це робиться у письмовій формі (у формі заяви) з додатком підтверджують зміни документів. Після внесення записів до особової справи оригінали документів повертаються співробітнику. У необхідних випадках з цих документів попередньо робляться і завіряються копії, долучаються до особової справи.
Зберігання та облік особистих справ працівників
Зберігання та облік особистих справ організовуються з метою швидкого і безпомилкового пошуку особистих справ, забезпечення їх охорони, а також забезпечення конфіденційності відомостей, що містяться в документах особистих справ, від несанкціонованого доступу.
Особові справи включаються в номенклатуру справ кадрового органу під загальним заголовком «Особисті справи» із зазначенням термінів зберігання. Відповідно до Переліку типових управлінських документів, затвердженим Росархивом 6 жовтня 2000, термін зберігання особистих справ становить 75 років з року звільнення працівника [11].
Особові справи зберігаються у кадровій службі (у пристосованому для цієї мети приміщенні) окремо від інших справ. Як правило, в кадровій службі зберігаються тільки особисті справи працюючих співробітників, тоді як особисті справи звільнених співробітників передаються встановленим порядком на зберігання в архів організації або в територіальний архів.
Умови зберігання повинні забезпечувати надійне зберігання особистих справ і вміщених у них документів (відомостей) від розкрадання (розголошення). З цією метою особисті справи слід зберігати в сейфах (шафах), розташовуючи їх на полицях у вертикальному положенні, корінцями назовні. На внутрішній стороні дверцят сейфа (шафи) можуть поміщатися зведені описи зберігаються в них особистих справ. Доступ до особових справ повинні мати тільки уповноважені посадові особи та їхні безпосередні керівники. При значній кількості особистих справ вони враховуються в спеціальному журналі або реєстрі. Систематизація особистих справ виконується одним із способів:
ü по порядку номерів;
ü у прямому алфавітному порядку;
ü по розділах, відповідних найменувань структурних підрозділів згідно зі штатним розкладом підприємства, а всередині розділів - по одному номерів або в прямому алфавітному порядку.
З метою скорочення загальної кількості облікових одиниць допускається зберігання особистих справ у складі так званих нарядів - алфавітних груп зберігання. Кожному особової справи, включеному в наряд, передує чистий аркуш з прізвищем, ім'ям, по батькові співробітника. Особові справи у складі наряду також групуються в алфавітному порядку. На початок наряду поміщається зведена опис включених до нього особистих справ [12]. З метою обмеження несанкціонованого доступу до персональних даних працівників всі операції з оформлення, формування, ведення і зберігання особових справ повинні виконуватися одним працівником відділу кадрів, який несе особисту відповідальність за збереження документів у справах та доступ до справ інших працівників. Документи для формування і ведення особових справ здаються йому під розпис в передавальному журналі працівником, відповідальним за процес документування трудових правовідносин з працівником.
Видача особистих справ працівників у тимчасове користування
Видача особистих справ працівникам організації в тимчасове користування для ознайомлення з внесеними до нього відомостями може здійснюватися з дозволу керівника кадрової служби. Про видачу справи складається акт, один з примірників якого передається разом зі справою (документом) представнику запитуючої сторони, а другий примірник зберігається у справах підприємства до повернення справи (документа) у місце зберігання. Видача в тимчасове користування для включення в особисті справи нових документів, внесення записів і т.п. проводиться тільки на час, який фактично необхідно для виконання відповідних дій, згідно зі списком осіб, які мають право на отримання особистих справ, затвердженим керівником організації. Факт видачі особової справи фіксується в контрольному журналі (картці).
Робота (ознайомлення) з особистими справами здійснюється у спеціально відведеному для цих цілей приміщенні, а час роботи (ознайомлення) повинно обмежуватися межами одного робочого дня. У кінці робочого дня особа, відповідальна за звернення з особистими справами, зобов'язана переконатися в тому, що всі особисті справи, видані у тимчасове користування, повернуті на місця зберігання, і, якщо необхідно, вжити заходів до їх повернення або розшуку. Ознайомлення працівника під розписку з особистою справою, як правило, проводиться у присутності уповноваженої посадової особи (особи, відповідальної за поводження з особистими справами). Ознайомлення співробітників з особистими справами проводиться не рідше одного разу на рік, а також на прохання зазначених осіб у всіх інших випадках, передбачених законодавством РФ. У процесі ознайомлення з особистою справою співробітникам організації забороняється:
ü здійснювати будь-які виправлення в раніше зроблених записах особової справи;
ü вносити до особової справи нові записи;
ü витягувати з особової справи наявні там документи або поміщати в нього нові;
ü затримувати у себе особиста справа понад наданого для ознайомлення часу.
При виявленні неточностей у записах, виявленні застарілих документів у складі особової справи працівник має право заявити про це в кадрову службу організації. До заяви доцільно додати документи, на підставі яких можна внести відповідні зміни в раніше вироблені запису, або копії документів (для заміни застарілих).
Вилучення окремих документів з особистого справи проводиться з дозволу керівника організації з оформленням відповідного запису в графі «Примітка» внутрішнього опису [13]. При тимчасове вилучення документа на його місце (між листами сусідніх документів) вкладається довідка-заступник (карта-заступник) із зазначенням дати і причин вилучення з розписом особи, яка видала документ, і розписом особи, яка отримала його в тимчасове користування.
З метою забезпечення контролю за збереженням особистих справ в організації щорічно (не пізніше I кварталу року, наступного за звітним) проводиться перевірка їх наявності та стану. Виявлені в ході перевірки недоліки фіксуються в акті, який після затвердження головою перевірочної комісії видається керівнику організації.
Оформлення особистих справ працівників при передачі в архів
Оформлення особистих справ для передачі в архів проводиться кадровою службою за методичної допомоги відповідного архіву. Ця процедура включає:
ü підшивку (обкладинка) справи [14];
ü уточнення нумерації аркушів справи;
ü складання листа-завірителя;
ü складання (уточнення) внутрішнього опису;
ü внесення уточнень до реквізитів лицьової обкладинки справи.
З метою забезпечення збереження особистих справ рекомендується:
ü об'єднувати індивідуальні особисті справи звільнених працівників на одну обкладинку (об'єднана справа) з таким розрахунком, щоб обсяг справи (томи) не перевищував 250 аркушів (шляхом зшивання матеріалів індивідуальних справ по роках звільнення);
ü розташовувати матеріали індивідуальних справ у межах справи (томи) в алфавітному порядку (за прізвищами), відокремлюючи матеріали, пов'язані з різним індивідуальним справах, чистим аркушем паперу із зазначенням на ньому прізвища, імені та по батькові відповідного звільненого співробітника;
ü постачати кожне об'єднане справа (тому) внутрішнім описом з перерахуванням прізвищ, імен та по батькові і зазначенням номерів сторінок, в межах яких розташовані відповідні документи (відомості).
Передача особових справ до архіву здійснюється не пізніше трьох років після завершення їх у діловодстві у відповідності з графіком. Попередньо представником архіву перевіряється повнота і правильність підготовки особистих справ до передачі. Виявлені при перевірці недоліки усуваються кадровим органом підприємства. Передача і прийом виробляються за описом, з проставлянням позначок про наявність особистих справ.
Ведення особових справ працівників має здійснюватися за суворими правилами, викладеними в цій статті, навіть тими роботодавцями, для яких ця робота не є обов'язковою. Однак ці правила не поширюються на ті папки (справи), які носять назви «особиста папка», «особистий файл» або «досьє» замість «особиста справа». При цьому кадровику важливо пам'ятати:
ü у будь-якому випадку, незалежно від назви, в цих папках містяться персональні дані працівника, тому необхідно дотримуватися всіх правил, передбачені ТК РФ, по захисту персональних даних;
ü трудові договори можуть зберігатися в особовій справі працівника, але ніяк не в особистому файлі і т.п. Трудові договори, що не увійшли до складу особових справ, повинні формуватися в самостійну справу «Трудові договори з працівниками».

Список літератури
1. Журнал «Кадрові рішення» № вересня 2005
2. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Юридичний словник-довідник кадровика. М., 2003
3. Борисова С.А. Словник-довідник кадровика. М., 2005
4. Ресурси Інтернет.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Контрольна робота
42.2кб. | скачати


Схожі роботи:
Відкриття та ведення особових рахунків розпорядників та одержувачів в органах Федерального казначейства
Ведення справ в арбітражному процесі
Особливості ведення справ у Конституційному Суді РФ
Підготовка та ведення справ в арбітражному суді
Договір доручення на ведення справ в Арбітражному суді
Повне товариство основні положення установа система управління ведення справ
Лікування та ускладнення щелепно особових переломів
Ведення в культурологію
Ведення документації
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru