Інформаційно-довідкові документи Табель форм

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Контрольна робота з діловодства

Введення

Діловодство є документування діяльності організації (підприємства), засноване на науковій організації із застосуванням сучасної техніки.

Діловодство охоплює весь комплекс робіт зі створення та оформлення документів, їх виконання та контролю термінів виконання, з обліку документів, формування справ з виконаних документів, зберігання і використання поточних справ, підготовки їх до здачі в архів.

Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат. В організаціях з невеликим документообігом ті ж функції виконує секретар керівника або іншу спеціально призначену посадову особу.

«Організація, ведення та вдосконалення системи документаційного забезпечення управління на основі єдиної технічної політики та застосування сучасних технічних засобів у роботі з документами, методичне керівництво і контроль над дотриманням встановленого порядку роботи з документами ... здійснюються структурним підрозділом, на яке покладено функції з документаційного забезпечення управління »- такі функції служби документознавства відповідно до Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженої Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. № 536, зареєстрованим в Мін'юсті РФ 27 січня 2006 р. № 7418.

Для того щоб розібратися в різноманітті документів, розроблені певні правила їх складання, оформлення, форми і методи роботи з документами.

Для всіх організацій, установ, підприємств Російської Федерації незалежно від форми власності або функцій встановлено єдині вимоги щодо складання та оформлення документів і роботи з ними. Ці вимоги викладено в основних положеннях Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) і ГОСТах, інструкціях з діловодства, номенклатурі справ та інших нормативно-методичних документах з ведення діловодства.

1. Табель форм застосовуваних документів

Уніфікована система документації (УСД) - сукупність форм документів, створених за єдиними правилами та вимогами, що функціонують у певній сфері діяльності (управління, фінанси і т. п.).

УСД необхідні:

- Для скорочення обсягів документів;

- зниження витрат на складання та обробку документів.

У РФ розроблені такі уніфіковані системи:

організаційно-розпорядчої документації;

банківської документації;

фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних організацій;

звітно-статистичної документації;

облікової та звітної документації підприємств;

документації по праці;

документації Пенсійного фонду РФ.

2. Табель уніфікованих форм документів розробляється міністерствами і відомствами для скорочення кількості використовуваних форм документів, їх уніфікації та зручності роботи з ними.

Табель складається у вигляді таблиці, в якій документи можуть бути систематизовані:

за функціями та завданням (керівництво, планування, звітність і т. п.);

структурним підрозділам.

Таблиця 1 - Табель уніфікованих форм документів міністерства

п / п

Найменування

Форми документа

Дата

затвердження

Періодичність

видання

Структурн. Підрозділ, відп. За підготовку

З ким узгоджується

примітки








Табель може доповнюватися графами:

код форми документа за класифікатором;

відповідальний за контроль виконання;

річний тираж бланків та ін

Складання табеля, внесення до нього змін і доповнень, методичне забезпечення і контроль за його застосуванням покладаються на службу діловодства організації. [5, 19 c]

2. «Посадова інструкція». Зміст документа і склад реквізитів

Посадова інструкція - Нормативний документ, в якому визначено функції, права, обов'язки і відповідальність співробітника підприємства.

Посадова інструкція це один із важливих документів, з яким повинні знайомити працівника при переході на іншу посаду, наприклад, згідно з Федеральним законом від 31.07.1995 № 119-ФЗ "Про основи державної служби Російської Федерації" державний службовець має право на ознайомлення з документами, що визначають його права і обов'язки за посадою.

На підставі посадової інструкції розробляється трудовий договір з працівником. Посадова інструкція і трудовий договір використовуються:

- При вирішенні спірних ситуацій між роботодавцем та працівником;

- З метою поділу праці між персоналом;

- Для підвищення відповідальності за доручену ділянку роботи.

Посадова інструкція:

- Розробляється - керівником структурного підрозділу;

- Візується - юрисконсультом підприємства та кадровою службою;

- Стверджується - керівником підприємства або заступником директора, який курирує це підрозділ, або вводиться наказом. Всі важливі зміни в посадову інструкцію вносяться наказом керівника підприємства.

Посадова інструкція повинна мати:

найменування міністерства (якщо є галузевої); -

- Найменування організації, що розробила інструкцію;

- Найменування виду документа;

- Дату;

- Номер;

- Заголовок до тексту;

- Гриф затвердження (або відмітку про додатку до наказу, яким керівництво вводиться);

- Текст;

- Підписи укладачів;

- Друк (при необхідності);

- Візи.

Текст посадової інструкції містить наступні розділи:

1. Загальні положення.

2. Опції.

3. Посадові обов'язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

6. Службове взаємодію.

У розділі 1 (Загальні положення) встановлюються: область діяльності працівника, порядок його призначення і звільнення з посади, заміщення під час його відсутності; кваліфікаційні вимоги; підпорядкованість працівника; посадові особи, якими він керує. У даному розділі перераховуються нормативні документи, якими повинен керуватися працівник у своїй діяльності.

У розділі 2 (Функції) перераховуються основні напрямки діяльності працівника.

У розділі 3 (Посадові обов'язки) повинні бути визначені конкретні види робіт, виконуваних працівником. У розділі 4 (Права) встановлюються права, необхідні працівнику для виконання покладених на нього обов'язків.

У розділі 5 (Відповідальність) вказується, за що конкретно несе відповідальність даний працівник.

У розділі 6 (Службове взаємодія) встановлюється коло службових зв'язків, регулюються виробничі контакти між посадовими особами. Цей розділ може встановлювати порядок надання звітів, планів, інших документів, періодичність надання звітної інформації тощо Посадова інструкція складається в трьох примірниках: перший примірник зберігається в кадровій службі, другий - у керівника підрозділу, третій - у працівника. [5, 54 c]

3. Інформаційно-довідкові документи: їх зміст і значення

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ для вжиття організаційно-правових та розпорядчих документів.

До довідково-інформаційних документів відносяться службові листи, довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, протоколи та ін

Ці документи є одним із джерел інформації, носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або може бути лише взята до відома.

Службовий лист

Лист - найпоширеніший вид службових документів.

Саме листи є засобом зв'язку організації із зовнішнім світом. Через листи ведуться переддоговірні переговори, з'ясовуються стосунки між організаціями, викладаються претензії тощо.

Службовий лист - Узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються в одну групу в зв'язку зі способом передачі тексту (пересилаються поштою, телеграфом, факсом або іншим способом).

Тому так важливо, щоб службовий лист, з одного боку, відповідало своєму практичному призначенню і мало юридичну силу, а з іншого боку, відповідало всім вимогам етики ділового листування.

Для листів встановлено спеціальний бланк - бланк листа.

До складу службового листа можуть входити такі реквізити:

- Державний герб Російської Федерації;

- Герб суб'єкта Російської Федерації;

- Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

- Код організації;

- Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

- Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);

- Код форми документа;

- Найменування організації;

- Довідкові дані про організацію;

- Дата документа;

- Реєстраційний номер документа;

- Посилання на реєстраційний номер і дату документа;

- Адресат;

- Резолюція;

- Заголовок до тексту;

- Текст;

- Відмітка про наявність додатку;

- Підпис;

- Гриф погодження документа;

- Візи узгодження документа;

- Відбиток печатки;

- Відмітка про виконавця;

- Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

- Відмітка про надходження документа до організації;

- Ідентифікатор електронної копії документа.

До службового листа пред'являються ті ж вимоги, що і до складання інших ОРД на основі ГОСТЯ 6.30-2003.

Всі листи можна розділити за функціональною ознакою на дві групи:

- Листи, що вимагають листа-відповіді;

- Листи, які не потребують листи-відповіді.

Листи першої групи, у свою чергу, можна умовно поділити на листи-питання та листи-відповіді, що дозволяє виділити:

- Лист-прохання;

- Лист-звернення;

- Лист-пропозицію;

- Лист-запит.

Відповіді на ці листи набувають певної форми залежно від характеру вихідного листа. До другої групи належать:

- Лист-попередження;

- Лист-нагадування;

- Лист-підтвердження;

- Лист-запрошення;

- Лист-відмова;

- Лист-повідомлення;

- Супровідний лист;

- Гарантійний лист;

- Інформаційний лист;

- Циркулярний (лист-розпорядження), яка направляється цілому ряду підлеглих інстанцій.

Листи також можна розділити на прості і складні.

Текст службового листа складається з двох логічно пов'язаних частин.

У першій частині (у вступі) формулюється тема листа, вказуються причини, які послужили підставою для складання листа, факти, події, посилання на інші документи.

У другій частині листа (в ув'язненні) висловлюється основна мета листа, робляться висновки, викладаються пропозиції, прохання, даються гарантії і т. п.

Листи з питань, що не вимагає в поясненні, обговорений заздалегідь, можуть складатися з однієї завершальної частини.

У листах використовують такі форми викладу:

- Від першої особи множини («просимо повідомити»; «направляємо на розгляд»);

- Від третьої особи однини («міністерство не заперечує», «ВНИИДАД вважає можливим»);

- Від першої особи однини («вважаю за необхідне», «прошу направити»). Ця форма викладу особливо рекомендується в тому випадку, якщо лист оформлено на бланку посадової особи.

Службовий лист має бути присвячене одному питанню, тому що при роботі з документом, що містить кілька питань, виникають складності:

- При реєстрації такого документа (у графі «зміст» потрібно вказати не один, а кілька питань);

- На етапі контролю виконання, тому що неясно, кому з виконавців направляти документи в першу чергу;

- При визначенні справи за номенклатурою (куди підшити документ).

Текст службового листа може стосуватися і кількох питань, коли вони взаємопов'язані і будуть розглядатися в одному структурному підрозділі.

Службове лист повинен бути коротким. Розмір листа не повинен перевищувати однієї машинописного сторінки, при необхідності дозволено збільшення обсягу службового листа до п'яти машинописних сторінок.

Якщо текст службового листа не перевищує 5-7 рядків, то можна використовувати бланк формату А5 і не складати заголовок до тексту.

Лист повинен бути повним, вичерпним.

Незважаючи на стислість листи, питання, що розглядається в ньому, повинен бути розкритий повністю і всебічно, щоб виключити додаткову листування, запити по телефону, факсом і т. п.

Текст службового листа повинен бути точним і об'єктивним, містити лише достовірну інформацію, що виключає двояке, невизначене або багатозначне тлумачення.

Службове лист повинен бути коректним по формі.

При складанні тексту листа необхідно підбирати слова і вирази так, щоб тон викладу був нейтральним; текст повинен демонструвати поважне ставлення автора листа до ділового партнера.

Службовий лист підписує керівник організації, його заступник або керівник того структурного підрозділу, якому надано право підпису в межах його компетенції.

Право підпису службових листів закріплюється в статуті, положенні, в тому числі в положеннях про структурні підрозділи, в посадових інструкціях. У названих документах повинен бути передбачений порядок підписання при відсутності керівних посадових осіб.

Деякі різновиди листів мають свої особливості в оформленні. Наприклад, гарантійний лист і рекламація мають два підписи і завіряються печаткою.

При складанні службових листів з однотипною інформацією широко використовуються типові тексти і тексти-трафарети, що дає велику економію часу, спрощує процес складання та оформлення документа.

Типовий текст - це зразковий або стереотипний текст, на основі якого або з використанням якого може бути побудований текст нового листа.

Трафаретізація - спосіб фіксації інформації у вигляді постійного тексту з пробілами, призначеними для заповнення їх змінною інформацією, яка залежить від конкретної ситуації.

При складанні текстів-трафаретів слід враховувати таку закономірність порядку слів в офіційно-діловому стилі російської мови: постійна інформація передує змінної. Тому текст-трафарет не може починатися з пробілу.

Існують різні способи класифікації службових листів.

В основному листи поділяють на вхідні (надходять до установи) та вихідні (відправляються з установи).

Листи, надіслані з установи (вихідні), діляться на дві групи: ініціативні і відповідні. Якщо лист є відповіддю, застосовується реквізит 13 «Посилання на реєстраційний номер і дату документа».

За характером інформації листи поділяються на безліч різновидів.

Лист-прохання висловлює прохання про виконання якої-небудь дії. Лист-прохання зазвичай має у своєму тексті такі мовні звороти: «Просимо сплатити протягом ... банківських днів ...», «У зв'язку з ... просимо підтвердити ...», «Дирекція просить повідомити ...»,« Ми будемо вдячні, якщо Ви ...».

Інформаційний лист повідомляє адресату про якийсь факт або заході. Часто за допомогою інформаційних листів пропагують діяльність будь-якої організації, продукцію, що випускається.

Лист-повідомлення. У даному листі повідомляють відомості про свою фірму, про вироблені товари і послуги, обсяги поставок, терміни, ціни та можливі варіанти оплати.

У такому листі можуть бути надані відомості про проведення виставок, нарад, конференцій або про будь-які інші події, важливих для даної фірми і можуть становити інтерес і для інших фірм.

Лист-нагадування - це лист, що повідомляє повторно певну інформацію адресату. У листі-нагадуванні використовуються наступні ключові звороти: «Нагадуємо Вам, що ...»,« Після закінчення ... строку пропозицію ниток фірми втрачає силу ...», «Вдруге повідомляємо ...».

Супровідний лист - документ, який інформує адресата про направлення йому додаються до листа документів або матеріальних цінностей.

Складається супровідний лист в тих випадках, коли необхідно що-небудь роз'яснити або доповнити до комплекту документів, Наприклад, вказати термін виконання, пояснити причину затримки з відповіддю, роз'яснити, складні моменти.

Цей вид листів обов'язково має реквізит 21 «Відмітка про наявність додатка».

Супровідний лист починається словами: «Надсилаємо Вам ...»,« Висилаємо запитані Вами ...», «Повертаємо ...»,« Докладаємо ... »і т. п.

Лист-подтвержение підтверджує факт отримання будь-яких матеріалів або документів, іноді телефонної розмови. Зазвичай лист-підтвердження починається так: «Повідомляємо Вам, що ...»,« Ставимо Вас до відома, що ...», «Сповіщаємо Вас, що ...».

Лист-відповідь містить відповідь на лист-прохання, лист-запит. Листи-відповіді за змістом носять залежний від ініціативних листів характер, так як тема їх тексту вже задана, залишається викласти рішення на поставлене в ініціативному листі питання (прийняття або відмову від пропозиції або виконання прохання).

Відповідь повинен викладатися в конкретній і чіткій формі.

Найбільшу трудність викликає складання листа-відповіді, що містить відмову в проханні або відхилення пропозиції. Такий лист складається за такою схемою:

- Повторення прохання;

- Причини, з яких було подано прохання не може бути задоволена чи пропозиція не може бути прийнято;

- Аргументоване пояснення відмови або відхилення пропозиції.

При оформленні листів-відмов можуть бути використані такі словесні звороти-штампи:

- «На жаль, Ваше прохання не може бути задоволена з таких причин ...»;

- «На жаль, задовольнити Ваше прохання найближчим часом ми не можемо, тому що ...»;

- «На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію через ...».

За тематичною ознакою проводиться різниця між ділової та комерційної кореспонденцією.

Ділове листування можна розділити на такі види:

- З загальних питань технології;

- З питань обладнання та енергетики;

- З питань виробництва;

- З питань побуту;

- З питань фінансування і т. д.

Комерційні листи складаються при укладанні і виконанні контрактів. Вони являють собою:

- Звернення покупців до продавців із проханням дати детальну інформацію про послуги, товари або містять претензії і т. п.;

- Звернення продавців до покупців, які мають рекламний характер і розглядаються як вид рекламної діяльності.

Оферта (лист-пропозиція) являє собою заяву експортера (продавця) про бажання укласти угоду із зазначенням її конкретних умов.

У оферті вказуються найменування пропонованого товару або послуги, його кількість і якість, ціна, термін поставки, умови платежу, рід упаковки і інші умови поставки в залежності від характеру товару.

Якщо покупець (імпортер) згоден з усіма умовами пропозиції, він підтверджує його прийняття продавцю і угода закінчується видачею замовлення та укладенням контракту.

Якщо покупець не згоден з яким-небудь умовою пропозиції, він повідомляє про це продавця і між ними встановлюється листування, проходять переговори, доки не буде досягнута домовленість.

Гарантійний лист - це документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. У гарантійному листі підтверджуються певні обіцянки або умови (якість продукції, оплата праці за виконану роботу, терміни виконання робіт, надійність при експлуатації і т. п.). У гарантійному листі обов'язкові підписи керівника організації, головного бухгалтера, печатка. Ці аспекти можуть скласти зміст цілого листа або увійти в якості складової частини в інший комерційний документ. Наприклад, у листі-пропозиції може бути гарантійний аспект про своєчасну оплату послуг і т. п.

Лист-претензія - це комерційний документ, що містить пред'явлення претензії до сторони, що порушила прийняті на себе за контрактом (договором) зобов'язання, і вимога відшкодування збитків.

Рекламації можуть бути пред'явлені відносно якості або кількості товару, термінів поставки, упаковки, платежу та інших умов договору.

У першій частині рекламація повинна містити:

- Підстава для пред'явлення претензії;

- Докази, тобто посилання на документи (акт експертизи, акт приймання);

- Посилання на нормативні документи і т. п.

У другій частині рекламації викладаються конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензію, наприклад:

- Заміна неякісного товару якісним або уцінка товару;

- Відшкодування збитків у зв'язку з невиконанням умов контракту;

- Вимога розірвання договору.

Рекламація надсилається рекомендованим листом з доданням усіх документів, що підтверджують претензію.

Підписують рекламацію керівник організації та головний бухгалтер, підписи завіряються печаткою.

Якщо рекламація не може бути врегульована угодою сторін, то спірні питання вирішує арбітраж.

Варіанти заключних (компліментарних, утішних) фраз:

- «Сподіваємося, що наше прохання не буде для Вас скрутній»;

- «Ми розраховуємо на успішне продовження співробітництва»;

- «Ми сподіваємося на Вашу зацікавленість у розширенні зв'язків»;

- "З повагою".

Протокол

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.

Більш узагальнене визначення дають тлумачні словники російської мови, що визначають його як «документ із записом всього, що відбувається на засіданні, зборах».

Протокол, як правило, ведеться під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводиться магнітна звукозапис, протокол може складатися після їх розшифрування.

Вести протокол повинен секретар або спеціально призначена особа. Від його кваліфікації, вміння вникнути і розібратися в суті обговорюваних питань залежить якість запису виступів. Тому призначення особи, ведучого протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання.

По повноті висвітлення ходу обговорення питань на засіданнях протоколи поділяються на повні, короткі і стенографічні.

Повний протокол містить, крім обговорюваних питань і рішень, коротку запис виступів доповідачів та учасників обговорення питання.

Повний і стенографічного протоколи повинні:

- Містити записи всіх виступів;

- Відобразити роботу зборів;

- Показати вироблення рішення в зіткненні думок, у дискусіях.

У ході засідання можна скласти лише чернетка протоколу.

У п'ятиденний термін протокол уточнюється, додається, вивіряється за стенограмою і фонозапису, редагується і оформляється.

Протокол оформляється на загальному бланку організації або на чистому аркуші паперу формату А4 з розташуванням реквізитів за зразком загального бланка.

Протокол містить такі реквізити:

- Найменування організації-автора;

- Найменування виду документа (протокол);

- Дату (засідання);

- Реєстраційний номер;

- Місце (засідання);

- Гриф затвердження (у тому випадку, якщо протокол підлягає затвердженню);

- Заголовок до тексту;

- Текст;

- Підписи.

Датою протоколу є дата засідання, а не остаточного оформлення або підписання протоколу.

У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через тире - закінчення, наприклад: 12-14.03.2001.

Реєстраційний номер протоколу - це порядковий номер засідання колегіального органу протягом календарного року.

У реквізиті «Місце засідання» - указується місто, де відбулося засідання.

Заголовок протоколу відрізняється від заголовків інших службових документів:

- Він відповідає на питання «чого?»;

- Містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада);

- Містить назву колегіального органу в родовому відмінку.

Назва виду засідання узгоджується з назвою колегіального органу, наприклад: «наради студентської ради», «засідання комісії», «збори трудового колективу».

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

У вступній частині вказуються прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх, запрошених і порядок денний.

В основній частині фіксується хід засідання.

Вступна частина оформляється в такій послідовності.

Словом «Голова» або «Головуючий» починають протокол. Воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з ​​великої літери; після тирі вказують прізвище голови, ініціали.

Далі - «Секретар». Цей розділ оформляється аналогічно.

Потім перераховуються присутні. Порядок оформлення цього розділу наступний: у протоколі засідання постійно діючого колегіального органу присутні постійні члени вказуються в алфавітному порядку без посад.

Після слова «Запрошені», яка пишеться від межі лівого поля на два міжрядкових інтервалу нижче слова «Були присутні», записуються прізвища запрошених посадових осіб, які не є членами даного колегіального органу, із зазначенням їх посади та назви організації, яку вони представляють.

На розширених зборах і засіданнях з великим числом присутніх (більше 15 осіб) їх склад зазначається кількісно, ​​а пофамильной список додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у самому протоколі, наприклад: «Присутні: 43 людини (список додається)».

На зборах, конференціях і з'їздах, де ухвалення рішення вимагає певного кворуму, в розділі «Були присутні» вказується, скільки чоловік має бути присутнім і скільки прийшло на засідання, наприклад: «На обліку в організації складається 135 осіб, присутній 117".

У коротких протоколах прізвища голови, секретаря та запрошених можна не вказувати.

Далі слідує порядок денний, в якій перераховуються питання, винесені на розгляд колегіального органу, і доповідачі по кожному пункту порядку денного.

Кожне питання нумерується арабськими цифрами, записується з нового рядка, відповідає на питання «про що?» І починається з приводу «О» («Про»).

Розташовуються питання на порядку денному за ступенем їх значущості або відповідно до передбачуваного часом обговорення. Оформляються з нового рядка (від 1-го положення табулятора).

У ряді випадків, наприклад при протоколюванні засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу.

Вона оформляється як самостійний документ і розсилається заздалегідь учасникам засідання. Тоді вона не вноситься до тексту протоколу, а робиться лише відсильна запис: «Порядок засідання додається».

Основна частина тексту протоколу будується по розділах, відповідних пунктах порядку денного.

Розділи нумеруються і будуються за схемою:

- «СЛУХАЛИ»;

- «ВИСТУПИЛИ»;

- «ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ)».

Ці слова пишуться прописними буквами, від межі лівого поля, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка.

Таким чином вони візуально розбивають текст.

Слово «СЛУХАЛИ» починає розділ по кожному пункту порядку денного. Воно нумерується відповідно до номера пункту порядку денного і пишеться на одному рядку слідом за цифрами.

Прізвище та ініціали доповідача і що виступали указуються з нового рядка з абзацу в родовому відмінку (кого?), Ставиться тире, і після нього коротко або докладно записується від третьої особи однини чи з прийменником «о» зміст доповіді.

Якщо є тексти (або тези) доповідей і виступів, вони не записуються в протокол, а через тире після прізвища доповідача або виступив вказується: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається».

Слово «ВИСТУПИЛИ» оформляється від межі лівого поля прописними літерами і закінчується двокрапкою.

Прізвище та ініціали кожного з виступаючих оформляються з нового рядка і пишуться в називному відмінку (хто?). Після тире у формі непрямої мови записується короткий або докладний зміст виступу.

Всі питання до доповідача і виступив, а також відповіді на них записуються в порядку їх надходження в розділі «ВИСТУПИЛИ» і оформляються з нового рядка. Вказується прізвище який поставив питання, потім викладається суть питання, після чого пишеться прізвище і відповідь на питання.

Завершальна частина розділу по кожному пункту порядку денного - запис прийнятого з обговорюваного питання рішення (постанови), записується після слова «УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)».

Це слово оформлюється від межі лівого поля прописними літерами, після нього ставиться двокрапка.

З нового рядка по пунктах коротко і точно формулюються розпорядчі дії, які нумеруються у відповідності з номером питання на порядку денному і розташовуються за ступенем їх значущості.

Постановляюча частина протоколу, як і в розпорядчих документах, повинна бути конкретна і містити складові частини:

- Що зробити;

- Кому;

- До якого числа.

У разі необхідності зазначаються результати голосування по кожному пункту рішення. А при виборах посадових осіб результати голосування фіксуються по кожній кандидатурі окремо.

У протоколах загальних зборів акціонерів або засновників вказується також кількість та відсоток голосуючих акцій.

Зміст окремої думки, висловленої під час обговорення, записується в тексті протоколу після відповідної постанови.

Протокол підписується головою та секретарем засідання. Особисті підписи голови та секретаря оформляються на першому примірнику протоколу.

Протоколи засідань дорадчих органів підлягають затвердженню першим керівником підприємства або організації, до компетенції якого входить вирішення колегіально обговорених питань.

Затвердження оформляється грифом, який розташовується у верхньому правому куті документа від 5-го положення табулятора і складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», скороченого найменування посади керівника, особистого підпису, її розшифровки та дати затвердження. При затвердженні протоколу керівником вищестоящої організації її повне найменування включається до найменування посади.

Також виділимо:

Акт - документ, складений кількома особами для підтвердження встановленого факту, події, дії.

Доповідна записка - складається у разі необхідності поставити до відома керівництво про які-небудь факти, сформованих обставинах.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку.

Телеграма - документ, який передається по каналах телеграфного зв'язку.

Правила оформлення телеграм встановлені Міністерством зв'язку Російської Федерації.

Телефонограма - документ з оперативних питань, що передається по телефону і записуваний одержувачем. Телефонограми застосовуються для терміново го оповіщення про засіданнях, нарадах, ділових зустрічах, про будь-які зміни в запланованих діях, заходах і т. п.

Телекс - узагальнена назва різних за змістом документів, переданих по абонентської телексного мережі. Інакше кажучи, телекс - це телеграма, передана по телетайпу (телепрінту) - апарату, що застосовується для безпосередньої телеграфного зв'язку. Телексний зв'язок є абонентської, тому в ній відсутні категорії і види (у телеграмах). [1, 101 c]

4. Документування трудових відносин. Наказ по особовому складу

Управління персоналом передбачає виконання комплексу функцій, пов'язаних з прогнозуванням і плануванням трудових ресурсів, підбором і розстановкою кадрів, організацією та координацією їх роботи, контролем за ходом її виконання.

Наказ по особовому складу - правовий акт, що видається керівником, як правило, з питань прийому, звільнення та переведення працівників підприємства.

Наказ по особовому складу - обов'язковий документ трудових правовідносин.

При прийомі на роботу наказ видається на підставі укладеного трудового договору.

При звільненні наказ видається на підставі письмової заяви працівника та вказівки керівника. Наказ по особовому складу оголошується працівникові під розписку. Накази з особового складу групуються в окрему справу і мають самостійну нумерацію з січня по грудень у межах року з додаванням індексу "л / с". На вимогу працівника роботодавець зобов'язаний видати йому завірену копію наказу. На підставі наказу в трудову книжку вноситься запис про прийом на роботу, заповнюється особиста картка, а в бухгалтерії відкривається особовий рахунок працівника. Накази з особового складу зберігаються 75 років.

Проекти наказів по особовому складу готуються працівниками кадрової служби організації за дорученням керівника.

Накази оформляються на бланках типової міжгалузевої форми.

- Про прийом;

- Про переведення на іншу роботу;

- Про звільнення.

При відсутності типових бланків накази з особового складу можуть бути складені на стандартному аркуші формату А4.

Наказ повинен мати:

- Найменування організації;

- Найменування виду документа;

- Дату;

- Номер;

- Заголовок;

- Текст;

- Підстава;

- Підпис;

- Відмітку про ознайомлення.

Наказ складається в одному примірнику і підписується керівником підприємства.

Датою наказу є дата його підписання керівником.

У тексті зазначаються:

- Прізвище, ім'я, по батькові працівника (повністю);

- Найменування структурного підрозділу;

- Професія (посада);

- Умови прийому на роботу (характер роботи).

Графа "підстава" наказу про прийом містить дату і номер трудового договору.

У графі "підстава" наказу про звільнення вказуються документи, що послужили причиною звільнення (заява, пояснювальна записка) та стаття Трудового кодексу РФ, відповідна причини звільнення.

Відмітка про ознайомлення містить підпис працівника і дату ознайомлення з наказом.

Накази з особового складу, як правило, візуються юрисконсультом і посадовою особою, відповідальною за роботу з персоналом організації. [4, 299 c]

5. Номенклатура справ, правила складання і застосування

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Номенклатура призначена:

- Для групування виконаних документів у справи;

- Обліку і забезпечення схоронності справ;

- Оперативного пошуку документів у справах.

Номенклатури справ поділяються:

- На типові;

- Приблизні;

- Конкретного підприємства.

Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурі організацій (підприємств), наприклад типова номенклатура справ шкіл. Вона встановлює єдиний склад справ з однаковою нумерацією їх і є нормативним документом.

Приблизна номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності, але мають різну структуру організацій (підприємств), наприклад, приблизна номенклатура справ проектних інститутів Мінатому Росії. Приблизна номенклатура носить рекомендаційний характер. Номенклатура справ конкретного підприємства складається для окремого підприємства і відображає його специфіку. На підприємствах з розгалуженою організаційною структурою, як правило, складаються номенклатури справ структурних підрозділів, які об'єднуються в зведену номенклатуру справ підприємства.

Розділами номенклатури є найменування структурних підрозділів організації. Першим розділом номенклатури є "секретаріат" ("дирекція", "відділ документаційного забезпечення управління"). Інші структурні підрозділи розташовуються після секретаріату за ступенем значущості. Кожен підрозділ (відділ) отримує свій порядковий номер (секретаріат - 1, бухгалтерія - 2 і т. д.). Усередині розділів номенклатури розташовуються заголовки справ з присвоєнням їм відповідних індексів, наприклад в індексі 1-2 (1 - відповідає секретаріату, а 2 - порядковому номеру справи, заведеним у секретаріаті). Заголовок справи в номенклатурі повинен складатися з елементів, розташованих в наступній послідовності:

- Назва виду документів (накази, контракти, протоколи);

- Короткий зміст ("Листування з ВАТ" Ера "з будівництва автостоянки");

- Дата (період), до якого належать документи справи ("Накази з основної діяльності за 2008 р.").

У раді випадків можна використовувати термін "Документи" з розшифровкою в дужках юс видів, наприклад "Документи (акти, договори, листування) про оренду технічних засобів за 2008».

Термін зберігання кожної справи в номенклатурі визначається по "Переліку документів з зазначенням строків зберігання" з посиланням на відповідну статтю переліку. Це питання вирішується архівістом підприємства.

У графі "Примітка" проставляються відмітки про заклад (незаведеніі) справ, про відповідальних за ці справи, про передачу справ в інший підрозділ або іншій особі, про справи, що переходять на наступний рік (наприклад, "Перехідне справу з 2004 р."), вилучених або загублених справах і т. п.

У графі "Примітка" при великому обсязі зберігаються документів вказується проти кожної справи номер шафи і номер полиці, де воно зберігається.

Кількість справ у номенклатурі вказується, як правило, по закінченні року. При закладі другого тому будь-які справи рекомендується відразу ж заповнити цю графу.

Номенклатура справ складається діловодною службою, секретарем-референтом або фахівцем, відповідальним за роботу з документами, при безпосередній участі архівіста підприємства.

Номенклатура справ підписується відповідальним упорядником, архівістом, узгоджується з експертною комісією і затверджується керівником підприємства.

Номенклатура складається, як мінімум, в трьох примірниках: один зберігається у справі; другий є робочим і вивішується на внутрішній стінці шафи, сейфа зі справами; третій передається до архіву підприємства.

Номенклатура справ складається щорічно, як правило, в кінці року і вводиться в дію з 1 січня нового року.

Формування справи - ​​групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи.

Справою називають сукупність документів (в окремих випадках - документ), що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку.

Правильне формування справ сприяє:

- Оперативному пошуку необхідних документів;

- Забезпечує їх зберігання;

- Встановлює порядок в організації діловодства.

При формуванні справ необхідно дотримуватись наступного порядку:

- У справу поміщаються документи, робота за якими завершена;

- Документи, підшиті до справи, є оригіналами або завіреними копіями;

- Документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

- Документи, що стосуються одного питання, поміщаються в одну справу;

- У справу включається, як правило, один примірник документа;

- Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути правильно оформлений (мати дату, підпис, відмітку про виконання і т. д.);

- У справу формуються, як правило, документи одного року;

- У справу не повинні бути підшиті проекти, варіанти документів, не підписані або не затверджені керівником;

- Документи всередині справи найчастіше розташовуються у зворотній хронологічній послідовності тобто тільки що виконані документи будуть підшиті в папці зверху. Статут підприємства та інші засновницькі документи формуються в самостійну справу;

- Протоколи загальних зборів акціонерів формуються окремо від протоколів засідань ради директорів, програми та інші додаткові документи підшиваються до тих протоколах, до яких вони належать;

- Накази з основної (виробничої) діяльності формуються окремо від наказів з особового складу;

- Документи з особового складу підприємства (особові справи, особові картки) формуються за алфавітом прізвищ співробітників;

- Документи з грифом обмеження доступу "Конфіденційно", "Комерційна таємниця", "Для службового користування" формують окремо від інших документів підприємства;

- Листування підприємства ділять на дві папки: з отриманої (вхідні документи) і відправленої (вихідні документи) кореспонденцією;

- Якщо в діяльності підприємства складаються або надходять поодинокі документи, які не підходять ні в одну зі справ, заводять спеціальну папку для подібних документів із заголовком "Документи з різних питань за 2005 р." і складають внутрішню опис справи. 2. На обкладинці справи зазначається:

- Найменування організації;

- Структурний підрозділ;

- Номер справи за номенклатурою;

- Заголовок справи;

- Рік закладу;

- Термін зберігання. [5, 113 c]

Висновок

Документування управлінської діяльності полягає у записі за встановленою формою необхідної для управління інформації, тобто у створенні документів. Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління.

Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» у п. 2 ст. 11 вказує:

«У федеральних органах виконавчої влади документування інформації здійснюється у порядку, що встановлюється Кабінетом Міністрів України. Правила діловодства та документообігу, встановлені іншими державними органами, органами місцевого самоврядування в межах їх компетенції, повинні відповідати вимогам, встановленим Урядом Російської Федерації в частині діловодства та документообігу для федеральних органів виконавчої влади ».

У різних організаціях склад і кількість створюваних документів різні.

Комплект документів визначається:

- Колом питань, що вирішуються організацією в процесі діяльності;

- Обсягом і характером компетенції установи;

- Обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями.

Об'єднуючи операції з інформаційно-документаційного обслуговування управління, діловодство є його головною забезпечує функцією.

Порядок ведення діловодства визначається нормативними документами. Відповідно до Програми національної стандартизації Російської Федерації на 2006-2007 роки Державним установою ВНИИДАД підготовлений національний стандарт ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги ».

Список літератури

1. Березіна Н.М. «Сучасне діловодство» - СПб., 2008 - 224 с.

2. Воронцова Є.П. «Сучасне діловодство» - СПб.: Пітер, 2007 - 311 с.

3. Борискін В.В. «Офіційне діловодство» - Москва: Омега, 2008 - 191 с.

4. Корнєєв І.К. «Діловодство» - Москва: Проспект, 2007 - 547 с.

5. Стенюков М.В. «Діловодство» - Москва: ЮНИТИ, 2007 - 144 с.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Контрольна робота
132.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Інформаційно-довідкові документи
Інформаційно довідкові документи 2
Інформаційно довідкові документи
Інформаційно-довідкові документи Акт як
Діловодство з особового складу розпорядчі та інформаційно-довідкові документи
Табель уніфікованих форм документів організації
Табель про ранги
Табель про ранги 2
Табель про ранги і його значення
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru