Інформаційно-довідкові документи

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Зміст

1. Інформаційно-довідкові документи: листи, доповідні і пояснювальні записки правила їх заповнення

2. Складіть особисту довіреність на отримання належної вам зарплати за поточний місяць ц.р., у зв'язку з виїздом вами у відрядження, на свого колегу по роботі

3. Складіть заяву на відпустку на ім'я вашого директора з «біосинтез", якому представлено право вирішення питань про направлення у відрядження та надання відпусток ви є студентом - заочником 5-го курсу і на ваше ім'я прийшов виклик від 18 листопада ц.р. № 194 на чергову екзаменаційну сесію. для складання іспитів відпустку необхідний з 10 листопада по 25 грудня ц.р.

4. Складіть довідку для надання в дитячий сад № 25 про те, що ви вчитеся на 3 курсі денного відділення інституту «економіки та менеджменту

Список літератури

Інформаційно-довідкові документи: листи, доповідні і пояснювальні записки. Правила їх заповнення

Поняття інформаційно-довідкових документів. До інформаційно-довідкових документах відносять листи, доповідні (службові) та пояснювальні записки, зведення, довідки, акти, телеграми і телефонограми. Всі ці документи призначені або для передачі інформації від одного адресата до іншого, або для фіксації якихось інформаційних відомостей. На відміну від розпорядчих документів ці документи можуть не вимагати виконання. Інформація, укладена в них, може спонукати до дії, а може бути тільки прийнята до відома.

Акт - це документ, що складається групою осіб (переважно комісією), що підтверджує встановлені ними факти або події.

Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищого установи і у якому грунтовний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача.

Доповідна записка складається як з особистої ініціативи автора (посадової особи), так і за вказівкою (письмового чи усного) керівника.

Пояснювальна записка - документ, що складається для пояснення окремих положень виконаної роботи (проекту, звіту, розробка). За своїм оформлення пояснювальні записки відрізняються від доповідних тим, що не містити висновків і пропозицій.

Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, які є засобом спілкування між установами в процесі здійснення їх діяльності. Навіть у випадках листування між приватними особами та установою її зміст стосується управлінських питань.

Телеграма (Телетайпограма) - узагальнена назва різних документів, що виділяються в одну категорію за особливим способом передачі тексту: по телеграфу або телетайпу. Цей вид документів використовують н випадках, коли необхідна більш швидка (в порівнянні з поштою) доставка документа одержувачу.

Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються в окрему категорію у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається усно по каналах телефонного зв'язку і записується від руки). Зазвичай телефонограми застосовують для термінових повідомлень про нарадах, засіданнях, зборах і подібних випадках, коли передане повідомлення необхідно оформити документально. Телефонограми застосовують у межах дії місцевого телефонного зв'язку.

Телефакс (факс) - отримується на паперовому носії копія документа (рукописного, друкованого, графічного, образотворчого), переданого по каналах факсимільного зв'язку. На відміну від телеграфної та телексного цей зв'язок дозволяє отримувати зображення відправляється документа у вигляді факсиміле, що відтворює всі особливості документа-оригіналу. Тому особливості в оформленні документів, призначених для передачі по факсимільному зв'язку, ідентичні вимогам до оформлення відповідних видів документів.

Інформація, що міститься в інформаційно-довідкових документах. Акти складаються при ревізії та обслідування, інвентаризації, передачі товарно-матеріальних цінностей, передачі справ при зміні посадових осіб, проведення випробувань нових виробів, обладнання, при здачі в експлуатацію закінчених об'єктів і т. д. У деяких випадках його складає одну посадову особу - при ревізії фінансово-господарської діяльності, перевірку наявності товару і т. д.

За змістом доповідні записки поділяються на ініціативні, інформаційні та звітні.

Ініціативна доповідна записка складається з метою спонукати адресата прийняти певне рішення, тому в тексті записки не тільки викладаються якісь факти, а й містяться конкретні пропозиції, рекомендації йди висновки.

Інформаційна доповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі або методах виконання роботи.

Звітні доповідні записки інформують про завершення роботи, її етапи, виконання вказівок, розпоряджень і т. п.

Різновидом пояснювальних записок є документи, що складаються працівниками організації за вказівкою прямих або вищестоящих керівників з відносин, які виникають у процесі виробничої і трудової діяльності. Такі документи складають при виникненні нештатних ситуацій, порушення трудової і виробничої дисципліни, дисциплінарних порушень, проступки та ін

Лист - найпоширеніший спосіб обміну інформацією, воно об'єднує величезну групу самих різних за змістом документів. Листи становлять більшу частину вихідних і вхідних документів будь-якої установи.

Є безліч різновидів листів: супровідні, інформаційні, гарантійні, рекламні, претензійні, арбітражні, листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-повідомлення, листи-прохання і т.д. У листах висловлюють привітання, побажання, привітання в урочистих випадках. Листи направляють на знак прояву участі та вираження співчуття у драматичних і трагічних ситуаціях.

Вимоги, що пред'являються до складання та оформлення інформаційно-довідкових документів. Незалежно від різновиду акт оформлюється за однією схемою, як правило, на бланку організації і містить такі реквізити: найменування організації, найменування структурного підрозділу, назва виду документа (акт), дату, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, підписи, вказівка на кількість примірників та їх місцезнаходження.

Дата і місце складання акту повинні відповідати даті актіруемого події і місця його складання. Тема співвідноситься з назвою виду документа і формулюється в родовому відмінку Акт (чого?) «Роботи комісії з перевірки гуртожитки». Можлива формулювання заголовка за допомогою віддієслівного іменника - «Про прийом-передачу обладнання», «Про знищення справ». Текст акту ділиться на три частини: вступ, констатуюча частина, висновки.

Текст введення повинен містити посилання на документ, що послужив підставою для проведення перевірки (роботи комісії), список прізвищ із зазначенням посад осіб, що склали акт (їх перераховують у послідовності: голова комісії, члени комісії, присутні). У тих випадках, коли посадові особи, які склали акт, працюють в інших установах, повинні бути вказані назви цих установ.

Констатуюча частина друкується з абзацу і включає терміни проведення роботи комісії, її цілі і завдання, сутність встановлених фактів, методи, якими велася перевірка, її результати. Текст констатуючій частині при необхідності може бути розбитий на пункти.

Висновки, пропозиції, висновків комісії друкуються з абзацу, вони також можуть складатися з декількох пунктів.

У кінці тексту вказують дані про кількість примірників акта і їх знаходженні або адресатів, яким він спрямований. Кількість примірників акта визначається практичною необхідністю (якщо в нормативних документах не передбачено інше).

Підписи розташовуються в тій же послідовності, як і у вступній част, але без вказівки посади. Акт підписують всі члени комісії. Член комісії, що має зауваження до змісту акта і не згоден з висновками комісії, також зобов'язаний поставити свій підпис, але має право викласти суть зауваженні нижче підписів або на окремому аркуші, який є додатком до акта.

Оформлення доповідної записки залежить від її адресата. Якщо вона адресована керівникові цієї установи, то вважається внутрішньої, якщо прямує за межі установи у вищестоящу організацію, то зовнішньої. Зовнішні доповідні записки оформляються на бланку, внутрішні - на звичайному аркуші паперу.

Зовнішня доповідна записка повинна містити: найменування установи, назву виду документа (доповідна записка), дату, індекс, місце складання, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис керівника, прізвище виконавця, номер його телефону. Внутрішня доповідна записка включає: назва структурного підрозділу, найменування виду документа, дату, індекс, місце складання, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис керівника, прізвище виконавця, номер його телефону.

Внутрішня доповідна записка включає: назва структурного підрозділу, найменування виду документа, дату, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис (із зазначенням посади, прізвища, ініціалів). Підписує внутрішню доповідну записку укладач.

Пояснювальна записка зазвичай пишеться від руки, адресується керівникові, який її зажадав, повинна мати дату. Текст пояснювальної записки має містити аргументи, що пом'якшують провину службовця або підтверджують якісь факти. Вимога стислості й чіткості тексту поширюються і на пояснювальні записки.

Лист оформляють на спеціально призначеному для цього виду документа бланку формату А4, якщо текст не перевищує семи рядків, то використовують формат А5.

Текст листа будують за схемою: вступ (наводяться мотиви складання листа, посилання на події, факти, рішення вищих установ та інші фактори, які послужили підставою для складання листа); докази (обгрунтування питання, викладеного в листі); висновок (викладаються висновки, пропонуються рішення ). В окремих випадках листи можуть містити одну заключну частину тексту без пояснень. Лист має бути присвячене одному питанню, що спрощує операції з обробки листів і прискорює виконання в тій організації, куди вони адресовані. За обсягом лист не повинен перевищувати одну машинописну сторінку. До тексту листа пред'являються вимоги: ясність, чіткість, стислість викладу, так як мета складання та напрямки листів зводиться, як правило, до спонукальних мотивів. Текст листа повинен містити достатньо обгрунтовані аргументи і повну інформацію, дозволяють адресату прийняти рішення з порушеного в листі питання. У листах не допускаються міркування, розповіді, домисли, недоречні зайві деталі і загальні місця, так як багатослівність і великий обсяг документа не сприяють засвоєнню суті, основного змісту листа. Тон листа в будь-якому випадку повинен бути нейтральним. У листах не слід проявляти яскраво виражений, емоційний тон, надавати їм особистісний характер, так як лист є офіційним документом, виходить від організації, призначене для ділового спілкування. Службові листи пишуть у доброзичливому тоні, обов'язково у ввічливій формі. Неприпустимо прояв грубості, іронії, насмішки, навіть у тих випадках, коли мова йде про принципову незгоду. Категорична відмова або категоричну вимогу можна висловити прямо, але чемно.

Самі загальні рекомендації зі складання тексту службових листів - уникати химерності складу, оборотів помилкової ввічливості («не відмовте в люб'язності», «із глибокою повагою»). Повага до адресата, увагу до порушених питань, зацікавленість у спільній роботі і т. п. можна висловити дієприслівниковими зворотами: «ретельно розглянувши Ваше пропозиція», «детально ознайомившись з Вашим проектом», «уважно вивчивши Ваші зауваження»). Нейтральність тону може бути досягнуто використанням дієприслівникових зворотів для формулювання причин прийняття рішень, якими слід починати фразу: «враховуючи вищесказані зауваження ...», «вважаючи принциповим положення ...», «розглянувши запропонований асортимент ...». Переконливість службових листів досягається використанням при їх складанні склалися в управлінській практиці мовних формулювань, стандартних оборотів і усталених словосполучень типу «Оплата гарантується ...», «У порядку обміну ...», «Відповідно до попередньої домовленості ...», «У зв'язку з проведенням спільних робіт ... »і т. п. Ділове листування найчастіше має типове зміст, а вживання стандартних мовних формул забезпечує точність вираження і однозначність розуміння тексту.

Переконливість листа залежить від уміння укладачів аргументувати свої прохання, пропозиції, претензії, попередження і т. п. точно відібраними фактами, цифровими даними. При цьому лист не повинен перетворюватися на аналітичний інформаційний огляд, аргументація повинна бути лише достатньої для спонукання адресата до прийняття необхідного рішення. Якщо ж доказовість може бути досягнута тільки приведенням значної кількості цифрового матеріалу, то слід оформити його у вигляді таблиць і помістити в якості додатку до листа.

У листах-відмовах не слід починати текст з формулювання самої відмови, доцільніше спочатку викласти його причини. У таких листах доречні формулювання: «завод не передбачає», «видавництво не планує», «інститут не вважає можливим», «фірма не може забезпечити», «організації не вимагаємо» і т. д. Після таких конструкцій доречна прохання повідомити додаткові факти (відомості, цифрові дані і т. п.), грунтуючись на яких можна в майбутньому повернутися до розгляду питання.

Якщо лист містить формули ввічливого поводження та висновків, то вони повинні відповідати один одному: «Шановний Миколо Єгорович ... З повагою, начальник управління ...». Заключна формула ввічливості відокремлюється від тексту 2-3 міжстроковими інтервалами і друкується з абзацу. Листи в даний час пересилають не лише поштою, але і з використанням телеграфу, апаратів факсимільного зв'язку, комп'ютерних мереж (електронна пошта).

Телеграми оформляють або на спеціальних бланках, або на звичайних аркушах паперу, які мають такі реквізити: відмітку про категорію і вид, телеграфна адреса одержувача, текст, реєстраційний індекс (номер), поштова адреса організації-відправника (автора документа), підпис посадової особи, від імені якого передається текст, друк і дата.

Категорія та вид телеграми зазначаються упорядником перед адресою.

Адреса в телеграмі оформляється звичайним способом тільки в тих випадках, коли організація не має умовного телеграфного або текстового адреси (зареєстрованого на телеграфі). Телеграфний адреса значно коротше поштового і складається з найменування місця призначення, умовного найменування організації та прізвища посадової особи. Наприклад: «МОСКВА ПРИРОДА ВОДРОВУ», «РЯЗАНЬ ГОРСГРОЙ ялицево». Якщо на кілька адрес і пунктів направляються телеграми одного змісту, то адреса (оформляється наступним чином:

РЯЗАНЬ міськбуд копія РЯЗАНЬ АДМІНІСТРАЦІЯ.

Текст телеграми відрізняється так званим телеграфним стилем, складається в гранично стислій формі. У тексті відсутні прийменники, сполучники, частки (крім частки «не»), розділові знаки. Числа і цифри пишуться словами. Цифрами позначаться тільки заводські і торгові знаки та марки, номери будинків, індекси документів. Розділові знаки в тексті телеграми вживають тільки й тому випадку, коли їх відсутність може спотворити зміст тексту. Допускається позначення знаків пунктуації умовними скороченнями: ТЧК - точка, ЗПТ - кома, ДВТЧ - двокрапка, КВЧ - лапки, СКБ - дужки. Прийнято умовне позначення слова «номер» - НР.

Текст телеграми (телетайпограм) друкують у двох примірниках на одній стороні аркуша великими літерами через два інтервали без абзаців і переносу слів. Закінчується текст номером телеграми, який є її реєстраційним індексом. Після номера з нового рядка друкується прізвище (допускається без ініціалів та вказівки посади) тієї посадової особи, від імені якого передається телеграма. Інформація, що не підлягає передачі, відокремлюється від тексту рисою, під якою звичайним способом (малими та великими літерами) друкують найменування та поштова адреса організації-відправника, найменування посади, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала текст телеграми, дату. Підпис засвідчується печаткою. Перший примірник телеграми направляється на телеграф, другий підшивається до справи.

2. Складіть особисту довіреність на отримання належної Вам зарплати за поточний місяць ц.р., у зв'язку з виїздом Вами у відрядження, на свого колегу по роботі.

Довіреність-документ про надання права довіреній особі на вчинення будь-яких дій від імені довірителя (підприємства або громадянина). Особисті доручення видаються від імені довірителя (громадянина) на отримання зарплати та інших виплат, пов'язаних з трудовими відносинами, на отримання пенсій, допомог стипендій, вкладів у банках, кореспонденції, в тому числі грошової і посилкової.

Особиста довіреність повинна мати такі реквізити:

Назва виду документа;

Дату;

Текст (із зазначенням довірителя, довіреної особи і виду дій за дорученням);

Підпис та розшифровку підпису довірителя;

Підпис посадової особи, що завірила довіреність;

Печатка організації, в якій довіритель працює, навчається)

У тексті доручення повинні бути зазначені:

Прізвище, ім'я, по батькові довірителя;

Причина написання довіреності;

Прізвище, ім'я, по батькові одержувача;

Найменування організації, в якій слід отримати цінність;

Назва цінності (якщо зарплату, то за який місяць);

Термін дії.

При необхідності вказують паспортні дані одержувача.

Відмітка про посвідчення підпису завірителя записується в три рядки (кожна починається від межі лівого поля), наступним чином: у першому рядку - «Підпис такого-то засвідчую»; у другій - найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище засвідчує особи; в третій рядку - дата підписання засвідчує особою.

Організація ТОВ «Прогрес»

ДОВІРЕНІСТЬ № 12

Дата видачі 20.11.2005

Довіреність дійсна по 30.11.2005

Я, Іванова Анна Олексіївна, цим документом довіряю Іванову Олександру Олександровичу (паспорт серія 0698 номер 5222633, виданий Центральним РВВС м. Хабаровська 21.04.2004 р.) отримати мою заробітну плату за листопад 2005 року, у зв'язку з моїм виїздом у відрядження.

20.11.2005 Іванова Ганна Олексіївна (підпис)

Підпис Іванової Ганни Олексіївни засвідчую

Директор ТОВ «Прогрес» Сидора Анатолій Борисович (підпис)

МП

3. Складіть заяву на відпустку на ім'я Вашого директора ВО «Біосинтез», якому представлено право вирішення питань про направлення у відрядження та надання відпусток. Ви є студентом - заочником 5-го курсу ДВГУПС і на Ваше ім'я прийшов виклик від 18 листопада ц.р. № 194 на чергову екзаменаційну сесію. Для складання іспитів відпустку необхідний з 10 листопада по 25 грудня ц.р.

Заява - це документ, адресований посадовій особі і містить прохання працівника.

Заяви складаються з кадрових питань: при прийомі на роботу, звільнення, надання відпустки і т.д.

Особиста заява працівника пишеться, як правило, від руки в довільній формі. Заява пишеться:

при прийомі на роботу;

при звільненні за власним бажанням;

для надання відпустки;

з проханням надати матеріальну допомогу та інші послуги.

У заяві вказується:

посаду, прізвище та ініціали керівника підприємства, якому адресовано заяву;

назва підприємства або організації, в яке пишеться заява;

прізвище, ім'я, по батькові заявника;

паспортні дані та адресу реєстрації заявника (у разі прийому на роботу або прохання про матеріальну допомогу), або

посаду заявника та відділ (в інших випадках);

слово «Заява»;

текст заяви;

дата;

підпис працівника і його розшифрування.

Заява може мати додатки - документи, що підтверджують обгрунтованість прохання (наприклад, до заяви про прийом на роботу додаються оригінали або копії документів про освіту, анкета, автобіографія та ін.)

Директору ВО «Біосинтез» Петрову І.А.

від економіста планового відділу

Іванової Ганни Олексіївни

Заява

Прошу надати мені навчальну відпустку на період з 10 грудня по 25 грудня 2005 р. для здачі черговий екзаменаційної сесії в ДВГУПС м.Хабаровськ.

Додаток: виклик № 194 від 18 листопада 2005 ДВГУПС м. Хабаровськ

02.12.2005

Іванова Ганна Олексіївна

4. Складіть довідку для надання в дитячий сад № 25 про те, що Ви вчитеся на 3 курсі денного відділення інституту «Економіки та менеджменту»

Довідка - це документ, що містить опис і підтвердження фактів та подій.

У діловодстві підприємства найчастіше складають довідки, що підтверджують роботу та оплату праці співробітників.

Типовий формуляр включає реквізити:

Емблему організації;

Найменування організації;

Назва виду документа;

Дата;

Індекс;

Заголовок до тексту;

Текст;

Підпис;

Прізвище виконавця і номер його службового телефону.

Крім того, довідки складаються за запитом зовнішніх організацій, керівництва, і містять інформацію з виробничої тематики.

ДВГУПС

Інститут «економіки та менеджменту»

ДОВІДКА № 45

21.11.2005

Дана Іванової Ганні Олексіївні, в тому, що вона дійсно навчається на 3 курсі денного відділення Інституту «Економіки і менеджменту».

Довідка видана для пред'явлення в дитячий садок № 25.

Секретар Павленко Ю.О. (Підпис) МП

Список літератури

Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі. М.: АТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1997.

Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2002.

Кудряшев В.А. «Організація роботи з документами». М.: ИНФРА М, 2002.

Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева. М.: ИНФРА-М, 2002.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Контрольна робота
49.7кб. | скачати


Схожі роботи:
Інформаційно довідкові документи
Інформаційно довідкові документи 2
Інформаційно-довідкові документи Акт як
Інформаційно-довідкові документи Табель форм
Діловодство з особового складу розпорядчі та інформаційно-довідкові документи
Довідкові видання
Довідкові правові системи
Віртуальні довідкові служби як форма організації онлайнового СБО
Виконавчі документи
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru